Pour la plupart des applications logicielles, telles que les progiciels de gestion intégrés (ERP), la conformité est la principale raison qui pousse les entreprises à mettre en place un programme de gestion des actifs logiciels (SAM).
Le risque d'audits de logiciels et de sanctions sévères est tout simplement trop grand pour que l'on puisse l'ignorer et rester complaisant.
Toutefois, pour les logiciels d'ingénierie et autres applications techniques, l'utilisation de gestionnaires de licences a considérablement réduit les risques liés à l'utilisation d'un nombre de licences supérieur à celui auquel l'entreprise a droit.
Les gestionnaires de licences fixent déjà les limites du nombre de licences pouvant être retirées à un moment donné.
Et si les licences sont épuisées, le gestionnaire de licences refuse simplement les demandes de retrait de licences supplémentaires.
Cependant, comme les fournisseurs de logiciels ont introduit de nombreux types de méthodes d'octroi de licences au fil des ans, ce qui était un moyen simple de contrôler les licences logicielles est devenu assez compliqué. Et les questions de conformité dans le domaine de la gestion des logiciels d'ingénierie ont pris des formes différentes de celles de SAM.
Droits et limitations
De nombreuses entreprises qui utilisent l'ingénierie et d'autres applications techniques sont des organisations mondiales ayant des bureaux sur plusieurs continents.
Et comme les serveurs de licences sont accessibles à distance depuis n'importe où dans le monde, il serait logique que les grandes organisations mondiales partagent des ressources coûteuses telles que les licences de logiciels d'ingénierie.
Toutefois, les fournisseurs de logiciels adaptent souvent leurs prix en fonction de régions spécifiques.
Par exemple, le prix peut être plus élevé dans la région EMEA que dans la région APAC. C'est pourquoi les fournisseurs fixent souvent des limites quant aux lieux où les licences logicielles peuvent être utilisées.
En outre, les licences concurrentes locales sont souvent beaucoup moins chères que les licences concurrentes mondiales. Les entreprises qui tentent de partager des licences locales avec des sites mondiaux s'exposent à des sanctions sévères.
Les licences d'utilisation nominatives permettent souvent d'installer et d'utiliser un logiciel sur un nombre maximal spécifié d'appareils/machines.
Ainsi, certains utilisateurs peuvent être tentés de partager leurs licences avec d'autres, que l'accord sur le logiciel le permette ou non.
Les différentes licences sont souvent programmées pour expirer à des dates différentes. Et parfois, les utilisateurs peuvent encore consulter les licences même si la date de renouvellement est déjà dépassée.
Tous les fournisseurs ne font pas preuve de diligence pour rappeler à leurs clients ces dates de renouvellement, mais ils peuvent toujours appliquer des pénalités pour les licences utilisées au-delà de la date d'expiration si cela est stipulé dans l'accord.
Ce ne sont là que quelques-unes des façons dont les entreprises peuvent être jugées non conformes sur la base des stipulations de l'accord de licence de logiciel conclu avec les fournisseurs. Les contrats de licence de logiciel contiennent des conditions strictes en matière de droits d'utilisation et de limitations pour chaque type de licence.
Et comme les entreprises ont souvent plusieurs accords de logiciels avec différents fournisseurs, il peut être assez difficile de suivre manuellement le respect des droits et des limitations fixés pour chaque accord.
Un outil qui dispose d'un catalogue des droits d'utilisation basé sur les droits stipulés dans les accords avec les fournisseurs peut aider à suivre la conformité.
Un tableau de bord qui surveille les licences en temps réel et qui indique également quand des licences spécifiques sont sur le point d'expirer serait également très utile pour que l'organisation reste en conformité avec les accords conclus avec les fournisseurs. Il en va de même pour les alertes par courrier électronique concernant l'expiration des licences et d'autres événements importants.
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