Les entreprises disposent d'une longue liste d'outils technologiques qui aident les équipes à travailler efficacement. En raison de cette longue liste, il est facile de négliger un outil particulier, dont vous ne réalisez peut-être pas qu'il est bien meilleur pour une tâche spécifique que celui que vous utilisez actuellement.
Il se peut donc que vous sous-utilisiez certains outils au détriment de votre entreprise.
Votre gamme actuelle d'outils peut également présenter des risques de sécurité ou des problèmes de conformité, coûter plus cher que sa valeur pour l'entreprise et entraver la productivité, ce qui en fait à la fois un gaspillage de ressources et un risque pour l'entreprise.
La gestion d'une myriade d'outils pouvant s'avérer extrêmement fastidieuse, il est nécessaire de mettre en place une gestion des actifs informatiques (ITAM).
ITAM peut vous aider à révolutionner la façon dont vous gérez vos actifs informatiques, en vous permettant de.. :
- réduire les coûts supplémentaires
- accroître l'efficacité
- utiliser les licences de manière optimale
- réduire les risques de sécurité
- se préparer aux audits
- prendre des décisions d'achat efficaces
Cet article aborde tout ce que vous devez savoir sur l'ITAM - son rôle dans votre organisation, les avantages que vous pouvez en tirer et la manière dont vous pouvez le mettre en œuvre avec succès au sein de vos équipes.
Aperçu de la gestion des actifs informatiques
La gestion des actifs informatiques (ITAM) consiste à organiser tous les aspects de votre environnement informatique.
Une partie du processus ITAM consiste à examiner les contrats avec vos fournisseurs et les données financières et d'inventaire pour déterminer l'état et le cycle de vie de vos actifs informatiques.
Si elle est correctement mise en œuvre, l'ITAM vous permet de comprendre pleinement votre infrastructure informatique tout en maximisant la valeur commerciale de l'équipement et des programmes qu'elle contient.
Types de gestion des actifs informatiques
En tant que discipline, la gestion des actifs informatiques comprend plusieurs catégories pour représenter les actifs spécifiques qui en font partie. Voici les différents types de biens informatiques que les équipes techniques gèrent généralement.
Matériel
Il s'agit de l'équipement, des machines ou des dispositifs utilisés pour partager des informations ou gérer des données. Le matériel comprend les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les écrans, les routeurs, les serveurs, les imprimantes, les scanners, les copieurs, les processeurs, les dispositifs de mémoire, les claviers, les souris, les blocs d'alimentation et d'autres dispositifs électroniques physiques.
Logiciel
Le logiciel est ce qui est installé sur le matériel. Il comprend tous les programmes que les ordinateurs exécutent pour permettre aux utilisateurs d'effectuer des tâches, de la saisie de données et du traitement de documents à la gestion de projets et à la conception créative, parmi beaucoup d'autres.
Il existe deux types de logiciels : les logiciels propriétaires et les logiciels tiers. Les premiers sont conçus par l'équipe informatique ou de développement de votre entreprise, tandis que les seconds nécessitent une licence du fournisseur vous permettant d'utiliser le logiciel selon des conditions spécifiques.
Numérique
Les actifs informatiques numériques font partie de la propriété intellectuelle de votre entreprise. Cette catégorie comprend toutes les données commerciales que vous collectez et stockez dans vos systèmes informatiques, telles que les informations sur les clients, les mesures du site web, le contenu textuel et visuel, et les données de tiers.
Mobile
Les smartphones, les tablettes et les autres appareils mobiles compatibles avec l'internet appartiennent à cette catégorie.
Les actifs informatiques mobiles sont considérés comme uniques, étant donné que le concept de Bring Your Own Device (BYOD) permet aux employés d'utiliser des gadgets mobiles personnels en se connectant au réseau de l'entreprise.
D'un autre côté, les équipements mobiles peuvent présenter des risques pour la sécurité, car ils peuvent également se connecter à des réseaux Wi-Fi publics en dehors des locaux de votre entreprise, qui peuvent être vulnérables aux attaques de cybersécurité.
Nuage
L'utilisation de l'informatique en nuage ou de serveurs distants pour héberger votre infrastructure informatique, stocker vos données ou gérer vos ressources informatiques définit principalement vos actifs en nuage.
L'informatique en nuage peut être mise en œuvre par les méthodes suivantes :
- Nuage public, où les services informatiques sont fournis sur l'internet pour plusieurs organisations.
- Nuage privé, où vous utilisez exclusivement le service
- L'informatique dématérialisée hybride, qui utilise à la fois des solutions d'informatique dématérialisée publique et privée.
Les avantages de l'ITAM
La gestion des actifs informatiques est vitale pour toutes les organisations, quels que soient la nature, le type ou l'ampleur de leurs activités.
L'utilisation stratégique des pratiques et des outils informatiques dans le cadre de l'ITAM peut vous aider à atteindre vos objectifs commerciaux.
Efficacité accrue
Les entreprises évoluent constamment, ce qui vous oblige à mettre à jour votre infrastructure informatique et à la rendre plus souple.
Étant donné qu'une partie de l'ITAM implique le suivi de votre inventaire informatique, il vous est facile de vérifier si vous disposez de la dernière version du logiciel ou si les spécifications de votre matériel informatique sont à jour.
Toute lacune peut être facilement identifiée et résolue afin d'améliorer vos processus.
Grâce à l'ITAM, vous pouvez également mieux vérifier la pertinence ou la qualité des données recueillies par vos systèmes informatiques.
En rassemblant ces informations, vous pouvez vous faire une idée précise de la qualité de votre environnement informatique ou de la manière de mieux le concevoir pour soutenir les activités clés de votre entreprise.
Réduction des coûts
Lorsque vous faites l'inventaire de vos actifs informatiques, vous vous occupez naturellement aussi de l'inventaire financier. L'ITAM vous fournit des informations clés sur la rentabilité de vos actifs.
L'objectif est de s'assurer que l'achat, la création ou la possession d'un actif offre une grande valeur financière à votre entreprise. Cela signifie qu'il peut produire un retour sur investissement plus rapidement qu'il n'atteint son cycle de vie.
Utilisation prudente des ressources
ITAM favorise également la sélection et l'utilisation judicieuse des ressources informatiques. Cela est possible car la GTI comprend un audit régulier de tous les types de ressources informatiques dont vous disposez actuellement et de la manière dont elles sont utilisées dans votre organisation.
Peut-être avez-vous des doublons d'un type particulier de logiciel ou de matériel, dont vous n'aviez pas conscience avant de procéder à l'inventaire des actifs informatiques. À partir de là, vous pouvez décider si ce bien peut être utilisé ailleurs ou monétisé d'une manière ou d'une autre.
Quoi qu'il en soit, vous devriez pouvoir le rayer de votre liste d'achats futurs, ce qui vous permettra de réaliser des économies supplémentaires.
Des niveaux de productivité élevés
La technologie joue un rôle important dans les entreprises modernes, en particulier les actifs informatiques dotés de caractéristiques et de fonctionnalités utiles à vos activités quotidiennes.
Ainsi, les responsables de la gestion des technologies de l'information donnent généralement la priorité au déploiement d'actifs informatiques qui favorisent les communications entre les équipes, la planification collaborative, la gestion des relations avec les clients, le suivi des stocks, la distribution de la chaîne d'approvisionnement, etc.
En outre, la plupart des actifs informatiques ont des cycles de vie qui peuvent s'adapter à la croissance de votre entreprise, ce qui vous permet de disposer des outils dont vous avez besoin pour mener à bien des projets importants.
Respect des réglementations
La conformité réglementaire n'est pas négociable, car elle vise à normaliser la façon dont les entreprises gèrent les données des clients, à établir des relations équitables et saines avec les concurrents et les fournisseurs, et à réduire les risques commerciaux globaux.
ITAM permet à votre équipe d'aborder les différents aspects de la conformité réglementaire.
Il peut s'agir de sécuriser ou de renouveler les licences logicielles nécessaires, de déployer des mises à jour de systèmes pour les utilisateurs ou de revoir la défense de l'entreprise contre les cyberattaques.
Meilleures pratiques ITAM
Selon Gartner, une mise en œuvre réussie de l'ITAM repose sur des processus solides et les bons outils pour mettre en œuvre ces pratiques. Voici des recommandations précieuses pour un programme ITAM efficace.
Identifier les actifs critiques
Un bon environnement informatique ne signifie pas qu'il est rempli de toutes sortes de matériel, de logiciels ou de dispositifs informatiques alors que vous n'avez besoin que de ceux qui sont essentiels à votre mission.
Par exemple, les organisations de services médicaux utilisent davantage les logiciels qui leur permettent d'organiser les dossiers électroniques des patients que les systèmes de points de vente, que les entreprises de vente au détail utilisent pour traiter les achats ou les transactions des clients.
Gérer les logiciels et les licences en un seul endroit
Si vous dépendez d'un logiciel tiers, il peut être facile de perdre la trace du nombre de logiciels déployés dans chaque unité opérationnelle, de ceux qui doivent être renouvelés ou de ce que le contrat stipule que vous pouvez ou ne pouvez pas faire avec eux.
La complexité de cet aspect de l'ITAM vous oblige à investir dans un logiciel de gestion des licences, car la dernière chose que vous souhaitez, c'est d'obtenir de mauvais résultats lors des audits des fournisseurs et de vous exposer à de lourdes amendes.
La solution de surveillance à l'échelle de l'entreprise d'Open iT vous fournit une vue d'ensemble de vos actifs informatiques à partir d'un système unique, y compris leur emplacement, les cas d'utilisation, les exigences de calcul, etc.
En disposant de données précises, vous pouvez prendre de meilleures décisions d'achat concernant vos besoins en logiciels et en licences.
Automatiser
Les meilleures pratiques en matière d'ITAM comprennent l'automatisation des processus répétitifs, notamment la saisie des données relatives aux contrats informatiques et à l'inventaire du matériel ou des logiciels.
En utilisant des outils d'automatisation, vous pouvez configurer votre système pour qu'il envoie des notifications ou des alertes en temps voulu pour les renouvellements de licence et les paiements en attente, afin d'éviter les problèmes juridiques ou de sécurité.
Mise en œuvre de la refacturation de l'informatique
La refacturation des services informatiques est un élément essentiel de la gestion des services informatiques, qui consiste à rendre les départements responsables des besoins de leurs membres en matière de biens ou de services.
Vous pouvez mettre en œuvre le programme IT Chargeback d'Open iT pour vous assurer que les dépenses informatiques de votre entreprise sont bien gérées tout en renforçant la perspective de réduction des coûts de vos employés.
Le coût de chaque actif étant imputé au département concerné via des solutions de facturation avancées, il est facile de vérifier si l'allocation du budget informatique d'une unité particulière est justifiée sur la base des fonctions qu'elle remplit.
Exploiter vos données
L'objectif est de rendre vos données ITAM facilement accessibles aux membres de votre organisation, tels que ceux du service desk, grâce à des capacités d'intégration de données.
Les agents du service desk doivent avoir accès aux serveurs distants, ce qui leur permet d'extraire les données nécessaires au traitement des demandes de service des utilisateurs professionnels.
Recueillir les réactions des utilisateurs finaux
La mise en place de canaux de retour d'information appropriés est le seul moyen pour les développeurs et les concepteurs de systèmes d'apprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas dans votre environnement informatique.
Mener des enquêtes ou des entretiens avec les utilisateurs finaux de l'ITAM concernant les ajouts, les modifications ou les suppressions d'actifs dont ils ont besoin pour améliorer vos systèmes et vos processus.
Préparer votre entreprise à la réussite grâce à l'ITAM
La technologie étant le moteur des entreprises d'aujourd'hui, il est essentiel de suivre et de gérer l'ensemble de vos actifs matériels, logiciels, virtuels et non informatiques à partir d'un seul et même endroit.
Vous pouvez créer un plan solide et un processus rationalisé pour atteindre cet objectif grâce à la gestion des actifs informatiques.
Si vous êtes à la recherche de solutions expertes sur la façon d'être efficace dans la gestion des licences de logiciels d'ingénierie, Open iT peut vous aider. Planifiez une démonstration pour en savoir plus.
