Au-delà du tableau de bord : le développement de logiciels dans ServiceNow

[00:00] Animateur : Bienvenue à « Beyond the Dashboard : Améliorer la visibilité des logiciels d'ingénierie avec ServiceNow et Open iT ». Une session de questions-réponses en direct est prévue à la fin, n'hésitez donc pas à poser vos questions au fur et à mesure. Les intervenants d'aujourd'hui sont : Evan, consultant senior en solutions de gestion des actifs chez ServiceNow ; Jatin, chef de produit senior chez ServiceNow ; et Malou, architecte de solutions chez Open iT.

[01:03] Animateur : Au programme : tout d’abord, pourquoi la visibilité sur les logiciels d’ingénierie est plus difficile qu’il n’y paraît. Ensuite, comment Open iT résout la question des données d’utilisation, et comment ServiceNow SAM apporte gouvernance et mesures concrètes. Puis, une démonstration en direct par Malou et Jatin, suivie d’une séance de questions-réponses.

[02:03] Evan : Petit sondage avant de commencer : comment gérez-vous actuellement les logiciels d’ingénierie dans votre environnement SAM ? (Résultats : les réponses sont assez réparties entre la gestion en dehors de ServiceNow, l’évaluation en cours d’une approche, la gestion séparée et l’utilisation de ServiceNow associée à un autre outil.)

[04:01] Evan : Les logiciels d’ingénierie ne suivent pas un modèle de licence unique. Il existe des licences réseau, concurrentes, flottantes et SaaS, selon les éditeurs et les technologies (Flex LM, DSLS, IBM LUM, Sentinel, Bentley). La vraie question n’est pas de savoir qui a installé le logiciel, mais qui utilise une licence à l’instant présent, depuis combien de temps, et si quelqu’un d’autre vient de se voir refuser l’accès.

[04:43] Evan : Imaginez une semaine de gel des licences : le quota d’une équipe est épuisé et les ingénieurs se heurtent à des refus, tandis que, quelques étages plus haut, le quota Bentley d’une autre équipe reste inutilisé à 40 % car son projet s’est achevé il y a deux semaines. Les deux équipes apparaissent comme « actives » sur le tableau de bord des licences. Rien ne relie les deux situations jusqu’à la discussion sur le renouvellement, plusieurs mois plus tard.

[05:54] Evan : Quatre points de friction expliquent cette situation : la demande est volatile, ce qui signifie que la moyenne d’hier ne permet pas de prédire les besoins de demain ; l’accès est limité, ce qui signifie qu’un pool épuisé entraîne le refus de demandes ; les données sont fragmentées, puisque les gestionnaires de licences détiennent les données d’utilisation et de refus tandis que les équipes SAM gèrent les droits et les contrats ; et les actions restent manuelles, ce qui signifie que même une tendance claire nécessite une intervention humaine pour être traduite en décision.

[07h00] Evan : C’est cette lacune qu’Open iT comble au niveau des données d’utilisation, en offrant aux entreprises une vision réelle de la situation (pas seulement ce qui est installé, mais ce qui est utilisé, par qui, quand et depuis où) grâce à un suivi complet, à l’optimisation et à des analyses normalisées. Open iT collecte des données provenant des gestionnaires de licences, des serveurs, des clés de protection, des clouds des fournisseurs et des plateformes SaaS, les normalise, puis les diffuse via des rapports, des outils de BI et des intégrations telles que ServiceNow.

[08:41] Evan : Alors, pourquoi avez-vous encore besoin de ServiceNow SAM ? Les données d’utilisation à elles seules ne vous indiquent pas ce que cela vous coûte ni quelles mesures prendre ensuite. SAM apporte une vision globale (l’ensemble de votre parc logiciel, pas seulement l’ingénierie), des actions concrètes (transformer les données d’utilisation en renouvellement, récupération ou validation) et une gouvernance (un système de référence unique et une piste d’audit). Open iT et ServiceNow remplissent des rôles différents : vous avez besoin des deux pour passer des données d’utilisation à une décision gouvernée.

[10 h 03] Evan : Ce partenariat allie profondeur et contexte : Open iT collecte les données techniques détaillées, tandis que ServiceNow les intègre dans le système de référence SAM et les combine avec les droits d’accès, les contrats et les dépenses. L’objectif n’est pas de créer un énième tableau de bord, mais de fournir des informations prêtes à l’emploi pour la prise de décision en matière de renouvellement, de prévision, de conformité et d’optimisation. Voyons cela de plus près : Malou va vous présenter Open iT, puis Jatin vous présentera ServiceNow.

[11 h 33] Malou : Sur le portail Open iT License Monitor, vous disposez d’informations en temps réel sur l’utilisation de l’ensemble de votre parc de logiciels d’ingénierie, quelle que soit leur source. Pour MATLAB/Simulink, par exemple : 102 licences disponibles, 84 en cours d’utilisation, 18 disponibles. Vous pouvez analyser en détail qui utilise quoi, depuis où et pendant combien de temps, et configurer des alertes (approche de la limite maximale, utilisateurs intensifs, expirations) pour vous-même, votre équipe ou même les utilisateurs finaux.

[14 h 49] Malou : Les données historiques permettent de déterminer si vous utilisez réellement vos licences de manière efficace. Pour Simulink, 84 licences couvraient 99 % de la demande, et 47 en couvraient 95 %. Un client s'est appuyé sur ces chiffres pour renégocier : il en possède 47, mais bénéficie d'une réserve pour les pics occasionnels, facturée à l'heure.

[17 h 15] Malou : Pour les licences par abonnement ou par utilisateur désigné (Autodesk AEC, par exemple), vous pouvez constater que 23 des 26 postes sont attribués, mais que seuls 11 sont réellement utilisés. Vous pouvez ensuite identifier les utilisateurs désignés actifs et ceux qui ne sont jamais utilisés, puis réattribuer les licences en conséquence.

[19 h 43] Malou : Pour les accords basés sur la consommation ou le crédit, comme les pools de jetons de Bentley, il est possible d’analyser la durée des sessions. Nous avons constaté de nombreuses sessions très courtes ; en filtrant les sessions de moins de 15 minutes, nous avons observé une baisse de 12 % de la consommation de jetons, ce qui peut s’avérer utile pour une renégociation.

[21 h 05] Malou : Open iT centralise également la gestion du serveur de licences (interface unique, comparaison sémantique et contrôle des versions lors des modifications apportées aux fichiers de licence) et normalise les données complexes relatives aux licences techniques grâce au moteur True Use, afin que les fonctionnalités soient correctement associées au bon produit. C'est la base ; ServiceNow vient compléter le tout en apportant le contexte plus large de la gestion des actifs logiciels (SAM). Je passe la parole à Jatin.

[23:29] Jatin : Voici la page d’accueil ServiceNow de Casey en tant que responsable des actifs logiciels, filtrée sur Autodesk et Bentley. Elle peut consulter l’état de conformité, un centre d’activité alimenté par l’IA qui signale les règles de récupération et 600 licences candidates à la suppression, ainsi que les renouvellements à venir (produits Microsoft et Autodesk arrivant à échéance fin août) ; elle définit donc des objectifs de réussite pour suivre l’avancement du travail.

[27:08] Jatin : En matière de conformité des licences, Casey vérifie Bentley (facturé en fonction des pics d'utilisation) : pour CivilStorm, elle dispose de deux licences pour les pics d'utilisation, mais le nombre d'appareils utilisés a atteint trois au cours des 30 derniers jours – un écart qu'elle sait désormais qu'elle doit combler.

[29:11] Jatin : Pour Autodesk, ce n’est pas la conformité qui pose problème, mais l’optimisation. Elle constate des surutilisations sur des produits comme Inventor et vérifie que les offres groupées (comme l’AEC Collection) sont correctement prises en compte. En se penchant plus précisément sur l’optimisation d’Autodesk, elle identifie environ 6 980 $ d’économies potentielles liées à des abonnements sous-utilisés, ventilées par produit (par exemple, 4 abonnements 3ds Max peu utilisés représentant environ 800 $).

[33:14] Jatin : Le tableau de bord « Aperçu des licences d’ingénierie » reprend les informations que Malou a présentées dans Open iT, mais dans l’interface unifiée de ServiceNow : dépenses totales, principaux produits refusés, produits sous-utilisés, ainsi que l’utilisation par utilisateur et par service. Cela permet à Casey de planifier les refacturations et de savoir où ajouter ou récupérer des licences. Elle finalise ses objectifs de réussite et exporte des rapports de conformité à l’intention des parties prenantes. Retour à Ian et Kevin.

[38:02] Ian : Sondage de clôture : qu’est-ce qui apporterait le plus de valeur à l’intégration des données d’utilisation techniques avec ServiceNow ? (Résultats : les avis sont partagés entre une vue unique sur la propriété et l’utilisation, d’une part, et l’amélioration des prévisions, de la budgétisation, de la refacturation et des données de renouvellement, d’autre part.) Passons maintenant à la session de questions-réponses.

[40:11] Ian : ServiceNow permet-il d'automatiser la refacturation en fonction de l'utilisation ? Jatin : Oui. Vous disposez d'une visibilité sur les utilisateurs, les services et les centres de coûts, et vous pouvez générer des rapports à des fins de refacturation.

[40:59] Ian : Quels sont les prérequis pour cette intégration ? Jatin : Une application dédiée aux applications d'ingénierie, ainsi que ServiceNow SAM et une source de données telle qu'Open iT. La prise en charge complète des licences par abonnement nécessite la version australienne.

[42:32] Ian : Quelles sont les entreprises qui utilisent ces deux plateformes ? Malou : Je ne peux pas citer de noms publiquement, mais nos clients proviennent des secteurs de l'industrie, de l'énergie, de l'automobile et de l'aérospatiale – il s'agit principalement de grandes entreprises. N'hésitez pas à nous contacter directement pour obtenir des références.

[43:57] Kevin : (L'audio s'est coupé au milieu d'une question concernant l'importation de données d'utilisation dans un autre outil ; le nom n'est pas clair dans l'enregistrement.) Les intervenants ont proposé de donner suite par e-mail plutôt que de faire des suppositions.

[45:01] Kevin : Petite annonce : l'événement Nexus de ServiceNow se tiendra les 7 et 8 octobre à Santa Clara. Au programme : deux jours de présentations des feuilles de route et de démonstrations, accès gratuit (frais de déplacement non compris), plus de 300 clients attendus et 17 partenaires sponsors, dont Open iT.

[46:21] Ian : Nous répondrons aux questions restantes par e-mail, et la présentation sera envoyée à toutes les personnes inscrites. Merci de votre participation.