Transformer les données d'utilisation de l'Open iT en idées applicables Webinar

[1:58] Noemí : Bonjour à tous, bienvenue au webinaire d’aujourd’hui intitulé « Transformer les données d’utilisation d’Open iT en idées concrètes ». Je m’appelle Noemí Morales, directrice d’Open iT Amérique latine, et c’est moi qui animerai la séance d’aujourd’hui. Nous aborderons aujourd’hui plusieurs points concrets. Avant de commencer, permettez-moi de vous rappeler que vous êtes invités à poser des questions. Notre webinaire est diffusé en direct ; vous pouvez donc envoyer vos questions à webinars@openit.com et nous nous ferons un plaisir d’y répondre lors de la session de questions-réponses. Si nous n’avons pas l’occasion de répondre à toutes les questions, nous vous contacterons par e-mail ou via LinkedIn pour y répondre.

[2:56] Analysons les points clés de cette présentation : la consommation globale, la conformité et les coûts, les performances de l’équipe et la comparaison budgétaire, la consommation du portefeuille et la rationalisation des investissements. Notre intervenant est ingénieur en prévente et possède une solide formation en mise en œuvre de logiciels collaboratifs, ainsi qu’une vaste expérience dans les domaines des licences logicielles, de l’administration des systèmes et du développement web. Il a obtenu son diplôme d’ingénieur en systèmes électroniques à l’Institut technologique des études supérieures de Monterrey, ce qui lui a permis de mener une carrière dans le conseil en informatique depuis 1998. Il collabore actuellement avec l’équipe commerciale en tant qu’expert technique afin de proposer la meilleure solution à nos clients. Lorsqu’il n’est pas occupé à gérer des logiciels dans le cadre de solutions informatiques, il s’adonne à ses loisirs, notamment la photographie en noir et blanc et les voyages en famille. Je vous présente donc Alfonso Villanueva, ingénieur avant-vente chez Open iT Amérique latine.

[4:08] Alfonso : Bonjour à tous. Merci Noemí pour cette présentation. Je suis ravi d’être parmi vous. Merci de votre attention. Aujourd’hui, nous allons parler de la manière dont notre organisation peut tirer parti des données d’utilisation de ses licences logicielles. Nous savons tous que disposer de données est important, mais ce qui l’est encore davantage, c’est de pouvoir en extraire des informations qui nous soient utiles. C’est pourquoi, grâce à Open iT, nous collectons des informations depuis le cloud, les serveurs de licences et les postes des utilisateurs ; tout cela afin de disposer de données qui nous aident dans notre processus de prise de décision. Passons donc directement à la démonstration en direct.

[5:03] Très bien. Une fois que nous disposons d’une vaste base de données sur l’utilisation des licences, nous pouvons, à l’aide d’outils de Business Intelligence, générer différents rapports ou ce que nous appelons ici des tableaux de bord. Celui que je vous présente est l’un des tableaux de bord les plus utilisés tant par Open iT que par nos clients ; il nous permet d’avoir une vue d’ensemble immédiate des informations relatives à l’état des licences. Nous pouvons voir les applications les plus utilisées, suivre les tendances jour après jour, connaître le taux d’utilisation des licences ; nous pouvons filtrer les données, par exemple en sélectionnant Autodesk, ce qui nous indiquera le comportement de mes utilisateurs, les durées d’utilisation quotidiennes du lundi au dimanche et à quelle heure. Ainsi, pour cette application en particulier, nous constatons que nous disposons de 500 licences, mais que l’utilisation est bien inférieure : le nombre maximal utilisé est de 193 ; un autre jour, nous en avons 215, mais nous n’atteignons pas le plafond de 500. C’est un point que nous pouvons examiner en vue d’une optimisation.

[6:23] Sur le graphique suivant, on constate que les utilisateurs travaillent généralement de 7 heures du matin à 18 heures, ce qui correspond à un horaire de travail classique. Cependant, nous disposons de données indiquant qu’à 19 h, 20 h et 21 h, des centaines de licences sont encore utilisées. Nous devons examiner ce point pour vérifier si les personnes travaillent réellement à ces heures-là, y compris les samedis et dimanches, ce qui, à vrai dire, me semble très improbable. Ce que nous pouvons faire ici, c’est nous demander s’ils sont réellement devant leurs ordinateurs ou s’ils travaillent depuis chez eux. Et si ce n’est pas le cas, commencer à leur demander de fermer leurs applications. C’est peut-être l’occasion de leur proposer une formation ou, via Open iT, de leur envoyer des alertes leur demandant de bien vouloir fermer leurs applications.

[7:28] En bas de l'écran, nous avons une autre carte qui nous indique à quel moment les utilisateurs se sont vu refuser l'accès à une application donnée. En temps normal, on voit généralement des zéros partout, avec peut-être un ou deux refus de temps en temps. Si nous en voyons davantage, cela signifie qu'il y a un problème, que notre serveur de licences ne fonctionne peut-être pas correctement, qu'il y a un problème de configuration, etc. Nous allons donc aborder tout cela au cours de ce webinaire.

[8:01] Si je passe aux détails par utilisateur, nous pouvons déjà voir la liste de tous les utilisateurs enregistrés sur nos serveurs de licences, leur utilisation maximale, c'est-à-dire le nombre de licences qu'ils ont utilisées, ainsi que les heures de travail cumulées. Filtrons les résultats pour afficher uniquement les utilisateurs qui travaillent sur Autodesk. Je recherche mon serveur de licences, je le sélectionne et la liste s'actualise. Tous ceux qui figurent dans la colonne du milieu sont donc ceux qui travaillent sur des produits Autodesk. Je peux en sélectionner un et voir comment il utilise le logiciel. Sur la carte bleue, comme nous l'avons vu précédemment, les horaires de travail vont de 7 heures du matin à environ 18 h ou 19 h. Mais je dois savoir s'ils utilisent réellement le logiciel de manière efficace.

[9:04] Nous en sélectionnons un, et cela nous donne des informations sur la manière dont cet utilisateur en particulier utilise le logiciel. Voici notre écran : nous constatons qu’il travaille régulièrement à certaines heures, pratiquement tout au long des mois de février et mars, mais il y a eu un moment en mars où sa licence a été utilisée en permanence. Nous devons nous demander si cela est normal : peut-être effectue-t-il une simulation dans un logiciel, ou s’il s’agit d’une application comme AutoCAD… Dans ce cas, il faut vérifier si l’utilisateur a simplement laissé l’ordinateur allumé pendant tous ces jours.

[9 h 52] Nous examinons d’autres utilisateurs pour analyser leur comportement d’utilisation. Et là, je constate que cet utilisateur en particulier dispose toujours d’une licence, de deux licences, voire de trois. Il faut donc optimiser ce point, discuter avec l’utilisateur ou peut-être chercher à savoir quel type d’application il utilise pour qu’il ait besoin de garder une licence active en permanence. Car il s’avère que certains utilisateurs arrivent le lundi, allument leur ordinateur et ne l’éteignent plus. Pourquoi ? Peut-être parce qu’ils savent que s’ils l’éteignent ou ferment l’application, le lendemain, ils n’auront plus de licences et devront contacter quelqu’un du service informatique. Bref, ils connaissent déjà ce processus.

[10 h 41] Que pouvons-nous voir d’autre ? Si je souhaite consulter les détails concernant les refus, nous disposons de cet autre tableau de bord qui me fournit la liste de nos utilisateurs ; si des problèmes ont surgi à un moment donné avec ces licences, nous pouvons analyser ce qui se passe ici. Nous examinons ici le mois d’avril et constatons qu’à un moment donné, il y a eu plus d’un ou deux refus. Je sélectionne ce jour-là, cette heure-là, et je vois ici les utilisateurs qui ont rencontré des problèmes ainsi que l’erreur que l’application leur a renvoyée lorsqu’ils ont tenté d’obtenir une licence. En examinant cela de plus près, on constate qu’il s’agit d’une ligne d’erreur du serveur. Que se passe-t-il ? Il y a un problème dans la configuration du serveur de licences, c’est pourquoi il y a eu autant de refus. Peut-être que le serveur était en maintenance, que le fichier de licence ou le fichier d’options a été modifié ; c’est un point qu’il faut examiner de plus près, mais c’est le seul moment où il y a eu autant de refus. Si l’on regarde plus bas, les zéros se succèdent : il s’agissait très probablement d’une opération de maintenance à ce moment-là.

[12:02] Très bien. Que pouvons-nous analyser d’autre à partir de nos données ? Si nous consultons d’autres tableaux de bord, nous constatons que je ne peux pas seulement visualiser l’efficacité, l’utilisation et les mesures relatives aux applications disposant de serveurs de licences. Nous voyons ici un tableau de bord qui mesure les applications qui s’installent uniquement sur les machines des utilisateurs et qui disposent de leur propre licence, qu’elle se trouve dans un fichier sur leur machine ou qu’elle soit intégrée au logiciel. Nous pouvons également voir les applications qui utilisent des clés, par exemple des clés USB, ou ce que l’on appelle des dongles. Que me permet de voir ce tableau de bord ? D’une part, il m’indique le pourcentage d’applications disposant d’un numéro de série par rapport à celles qui n’en ont pas ; le graphique d’utilisation nous indique le taux d’utilisation, qu’il s’agisse d’applications avec une clé ou simplement un numéro de série ; et nous constatons que, jour après jour, environ 24, 92 et 33 licences sont utilisées, tandis que celles qui utilisent une clé matérielle ne sont que quatre.

[13:23] En bas de l'écran, nous voyons une sorte d'inventaire qui nous fournit une liste, classée par date, des équipements des utilisateurs, avec le nom de l'utilisateur qui s'est connecté à cet équipement et ses numéros de série. Cela nous permet donc de contrôler les installations des applications, de savoir combien d'entre elles disposent de clés matérielles et combien n'en ont pas, ainsi que les applications utilisées, comme on le voit à droite, et de connaître les durées d'utilisation. Nous ne mesurons pas seulement les applications qui utilisent des serveurs de licences, mais aussi les applications autonomes. Nous pouvons créer un tableau de bord similaire pour voir quelles applications hébergées dans le cloud sont utilisées, les durées d’utilisation, les utilisateurs, le nom de l’application, etc.

[14:14] Mais passons à un sujet plus intéressant. Nous allons analyser deux cas concernant deux organisations différentes. La première organisation utilisait Autodesk comme principal logiciel d’ingénierie. Elle est présente dans 11 pays, et chaque pays disposait d’un contrat régional. La question qu’ils se posaient était la suivante : que se passerait-il si je passais d’un contrat régional – c’est-à-dire que chaque pays dispose de son propre contrat – à un contrat mondial me permettant d’utiliser les licences partout dans le monde ? Comment ont-ils procédé ? Ils ont commencé par analyser, par exemple, les rapports des utilisateurs : quelles sont les applications les plus utilisées ? Quels sont les serveurs les plus sollicités d’un mois à l’autre ? Ici, par exemple, en février, nous voyons qu’un serveur aux États-Unis n’a accumulé que 659 heures, tandis qu’un autre serveur américain en a enregistré 47 000, et celui de Grande-Bretagne 8 900. Bref, cette liste nous permet de nous faire une idée de l’utilisation des licences. Je peux filtrer ces données par jour, par semaine, etc.

[15:41] Ce qui est particulièrement intéressant ici, c’est que les États-Unis sont le pays où la consommation est la plus élevée. Si l’on sélectionne un moment précis, on constate que le serveur a utilisé 112 licences. Si l’on passe à un autre graphique, on voit que, dans ce cas précis, la Grande-Bretagne en a utilisé 12 et les États-Unis 88. Ce sont toujours les États-Unis qui enregistrent la plus forte utilisation. À quoi ce graphique pourrait-il nous servir ? D'emblée, il peut nous donner une idée de la manière de répartir les coûts en interne. Nous recevons la facture du fabricant et, dans de nombreux cas, nous la divisons par 10, car c’est le nombre de pays que je gère, et chacun paie sa part. Mais ici, nous voyons déjà que ce sont les États-Unis qui consomment le plus et d’autres pays qui consomment le moins. La France a consommé une licence dans ce cas précis. Nous pouvons effectuer ce refacturation de manière plus équitable : celui qui consomme le plus paie davantage.

[16:47] Très bien. Voyons ce qui a été fait d’autre ici. On a créé ce tableau supplémentaire que nous avons intitulé « Analyse ». Ce qui ressort le plus, c’est ce graphique à droite qui nous indique que, sur l’ensemble de l’année, 86 licences ont été utilisées dans tous les pays, alors que nous en avons acheté 112. On se rend immédiatement compte qu’il y a là une opportunité d’optimisation : on pourrait peut-être réduire le nombre de licences, puisque nous avons constaté que sur une année entière, seules 76 % d’entre elles ont été utilisées. Nous pouvons également voir le nombre de licences restantes par serveur : aux États-Unis, nous en avons 51, en Allemagne 48… Bref, chaque pays nous indique, pour son serveur, l’utilisation de ces licences.

[17 h 45] Nous allons maintenant examiner une autre analyse, cette fois-ci par groupes. Il s'agit d'un rapport demandé par la direction ; celle-ci souhaitait essentiellement savoir quel pays consomme le plus, c'est-à-dire lequel coûte le plus cher à l'organisation, et quelles sont les applications les plus utilisées. Mais en observant le graphique du milieu, on constate à nouveau, de manière très simple et visuelle, que ce sont les États-Unis qui dépensent le plus, suivis de la Belgique, de l’Autriche et des autres pays. On peut également voir ici le graphique représentant l’utilisation maximale des licences ; jour après jour, on constate ce qui se passe, et c’est ce que l’on sait déjà : ce sont les États-Unis qui consomment le plus.

[18:36] Gardons à l'esprit toutes ces informations dont nous disposons. Je peux maintenant procéder à une analyse des types de licences. Je dispose d'un contrat par pays, mais dans chaque pays, nous avons différents types de licences : des licences réseau, des licences multi-utilisateurs par poste, ou des licences mono-utilisateur. Et voici les graphiques qui nous indiquent le nombre de licences de chaque type par région. Pour les licences autonomes, nous en avons 69 ; pour les licences multi-utilisateurs, 44 ; et pour les licences réseau, 63. À droite, nous voyons les postes sur lesquels l'application est installée. Nous constatons immédiatement qu'AutoCAD 2008 n'est plus pris en charge par le fabricant ; nous pouvons donc identifier les postes à mettre à jour, voire ceux qui n'utilisent plus AutoCAD. Il est donc temps de désinstaller ces applications sur ces ordinateurs et de tout uniformiser sur une seule version, AutoCAD 2023 ou 2024.

[19 h 51] Qu’est-ce que je peux voir d’autre ? On peut voir les logiciels les plus utilisés ; ici, ça indique AutoCAD 2014. Je dois aussi mettre à jour toutes ces machines, et on procède ainsi une par une.

[20:07] Très bien. Maintenant que nous disposons de toutes ces informations, passons à la question la plus importante : le scénario « Et si… ? ». Que se passe-t-il si je passe d’un contrat de licence local à un contrat mondial ? Ce que nous avons fait sur ce graphique, c’est d’additionner la consommation totale des licences, ce qui nous donne 112, puis de reporter ce chiffre sur ce graphique où l’on voit le nombre total de licences dont nous disposons, soit 112, ainsi que la consommation totale par pays. C’est à peine visible, mais chaque couleur représente un pays ; en haut, on trouve les États-Unis, dont nous savons déjà qu’ils sont ceux qui consomment le plus. Mais la ligne rouge est la réponse à la question : « Que se passerait-il si je passais d’un contrat local à un contrat mondial ? » En optant pour un contrat mondial, même si la licence est un peu plus chère, d’après les données que nous avons déjà vues concernant l’utilisation, les durées, etc., cela nous donne la ligne rouge. Si l’on y prête attention, elle reste toujours en dessous du plafond de licences. Nous avons donc désormais la réponse : si vous optez pour un autre contrat, vous pouvez réaliser une économie comprise entre 15 et 17 % par an, ce que l’organisation devrait déjà envisager. Elle dispose d’ailleurs déjà des données qui valident cette prise de décision.

[21:46] Très bien. Passons maintenant au deuxième cas. Il s’agit d’une autre organisation qui utilise un modèle de licence par consommation de logiciels, par « tokens » comme on dit ici. Le grand avantage est que nous pouvons intégrer des données de prix et de coûts à nos licences. Chaque token peut avoir un certain coût en fonction du type d’application : certaines applications consomment un token, d’autres trois ou quatre, selon leur utilisation. Nous disposons immédiatement de ce visuel central qui nous indique que votre contrat s’élevait à 5 millions, ce qui équivaut à un certain nombre de jetons, et qu’à ce jour, vous en avez consommé un million. Ce que nous voyons à droite, c’est cette consommation mois par mois : novembre, décembre ; la barre verte nous montre ce dont vous disposez encore et, bien sûr, ce chiffre doit diminuer mois après mois. La ligne rouge représente la consommation des utilisateurs ; elle ne cesse d’augmenter, encore et encore. Nous voyons également l’analyse de l’utilisation ou de la consommation quotidienne de ces jetons : on constate qu’elle est globalement à la baisse, c’est-à-dire que mes utilisateurs consomment de moins en moins de jetons au fil des jours.

[23:15] Mais nous ne devons pas nous arrêter là ; nous devons analyser ce qui s'est passé, par exemple, pendant cette période où la consommation était très faible. Si l'on regarde les dates, cela s'est passé de décembre à janvier ; c'était peut-être la période des vacances, où l'on rend visite à la famille, etc., et où l'utilisation des applications a baissé. Elle remonte à notre retour, puis continue de baisser petit à petit. Ce qui s’explique par cette baisse, c’est que cette entreprise travaille par projets : lorsqu’un projet se termine, l’utilisation diminue ; lorsqu’un autre projet démarre, elle remonte. Nous devons donc surveiller en permanence les tendances d’utilisation de ces applications.

[24:03] Très bien. Au final, cela nous amène à nous poser la question suivante : « Que se passerait-il si je changeais de contrat ? » Le fabricant nous indique qu’actuellement, vous avez ce contrat qui vous coûte 1,9 million de dollars par jour, mais si vous passez à un autre contrat où je vous propose de ne pas vous facturer les 15 premières minutes d’utilisation d’une application, vous réalisez déjà une économie significative de 12,5 %. Bref, au vu de toutes les informations que nous avons passées en revue – je sais qu’il y en a beaucoup, mais cela nous donne une excellente idée de l’intérêt de disposer de ces données et de pouvoir les analyser à l’aide de ces outils de veille économique. Très bien, je pense qu’il est temps de passer aux questions.

[25:03] Noemí : Merci beaucoup, Alfonso, pour cette présentation très instructive. Je suis sûre que nous avons quelques questions à poser, et nous en avons d’ailleurs déjà reçu certaines de la part de notre public via webinars@openit.com. La première est la suivante : dois-je acheter une licence Power BI ?

[25:23] Alfonso : En réalité, non. Si tu souhaites développer ou concevoir ces tableaux de bord, tu n’as besoin que de la version bureau. Mais l’inconvénient, c’est que tu ne peux pas les partager au sein de l’entreprise. Comme on le sait, Power BI dispose d’un portail web où tu publies ces tableaux de bord et où les autres peuvent les consulter ; dans ce cas-là, tu dois acheter une licence d’entreprise.

[25:46] Noemí : Parfait. Une fois que je suis connectée au serveur Open iT, dois-je créer les relations entre les données ou les tables, comme en SQL ?

[25:53] Alfonso : Ah non. C'est justement l'avantage d'utiliser Analysis Server, qui est inclus dans Open iT. Toutes les relations, les tables, les données, les catégories… Bref, tout est déjà prédéfini pour que tu puisses te concentrer sur la conception de ton rapport et qu'il soit prêt à l'emploi.

[26:19] Noemí : D'accord. Ah, on n'a pas Power BI, notre entreprise utilise Spotfire. Est-ce que la connexion aux données se fait de la même manière qu'avec Power BI ?

[26:27] Alfonso : En gros, oui. Il suffit d'installer un plugin dans Spotfire qui te connecte à Analysis Server, et une fois que c'est fait, c'est pareil : les données et les catégories s'affichent, et tu n'as plus qu'à te concentrer sur la création de ton rapport.

[26:43] Noemí : D'accord. Y a-t-il des frais liés à l'utilisation de cette fonctionnalité de création de rapports d'Open iT ?

[26:52] Alfonso : Non. C'est déjà inclus dès le niveau 1 deLicenseAnalyzer™.Il te suffit de configurer ton client Power BI ou Tableau ; tu peux même accéder à ces données depuis Excel. C'est entièrement gratuit.

[27:07] Noemí : Très bien, un grand merci pour toutes les questions que vous nous avez envoyées. Notre webinaire est maintenant terminé. Merci à Alfonso Villanueva et à tous nos participants. Si vous avez des questions à poser à notre intervenant, n’hésitez pas à lui envoyer un e-mail à l’adresse avillanueva@openit.com. Rendez-vous sur notre site web openit.com pour programmer une démonstration et obtenir plus d’informations sur nos solutions. Vous y trouverez également nos derniers articles de blog, tels que « Comment créer des rapports personnalisés avecLicenseAnalyzer™et Power BI », ainsi que « Des données aux décisions : tirer parti de l’historique d’intégration de Power BI et Tableau ». Si vous avez des questions, des demandes ou des commentaires concernant ce webinaire, n’hésitez pas à nous contacter par e-mail à l’adresse webinars@openit.com. Nous serons ravis de vous accompagner dans votre démarche d’optimisation de vos logiciels. Pour rester informés des dernières actualités, suivez-nous sur les réseaux sociaux. Merci, à bientôt.