- Les agences fédérales ont besoin de données logicielles de meilleure qualité pour gérer plus efficacement les achats, la conformité et l'optimisation.
- Une mauvaise qualité des données peut nuire aux décisions relatives aux logiciels et accroître le gaspillage ou les risques liés à la conformité.
- Open iT contribue à améliorer la qualité des données logicielles en offrant une visibilité sur l'utilisation et des informations utiles pour la gestion.
Un responsable fédéral du programme SAM, chargé d’élaborer le plan d’optimisation de l’année prochaine, se heurte sans cesse au même obstacle : les données logicielles sous-jacentes ne sont pas suffisamment fiables pour étayer les décisions requises par ce plan. Les registres d’acquisition et les preuves de conformité divergent d’un système à l’autre, et les analyses d’optimisation ne peuvent pas dépasser la qualité des données sur lesquelles elles reposent. Une meilleure qualité des données logicielles est la condition préalable à tout ce qui en découle : discipline en matière d’acquisition, justification de la conformité, optimisation qui fait réellement évoluer les chiffres. Open iT positionne LicenseAnalyzer comme la plateforme qui offre aux agences fédérales la visibilité sur l’utilisation et les informations de gestion nécessaires pour améliorer la qualité des données là où les décisions sont réellement prises.
Le gouvernement américain consacre chaque année des milliards d'euros à l'achat de licences logicielles, qu'il s'agisse de suites bureautiques ou d'applications spécialisées. Cependant, une gestion inefficace des licences au sein des agences fédérales a conduit à une qualité de données logicielles peu fiable, perturbant les processus d'acquisition, de renouvellement, d'utilisation et d'allocation des ressources. Open iT propose des solutions complètes pour résoudre ces problèmes d'inefficacité.
Qualité médiocre des données logicielles dans l'ensemble de l'administration américaine
Au cours d'une enquête sur l'utilisation des logiciels dans plusieurs départements fédéraux, le Government Accountability Office (GAO) a cherché à déterminer quels produits logiciels étaient les plus largement déployés et entraînaient les coûts les plus élevés. Toutefois, cet effort a été entravé par la mauvaise qualité des données relatives aux logiciels.
"Nous n'avons pas été en mesure de faire cette détermination", a expliqué Carol Harris, directrice de la technologie de l'information et de la gestion des acquisitions au GAO. "En effet, les données relatives aux logiciels des agences sont incohérentes et incomplètes dans l'ensemble du gouvernement.
Bien qu'il dépense 100 milliards de dollars par an en licences logicielles, le gouvernement américain est confronté à des inefficacités opérationnelles et à des pertes financières importantes, dues à la fragmentation et au manque de fiabilité des données relatives à l'utilisation des licences.
Selon Gartner, les entreprises perdent en moyenne 12,9 millions de dollars par an en raison de la mauvaise qualité des données.
Meilleure gestion des licences = meilleure qualité des données
Le GAO souligne la nécessité d'une gestion centralisée et efficace des licences logicielles pour résoudre les problèmes de qualité des données. Open iT, un fournisseur certifié par la GSA, propose un ensemble complet d'outils conçus pour améliorer la précision et la fiabilité des données de licence au sein d'une organisation.
Open iT agrège des données provenant de diverses sources, en utilisant des collecteurs de données ciblés pour capturer des mesures d'utilisation détaillées à partir de serveurs, de postes de travail et d'environnements en nuage. L'intégration transparente avec des systèmes tels qu'Active Directory et SAP permet de relier les données commerciales et informatiques et de créer des rapports complets sur l'utilisation des licences par site, centre de coûts ou projet. L'API REST de la plateforme permet de créer des rapports sur mesure, tandis que le suivi des licences dans les environnements sur site et en nuage garantit une vue complète et précise des actifs logiciels.
- Gestion centralisée des licences logicielles : en centralisant le suivi des licences logicielles, Open iT regroupe des données dispersées au sein d'un système unique fonctionnant en temps réel, offrant ainsi une visibilité complète sur l'utilisation et les coûts, tant au niveau de l'organisation qu'au niveau des produits.
- Suivi complet du parc logiciel : Open iT permet de suivre l'activité des licences, notamment les installations, les activations et les désactivations, garantissant ainsi un déploiement précis et la disponibilité des licences. Cela aide les administrations à identifier les licences inutilisées ou sous-utilisées, ce qui permet d'optimiser l'allocation des ressources.
- Analyse avancée de l'utilisation des licences : grâce à ses puissants outils d'analyse, Open iT offre une vision approfondie des habitudes d'utilisation des logiciels, permettant ainsi aux administrations d'évaluer le respect des contrats de licence. La plateforme aide à identifier et à supprimer les applications redondantes, à réduire le nombre de licences inutilisées et à repérer les opportunités de réduction des coûts, autant d'éléments qui contribuent à une gestion budgétaire plus efficace.
- Optimisation des coûts et réduction des risques : en suivant et en analysant la consommation des ressources, Open iT identifie de manière proactive les surutilisations, les sous-utilisations et les possibilités d’optimisation des licences logicielles, contribuant ainsi à réduire les risques tels que les pénalités pour non-conformité et les renouvellements inutiles.
- Facturation informatique : Open iT prend en charge la fonctionnalité de facturation informatique, qui permet d'imputer les coûts logiciels aux services en fonction de leur utilisation réelle. Cela renforce la responsabilisation et favorise une utilisation plus efficace des licences.
- Garantie de conformité : Open iT surveille en permanence l'utilisation des licences par rapport aux droits acquis et génère des rapports de conformité afin d'aider les administrations à éviter les pénalités coûteuses imposées par les fournisseurs et à respecter les exigences légales.
- Intégration aux outils de Business Intelligence : Open iT s'intègre de manière transparente aux plateformes de Business Intelligence telles que Power BI et Tableau, permettant ainsi aux agences fédérales de combiner les données relatives à la gestion des licences avec une vision plus globale de l'organisation. Cela permet de créer des rapports exploitables qui facilitent la prise de décision en matière d'optimisation des licences logicielles, d'achats et de mesures de réduction des coûts.
Risques financiers liés à une mauvaise qualité des données relatives aux licences de logiciels
Une agence examinée par le GAO disposait de plus de 140 produits logiciels distincts, mais n'avait pas de visibilité sur ceux qui étaient les plus utilisés ou qui entraînaient les coûts les plus élevés. Il ne s'agit pas d'un cas isolé, mais d'un problème répandu dans d'autres administrations fédérales.
M. Harris a mis l'accent sur les risques financiers importants liés à l'inexactitude des données relatives aux licences logicielles, en particulier lors des audits des fournisseurs. Les écarts entre les licences achetées et les licences déployées se traduisent souvent par des " frais d'ajustement" substantiels, c'est-à-dire des pénalités pour dépassement des droits. Ces frais peuvent être élevés, en particulier lorsque les agences utilisent à leur insu plus de licences qu'elles n'en ont acheté, ce qui entraîne des coûts inattendus.
Éliminer les pièges d'une mauvaise qualité des données logicielles
Selon Gartner, les organisations perdent en moyenne 12,9 millions de dollars par an en raison de la mauvaise qualité des données. Pour les agences fédérales, où les licences logicielles représentent une part importante des coûts informatiques, des données fragmentées et peu fiables sur les licences peuvent entraîner une augmentation des coûts et une réduction de l'efficacité opérationnelle.
En mettant en œuvre des solutions de gestion avancée des licences approuvées par la GSA, les agences peuvent assurer un suivi précis de l'utilisation, renforcer la conformité et optimiser leurs actifs logiciels.
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