Disponer de la herramienta de medición de uso adecuada es el primer paso hacia una gestión y optimización eficaces de sus aplicaciones de software técnico. Ahora que dispone de una potente herramienta de medición del uso que le proporciona visibilidad sobre el uso de sus activos de software, ¿qué más puede hacer? ¿Cómo maximizar las características y funcionalidades incluidas en la herramienta? ¿Cómo utilizarla de forma adecuada y eficaz para lograr el objetivo final de optimizar el coste y el valor de sus activos de software?
Configurar para adaptarse a las necesidades
La aplicación de un programa eficaz de gestión y optimización del software técnico requeriría no sólo la herramienta adecuada, sino también la información correcta agregada a partir de la recopilación de datos correcta y precisa de la herramienta. Es imprescindible que la herramienta de medición del uso del software esté instalada y configurada en función de los requisitos y objetivos específicos de su iniciativa. No sólo debe funcionar sin problemas y recoger los datos de uso correctos y precisos de su entorno, sino que también debe configurarse de manera que proporcione la información necesaria cuando se necesite. Esto significa que los cuadros de mando y los informes deben ser personalizados para que cada usuario o administrador obtenga inmediatamente la información que necesita en el formato o presentación que prefiera.
Formación práctica
Es posible que los usuarios y los administradores necesiten una formación práctica impartida por expertos en la materia para comprender plenamente cómo utilizar y gestionar eficazmente la herramienta. La formación personalizada debe incluir discusiones en profundidad sobre la administración y los informes, así como sobre las configuraciones, centrándose en sus iniciativas específicas.
Esta formación le ayudará a aprender a maximizar el retorno de la inversión con la orientación de expertos, a utilizar datos en vivo para adquirir experiencia práctica en la elaboración de informes y análisis, y a producir resultados prácticos que puedan ser utilizados por su organización para sus iniciativas de optimización de licencias de software.
Analizar los datos de uso
El análisis de los datos de uso es crucial para optimizar el uso de costosas aplicaciones de software técnico. La información correcta presentada en informes fácilmente comprensibles debería ser suficiente para un análisis exhaustivo del uso del software y de las licencias. Estos análisis de uso deben ser capaces de decirle cuántas licencias de cada función de qué aplicación se están utilizando en cada hora de cada día de cada semana o mes. También deberían poder decirle qué usuarios están utilizando qué licencia en qué momento, y si están utilizando más de una licencia a la vez o si están reteniendo licencias inactivas durante largos períodos.
Con los análisis de informes adecuados, debería poder saber qué funciones o aplicaciones necesitan más licencias y cuáles pueden soportar alguna reducción. Debería ser capaz de simular la combinación perfecta de métodos de concesión de licencias que se ajusten a sus necesidades actuales y maximicen el uso de las licencias al tiempo que reducen los costes totales de las mismas. Pero más allá de eso, debería ser capaz de predecir las necesidades futuras de licencias basándose en sus tendencias de uso actuales y en las proyecciones de crecimiento, permitiéndole así planificar adecuadamente los presupuestos futuros.
Un análisis eficaz de los datos de uso le proporcionará la documentación que necesita para idear medidas que le permitan alcanzar sus objetivos de optimización de licencias.
Implementar iniciativas de optimización del valor
El objetivo final es, por supuesto, optimizar el valor de sus activos de software. Con un análisis eficaz de los datos de uso, podría alcanzar una mejor posición de negociación con los proveedores de software porque sabe exactamente qué necesita, cuánto y cuándo. Podría reequilibrar su cartera y desprenderse de costes innecesarios de M&S en función de sus necesidades reales. También podría implementar un sistema de devolución de cargos justo y preciso que permitiría una mejor gestión de sus activos de software disponibles.
La optimización del valor significa que debería ser capaz de maximizar el uso de cada activo de software y mejorar la productividad de los usuarios con un coste óptimo para la empresa. Significa que debería poder asignar más presupuesto para nuevas tecnologías, actualizaciones, mejora del personal, expansión del negocio, etc., manteniendo la productividad en niveles óptimos.
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