Desafios e Melhores Práticas Para Otimizar Qualquer Modelo de Licenciamento de Software

[0:02] André Abreu: Bom dia a todos.

[0:43] .com.br e teremos um prazer em respondê-las durante a sessão de perguntas e respostas do webinar. Se não tivermos a oportunidade de responder todas as perguntas entraremos em contato por e-mail ou através do LinkedIn.

[1:00] Bom, nosso apresentador tem mais de 25 anos de experiência profissional em gerenciamento de projeto na área de pesquisa e desenvolvimento de software, hardware, bem como em arquitetura Cloud Amazon AWS, como gerente de aplicações na WGT. Em 2020 iniciou sua atuação com as soluções, também é certificado PMP em gerenciamento de projetos ágeis e PMP, e Bacharel em Ciência da Computação pela Universidade Federal de Pernambuco. Ele também tem fortes habilidades em gestão com MBA focado em negócios pela escola de administração de empresas. Então agora nós falamos de hoje, André Abreu.

[1:46] André Abreu: Bom dia Walter, obrigado pela introdução. Hoje vamos apresentar o processo de otimização de software, é uma solução da Open iT, no caso de sucesso dessa otimização dos softwares, uma otimização específica para o AutoCAD que agora está com um modelo novo de licenciamento, e aí teremos essa parte de perguntas e respostas.

[2:17] Vamos lá. Bom, já sabemos que é muito complexo na hora de tomarmos decisões quanto a licenciamento do software. Uma das coisas é que relatórios de utilização a empresa tem visibilidade com ele, é detalhado. Será que as pessoas estão utilizando as ferramentas mais recentes ou softwares que foram recomendados? Será que elas usam versões antigas que perderam o licenciamento? E se a empresa tiver que adquirir, fazer uma aquisição, uma fusão de uma outra, como é que ela vai gerenciar esses softwares? A negociação com os fornecedores, como é que ela tem funcionado, ela tem utilizado dados reais para poder fazer essa negociação? Ela obtém esses dados através de quê? E os modelos de licenciamento que estão sempre aparecendo cada vez mais, como é que a empresa tem lidado com isso? Em alguns casos é importante ter alocação de custos por departamento, por projeto. Será que ela está tendo habilidade de realizar isso, como é que ela tem feito esse planejamento de orçamento? E que tipos de otimizações ela tem realizado?

[3:54] Então além de toda essa complexidade que vimos antes, a gente ainda tem os modelos de licenciamento que ficam mudando constantemente. Temos inicialmente as licenças simultâneas, depois licenças individuais, licenças em cloud, licenças com token que são baseadas em créditos. Então a qual desses modelos de licenciamento de um único software é o que mais se adequa à sua empresa?

[4:18] Então vamos lá. Como é o processo de otimização? Seria garantir que o usuário tenha o software no momento em que é necessário, que tenha sempre disponibilidade do software, que ele não possa perder produtividade. E uma outra coisa da otimização é garantir que a empresa só vai pagar por aquele software que de fato ela utiliza. Então vamos lá, esse processo de otimização ele considera os objetivos do negócio, seja redução de pessoal, seja redução dos custos, seja ampliação, aquisição nova. Então ele tem que estar alinhado com esses objetivos do negócio. É fundamental que se entenda os contratos de licenciamento em detalhe para que a pessoa que esteja gerenciando essas licenças saiba se ela pode expandir, se ela pode reduzir. E uma outra coisa fundamental é coletar os dados dessa utilização, saber quem está utilizando, quando, por quanto tempo. E uma vez que você coleta esses dados, como consolidar essas informações, porque serão vários dados coletados simultaneamente, e como você vai consolidar essas informações para apresentar. Então na hora que você tem essa consolidação dessas informações você pode fazer análise junto com os acordos de contratos de licenças que você tem. Então uma vez que você tem toda essa análise você pode definir pontos de ação que seriam por exemplo redução de custos, poderia até ser garantir que um determinado grupo de usuários tem um acesso prioritário a uma ferramenta. Então são vários os pontos de ações que podem ser estabelecidos, e existe sempre esse ciclo que é medir, analisar e otimizar, medir, analisar e otimizar. Então esse ciclo tem que ser sempre realizado. Em alguns instantes você pode reduzir custos e em outros tanto você pode analisar aquisição de novas ferramentas que vão aumentar a produtividade.

[6:37] Então vamos lá. A Open iT tem uma solução pronta para gerenciar essa complexidade de software, que vocês estão vendo aí que ele pode abarcar uma quantidade enorme de softwares de engenharia, e não se limita somente a esses que estão aí na tela. Então o LicenseAnalyzer™ gerencia essa complexidade toda dessas aplicações técnicas, ele já vem pronto para a maioria dos fabricantes de software, ele consegue medir o uso ativo real. E aí você já vai ter uma grande economia quando ele cobre quando ele está em uso ativo real ou quando ele está inativo. E além disso ele automatiza a coleta de licenças que estão inativas. Então se uma pessoa abrir uma aplicação e não estiver usando, ele vai lá, suspende e devolve essa licença para o servidor. E uma outra coisa que o LicenseAnalyzer™ está sempre em evolução, acompanhando esses novos modelos de licenciamento que são criados pelos fornecedores de software.

[7:45] Então dividindo em três níveis, o primeiro nível é o que faz essa coleta de dados, ele mede quem está utilizando, por quanto tempo está utilizando o software e onde ele está sendo utilizado. Então aí a gente tem um portal web seguro que é a primeira interface de apresentação do LicenseAnalyzer™ onde você vai ver que servidores estão executando, se estão online, se estão offline. Dentro de cada servidor você consegue ver quais são as aplicações que estão disponíveis. Dentro de uma aplicação você ainda pode expandir para ver quais usuários estão com essa aplicação aberta, e consegue visualizar a quantidade de licenças que estão disponíveis, as quantidades que estão em uso e até mesmo receber avisos se tem alguma licença perto de expirar.

[8:41] Então aqui a gente tem um outro relatório interessante que seria um mapa de calor de uso das licenças. A gente vê aí que esse software Vulcan foi utilizado, tinha disponível 154 licenças mas só foram utilizadas 116 no período que foi analisado. E a gente observa também que tem muita utilização no domingo e no sábado. Por que está ocorrendo utilização dessas no domingo, no sábado, e em horário diferente do horário comercial?

[9:11] Então a gente vai ver aqui a eficiência dessas licenças. Então nesse caso essa ferramenta Vulcan foi utilizada com o máximo disponível de 154, o máximo em uso foi 116, então só aí eu já conseguiria economizar uma quantidade boa de licenças, reduzindo de 154 para o que foi utilizado, seriam 116 simultaneamente. E se a empresa tivesse intenção de reduzir ainda mais para atender 99%, visto que lá embaixo naquela tabelinha a gente vê que o percentual, na hora que a gente transforma isso de horas para minutos, foram quatro minutos e alguma coisa que foram utilizadas 101 licenças simultaneamente. Então daria para economizar bastante. E esse conselho de resolver isso para 101 licenças já daria para ter a economia de 106 mil dólares só com esse nível 1 fazendo essa análise.

[10:17] A ferramenta do LicenseAnalyzer™ permite integrações com Power BI, Tableau, flexibilidade enorme para a empresa obter os dados e a visualização na forma que for mais interessante para ela.

[10:33] Quando a gente parte para o nível 2 é quando a gente vai ver a eficiência da licença. Será que esse software está ativo, realmente sendo utilizado, ou esse software foi aberto e foi minimizado e ele não está sendo utilizado? Então quando a gente vai medir a eficiência do uso do software dentro do nível 2, a gente já tem um gráfico anual que mostra que 48 licenças foram utilizadas simultaneamente, foi o máximo de simultâneos, 48, e 21 só foram utilizadas em uso real, que elas estavam abertas e consumindo processamento de CPU. Então quando a gente divide esse valor de 21 pelo 48, a gente tem a eficiência de 44% somente.

[11:21] Então dentro do nível 2, como é que ele funciona? Esse uso de atividade real, o software vai estar observando atividade de CPU, se tem uso de mouse, teclado, utilizando o software. Então aí a gente já vê que temos vários softwares que tem um período de inatividade enorme. E mais para frente vocês estão vendo aí os usuários, isso pode ser mascarado ou não dependendo da empresa, por uma questão até de LGPD. E se ela quiser colocar o nome pode colocar o nome do usuário, isso pode ser feito por departamento, por empresa, por região, por projetos. Nesse gráfico a gente vê que o último usuário tem aproximadamente 10 mil horas de uso ativo real, que ele realmente estava interagindo com a ferramenta, e duas mil horas que ele abriu e que ele não estava utilizando. Então quando a gente pega esse primeiro usuário a gente vê que ele utilizou por 12 mil horas e ficou inativo 15 mil horas. Então a eficiência desse lado de cima é muito menor do que a eficiência do usuário de baixo na utilização da ferramenta.

[12:45] Quando a gente parte para o nível 3 é um nível de automação onde você vai definir políticas de utilização das licenças, onde você vai definir políticas de tempo de devolução, de checkout, de inatividade. Então vamos lá, como é que a gente faz essa automação da licença. O software da Open iT pode notificar o usuário se ele não estiver com uso real do software, se estiver inativo, ele pode suspender o software ou ele pode encerrar o software. Então ele vai detectar, vai medir essa utilização e vai estar sempre reportando para o usuário caso ele esteja inativo ou não.

[13:36] Então vamos lá, como é que funcionaria isso. Se o usuário estiver utilizando a interface ele vai estar como ativo, ele está lá utilizando o programa. Se ele não utilizar, a partir do momento que ele deixa de interagir, não tem mais uso de CPU, teclado, nada disso, ele começa a considerar aquele usuário como inativo. E aí se o usuário não fizer nada durante um determinado período de inatividade, digamos a empresa estabelecer cinco minutos, se ele durante cinco minutos não tiver mexido, abre esse pop-up e aí o usuário vai ter um tempo para responder esse pop-up, se ele vai querer que suspenda ou se ele vai dizer não, eu estou aqui, pode deixar que eu vou continuar trabalhando, não suspenda. Se o usuário não pressionar nada a ferramenta automaticamente suspende. Quando ela suspende o usuário vai voltar e vai continuar daquele ponto onde ele estava, não vai ter perda nenhuma de informação. Ou então ele pode através dela resumir ou terminar a aplicação.

[14:41] Então o que acontece com as licenças no nível 1 e 2? Uma empresa aqui tinha quase 200 licenças, passou para 250, depois chegou a quase 300. Porque isso aconteceu em um determinado período de tempo, no início a gente vê que houve uma quantidade maior de demanda de checkout das licenças, quer dizer as pessoas abriram, essa linha azul é o checkout, as pessoas que abriram a ferramenta. Então ele detectou que a gente tinha mais gente querendo, nesse início fomos para 250, depois coincidiu de novo subir para quase 300, e ninguém nunca mais nem sequer chegou perto de utilizar essa quantidade de licença. Só aí a gente já vê que tem uma economia para se fazer nesse intervalo de 250 a 300. E quando a gente inclui o nível 2, que é o ativo real, que as pessoas realmente estão interagindo com a ferramenta, a gente vê que tem um espaço enorme de economia, desde 150 até quase 300, então são quase 150 licenças que a empresa poderia estar economizando.

[15:46] O que acontece com o nível 3? Uma vez que você automatiza esse processo de fechar a licença, notificando o usuário, dando ciência ao usuário da importância desse ativo de TI que ele precisa estar sendo compartilhado por outras pessoas se ele não estiver utilizando, então quando a gente consegue fazer que a linha azul se aproxima da linha vermelha, fazendo com que você tenha a maior eficiência da utilização desse software.

[16:16] Então vamos lá, no caso de uma otimização do Autodesk, o que seria importante? Porque a Autodesk, que a gente sabe, tem o AutoCAD, Revit, tem um monte de software, e possui um dos modelos de licenciamentos mais complexos, com muita variação. Então pegando aqui os tipos de licença, a gente tem a individual, a standalone, tem os concorrentes, tem Flex, nominal por usuário, e essa nova agora que é o Autodesk Flex. Será que seria interessante a empresa mudar para todos Autodesk Flex? Vamos ver algumas melhores práticas para a utilização da ferramenta. Primeiro seria consolidar todos os portais da Autodesk em apenas um ponto, em apenas uma pessoa. Segundo seria tentar, a gente sabe que nem sempre é possível, alinhar todas as datas de assinatura de pagamento para que ela tenha um volume maior nessa data e consiga solicitar um desconto maior. Uma outra questão que é importante é sempre balancear os usuários de acordo com as licenças que tem disponível, então entre nominal, Autodesk Flex, concorrente, tentar ver como balancear isso. Pode ser o comportamento do usuário, para saber se ele é um usuário de muitas horas ou de poucas horas daquela ferramenta, e estar sempre revisando para reajustar essa demanda, que ela pode variar, e aí a empresa tem que de fato reajustar essa demanda.

[18:00] Então vamos lá, a gente tem um caso de uma empresa que tinha 647 usuários, dos quais 40 licenças nominais, 156 concorrentes e 22 independentes. O que aconteceria com essa empresa de 647 usuários se ela migrasse todos eles para Autodesk Flex? Ela teve uma despesa de 700 mil dólares. E se fosse balanceado, uma parte nominal e uma parte fosse Autodesk Flex, ela conseguiria pagar apenas 161 mil, o que geraria nesse balanceamento, conseguindo identificar qual o usuário, quanto usa, o comportamento do usuário, uma economia de quase 600 mil dólares.

[18:48] Então como é que a gente faz para saber isso? O LicenseAnalyzer™ vai trazer um relatório para você dizendo o tempo de uso desses usuários. Então os usuários que são heavy users, que são aqueles usuários que usam mais a licença, mais horas com ela aberta, você coloca nas licenças nominais. E os usuários que são aqueles eventuais, que a gente tem do lado direito, usuário com 15 horas, 32 horas, uma hora, então isso aí você passaria para Flex. E aí teria essa economia de quase 600 mil dólares conseguindo fazer esse balanceamento. Mas se a empresa não tem essa visibilidade da quantidade de horas que cada usuário tem, é impossível ela conseguir fazer uma otimização adequada para a necessidade dela.

[19:38] A Open iT já tem mais de 20 anos de experiência nesse mercado atuando nesse segmento específico, nesse nicho, e já identificou vários comportamentos de usuário. Tem aquele colecionador, que é aquele usuário que pega várias licenças do mesmo aplicativo, ele abre em casa, ele abre no computador do trabalho, ele abre em outro computador de alguém. Então esse é o Colecionador, ele esquecido, pega licença e só devolve daqui a um mês. O pescador é aquele cara que chega primeiro no escritório, pega todas as licenças de todos os softwares diferentes que ele pode vir a utilizar no dia, porque ele sabe que alguma é difícil de adquirir, então ele vai pescar logo tudo, se ele vai usar ou não é o problema. O contrário é aquele usuário que não quer utilizar uma versão nova ou um software novo que foi a recomendação da empresa, ele fica sempre utilizando um software que ele não deveria estar utilizando. E o intruso é o usuário que não deveria ter acesso, então por exemplo um ex-funcionário, esse seria o usuário intruso.

[20:48] E aí a gente tem uma declaração de um executivo sênior que diz que a Open iT mudou o comportamento dos usuários em relação aos nossos recursos de TI. Então isso é importante, o comportamento, a percepção do usuário em relação a esses ativos de TI.

[21:05] E aqui a gente vai ter agora um caso de sucesso de uma companhia global de mineração. É uma empresa enorme, tem uma despesa gigantesca com essa parte de software. Eles não tinham o menor conhecimento de como esses mais de mil usuários estavam utilizando os softwares. E aí a solução foi: primeiro nível 1, vamos conhecer o que é que a empresa usa, o que os usuários estão utilizando, quais são esses softwares que estão sendo utilizados. Então ela já descobriu que o primeiro software, ela tinha 32 licenças e só usou 40. E por aí vai, a gente vai descendo, tem mais para baixo, a gente tem até licença que ela tem disponível e tiveram zero de uso, ninguém está usando. Então quando a gente pega os dados dos contratos, os valores dessas licenças, a gente consegue ver o potencial de economia de 460 mil dólares. Então só com o nível 1 ela já conseguiu economizar 460 mil dólares. Então aí você vê como é importante ter essa informação de quem usa, por quanto tempo e onde está utilizando as ferramentas. O resultado dessa economia foi 55% em um software, 62% em outras aplicações, e a economia potencial de 58%.

[22:25] Então ela monitora o negócio, dá visibilidade dos recursos de software, ela pode proporcionar esse chargeback, você identifica qual o departamento é responsável por aquele custo, otimiza a utilização dessas licenças, ela chega até a recuperar isso que não está em uso ativo real e devolver para o servidor para ficar disponível para outra pessoa. Ela verifica se estão adotando as novas tecnologias, softwares novos, as orientações que foram passadas pela empresa. Facilita muito na hora de negociar porque agora você sabe exatamente o que é que você precisa e o que não está utilizando, com informações dos seus próprios relatórios e não dos relatórios do próprio fabricante, que é diferente. E também ajuda bastante nesse momento de fusão e aquisição.

[23:15] Então essa solução da Open iT vai dar visibilidade para a empresa conhecer tudo que está sendo utilizado dentro dos recursos de TI dela, ela vai otimizar essas ferramentas, fazer com que a empresa pague o essencial, o que ela de fato necessita, e tem uma equipe da Open iT enorme para poder apoiar esse processo de implantação e acompanhamento.

[23:40] Walter: Então voltamos, temos algumas perguntas aí. Obrigado André pela apresentação. Recebemos várias perguntas do nosso público e vamos responder agora. A primeira pergunta: como é que se obtém estatística de utilização das aplicações? Um agente deve ser instalado em cada computador?

[24:07] André Abreu: Não, vamos lá. Na maioria das vezes instalar somente um cliente no servidor de licenças é suficiente, a empresa não precisaria instalar em cada computador. Mas em alguns casos quando ela quer monitorar o nível 2, sim, ela precisaria instalar no computador do usuário. Ou então até mesmo às vezes quando tem alguns aplicativos que são em nuvem ou então um aplicativo que é standalone que ele não utiliza um servidor de licença, nesses casos mais pontuais precisaria sim. Mas de uma forma geral basta no servidor de licenças.

[24:52] Walter: Obrigado. Uma segunda pergunta: no nível 2, o que acontece se uma pessoa apenas minimizar o aplicativo técnico e continuar trabalhando em seu PC em outra ferramenta?

[25:02] André Abreu: É muito boa, vamos lá. Vou até te dar um exemplo bem ilustrativo. Digamos que uma pessoa tenha três monitores. O usuário com três monitores, no primeiro ele abre o AutoCAD, no segundo ele abre o SolidWorks, e no terceiro abre mais um. Se ele bota o SolidWorks para fazer algum processo, alguma simulação que vai consumir duas horas por exemplo, trabalhando, vai consumir CPU, memória, tal, ele vai passar duas horas ativo. Aí ele passa para outro, abre lá, roda outra coisa, deixa duas horas processando, ele vai passar duas horas ativo. E aí ele vai para o AutoCAD. Assim que ele sai do AutoCAD começa a contar inatividade do AutoCAD, porque não está tendo mais operação de mouse, CPU, teclado. Então os outros que estão consumindo processamento, tanto o SolidWorks quanto os demais, continuam como ativo, eles não vão ser considerados como inativo. Então você pode minimizar, deixar ela aberta, que vai contar é a utilização do teclado e o CPU.

[26:17] Walter: Alguma outra, tem mais uma aqui: todos os relatórios que você mostrou parecem bons, mas o que fazemos se precisamos de algo diferente, algo mais personalizado para minha empresa?

[26:34] André Abreu: Certo, vamos lá. O LicenseAnalyzer™ já vem com vários templates que pela experiência de mais de 20 anos trabalhando nesse segmento já têm vários templates que ajudam bastante as empresas. Se ela precisar ela pode customizar isso, criar dashboards, utilizar o painel web. Então tem uma flexibilidade gigantesca já dentro da própria interface web. Caso ela necessite fazer algo mais customizado ela ainda pode utilizar ferramentas de BI, como Power BI, Excel. Então é bastante flexível nessa quantidade de visualizações dos dados que são coletados.

[27:21] Walter: Por enquanto são essas. Muito obrigado por todas as perguntas que nos enviaram. Encerramos agora nosso webinar. Obrigado André e a todos os participantes. Se vocês tiverem alguma dúvida para o nosso apresentador, para o André, por favor não hesitem em enviar um e-mail diretamente para ele pelo André.abreu@wgt.com.br. Vocês podem visitar nosso site wgt.com.br para agendar uma demonstração e saber mais sobre as nossas soluções. Se tiver alguma dúvida adicional, consultas ou comentários sobre esse webinar, entre em contato conosco através do e-mail perguntas@openit.com.br. Teremos o prazer em ajudar em sua jornada de otimização de software. Esteja sempre atualizado, sigam nas redes sociais. Mais uma vez, Walter, seu host de hoje. Muito obrigado a todos.