- Les stratégies de renouvellement des logiciels doivent s'appuyer sur une analyse des coûts, les tendances d'utilisation et la demande réelle.
- La planification des renouvellements permet d'identifier les licences sous-utilisées, les dépenses superflues et les possibilités de renégociation des contrats.
- Des données d'utilisation précises aident les entreprises à renouveler les bons logiciels, à l'échelle et au coût appropriés.
Un responsable des achats qui s'apprête à entamer un cycle de renouvellement de logiciels commence par réaliser une analyse des coûts et se rend rapidement compte que l'utilité de cette analyse dépend entièrement de la qualité des données d'utilisation sur lesquelles elle repose. L'efficacité des stratégies de renouvellement repose sur la compréhension de la consommation réelle par rapport aux droits contractuels, sur les opportunités d'optimisation mises en évidence par les données, ainsi que sur la position de négociation que cette analyse permet d'adopter. Open iT présente LicenseAnalyzer comme la plateforme qui offre aux entreprises la base d'analyse des coûts nécessaire à leur stratégie de renouvellement : une vision documentée de l'utilisation qui transforme les négociations de renouvellement, faisant passer d'une relation où l'on se contente d'accepter les prix imposés à une relation maîtrisée.
Les entreprises des secteurs de l'énergie, de l'aérospatiale, de la défense et de la fabrication utilisent souvent des applications spécialisées et d'ingénierie coûteuses. Cependant, seuls quelques fournisseurs représentent généralement la majorité de leurs dépenses en logiciels. À l'approche de la date de renouvellement, les équipes chargées des applications suggèrent généralement un certain nombre de licences à renouveler, mais elles manquent souvent d'une base solide pour déterminer les données d'utilisation réelles nécessaires à une prise de décision éclairée. D'où la question suivante : comment négocier en toute confiance le nombre de licences à renouveler ? Comment négocier en toute confiance avec les fournisseurs le nombre de licences dont ils ont réellement besoin ?
Ce scénario met en évidence les défis communs auxquels les organisations sont confrontées, principalement le manque de visibilité. La compréhension ou le contrôle de l'utilisation des licences au sein de l'organisation est souvent insuffisant. En raison de ce manque de visibilité et de contrôle, les organisations courent un risque important de dépassement de budget et sont également confrontées à des difficultés pour allouer efficacement les ressources logicielles.
Open iT répond à ce problème en permettant aux organisations de.. :
- Comprendre l'inventaire des licences et la manière dont les applications sont utilisées.
- Effectuer des analyses de coûts afin d'identifier les possibilités d'économies et de retour sur investissement (ROI).
- Évaluer le besoin réel de licences sur la base de données d'utilisation précises, en veillant à ce que seules les licences nécessaires et rentables soient renouvelées.
Méthodes de collecte des données
Les entreprises choisissent généralement un ou deux fournisseurs et mettent en œuvre une solution d'ingénierie et de comptage d'applications spécialisées telle que LicenseAnalyzer. Elles peuvent choisir de simplement collecter les données ou de mettre en œuvre des stratégies proactives de gestion des licences, telles que la récolte des licences inactives, ce qui permet d'avoir une vision plus claire de l'utilisation réelle des logiciels.
Obtenir une visibilité totale sur l'utilisation des licences
LicenseAnalyzer d'Open iT permet aux professionnels d'accéder à une large gamme de rapports, à la fois prédéfinis et personnalisés, afin d'assurer une visibilité complète de l'utilisation des licences. Il offre une vue centralisée de la consommation des applications ciblées et permet la configuration, l'exécution et l'abonnement à des rapports montrant :
- Usage historique.
- Utilisation en temps réel dans un contexte historique.
- Utilisation active et inactive des applications sélectionnées et configurées.
- Utilisation active et inactive par utilisateur.
- Utilisation active et inactive par groupe d'utilisateurs, et bien plus encore.
En fonction de la configuration, les responsables informatiques ou les professionnels de la gestion des actifs logiciels (SAM) peuvent également prendre des mesures d'optimisation telles que la notification, la suspension ou l'arrêt des applications inactives en fonction de seuils définis, afin de réduire le temps d'inactivité et de libérer des licences.
Des résultats surprenants
Ces rapports permettent d'identifier rapidement des problèmes tels que la thésaurisation et l'utilisation abusive de licences, ou des anomalies telles que des licences retirées pendant les week-ends. Une analyse plus poussée, telle que l'identification des licences maximales ou des fonctionnalités partiellement ou totalement inutilisées, peut donner des indications significatives. En intégrant ces informations au catalogue des coûts des applications de l'organisation, des chiffres surprenants peuvent apparaître.
La comparaison entre le nombre maximum de licences disponibles et le nombre recommandé en fonction de l'utilisation réelle révèle où des réductions de coûts peuvent être réalisées. Open iT aide à collecter et à contextualiser les données brutes d'utilisation, ce qui permet aux professionnels de les analyser et de les convertir en économies significatives.
Préparation des négociations de renouvellement
Armées de données précises sur l'utilisation des licences, les organisations sont désormais mieux préparées pour les négociations de renouvellement avec les fournisseurs. Open iT s'engage à aider les organisations à naviguer dans les complexités de l'environnement des licences. Pour découvrir comment Open iT peut vous aider à relever vos défis, demandez un appel avec un consultant ou découvrez la solution en action grâce à une démonstration en direct!
