Certains professionnels de la gestion d'actifs considèrent que le modèle SAP est l'un des plus complexes et des plus déroutants en matière de licences logicielles. En raison de ce niveau élevé de complexité, certains clients peuvent payer des frais de licence excessifs. Mais lorsqu'ils disposent d'informations sur l'utilisation mesurée, les clients ont le pouvoir sur leurs coûts de licence SAP et peuvent prendre le contrôle de leur licence SAP.
Voici cinq étapes pour mieux gérer les coûts des licences SAP :
1 : Automatiser et centraliser
L'automatisation et la centralisation de la collecte des données relatives à l'utilisation de SAP constituent la première étape de la compréhension des besoins réels en matière de licences. Pour analyser efficacement les informations relatives à l'utilisation, il faut disposer de données collectées de manière centralisée. Il existe des solutions de gestion des licences SAP, telles que l'Open iT Optimizer for SAP® Licensing , qui permettent de collecter et de centraliser automatiquement les données d'utilisation provenant de différents systèmes satellites. Ces solutions sont particulièrement utiles aux clients SAP pour comprendre la complexité des paramètres de licence SAP. Une solution complète de gestion des licences permet d'économiser beaucoup de temps et d'efforts en consolidant toutes les informations nécessaires à l'analyse et à l'optimisation. Une fois toutes les données d'utilisation collectées, le client SAP est prêt à passer à l'étape suivante.
2 : Éliminer
L'étape suivante consiste à éliminer les comptes d'utilisateurs inactifs, ce qui peut avoir un impact considérable sur l'optimisation des coûts de licence. Les clients SAP doivent surveiller les habitudes d'utilisation de leurs utilisateurs afin d'identifier ceux qui n'utilisent pas le système et de libérer leurs licences. Ce processus doit être effectué périodiquement. Certaines solutions automatisent ce processus en permettant au client de définir un seuil et de recevoir des alertes lorsque ce seuil est atteint. Par exemple, si un utilisateur se connecte au système moins de trois fois par mois, l'administrateur recevra une alerte par courrier électronique.
3 : Combiner
Une autre approche pour réduire les licences en double consiste à combiner tous les comptes d'utilisateur d'un même employé entre différents systèmes en un seul dossier d'employé. Cette opération doit être effectuée avec soin pour garantir la conformité. Certaines solutions proposent des méthodes sophistiquées pour combiner avec précision les noms d'utilisateurs.
4 : Classer
Il faut toujours classer l'utilisateur sous un type de licence, car si l'administrateur n'attribue pas de type de licence à un utilisateur, SAP le désigne automatiquement comme "utilisateur professionnel", quels que soient son autorité, son niveau et son type d'activité. Cependant, il est également crucial de classer chaque utilisateur selon le type de licence le plus approprié. Il existe de nombreuses façons d'y parvenir en se basant sur des critères uniques, tels que la quantité d'activité ou "étapes de dialogue" et le nombre d'activités différentes effectuées par l'utilisateur. Ces deux critères sont les méthodes les plus rapides pour classer le type de licence SAP. Toutefois, la méthode la plus proche de la définition SAP consiste à classer les utilisateurs en fonction du type d'activité qu'ils effectuent. Fondamentalement, cela signifie que les utilisateurs effectuant des activités plus importantes doivent disposer d'une licence de niveau supérieur. Les solutions efficaces de gestion des licences SAP peuvent simuler différentes combinaisons de ces attributs et permettre aux administrateurs de déterminer l'approche la plus appropriée et la plus rentable.
5 : Plan
Enfin, utilisez une fonctionnalité telle que l'outil Usage Trend de l'Open iT Optimizer for SAP® Licensing pour planifier les achats futurs. L'optimisation des licences doit être un processus continu. Une stratégie efficace, associée à des outils qui gèrent intelligemment l'inventaire des licences et prévoient les dépenses liées aux licences, est essentielle pour optimiser les coûts des licences SAP.
Les licences SAP peuvent représenter un défi pour les clients SAP. Cependant, les licences SAP peuvent être gérées de manière rentable grâce à une solution de gestion automatisée qui centralise l'utilisation des données, identifie les licences sous-utilisées et dupliquées, classe intelligemment les utilisateurs selon les types de licences appropriés et facilite la détermination des besoins futurs en matière d'approvisionnement.
Open iT Optimizer for SAP® Licensing est une solution puissante et complète pour contrôler efficacement l'utilisation des licences SAP d'une organisation et gérer efficacement les coûts des licences SAP.
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