Webinar Transformando Datos de Uso de Open iT en Ideas Aplicables

[1:58] Noemí: Buenos días a todos, bienvenidos al seminario web de hoy titulado «Transformando datos de uso de Open iT en ideas aplicables». Me llamo Noemí Morales, directora de Open iT en Latinoamérica, y hoy seré vuestra anfitriona. Hoy veremos algunos puntos que se pueden aplicar. Antes de empezar, permítanme recordarles que les animamos a que hagan preguntas. Nuestro seminario web se retransmite en directo, por lo que pueden enviar sus preguntas a webinars@openit.com y con mucho gusto les responderemos durante la sesión de preguntas y respuestas. Si no tenemos la oportunidad de responder a todas las preguntas, nos pondremos en contacto con ustedes por correo electrónico o a través de LinkedIn para responder a todas sus preguntas.

[2:56] Analicemos los puntos más relevantes de esta presentación: el consumo general, el cumplimiento y los costes, el rendimiento del equipo y la comparación presupuestaria, el consumo de la cartera y la racionalización de la inversión. Nuestro ponente es ingeniero de preventas y cuenta con una sólida formación en la implementación de software colaborativo, así como con una amplia experiencia en licencias de software, administración de sistemas y desarrollo web. Obtuvo su título de ingeniero en sistemas electrónicos en el Instituto Tecnológico de Estudios Superiores de Monterrey, lo que le ha permitido desarrollar una carrera en consultoría de TI desde 1998. Actualmente colabora con el equipo de ventas como experto técnico para ofrecer la mejor solución a nuestros clientes. Cuando no se dedica a la administración de software en soluciones de TI, disfruta de sus aficiones, como la fotografía en blanco y negro y viajar con su familia. Con todos ustedes, Alfonso Villanueva, ingeniero de preventas en Open iT Latinoamérica.

[4:08] Alfonso: Hola, buenos días a todos. Gracias, Noemí, por la presentación. Es un placer estar con vosotros. Gracias por vuestro tiempo. Hoy hablaremos sobre cómo sacar partido a los datos de uso de las licencias de software que tiene nuestra organización. Todos sabemos que disponer de datos es importante, pero lo que es mucho más importante es poder extraer información que nos resulte útil. Por eso, mediante el uso de Open iT , recopilamos información de la nube, de los servidores de licencias y de los equipos de los usuarios; en definitiva, todo ello para disponer de información que nos ayude en el proceso de toma de decisiones. Pasemos, pues, directamente a la demostración en directo.

[5:03] Muy bien. Una vez que disponemos de una amplia base de datos con información sobre el uso de las licencias, podemos elaborar, mediante herramientas de inteligencia empresarial, diferentes informes o lo que aquí denominamos «paneles». Este que os estoy mostrando es uno de los paneles más utilizados tanto por Open iT como por nuestros clientes, y nos permite obtener una visión general de la información sobre el estado de las licencias. Podemos ver las aplicaciones más utilizadas, podemos ver las tendencias diarias, en qué medida se están utilizando las licencias; podemos filtrar los datos, cambiar, por ejemplo, a Autodesk, y nos indicará cómo se están comportando mis usuarios, los tiempos de uso diarios de lunes a domingo y a qué hora. Así pues, para esta aplicación en concreto vemos que disponemos de 500 licencias, aunque el uso es mucho menor: lo máximo que se está utilizando son 193; otro día tenemos 215, pero no llegamos al límite de las 500. Este es un aspecto que podemos revisar para optimizar.

[6:23] En la siguiente imagen vemos que los usuarios suelen trabajar de las 7 de la mañana a las 6 de la tarde; ese es un horario laboral habitual. Sin embargo, tenemos datos a las 7, 8 y 9 de la noche en los que todavía hay cientos de licencias en uso. Tenemos que analizar este punto para comprobar si realmente hay personas trabajando en ese momento, incluso los sábados y domingos, lo cual, la verdad, me parece muy improbable. Lo que podemos hacer aquí es preguntarnos si realmente están frente a sus ordenadores o si están trabajando desde casa. Y, si no es así, empezar a indicarles que es necesario que vayan cerrando sus aplicaciones. Quizás sea una buena oportunidad para ofrecerles formación o, a través de Open iT , enviarles alertas pidiéndoles que, por favor, cierren sus aplicaciones.

[7:28] En la parte inferior tenemos otro gráfico en el que se muestra cuándo se ha denegado a los usuarios el acceso a una determinada aplicación. Lo normal es ver algo parecido a esto: todo ceros y, quizá, alguna vez una denegación, o dos. Si vemos más, significa que algo está pasando, que quizá nuestro servidor de licencias no esté funcionando, que hay algún problema de configuración, en fin. Todo esto lo iremos viendo a lo largo de este seminario web.

[8:01] Si entro en detalle por usuarios, ya podemos ver la lista de todos los usuarios registrados en nuestros servidores de licencias, el uso máximo —es decir, cuántas licencias han utilizado— y las horas de trabajo acumuladas. Vamos a filtrar para ver los usuarios que están trabajando con Autodesk. Busco mi servidor de licencias, lo selecciono y la lista cambia. Entonces, todos los que aparecen en la columna central son los que están trabajando con productos de Autodesk. Puedo seleccionar a cualquiera de ellos y ver cómo lo está utilizando. En la parte del mapa azul, igual que veíamos antes, el horario de trabajo va de las 7 de la mañana a las 6 o 7 de la tarde, aproximadamente. Pero tengo que saber si realmente utilizan el software de forma eficiente.

[9:04] Seleccionamos uno de ellos y nos mostrará información sobre cómo utiliza el software ese usuario en concreto. Aquí ya tenemos nuestra pantalla y vemos que trabaja constantemente a determinadas horas, prácticamente durante todo el mes de febrero y también en marzo, pero hubo un momento en marzo en el que tuvo la licencia activa todo el tiempo. Tenemos que preguntarnos si esto es normal, quizá esté realizando alguna simulación en algún programa; o si se trata de una aplicación como AutoCAD, pues habrá que ver si el usuario simplemente dejó el ordenador encendido todos esos días.

[9:52] Analizamos a otros usuarios para ver su patrón de uso. Y aquí veo que este usuario en concreto siempre tiene una licencia, dos licencias, tres licencias. Así que hay que optimizar este aspecto, hablar con el usuario o quizá investigar qué tipo de aplicación está utilizando para que necesite tener siempre una licencia activa. Porque resulta que hay usuarios que llegan el lunes, encienden su ordenador y ya no lo apagan. ¿Por qué? Porque quizá saben que, si la apagan o cierran la aplicación, al día siguiente ya no tendrán licencias y tendrán que hablar con alguien de sistemas. En fin, ya conocen este proceso.

[10:41] ¿Qué más podemos ver? Si quiero ver detalles sobre las denegaciones, tenemos este otro panel en el que ya me muestra la lista de usuarios que tenemos y, si en algún momento hubo problemas con esas licencias, podemos analizar qué está pasando aquí. Aquí estamos viendo el mes de abril y observamos que hubo un momento en el que se produjeron más de una o dos denegaciones. Selecciono este día, esta hora, y aquí veo los usuarios que tuvieron problemas y el error que les mostró la aplicación al intentar obtener una licencia. Si lo analizamos con más detalle, nos indica «línea errónea del servidor». ¿Qué ocurre? Que hay algún problema en la configuración del servidor de licencias; por eso se produjeron tantas denegaciones. Quizás se estaba realizando un mantenimiento en el servidor, se cambió el archivo de la licencia o el archivo de opciones; es algo que hay que revisar con un poco más de detalle, pero fue el único momento en el que se produjeron muchas denegaciones. Si miramos más abajo, siguen apareciendo ceros; lo más probable es que se tratara de algún mantenimiento en este punto.

[12:02] Muy bien. ¿Qué más podemos analizar con nuestros datos? Si nos desplazamos a otros paneles, nos damos cuenta de que no solo puedo ver la eficiencia, el uso y la medición de las aplicaciones que cuentan con servidores de licencias. Aquí estamos viendo un panel que mide aplicaciones que solo se instalan en los equipos de los usuarios y que tienen su propia licencia, ya sea en un archivo en su equipo o ya codificada dentro del software. También podemos ver las aplicaciones que utilizan llaves, por ejemplo, USB, o las que conocemos como dongles. ¿Qué me permite ver este panel? Por un lado, me indica el porcentaje de las que tienen números de serie frente a las que no los tienen; nos muestra el gráfico de uso, cuánto se está utilizando, las que tienen dongle o las que simplemente tienen un número de serie, y vemos que, día a día, hay alrededor de 24, 92 y 33 licencias en uso, y las que tienen llave de hardware, solo cuatro.

[13:23] En la parte inferior vemos una especie de inventario: nos ofrece una lista, ordenada por fechas, de los equipos de los usuarios, indicando quién accedió a cada equipo y sus números de serie. Esto nos puede servir para controlar las instalaciones de las aplicaciones, saber cuántas tienen llaves de hardware y cuántas no, así como qué aplicaciones se están utilizando —como vemos en la parte derecha— y conocer los tiempos de uso. No solo medimos las aplicaciones que utilizan servidores de licencias, sino también las aplicaciones independientes. Podemos crear un panel similar para ver qué aplicaciones en la nube se están utilizando, los tiempos de uso, los usuarios, el nombre de la aplicación, etc.

[14:14] Pero pasemos a algo más interesante. Vamos a analizar dos casos de dos organizaciones diferentes. La primera organización utilizaba Autodesk como principal software de ingeniería. Estaban repartidos en 11 países y cada uno de ellos tenía un contrato regional. La duda que tenían era: ¿qué pasaría si cambiara del contrato regional —es decir, que cada país tiene su propio contrato— a un contrato global en el que pudiera utilizar las licencias en cualquier parte del mundo? ¿Qué se hizo en este caso? Se empezaron a analizar, por ejemplo, los informes de los usuarios: cuáles son las aplicaciones más utilizadas y qué servidores tienen mayor carga mes a mes. Aquí podemos ver, por ejemplo, que en febrero el servidor de Estados Unidos acumuló solo 659 horas, otro servidor de Estados Unidos 47 000 horas, Gran Bretaña 8 900; en definitiva, podemos consultar esta lista y hacernos una idea de lo que está sucediendo con el uso de las licencias. Puedo filtrar los datos por días, por semanas, en fin.

[15:41] Lo más interesante que destacamos aquí es que Estados Unidos es el país con mayor consumo. Si seleccionamos un momento concreto, nos indica que el servidor utilizó 112 licencias. Si pasamos a otro gráfico, en este caso Gran Bretaña utilizó 12 y Estados Unidos 88. Siempre es Estados Unidos el que más uso tiene. ¿Para qué nos podría servir este gráfico? Para empezar, nos puede dar una idea de cómo distribuir los costes internamente. Recibimos la factura del fabricante y, en muchos casos, lo que hacemos es dividirla entre 10, porque son los países con los que cuento, y cada uno paga esa parte. Pero aquí ya vemos que Estados Unidos es quien más consume y otros países son los que menos. Francia consumió una licencia en este caso. Podemos realizar este «chargeback» o contracargo de forma más equitativa: el que más consume paga más.

[16:47] Muy bien. Veamos qué más se ha hecho aquí. Se ha creado este otro panel al que llamamos «análisis». Lo que más destaca es este gráfico de la derecha, que nos indica que, a lo largo de todo el año, se utilizaron 86 licencias en todos los países; sin embargo, compramos 112 licencias. Enseguida nos damos cuenta de que aquí hay margen para optimizar; quizá podamos reducir el número de licencias, ya que hemos visto que en todo un año solo se utilizó el 76 % de ellas. También podemos ver las licencias que quedan por servidor: en Estados Unidos tenemos 51 licencias, en Alemania 48; en definitiva, cada país nos indica en su servidor el uso que se hace de ellas.

[17:45] Vamos a ver ahora otro análisis, esta vez por grupos. Se trata de un informe solicitado por la dirección; básicamente, querían saber qué país consume más —es decir, cuál supone un mayor coste para la organización— y cuáles son las aplicaciones más utilizadas. Pero si observamos el gráfico del medio, nos damos cuenta de nuevo, de forma muy sencilla y visual, de que Estados Unidos es el que más gasta, seguido de Bélgica, Austria y el resto de países. Aquí también podemos ver el gráfico del uso máximo de licencias; vamos día a día viendo lo que ocurre y es lo que ya sabemos: Estados Unidos es el que más consume.

[18:36] Vamos a tener presente toda esta información de la que disponemos. Ahora lo que puedo hacer es un análisis del tipo de licencias. Tengo mi contrato por país, pero en cada país contamos con diferentes tipos de licencias: licencias de red, licencias de múltiples usuarios por equipo o licencias de un solo usuario. Y estos son los gráficos que nos muestran cuántas hay de cada tipo o región. Para usuarios independientes o «standalone» tenemos 69, para los de multiusuario 44, y hay 63 licencias de red. A la derecha vemos los equipos en los que está instalada la aplicación. De inmediato vemos AutoCAD 2008, que ya no cuenta con soporte por parte del fabricante, por lo que podemos ver qué equipos tenemos que actualizar o incluso podría tratarse de equipos que ya no utilizan AutoCAD. Por lo tanto, es el momento de desinstalar estas aplicaciones de dichos equipos y estandarizarlos todos a una única versión: AutoCAD 2023 o 2024.

[19:51] ¿Qué más puedo ver? Podemos ver los paquetes de software más utilizados; en este caso, nos indica que es AutoCAD 2014. Además, tengo que actualizar todos estos equipos, y así vamos uno por uno.

[20:07] Muy bien. Ahora que tenemos toda esta información, pasamos a la pregunta más importante: el escenario. ¿Qué pasaría si...? ¿Qué pasaría si pasara de un contrato de licencia local a uno global? Lo que hemos hecho en este gráfico es sumar el consumo total de licencias, que nos da 112, y trasladarlo a este gráfico, donde vemos el total de licencias que tenemos —112— y el consumo total por país. Apenas se distingue, pero cada color representa un país; arriba está Estados Unidos, y ya sabemos que es el que más consume. Pero la línea roja es la respuesta a la pregunta: «¿Qué pasaría si cambiara de un contrato local a uno global?». Al pasar a un contrato global, aunque la licencia sea un poco más cara, según los datos que ya hemos visto sobre uso, tiempos, en fin, nos da la línea roja. Si nos fijamos, siempre se mantiene por debajo del máximo de licencias. Así que ahora ya tenemos la respuesta: si te cambias a otro contrato, puedes conseguir un ahorro de entre el 15 y el 17 % anual, y es algo que la organización ya debería tener en cuenta. Sin embargo, ya dispone de los datos que respaldan esta decisión.

[21:46] Muy bien. Pasemos ahora al segundo caso. Se trata de otra organización que cuenta con un modelo de licencia de software por consumo, mediante «tokens», como los llamamos aquí. La gran ventaja es que podemos incluir datos de precios y costes en nuestras licencias. Cada token puede tener un coste determinado en función del tipo de aplicación; hay aplicaciones que consumen un token, otras que consumen tres o cuatro, dependiendo de su uso. De inmediato podemos ver esta vista general del centro, donde nos indica que tu contrato era por 5 millones, lo que equivale a una determinada cantidad de tokens, y que, a día de hoy, ya has consumido un millón. Lo que vemos en el lado derecho es ese consumo mes a mes: noviembre, diciembre; la barra verde nos muestra lo que tienes disponible y, evidentemente, debe ir disminuyendo mes a mes. La línea roja nos indica el consumo que han realizado los usuarios; va creciendo, creciendo y creciendo cada vez más. Y vemos el análisis del uso o consumo diario de estos tokens; observamos que, en general, va a la baja, es decir, mis usuarios van consumiendo menos tokens cada día que pasa.

[23:15] Pero no debemos quedarnos ahí, debemos analizar qué ocurre, por ejemplo, en este periodo en el que el consumo fue muy bajo. Si nos fijamos en las fechas, fue de diciembre a enero; quizá fue la época de vacaciones, cuando vamos a visitar a la familia, etcétera, y bajó el uso de las aplicaciones. Vuelve a subir cuando regresamos y sigue bajando poco a poco. Lo que ocurrió con este descenso es que esta empresa trabaja por proyectos: cuando se termina un proyecto, baja el consumo; cuando se inicia otro proyecto, vuelve a subir. Por eso tenemos que estar continuamente observando las tendencias de consumo de estas aplicaciones.

[24:03] Muy bien. Al final, lo que tenemos aquí es que podemos plantearnos la pregunta: «¿qué pasaría si me cambiara a otro contrato?». El fabricante nos dice que, actualmente, tienes este contrato en el que estás gastando 1,9 millones de dólares al día, pero si te cambias a uno en el que te ofrezco la posibilidad de que los primeros 15 minutos de uso de una aplicación no te los cobre, ya tenemos un ahorro significativo del 12,5 %. En fin, podemos ver, con toda la información que hemos analizado —sé que es mucha—, que nos da una idea clara del poder que tiene disponer de estos datos recopilados y poder analizarlos utilizando estas herramientas de inteligencia empresarial. Muy bien, creo que es hora de pasar a las preguntas.

[25:03] Noemí: Muchas gracias, Alfonso, por esta presentación tan perspicaz. Estoy segura de que tenemos algunas preguntas y hemos recibido algunas de webinars@openit.com por parte de nuestra audiencia. La primera es: ¿tengo que comprar una licencia de Power BI?

[25:23] Alfonso: La verdad es que no. Si quieres desarrollar o diseñar estos paneles, solo necesitas la versión de escritorio. Pero la desventaja es que no puedes compartirlos dentro de la organización. Como sabemos, Power BI cuenta con un portal web en el que puedes publicar estos paneles para que los demás los vean; en ese caso, sí que necesitas adquirir una licencia empresarial.

[25:46] Noemí: Perfecto. Una vez que me haya conectado al servidor de Open iT , ¿tengo que crear las relaciones entre los datos o las tablas como en SQL?

[25:53] Alfonso: Ah, no. Esa es la ventaja de usar Analysis Server, que viene incluido con Open iT. Todas las relaciones, las tablas, los datos, las categorías… en fin, ya están predefinidos para que tú te centres en diseñar tu informe y quede listo.

[26:19] Noemí: Vale. Ah, no tenemos Power BI, nuestra empresa utiliza Spotfire. ¿La conexión a los datos es igual que con Power BI?

[26:27] Alfonso: Básicamente, sí. Solo tienes que instalar un complemento en Spotfire que te conecte con Analysis Server y, una vez que lo tengas, ya está: te aparecen los datos y las categorías, y ya te puedes centrar en elaborar tu informe.

[26:43] Noemí: De acuerdo. ¿Hay algún coste por utilizar esta función de generación de informes de Open iT?

[26:52] Alfonso: No. Ya está incluido desde el nivel uno deLicenseAnalyzer™. Lo único que tienes que hacer es configurar tu cliente de Power BI o de Tableau; incluso en Excel puedes acceder a estos datos. No hay ningún coste.

[27:07] Noemí: Muy bien, pues muchísimas gracias por todas las preguntas que nos han enviado. Con esto concluye nuestro seminario web. Gracias, Alfonso Villanueva, y a todos los asistentes. Si tienen alguna pregunta para nuestro ponente, no duden en enviarle un correo electrónico a avillanueva@openit.com. Visiten nuestra página web en openit.com para concertar una demostración y obtener más información sobre nuestras soluciones. También podrán encontrar nuestras entradas de blog más recientes, como «Cómo crear informes personalizados conLicenseAnalyzer™y Power BI», así como «De los datos a las decisiones: aprovechando el historial de integración de Power BI y Tableau». Si tienen preguntas, consultas o comentarios sobre este seminario web, pónganse en contacto con nosotros enviando un correo electrónico a webinars@openit.com. Estaremos encantados de ayudarles en su proceso de optimización de software. Para estar siempre al día, sígannos en las redes sociales. Gracias, hasta pronto.