Soyons honnêtes : la gestion des licences de logiciels d'ingénierie n'est pas une tâche facile. Les gestionnaires de licences qui s'occupent de produits administratifs traditionnels, comme Microsoft Office, ne comprennent pas la complexité de l'équilibre à assurer entre les utilisateurs hautement qualifiés du logiciel et le coût d'un siège qui peut être supérieur à un salaire mensuel ou même annuel. La taille même du marché des logiciels d'ingénierie, avec des milliers de produits et d'éditeurs, garantit que personne ne peut être un expert dans l'optimisation de tous les produits du portefeuille de logiciels de l'organisation. Certains ensembles d'outils requièrent une attention particulière en raison de la variété des utilisations possibles et des différentes exigences de leurs utilisateurs. MathWorks est l'un de ces fournisseurs. Un si grand nombre d'entreprises nous ont demandé de les aider à gérer leurs licences MathWorks, au-delà de l'assistance fournie par LicenseAnalyzer , que nous avons développé une solution ponctuelle pour MathWorks.
Les entreprises investissent dans MathWorks pour les principaux outils logiciels, MATLAB et Simulink, ce qui donne l'impression que la gestion des licences devrait être simple. Cependant, ce qui crée la complexité et peut faire grimper les coûts en flèche, c'est le vaste ensemble de boîtes à outils qui peuvent être utilisées en conjonction avec l'un ou l'autre produit, de la boîte à outils d'apprentissage profond de MATLAB à la boîte à outils d'optimisation de la conception de Simulink. Chaque boîte à outils a un coût et ajoute de la valeur à des types de travaux spécifiques, allant de la définition des exigences et des aides à la modélisation physique pour Simulink aux compléments mathématiques et d'IA pour MATLAB. Pour bien comprendre l'utilité éventuelle de chaque boîte à outils pour l'organisation, il est nécessaire d'évaluer le problème de deux points de vue :
- Qui utilise MathWorks, à quelle fréquence ils utilisent MATLAB et/ou Simulink et à quelles boîtes à outils ils accèdent ; et,
- Identifier l'utilisation réelle de la boîte à outils dans le passé, les licences détenues, et déterminer si elles peuvent être réduites pour répondre à un besoin réel.
Nous avons organisé une série de webinaires en deux parties sur ces sujets, qui peuvent être réécoutés sur inscription en cliquant sur les liens indiqués à la fin de cet article. Dans ces webinaires, nous présentons une stratégie étape par étape pour parvenir à l'optimisation de MathWorks. Nous aborderons ici certains aspects humains importants qui permettent d'améliorer l'efficacité dès l'accord contractuel initial.
Caveat Emptor (Que l'acheteur prenne garde)
Nous avons tous fait l'expérience de l'accaparement de licences, lorsqu'un utilisateur se connecte et verrouille une licence, puis oublie ou omet de la libérer, et le remède standard à ce problème est d'avoir une politique de récolte de licences. Nous nous sommes trouvés dans une situation inhabituelle où le contrat avec MathWorks stipulait que la récolte de licences n'était pas autorisée et que le client serait en infraction s'il le faisait. Nous ne révélerons pas comment nous avons contourné cet obstacle, puisqu'il est abordé dans le premier webinaire, mais soyez attentifs à toute restriction potentielle que le contrat pourrait imposer à l'utilisation de vos logiciels.
Changer la culture de l'utilisation des licences MathWorks
Oui, la culture mange la stratégie au petit déjeuner, mais nous recommandons l'approche de la carotte contre le bâton lorsqu'il s'agit d'informer et d'éduquer les utilisateurs sur la manière d'être à la fois productifs et économes dans l'utilisation des licences logicielles. De nombreux utilisateurs ne réalisent pas qu'il y a un coût lié à chaque fois qu'ils se connectent à une application. Le fait de rester connecté pendant une réunion, ou même pendant la nuit, pour que l'application soit prête lorsqu'ils arrivent le lendemain matin, a une incidence directe sur les résultats de l'entreprise. Organiser une série d'activités éducatives, suivies d'une politique de récolte de logiciels et de sa mise en œuvre, plutôt que d'imposer la récolte de licences sans aucune explication. Certes, il s'agit de manier le bâton, mais il y aura de la coopération plutôt que du ressentiment.
Un autre moyen très efficace de réduire les coûts inutiles est l'application d'une facturation mensuelle aux unités commerciales qui utilisent le logiciel. Lorsque le chef de projet ou le chef de service est confronté à la facture, il veille à ce qu'elle soit respectée, de sorte que le coût pour son secteur de responsabilité soit considérablement réduit. Là encore, cette mesure doit être mise en œuvre après consultation préalable. L'identification réelle de l'utilisation et des coûts de rétrofacturation nécessite un outil de gestion des licences, tel que notre LicenseAnalyzerou, dans le cas présent, notre Analyzer for MathWorks® Licensing. Ce n'est pas un travail pour les feuilles de calcul.
Comprendre l'utilisateur
La plupart des logiciels d'ingénierie peuvent être gérés efficacement à l'aide de licences concurrentes. Bien que les types de licence adaptés à votre entreprise dépendent fortement de votre modèle d'entreprise, vous pouvez constater que votre meilleure solution MathWorks nécessite plus d'un type de licence. Par exemple, si vous avez des utilisateurs chevronnés qui ont besoin d'un accès immédiat à MATLAB ou Simulink, une licence d'utilisateur nommé, qui leur accorde une utilisation dédiée, est probablement la meilleure option (mais il convient d'analyser s'ils ont besoin d'une licence dédiée en fonction de leur utilisation historique).
Les autres utilisateurs, qu'il s'agisse d'utilisateurs occasionnels ou modérés, peuvent avoir accès soit à une licence d'ordinateur indépendant ou dédié, soit à la licence traditionnelle d'utilisateurs simultanés, toutes proposées par MathWorks. Il existe également une licence au prorata, adaptée aux grandes entreprises. Elle classe les utilisateurs en fonction de leur utilisation, et les frais sont majorés en fonction du profil d'utilisateur auquel ils correspondent.
Nous ne sommes pas entrés dans les détails ici, car une explication complète est donnée dans le premier webinaire, mais il est essentiel d'évaluer le type d'utilisateurs que vous avez, la fréquence à laquelle ils accèdent aux produits et les produits dont ils ont réellement besoin avant de plonger en profondeur dans l'optimisation des coûts de votre boîte à outils.
Comprendre l'utilisation de votre licence MathWorks
La solution ponctuelle d'Open iT vous offre un aperçu approfondi de l'utilisation historique des boîtes à outils MathWorks. Les rapports vous permettent d'identifier rapidement les licences inutilisées et les achats excédentaires. Ces licences peuvent alors être retirées de votre portefeuille MathWorks après discussion avec votre fournisseur local. Lorsque l'utilisation est fragmentée ou très occasionnelle, vous devez déterminer si le produit a réellement été utilisé ou s'il a été connecté accidentellement sans être nécessaire. Vous pouvez également constater que vous manquez de licences pour une boîte à outils particulière (ou même pour MATLAB ou Simulink). S'il ne s'agit pas d'un problème de pic de demande ou de conflit d'horaires d'utilisation dans le cas d'une multinationale travaillant à travers le monde, deux problèmes qui peuvent être gérés, vous devrez peut-être acquérir des licences supplémentaires. Cependant, votre communauté d'utilisateurs vous fera généralement comprendre très clairement que vous avez besoin de plus de licences dès qu'ils se verront refuser l'accès !
Une fois encore, nous n'entrerons pas dans les détails de l'optimisation de la boîte à outils, car le deuxième webinaire l'explique très clairement. Nous vous encourageons à regarder chaque webinaire (d'une durée d'environ 35 minutes chacun) pour avoir un aperçu approfondi de la façon dont vous pouvez économiser sur les coûts de licence MathWorks.
Partie 1 : Boîtes à outils MathWorks : Comment optimiser dans n'importe quel modèle de licence
Partie 2 : Mettre en œuvre une stratégie de réduction des coûts pour vos boîtes à outils MathWorks
