Au fur et à mesure que l'organisation se développe, de nombreuses entreprises réalisent qu'elles ont besoin d'outils de mesure de l'utilisation des logiciels pour avoir une visibilité et un meilleur contrôle de leur portefeuille croissant d'applications logicielles techniques.
Ce que beaucoup d'entre eux ne réalisent pas, c'est qu'un outil de mesure de l'utilisation des logiciels n'est que la première étape, et non la finalité, de la gestion de ces actifs logiciels coûteux.
Le large éventail de caractéristiques et de fonctionnalités des outils de mesure de l'utilisation des logiciels n'a de valeur que si vous savez comment les utiliser correctement pour atteindre vos objectifs d'optimisation des licences logicielles.
Voici 4 étapes pour parvenir à une véritable optimisation des licences :
1. Obtenir le bon outil pour une véritable optimisation des licences
Il est relativement facile de se procurer un logiciel de mesure de l'utilisation.
Vous trouverez facilement sur l'internet des outils téléchargeables qui s'installent en un seul clic.
Toutefois, ces outils peuvent ne pas répondre exactement aux besoins spécifiques de votre organisation, car ils sont conçus comme des solutions générales.
Ces outils peuvent sembler bon marché au départ parce qu'ils n'incluent que les fonctions de base, mais vous risquez de payer beaucoup plus cher pour obtenir les caractéristiques et les fonctionnalités dont vous avez réellement besoin.
Trouver le bon outil qui répondra à vos défis spécifiques actuels et vous permettra d'aller au-delà de vos attentes initiales est la première étape d'un parcours réussi de gestion et d'optimisation des actifs logiciels.
N'oubliez pas qu'un aperçu de l'utilisation de vos licences logicielles n'est que le début, et non le résultat final, de votre initiative d'optimisation.
Le bon outil doit vous permettre d'atteindre votre objectif final.
2. Déployer et configurer la solution en fonction des besoins
Une fois que vous aurez choisi le bon outil, il sera impératif de l'installer et de le configurer en fonction des exigences et des objectifs spécifiques de votre initiative.
Il doit non seulement fonctionner sans heurts et collecter les données d'utilisation correctes et précises de votre environnement, mais il doit également être configuré de manière à fournir les informations nécessaires lorsqu'elles sont requises.
Cela signifie que les tableaux de bord et les rapports doivent être personnalisés afin que chaque utilisateur ou administrateur obtienne immédiatement les informations dont il a besoin dans le format ou la présentation qu'il préfère.
Ceux-ci nécessiteraient une installation et une configuration assistées par des professionnels.
Les utilisateurs et les administrateurs peuvent également avoir besoin de suivre une formation pratique dispensée par des experts en la matière afin de bien comprendre comment utiliser et gérer efficacement l'outil.
La mise en œuvre d'un programme efficace de gestion de l'utilisation des applications logicielles techniques nécessiterait non seulement le bon outil, mais aussi les bonnes informations agrégées à partir de la collecte correcte et précise des données de l'outil.
3. Analyser les données d'utilisation pour une véritable optimisation des licences
L'analyse des données d'utilisation est cruciale pour optimiser l'utilisation d'applications logicielles techniques coûteuses.
Les bonnes informations présentées dans des rapports facilement compréhensibles devraient suffire pour une analyse approfondie de l'utilisation des logiciels et des licences.
Ces analyses d'utilisation devraient pouvoir vous indiquer combien de licences de chaque fonctionnalité de chaque application sont utilisées à chaque heure de chaque jour de chaque semaine ou de chaque mois.
Ils devraient également être en mesure de vous indiquer quels utilisateurs utilisent quelle licence à quel moment, et s'ils utilisent plus d'une licence à la fois ou s'ils conservent des licences inutilisées pendant de longues périodes.
En analysant correctement les rapports, vous devriez être en mesure de déterminer les fonctions ou les applications qui nécessitent davantage de licences et celles qui peuvent supporter une réduction.
Vous devriez être en mesure de simuler la combinaison parfaite de méthodes d'octroi de licences qui répondrait à vos besoins actuels et maximiserait l'utilisation de vos licences tout en réduisant vos coûts globaux de licence.
Mais au-delà, vous devriez être en mesure de prévoir les besoins futurs en matière de licences sur la base des tendances actuelles d'utilisation et des projections de croissance, ce qui vous permettra de planifier correctement les budgets futurs.
Une analyse efficace des données d'utilisation fournit la documentation dont vous avez besoin pour élaborer des mesures visant à atteindre vos objectifs en matière d'optimisation des licences.
4. Mettre en œuvre des initiatives d'optimisation de la valeur
L'objectif final est, bien entendu, d'optimiser la valeur de vos actifs logiciels.
Une analyse efficace des données d'utilisation vous permettra de mieux négocier avec les fournisseurs de logiciels, car vous saurez exactement ce dont vous avez besoin, en quelle quantité et à quel moment.
Vous pouvez rééquilibrer votre portefeuille et vous débarrasser des coûts inutiles de M&S en fonction de vos besoins réels.
Vous pourriez également mettre en place un système de rétrofacturation juste et précis qui permettrait une meilleure gestion de vos actifs logiciels disponibles.
L'optimisation de la valeur signifie que vous devez être en mesure de maximiser l'utilisation de chaque actif logiciel et d'améliorer la productivité des utilisateurs à un coût optimal pour l'entreprise.
Cela signifie que vous devriez être en mesure d'allouer un budget plus important aux nouvelles technologies, aux mises à niveau, à l'amélioration du personnel, à l'expansion de l'entreprise, etc. tout en maintenant la productivité à des niveaux optimaux.
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