Webinar "Transformando Dados de Uso de Open iT em Ideias Aplicáveis

[1:58] Noemí: Bom dia a todos, sejam bem-vindos ao webinar de hoje intitulado «Transformar dados de utilização do Open iT em ideias aplicáveis». Chamo-me Noemí Morales, diretora da Open iT América Latina, e hoje serei a vossa anfitriã. Hoje iremos abordar alguns pontos aplicáveis. Antes de começarmos, permitam-me lembrar-vos que são encorajados a fazer perguntas. O nosso webinar é transmitido em direto, pelo que podem enviar as vossas perguntas para webinars@openit.com e teremos todo o prazer em responder durante a sessão de perguntas e respostas. Caso não tenhamos oportunidade de responder a todas as perguntas, entraremos em contacto por e-mail ou através do LinkedIn para responder a todas as vossas perguntas.

[2:56] Vamos analisar os pontos relevantes desta apresentação: consumo geral, conformidade e custos, desempenho da equipa e comparação orçamental, consumo da carteira e racionalização do investimento. O nosso apresentador é engenheiro de pré-vendas e possui uma sólida formação em implementação de software colaborativo, bem como vasta experiência em licenciamento de software, administração de sistemas e desenvolvimento web. Obteve o seu diploma de engenheiro de sistemas eletrónicos no Instituto Tecnológico de Estudos Superiores de Monterrey, o que lhe permitiu seguir uma carreira em consultoria de TI desde 1998. Atualmente, colabora com a equipa de vendas como especialista técnico para oferecer a melhor solução aos nossos clientes. Quando não está a trabalhar como administrador de software em soluções de TI, dedica-se aos seus passatempos, como a fotografia a preto e branco e viajar com a família. Apresentamos-vos Alfonso Villanueva, engenheiro de pré-vendas na Open iT América Latina.

[4:08] Alfonso: Olá, bom dia a todos. Obrigado, Noemí, pela apresentação. É um prazer estar convosco. Obrigado pelo vosso tempo. Hoje vamos falar sobre como tirar partido dos dados relativos à utilização das licenças de software da nossa organização. Todos sabemos que ter dados é importante, mas o que é muito mais importante é conseguir extrair informação que nos seja útil. É por isso que, através do Open iT, recolhemos informações da nuvem, dos servidores de licenças, dos equipamentos dos utilizadores — enfim, tudo isto para dispormos de informações que nos ajudem no processo de tomada de decisões. Passemos, então, diretamente à demonstração ao vivo.

[5:03] Muito bem. Assim que dispusermos de uma vasta base de dados com informações sobre a utilização das licenças, podemos criar, através de ferramentas de inteligência empresarial, diversos relatórios ou o que aqui designamos por painéis. Este que estou a mostrar é um dos painéis mais utilizados, tanto pelo Open iT como pelos nossos clientes, e permite-nos ter uma visão global das informações sobre o estado das licenças. Podemos ver as aplicações mais utilizadas, podemos observar as tendências dia a dia, qual a percentagem de utilização das licenças; podemos filtrar os dados, selecionar, por exemplo, a Autodesk, e o painel irá indicar-nos como os meus utilizadores se estão a comportar, os tempos de utilização diários de segunda a domingo e a hora. Assim, para esta aplicação em particular, vemos que temos 500 licenças disponíveis; no entanto, a utilização é muito inferior: o máximo que está a ser utilizado são 193; noutro dia, temos 215, mas não atingimos o limite máximo de 500. Este é um ponto que podemos analisar para otimizar.

[6:23] Na imagem seguinte, vemos que os utilizadores normalmente trabalham das 7 da manhã às 6 da tarde; esse é um horário de trabalho típico. No entanto, temos dados às 7, 8 e 9 da noite que indicam que ainda há centenas de licenças em uso. Temos de analisar este ponto para verificar se, de facto, as pessoas estão a trabalhar nessas horas, inclusive aos sábados e domingos — o que, na verdade, acho que seria muito improvável. O que podemos fazer aqui é questionar-nos se estão realmente nos seus computadores ou se estão a trabalhar a partir de casa. E, caso não estejam, começar a pedir-lhes que encerrem as suas aplicações. Talvez seja uma oportunidade para lhes dar formação ou, através do Open iT, enviar-lhes alertas a pedir que, por favor, encerrem as suas aplicações.

[7:28] Na parte inferior, temos outro mapa que nos mostra quando os utilizadores tiveram o acesso a uma determinada aplicação recusado. O normal é ver algo do género, com apenas zeros e, talvez, ocasionalmente, uma ou duas recusas. Se virmos mais do que isso, significa que algo se passa, que talvez o nosso servidor de licenças não esteja a funcionar, que há algum problema de configuração, enfim. Vamos abordar tudo isto ao longo deste webinar.

[8:01] Se entrarmos em pormenor por utilizadores, já podemos ver a lista de todos os utilizadores registados nos nossos servidores de licenças, o uso máximo — ou seja, quantas licenças utilizaram — e as horas acumuladas de trabalho. Vamos filtrar para ver os utilizadores que estão a trabalhar com o Autodesk. Procuro o meu servidor de licenças, seleciono-o e a lista muda. Assim, todos os que se encontram na coluna do meio são aqueles que estão a trabalhar em produtos da Autodesk. Posso selecionar qualquer um deles e ver como o está a utilizar. Na parte do mapa azul, tal como víamos anteriormente, o horário de trabalho vai das 7 da manhã às 6 ou 7 da tarde, aproximadamente. Mas preciso de saber se realmente utilizam o software de forma eficiente.

[9:04] Selecionamos um deles e vamos obter informações sobre como esse utilizador em particular utiliza o software. Aqui está já o nosso ecrã e vemos que ele trabalha constantemente em determinados horários, praticamente durante o mês de fevereiro e também em março, mas houve um momento em março em que a licença esteve ocupada o tempo todo. Temos de nos questionar se isto é normal — talvez esteja a fazer alguma simulação num software — ou, se for uma aplicação como o AutoCAD, bem, temos de verificar se o utilizador simplesmente deixou o computador ligado todos esses dias.

[9:52] Analisamos outros utilizadores para observar o seu comportamento de utilização. E aqui vejo que este utilizador em particular tem sempre uma licença, duas licenças, três licenças. Por isso, é preciso otimizar este aspeto, falar com o utilizador ou talvez investigar que tipo de aplicação está a utilizar para que precise de ter sempre uma licença ativa. Porque acontece que há utilizadores que chegam na segunda-feira, ligam o computador e já não o desligam. Porquê? Porque talvez saibam que, se a desligarem ou fecharem a aplicação no dia seguinte, já não terão licenças e terão de falar com alguém do departamento de sistemas. Enfim, já conhecem este processo.

[10:41] O que mais podemos ver? Se quiser ver detalhes relativos às recusas, temos este outro painel onde já me apresenta a lista de utilizadores que temos e, se em algum momento houve problemas com essas licenças, podemos analisar o que se está a passar aqui. Aqui estamos a ver o mês de abril e verificamos que houve um período em que ocorreram mais do que uma ou duas recusas. Seleciono este dia, esta hora, e aqui vejo os utilizadores que tiveram problemas e o erro que a aplicação lhes apresentou ao tentarem obter uma licença. Então, se analisarmos com mais detalhe, diz-nos «linha de servidor incorreta». O que se passa? Que algo está errado na configuração do servidor de licenças, e é por isso que houve tantas recusas. Talvez o servidor estivesse em manutenção, ou o ficheiro da licença ou o ficheiro de opções tenha sido alterado — algo que é preciso analisar com um pouco mais de detalhe —, mas foi o único momento em que se registaram tantas recusas. Se olharmos mais abaixo, continuamos a ver zeros; o mais provável é que tenha havido alguma manutenção aqui.

[12:02] Muito bem. O que mais podemos analisar com os nossos dados? Se passarmos para outros painéis, percebemos que não só posso ver a eficiência, a utilização e as métricas das aplicações que têm servidores de licenças. Aqui estamos a ver um painel que mede aplicações que são instaladas apenas nos computadores dos utilizadores, que têm a sua própria licença, seja num ficheiro no computador ou já codificada no próprio software. Também podemos ver as aplicações que utilizam chaves, por exemplo, USB, ou as que conhecemos como dongles. O que é que este painel me permite ver? Por um lado, indica-me a percentagem das que têm números de série em comparação com as que não têm; mostra-nos o gráfico de utilização, o volume de utilização, as que têm dongle ou as que têm simplesmente um número de série; e vemos que, dia após dia, há cerca de 24, 92 e 33 licenças em utilização, e apenas quatro com chave de hardware.

[13:23] Na parte inferior, vemos uma espécie de inventário, que nos apresenta uma lista por data dos equipamentos dos utilizadores, indicando o utilizador que acedeu a cada equipamento e os respetivos números de série. Assim, isto pode servir-nos para controlar as instalações das aplicações, quantas têm chaves de hardware, quantas não têm e quais as aplicações que estão a ser utilizadas, como vemos na parte direita, bem como para conhecer os tempos de utilização. Não medimos apenas aplicações que utilizam servidores de licenças, mas também aplicações independentes. Podemos criar um painel semelhante para ver quais as aplicações na nuvem que estão a ser utilizadas, os tempos de utilização, os utilizadores, o nome da aplicação, enfim.

[14:14] Mas vamos passar a algo mais interessante. Vamos analisar dois casos relativos a duas organizações diferentes. A primeira organização utilizava a Autodesk como principal software de engenharia. Estão distribuídos por 11 países e cada país tinha um contrato regional. A dúvida que tinham era: o que aconteceria se mudassem do contrato regional — ou seja, cada país tem o seu próprio contrato — para um contrato global, no qual podem utilizar as licenças em qualquer parte do mundo? O que se fez neste caso? Começou-se por analisar, por exemplo, relatórios de utilizadores: quais são as aplicações mais utilizadas e quais são os servidores que apresentam maior carga mês após mês. Aqui podemos ver, por exemplo, em fevereiro, que o servidor dos Estados Unidos acumulou apenas 659 horas, outro servidor dos Estados Unidos 47 000 horas, o da Grã-Bretanha 8 900; enfim, podemos ver esta lista e ter uma ideia do que se passa com a utilização das licenças. Posso filtrar por dias, por semanas, enfim.

[15:41] Aqui, o aspeto mais interessante que destacamos é que os Estados Unidos são o país com maior consumo. Se selecionarmos um determinado momento, vemos que o servidor utilizou 112 licenças. Se passarmos para outro gráfico, neste caso, a Grã-Bretanha utilizou 12 e os Estados Unidos 88. São sempre os Estados Unidos que registam a maior utilização. Para que nos pode servir este gráfico? Para começar, pode dar-nos uma ideia de como distribuir os custos internamente. Recebemos a fatura do fabricante e, em muitos casos, o que fazemos é dividi-la por 10, porque são esses os países que tenho e cada um paga a sua parte. Mas aqui já vemos que são os Estados Unidos que mais consomem e os outros países são os que menos consomem. A França consumiu uma licença neste caso. Podemos fazer este «chargeback» ou contra-cobrança de forma mais equitativa: quem mais consome paga mais.

[16:47] Muito bem. Vamos ver o que mais foi feito aqui. Foi criado este outro painel a que chamamos «análise». O que mais se destaca é este gráfico à direita, que nos indica que, ao longo de todo o ano, foram utilizadas 86 licenças em todos os países; no entanto, adquirimos 112 licenças. Percebemos imediatamente que há aqui uma oportunidade de otimização; talvez seja possível reduzir o número de licenças, uma vez que verificámos que, ao longo de um ano inteiro, apenas 76% delas foram utilizadas. Também podemos ver as licenças restantes por servidor: nos Estados Unidos temos 51 licenças, na Alemanha 48; enfim, cada país indica-nos, no seu servidor, a utilização das mesmas.

[17:45] Vamos agora ver outra análise, desta vez por grupos. Trata-se de um relatório solicitado pela direção; eles queriam, basicamente, saber qual o país que mais consome — ou seja, aquele que representa um custo maior para a organização — e quais são as aplicações mais utilizadas. Mas, ao observarmos o gráfico do meio, percebemos mais uma vez, de forma muito simples e visual, que os Estados Unidos são quem mais gasta, seguidos pela Bélgica, Áustria e os restantes países. Aqui também podemos ver o gráfico do pico de utilização das licenças; dia após dia, vemos o que está a acontecer e é o que já sabemos: os Estados Unidos são quem mais consome.

[18:36] Vamos ter em conta toda esta informação de que dispomos. Agora, o que posso fazer é uma análise do tipo de licenças. Tenho o meu contrato por país, mas em cada país temos diferentes tipos de licenças: licenças de rede, licenças para vários utilizadores por computador ou licenças para um único utilizador. E estes são os gráficos que nos mostram quantas existem de cada tipo ou por região. Para utilizadores independentes ou «standalone», temos 69; para as licenças multiutilizador, 44; e, quanto às licenças de rede, existem 63. No lado direito, vemos os computadores nos quais a aplicação está instalada. De imediato, identificamos o AutoCAD 2008, que já não é suportado pelo fabricante; assim, podemos ver quais os computadores que temos de atualizar ou que podem até ser computadores que já não utilizam o AutoCAD. Chegou, portanto, o momento de desinstalar estas aplicações nestes equipamentos e padronizar todos para uma única versão, o AutoCAD 2023 ou 2024.

[19:51] O que mais posso ver? Podemos ver os pacotes de software mais utilizados; neste caso, indica-nos o AutoCAD 2014. Também tenho de atualizar todas estas máquinas, e assim vamos avançando, uma a uma.

[20:07] Muito bem. Agora que temos toda esta informação, passemos à questão mais importante: o cenário. E se? E se eu mudar de um contrato de licenciamento local para um global? O que fizemos neste gráfico foi somar o consumo total de licenças, o que nos dá 112, e transferir esse valor para este gráfico, onde vemos o total de licenças que temos, 112, e o consumo total por país. Mal se distingue, mas cada cor representa um país; no topo estão os Estados Unidos, e já sabemos que são os que mais consomem. Mas a linha vermelha é a resposta à pergunta: «O que aconteceria se eu mudasse de um contrato local para um global?» Ao mudarmos para um contrato global, embora a licença seja um pouco mais cara, com base nos dados que já vimos sobre utilização, tempos, enfim, obtemos a linha vermelha. Se repararmos, está sempre abaixo do limite máximo de licenças. Portanto, agora já temos a resposta: se mudar para outro contrato, pode obter uma poupança entre 15 e 17% ao ano, e isso é algo que a organização já deve ter em consideração. No entanto, já dispõe dos dados que validam esta tomada de decisão.

[21:46] Muito bem. Passemos agora ao segundo caso. Esta é outra organização que utiliza um modelo de licenciamento por consumo de software, através de tokens, como lhes chamamos aqui. A grande vantagem é que podemos incluir dados relativos a preços e custos nas nossas licenças. Cada token pode ter um determinado custo, dependendo do tipo de aplicação; há aplicações que consomem um token, outras que consomem três ou quatro, consoante a sua utilização. De imediato, podemos ver esta visualização central que nos indica que o teu contrato foi de 5 milhões, o que equivale a uma determinada quantidade de tokens, e que, até hoje, já consumiste um milhão. O que vemos do lado direito é esse consumo mês a mês — novembro, dezembro —; a barra verde mostra-nos o que tens disponível e, claro, mês a mês deve ir diminuindo. A linha vermelha indica-nos o consumo efetuado pelos utilizadores, que vai aumentando, aumentando, aumentando cada vez mais. E vemos a análise da utilização ou consumo diário destes tokens; verificamos que, em geral, está a diminuir, ou seja, os meus utilizadores vão consumindo menos tokens a cada dia que passa.

[23:15] Mas não devemos ficar por aqui; temos de analisar o que acontece, por exemplo, neste período em que se registou um consumo muito baixo. Se olharmos para as datas, vemos que foi de dezembro a janeiro; talvez tenha sido o período das férias, em que vamos visitar a família, etc., e o uso das aplicações diminuiu. Volta a subir quando regressamos e continua a descer gradualmente. O que aconteceu com esta descida é que esta empresa trabalha por projetos: quando um projeto termina, o consumo desce; quando se inicia outro projeto, volta a subir. Por isso, temos de estar continuamente atentos às tendências de consumo destas aplicações.

[24:03] Muito bem. No final, o que temos aqui é que podemos fazer a pergunta: «O que acontece se eu mudar para outro contrato?» O fabricante diz-nos que, atualmente, tem este contrato em que está a gastar 1,9 milhões de dólares por dia, mas se mudar para um em que lhe ofereço a possibilidade de não lhe cobrar os primeiros 15 minutos de utilização de uma aplicação, já temos uma poupança significativa de 12,5%. Enfim, podemos ver, com toda a informação que analisámos — sei que é muita, mas dá-nos uma excelente ideia do poder de ter estes dados recolhidos e de os poder analisar utilizando estas ferramentas de inteligência empresarial. Muito bem, acho que está na hora das perguntas.

[25:03] Noemí: Muito obrigada, Alfonso, por esta apresentação perspicaz. Tenho a certeza de que temos algumas perguntas e que recebemos algumas do webinars@openit.com da nossa audiência. A primeira é: preciso de comprar uma licença do Power BI?

[25:23] Alfonso: A verdade é que não. Se quiseres desenvolver ou criar estes painéis, só precisas da versão para computador. Mas a desvantagem é que não podes partilhá-los na organização. Como sabemos, o Power BI tem um portal web onde podes publicar estes painéis para que os outros os possam ver; nesse caso, é necessário adquirir uma licença empresarial.

[25:46] Noemí: Perfeito. Assim que estiver ligado ao servidor do Open iT, preciso de criar as relações para os dados ou tabelas, tal como no SQL?

[25:53] Alfonso: Ah, não. Essa é a vantagem de usar o Analysis Server, que vem incluído no Open iT. Todas as relações, tabelas, dados, categorias, enfim, já estão predefinidos para que te possas concentrar em conceber o teu relatório e este fique pronto.

[26:19] Noemí: Está bem. Ah, não temos o Power BI, a nossa empresa usa o Spotfire. A ligação aos dados é igual à do Power BI?

[26:27] Alfonso: Basicamente, sim. Só precisas de instalar um plugin no Spotfire que te ligue ao Analysis Server e, assim que o tiveres, é a mesma coisa: aparecem-te dados, categorias e já te podes concentrar em elaborar o teu relatório.

[26:43] Noemí: Está bem. Há alguma taxa pela utilização desta funcionalidade de geração de relatórios do Open iT?

[26:52] Alfonso: Não. Já está incluído a partir do nível um doLicenseAnalyzer™.A única coisa que tens de fazer é configurar o teu cliente do Power BI ou do Tableau; podes até aceder a estes dados no Excel. Não há qualquer custo.

[27:07] Noemí: Muito bem, então muito obrigada por todas as perguntas que enviaram e com isto termina o nosso webinar. Obrigada, Alfonso Villanueva, e a todos os nossos participantes. Se tiverem alguma pergunta para o nosso apresentador, não hesitem em enviar-lhe um e-mail para avillanueva@openit.com. Visitem o nosso site em openit.com para agendar uma demonstração e obter mais informações sobre as nossas soluções. Também poderão encontrar os nossos artigos de blogue mais recentes, como «Como criar relatórios personalizados como LicenseAnalyzer™e o Power BI», bem como «Dos dados às decisões: tirando partido do histórico de integração do Power BI e do Tableau». Se tiverem perguntas, dúvidas ou comentários sobre este webinar, contactem-nos enviando um e-mail para webinars@openit.com. Teremos todo o prazer em ajudá-los na vossa jornada de otimização do software. Para se manterem sempre atualizados, sigam-nos nas redes sociais. Obrigado e até breve.