Transformar los datos brutos de uso de Open iT en información práctica

[2:50] Mae: Buenos días, buenas tardes y buenas noches a todos. Este es el seminario web de Open iTtitulado «Cómo transformar los datos de uso brutos de Open iT en información útil». Me llamo Mae y seré vuestra anfitriona hoy. Juntos aprenderemos a crear informes y paneles de control para supervisar y analizar el uso de vuestras licencias de software, como informes de administración sobre el consumo global de licencias, el cumplimiento normativo y los costes; informes de gestión sobre el rendimiento de los equipos y la comparación presupuestaria; e informes de gestión de productos sobre el consumo de la cartera y los patrones de uso. Antes de empezar, me gustaría animaros a todos a que hagáis preguntas; solo tenéis que escribirlas en el cuadro de chat y nuestro ponente las abordará durante la sesión de preguntas y respuestas. Si no tenemos la oportunidad de responder a todas las preguntas o si hay alguna que requiera un análisis más detallado, podéis estar seguros de que se las enviaremos a Sagi y nos pondremos en contacto con vosotros por correo electrónico o a través de LinkedIn para responder a esas consultas.

[3:52] Como arquitecto de soluciones, nuestro ponente tiene una misión: ofrecer resultados que aporten valor a sus clientes. Con una amplia experiencia en la gestión de relaciones con los clientes, ha trabajado con clientes de gran prestigio de diversos sectores, ayudándoles a alcanzar sus objetivos mediante la optimización de sus inversiones en software. Demos la bienvenida a Sagi Reuven.

[4:18] Sagi: Muchas gracias, Mae. Permíteme mostrarte un informe práctico que te ayudará a conocer mejor el uso de tus licencias de ingeniería. Ahora te voy a enseñar algunos informes dedicados a diversas cuestiones que suelen surgir en el día a día de las operaciones, a la hora de adquirir nuevas licencias, etc. Como ya sabéis, Open iT recopila información de todos los servidores de licencias de vuestra organización y la presenta en diversas interfaces. Una de las que voy a destacar hoy es Power BI. Podéis utilizar cualquier herramienta de BI, incluso Excel, ya que Open iT utiliza una tecnología denominada «cubo OLAP», que es básicamente el estándar del sector para el análisis de datos.

[5:10] ¿Qué obtenemos entonces? En primer lugar, información sobre lo que ocurre en el sistema: cuántas licencias tengo, cuántas se están utilizando simultáneamente y cuál es mi nivel de utilización global. Se pueden crear diferentes paneles de control que se adapten a tus necesidades, así como distintos indicadores clave de rendimiento (KPI) que se ajusten a los requisitos de tu organización o de tus responsables. Ahora utilizamos herramientas de inteligencia empresarial para mostrar los datos, ya que nos permiten obtener una mayor visibilidad del uso bruto existente. Así, podemos tomar este uso bruto y agregarlo como queramos —por ubicación, por departamento, por empresa— y obtener esos KPI que son realmente difíciles de crear basándonos en los tipos de licencia. Si se trata de una licencia concurrente de red, puede resultar complicado de calcular, mientras que Open iT puede hacerlo fácilmente.

[6:25] Así que, además de ver los datos y comprobar el uso máximo de las licencias —¿tengo suficientes licencias?; ¿necesito más?—, podemos ir un paso más allá y realizar diferentes simulaciones y escenarios hipotéticos que te ayudarán realmente a comprender mejor qué es lo mejor para tu empresa en función de tus patrones de uso de licencias.

[6:55] Permítanme mostrarles este primer informe. Se trata de una simulación que compara una red LAN con una WAN. Teníamos un cliente que poseía 11 servidores de licencias diferentes, cada uno con licencias locales, lo que significa que un servidor de licencias de Francia solo puede dar servicio a usuarios franceses, cada uno de ellos asignado a una zona específica. Por eso se plantearon la siguiente pregunta: ¿sería mejor optar por un único servidor con licencias globales? Así que hicimos los cálculos. Básicamente, lo que veis aquí en las barras apiladas unas sobre otras son los distintos servidores de licencias; los servidores locales combinados, podéis ver cuál fue su nivel de uso. Pero si, en cambio, tuviéramos una licencia global y la aplicáramos a los datos históricos, si todo el mundo compartiera el mismo conjunto de licencias, ¿cuántas licencias se utilizarían? ¿Cuál sería el uso máximo en ese caso? Pues bien, esto se puede ver en la línea roja de aquí, que nos muestra una reducción del uso de entre el 15 y el 20 %. Ahora bien, una licencia global es un poco más cara que las licencias locales, pero en este caso vieron que sería más rentable optar por un único servidor de licencias global en lugar de mantener 11.

[8:52] Acabo de hablar de las licencias concurrentes y las licencias de red, pero es posible que en tu organización tengas una combinación de licencias de software o versiones y te gustaría mantenerte al día al respecto. Por eso, este informe puede responder a estas preguntas clave: ¿cuántas licencias necesito de cada tipo?; ¿cuántas licencias de red necesitaré en comparación con las licencias nominativas? Supongamos que utilizas MathWorks y que, en ocasiones, MathWorks ofrece un conjunto de licencias nominativas junto con licencias de red. ¿Cuál es la combinación que necesitáis? Pues bien, podéis analizar los datos y ver que los usuarios en realidad no están utilizando su licencia nominativa, quizá la usen un día al año. Pues bien, pueden pasar al conjunto de licencias flotantes, liberando así esa licencia nominativa para alguien que sí la utilice, y podéis sacarlo del conjunto de licencias flotantes y asignarle una licencia nominativa porque la utiliza todo el día, todos los días.

[9:59] También te conviene estar al día de las diferentes versiones. Como sabes, todos los proveedores publican nuevas versiones cada año o cada seis meses, dependiendo del proveedor. Así podrás llevar un control de qué nombres de host siguen utilizando esas versiones antiguas para poder desinstalarlas y instalar las nuevas, ya que quizá quieras dar de baja ese servidor, pero la gente siga utilizando esa versión antigua, lo que te dejaría ligeramente fuera de cumplimiento.

[10:40] Pero vayamos un paso más allá. Una vez que incorporamos los costes al sistema —es decir, añadimos el contrato, las asignaciones y los precios de las distintas licencias—, podemos obtener informes basados no solo en el uso, sino también en el coste; es decir, cuánto se ha pagado por las licencias, y no solo cuánto se ha utilizado. Ampliando esto, podemos crear diferentes escenarios hipotéticos y previsiones que te ayuden a responder a las preguntas más candentes en materia de compras.

[11:35] A modo de ejemplo, tenemos un cliente que acudió a nosotros con un caso peculiar. Bentley, el proveedor Bentley, les ofreció un nuevo tipo de filtro denominado «filtro de 15 minutos», que es un nuevo modelo de licencia. Así que teníamos el antiguo y el nuevo que nos ofrecían, lo que significa que si alguien abría Bentley y cerraba la aplicación en un plazo de 15 minutos, no se contabilizaba como una licencia utilizada. Si aplicamos esto a los datos históricos, ¿cuánto ahorraríamos realmente si hubiéramos optado por el nuevo modelo de licencia? Aquí mismo podemos ver, en negro, el nuevo modelo de licencia y, en verde, el antiguo, donde se aprecia claramente que reduce el uso de licencias en aproximadamente un 10 %, lo que lo hace más rentable y supone un ahorro de alrededor de un cuarto de millón de dólares.

[12:38] Ahora hacemos un seguimiento de las sesiones, los usuarios únicos y las licencias simultáneas, pero también de los distintos tokens y del coste de los mismos, lo que significa que puedes utilizar Open iT para recopilar información y centralizarla en un solo lugar para todas las diferentes licencias de ingeniería que tengas, no solo las flotantes ni solo las nominativas, sino todas ellas. Hasta tal punto que incluso podemos gestionar y supervisar licencias basadas en dongles. Así que, si no dispones de un gestor de licencias para ello, se trata de un dongle que, como usuario final, conectas a tu ordenador y ya está: tienes la licencia. ¿Cómo se puede hacer un seguimiento de eso? Pues bien, Open iT también puede hacerlo. En lugar de realizar el seguimiento en los servidores de licencias, lo hacemos en la propia estación de trabajo y proporcionamos diferentes informes que indican quién tiene la aplicación, quién la está utilizando, durante cuánto tiempo, todo; si la están utilizando con un número de serie o sin él, etc.

[14:05] Por último, quizá ya sepáis que « Open iT » tiene tres niveles diferentes. El nivel uno realiza un seguimiento de las operaciones de retirada y devolución de licencias del servidor de licencias. El nivel dos comprueba si los usuarios han utilizado realmente la licencia que retiraron. Y el nivel tres es la siguiente consecuencia lógica: básicamente, suspender la aplicación y devolver la licencia al fondo común para que la utilicen otras personas. ¿Qué nos aporta esto? Podemos generar informes que muestren la actividad frente a la inactividad a lo largo del tiempo, pero no solo cuánto tiempo estuvieron activas o inactivas, sino también si se suspendieron y cuánto tiempo permanecieron suspendidas.

[15:17] Lo que puede hacer Open iT , partiendo de los datos, es que, como habéis visto en todos los informes, presentamos los datos como un historial de uso, pero también contamos con simulaciones y cálculos que se basan en ellos. Así pues, partiendo del nivel dos, podemos generar informes de eficiencia que, básicamente, indican el tiempo dedicado a cada nivel; es decir, que tener a dos personas trabajando al mismo tiempo es algo que ocurre con frecuencia, pero que 56 personas trabajen al mismo tiempo es algo que apenas ocurre —supone alrededor del 0,6 % del tiempo, una cifra muy insignificante—, lo que nos muestra la cantidad real de licencias que necesitamos. Ahora bien, ¿cuál es la clave? Esto se basa en los datos del nivel dos, lo que significa que, si nadie dejara sus licencias inactivas —es decir, si se iniciara el nivel tres y se aprovecharan esas licencias—, ¿cuántas licencias se necesitarían realmente? Así pues, al comprobar la eficiencia, es posible que se observe que se puede reducir entre un 10 % y un 20 % de la cartera de licencias, simplemente porque puede haber algunas licencias redundantes que casi nunca se utilizan. Así que, si quisiéramos alcanzar, digamos, una eficiencia del 99 %, podríamos tener solo 54 o 52 licencias; no necesitamos tantas. Si tenemos 95, entonces solo necesitaríamos unas 44 licencias. Lo que solemos observar en los informes de eficiencia es una reducción de costes de entre el 10 % y el 20 %.

[17:17] Ahora puedes visualizar esto de muchas formas diferentes. Como has visto, hay gráficos de barras, gráficos de líneas y mapas de calor, como el que ves aquí, que nos muestra los días de la semana y las horas del día, así como cómo se distribuyen los patrones de uso a lo largo de la semana. Así que, si tomamos esto como ejemplo, veo que hay cierto uso durante los fines de semana, algo que habría que revisar. También hay cierto uso fuera del horario laboral, lo que significa que los usuarios o bien están abriendo aplicaciones y dejándolas abiertas hasta mañana —un comportamiento que quizá queráis modificar— o incluso dejándolas abiertas durante todo el fin de semana para tenerlas a mano cuando vuelvan el lunes, otro comportamiento que quizá queráis modificar. Y puedes obtener información útil basada en datos de uso sin procesar de Open iT , que presentamos en diversas interfaces; nuestra favorita es Power BI, pero puedes utilizar Tableau, ClickSense, Excel, los informes de SSRS… lo que quieras.

[18:41] Muy bien, pues ahora os dejo la palabra a vosotros. Si tenéis alguna pregunta que hacerme sobre lo que habéis visto, sobre Open iT o sobre la recopilación de datos, adelante.

[18:57] Mae: Muchas gracias, Sagi, por esa presentación tan esclarecedora. Tenemos varias preguntas de los asistentes y, si Sagi está listo para la ronda de preguntas y respuestas, podemos empezar ya. Bien, Sagi, aquí va tu primera pregunta: ¿tendré que establecer manualmente la conexión entre las tablas del cubo OLAP?

[19:31] Sagi: Pues no, la particularidad del cubo OLAP es que todo viene integrado en un único cubo. Básicamente, un cubo OLAP contiene diferentes dimensiones y medidas. Estas son atómicas, es decir, están conectadas entre sí de forma predeterminada. Así que, cuando utilices Power BI, Tableau o cualquier otra herramienta de BI, si esta puede conectarse a SQL Server Analysis Services, establecerá todas las conexiones automáticamente. De este modo, no tendrás que definir todos los diferentes tipos de datos y puntos de datos, ya que Power BI lo hará automáticamente.

[20:16] Mae: Gracias. Aquí va otra pregunta: ¿qué otras fuentes de datos puedo integrar en Open iT utilizando Power BI?

[20:35] Sagi: Una de las ventajas de las herramientas de inteligencia empresarial es la posibilidad de integrar numerosas fuentes de datos. Así, dispondrás de datos brutos de uso procedentes de Open iT que podrás convertir en informes, pero también podrás añadirles otras fuentes de datos, como sistemas ERP o de gestión de incidencias, e incluso bases de datos como Active Directory si deseas obtener un conocimiento más profundo del usuario. Power BI y otras herramientas de inteligencia empresarial te ofrecen muchas opciones diferentes de integración. Así, con Active Directory, por ejemplo, establecerás una conexión con el nombre de usuario; con el sistema ERP, quizá con el nombre de la función; y con el sistema de gestión de incidencias, de nuevo con los usuarios. Todo ello te ayudará a obtener una visión mucho más clara y una gran visibilidad de tu entorno de licencias.

[21:44] Mae: Gracias, Sagi. Y una tercera pregunta: ¿ Open iT puede realizar un seguimiento de las licencias basadas en dongle?

[21:59] Sagi: Sí, podemos realizar el seguimiento tal y como he mostrado antes. El seguimiento no se realiza únicamente en un servidor de licencias, ya que no necesariamente contaremos con un gestor de licencias aquí. Así pues, si se trata de un gestor de licencias, simplemente supervisamos los archivos de registro, el lmgrd, y ejecutamos varios comandos para extraer la información de los registros del servidor de licencias. Sin embargo, en el caso de las licencias basadas en dongle, instalamos el componente de cliente en la estación de trabajo del usuario final. Ahora puedes implementar este cliente estación de trabajo por estación de trabajo, «siguiente, siguiente, siguiente, siguiente», instalándolos todos manualmente, o puedes utilizar SCCM e instalarlos de forma silenciosa dentro de las políticas de grupo de tus usuarios, de modo que cuando abran su sistema ya tengan el cliente instalado, sin siquiera saber que está instalado. Se ejecutará en segundo plano y recopilará información sobre los procesos que se inician y se detienen, proporcionándole la hora de inicio y de finalización, así como todos los cálculos derivados de ello para esa licencia basada en dongle. Así que lo tenemos con CodeMeter, con algunas licencias HASP y con muchos, muchos otros proveedores que lo ofrecen. Así pues, definimos qué proceso se va a rastrear; básicamente, en el componente central se transmite a todos los clientes qué característica, qué proceso estamos rastreando, y esto se incorporará al mismo conjunto de datos que tienes para las licencias de red o nominativas. Está en el mismo conjunto de datos, solo que no será una característica ni un paquete, sino un identificador. Así es como se distingue entre unos y otros.

[23:56] Mae: Genial. Y tenemos la pregunta número cuatro: ¿tenemos que limitarnos a usar Power BI o puedo utilizarlo con otras herramientas de BI?

[24:10] Sagi: Así que no tienes por qué limitarte a Power BI, puedes utilizar cualquier herramienta de BI. Como ya he mencionado, volcamos los datos en un cubo OLAP y puedes utilizar aquí cualquier herramienta que pueda acceder a un cubo OLAP. La mayoría de las herramientas de inteligencia empresarial, como Excel o cualquier herramienta de análisis de datos, se conectarán automáticamente al cubo OLAP y te permitirán empezar a generar informes. Puede que algunas aplicaciones lo hagan de forma ligeramente diferente, y que otras requieran un poco más de configuración manual en el backend, pero nuestra favorita es Power BI y disponemos de varias plantillas con las que puedes empezar a trabajar. No tienes que crear el informe tú mismo; puedes pedirnos que lo creemos nosotros, utilizar los paneles de control que te proporcionamos o, si prefieres crearlo tú mismo y solo necesitas ayuda y asistencia para generar los informes —por ejemplo, qué datos debes incluir para elaborar este informe, cómo filtrarlos, etc.—, también podemos ayudarte a comprender el conjunto de datos de Open iT .

[25:34] Mae: Gracias, Sagi. Y tenemos otra pregunta: ¿qué ventajas tiene Power BI frente a otras herramientas de análisis de datos?

[25:51] Sagi: Yo diría que es la integración con otras herramientas de Microsoft. Power BI se integra muy bien en el paquete de Microsoft 365, así que funciona a la perfección con Teams, con Outlook y con cualquier otra aplicación. Esa es, en mi opinión, una de las ventajas que tiene frente a otras herramientas. Además, en cuanto a la facilidad de uso, Power BI es mucho más sencillo de manejar. La facilidad de configuración: como he dicho, algunas herramientas requieren cierta configuración manual para el OLAP, mientras que Power BI no requiere nada; solo hay que hacer clic en «Siguiente» y ya lo tienes todo listo para empezar a trabajar. Y la cantidad de fuentes con las que se puede integrar. Tableau quizá pueda integrarse con Active Directory, algunos sistemas ERP, quizá Google o lo que sea, pero Power BI se integra fácilmente con muchas cosas: Azure, SQL Server Analysis Services, todos los diferentes servicios de bases de datos que tiene Microsoft. Básicamente, se integra fácilmente en la suite y, por lo que hemos observado, se integra mejor que otras herramientas.

[27:31] Mae: Genial, muchísimas gracias, Sagi. De hecho, estamos esperando una pregunta más, pero por si acaso no llega, me gustaría pedirte unas palabras de despedida para nuestros espectadores antes de dar por concluido este seminario web.

[27:50] Sagi: Sí, básicamente deberías saber qué tienes y cómo se utiliza, para poder optimizar el uso de tus licencias, porque no tiene sentido pagar por licencias que realmente no utilizas.

[28:06] Mae: Genial, muchísimas gracias, Sagi. Y a todos los asistentes por participar en el seminario web de hoy, os recordamos brevemente que este seminario web se graba y se podrá volver a ver inmediatamente después de esta retransmisión en directo, aunque también lo subiremos a nuestra página web. Agradecemos vuestra participación en este seminario web. Para cualquier pregunta o consulta, podéis enviarnos un correo electrónico a webinars@openit.com. Visita nuestra página web en openit.com y sigue a « Open iT, Inc.» en las redes sociales. También puedes leer nuestras dos últimas entradas del blog: «Creación de informes personalizables conLicenseAnalyzer™y Power BI, Tableau» y «De los datos a la decisión: aprovechamiento del historial de uso con la integración de Power BI y Tableau». Ponte en contacto con uno de nuestros asesores de soluciones y da el primer paso en tu proceso de optimización de software. Una vez más, soy Mae, vuestra presentadora de hoy. Gracias y cuidaos mucho.