- L'optimisation des licences concurrentes permet de réduire le gaspillage en s'appuyant sur les données pour mieux cerner la demande en licences partagées.
- La visibilité sur l'utilisation permet d'identifier les capacités inutilisées, les refus et le nombre adéquat de licences pour les charges de travail réelles.
- L'optimisation basée sur les données permet de réduire les coûts et d'améliorer l'accès pour les utilisateurs de licences simultanées.
Un responsable technique examine le parc de licences simultanées et constate toujours le même schéma récurrent : des heures de pointe qui entraînent des refus d’accès, des périodes en milieu de journée où la capacité reste inutilisée, et un contrat de renouvellement dont le volume repose sur des hypothèses que personne n’a réexaminées depuis trois ans. L’optimisation des licences simultanées à l’aide des données permet de maîtriser cette situation : le profil de la demande est mis en correspondance avec la capacité contractuelle, les licences inutilisées sont mises en évidence et les décisions d’optimisation sont documentées en fonction des habitudes de travail réelles. Open iT positionne LicenseAnalyzer comme la plateforme qui transforme le gaspillage lié aux licences simultanées en une ligne de coûts récupérable, en offrant aux administrateurs la visibilité dont ils ont besoin pour adapter la taille du parc aux besoins réels des équipes d’ingénierie.
Most organizations do not overspend on software because of poor budgeting. They overspend because they lack visibility into software usage, license usage, and actual usage data.
In our previous articles, we explained how concurrent licensing works and what usage data reveals about real demand.
Désormais, l'accent est mis sur la mise en œuvre, grâce à l'optimisation simultanée des licences.
This is where software license usage reporting tools help reduce license waste, optimize allocation, and support better business decisions.
Dans cet article, nous aborderons les points suivants :
- Why license waste occurs in concurrent environments
- How usage reporting identifies underutilized licenses
- How usage data optimizes license allocation
- Comment réduire le nombre de refus de licence sans acheter plus que nécessaire
- How reporting supports business decisions
- How automated reporting tools support license optimization
We will also look at how Avio Aero used usage data to optimize license allocation and achieve significant cost reduction.
Why Does License Waste Occur in Concurrent Environments?
License waste in concurrent environments is not driven by the number of licenses available, but by how licenses are used and managed. It is often the result of organizations relying on assumptions instead of actual usage data.
Even when license utilization appears high, inefficiencies can remain hidden without proper usage reporting and license reporting.
Parmi les causes courantes de gaspillage de licences, on peut citer :
- Idle sessions holding licenses – Licenses remain checked out even when applications are not actively used, distorting software usage metrics
- Overestimation of peak demand – License pools are sized based on rare spikes instead of typical usage data
- Uneven license distribution across teams – Some teams experience shortages, while others have excess capacity due to poor license allocation
- Extended session duration – Licenses are held longer than necessary, reducing availability and increasing perceived demand
- “Just-in-case” usage behavior – Users keep applications open to avoid losing access, inflating license usage
- Lack of user segmentation – Failure to distinguish between power users and casual users leads to inefficient license allocation
- Insufficient user training – Users may keep sessions open longer than necessary due to unfamiliarity with efficient workflows
Ces inefficacités conduisent à des hypothèses erronées concernant la demande et contribuent directement au gaspillage des licences.
C'est là que les rapports sur l'utilisation des licences logicielles apportent la visibilité nécessaire pour remplacer les hypothèses par des données réelles.
DÉMO : Réduisez le gaspillage de licences grâce à l'optimisation en temps réel des licences simultanées
Comment les rapports d'utilisation permettent-ils d'identifier les licences sous-utilisées ?
Software license usage reporting tools identify underutilized licenses by analyzing license usage data and actual software usage over time.
Instead of relying on assumptions or isolated events, usage reporting provides a complete and continuous view of license activity across users, teams, and time periods.
Cela permet de détecter des inefficacités qui ne ressortent pas des données brutes du serveur de licences :
- Low average usage vs. high license count – Indicates excess capacity that can be reduced
- Idle sessions – Licenses remain checked out without active interaction
- Short bursts of peak usage – Temporary spikes that do not reflect sustained demand
- Infrequently used applications – Licensed software with little to no actual usage
- User-level patterns – Identifies users or groups with minimal or inconsistent usage
These indicators become clearer when license reporting and usage data are structured and analyzed:
| Indicateur d'utilisation | Ce que cela montre | Possibilité d'optimisation |
| Faible utilisation moyenne par rapport au nombre élevé de licences | Surcapacité dans le pool de licences | Réduire ou réaffecter les licences |
| Temps de ralenti élevé | Licences empruntées mais non utilisées activement | Récupérer les licences et réduire le gaspillage de licences |
| Brèves pointes de consommation | Une demande ponctuelle, et non un besoin durable | Évitez le surprovisionnement |
| Utilisation peu fréquente de l'application | Logiciels sous licence rarement utilisés | Supprimer ou réduire le niveau des licences |
| Activité irrégulière des utilisateurs | Certains utilisateurs utilisent rarement les licences qui leur ont été attribuées | Améliorer l'attribution des licences |
Insight: High Utilization Does NOT Always Mean High Value
High license utilization can create a false sense of efficiency.
Les licences peuvent sembler entièrement utilisées, mais une grande partie de cette utilisation provient de sessions inactives ou à faible activité.
Without visibility into true active usage, organizations may assume they need more licenses instead of fixing inefficient usage.
En combinant les données d'utilisation des licences, les analyses d'utilisation des logiciels et les rapports structurés, les entreprises obtiennent une vision plus précise de la demande réelle.
This visibility helps teams improve license allocation, reduce license waste, and support software license optimization without impacting productivity.
Once underutilized licenses are identified, organizations can begin optimizing license allocation.
Comment les données d'utilisation peuvent-elles permettre d'optimiser l'attribution des licences ?
Once underutilized licenses are identified, usage data can be used to optimize how licenses are allocated across the organization.
Instead of increasing license counts, organizations can align supply with actual software usage and demand.
Usage data supports more effective license allocation optimization by:
- Reassigning licenses across teams – Shift capacity from low-usage groups to high-demand users based on actual usage data
- Aligning licenses with project needs – Match allocation to project phases and workload intensity
- Adjusting license types – Assign named licenses to heavy users and shared licenses to occasional users
- Eliminating redundant licenses – Remove duplicate or unnecessary entitlements to reduce license waste
- Balancing global usage – Optimize license allocation across time zones and locations
Cette approche permet aux organisations de réduire leurs coûts sans compromettre l'accès.
L'optimisation ne consiste pas à limiter l'utilisation. Il s'agit de garantir que les licences soient disponibles là où et quand elles sont nécessaires, en fonction des habitudes réelles d'utilisation des logiciels.
How Avio Aero Reduced Software Costs by 40%
Avio Aero used software license usage reporting to analyze usage data and optimize license allocation, resulting in a 40% cost reduction in software spend.
Cet exemple montre comment l'optimisation des licences simultanées fait passer la gestion des licences de l'estimation à la précision.
Une fois l'attribution des licences optimisée, le prochain défi consiste à réduire les refus de licence sans pour autant surprovisionner.
Comment réduire le nombre de refus de licence sans acheter plus que nécessaire ?
License denials can often be reduced without increasing the number of licenses. They are often treated as a capacity problem, though in most cases, they are actually a visibility and usage problem.
When users are denied access, the immediate reaction is to purchase more licenses. However, usage data often reveals that denials are caused by inefficiencies, not true shortages.
Parmi les causes courantes de refus de permis, on peut citer :
- Long-held licenses – Users keep licenses checked out longer than necessary, limiting availability
- Idle or inactive sessions – Licenses remain occupied without active software usage
- Usage spikes during peak hours – Short periods of high demand exhaust the license pool
- Uneven access across teams – poor license allocation leads to shortages in some groups
- Lack of usage policies – No controls for reclaiming or redistributing licenses
Without proper visibility, these issues appear as insufficient capacity.
Insight: License Shortages Are Often Usage Problems
Le fait que des demandes de licence soient fréquemment rejetées ne signifie pas toujours qu'il faille délivrer davantage de licences. Dans de nombreux cas, les licences sont disponibles mais utilisées de manière inefficace, ce qui crée des pénuries artificielles.
By analyzing denial events alongside usage patterns, organizations can identify the root cause of access issues.
Cela permet aux équipes de :
- Récupérer les licences inutilisées
- Modifier les comportements d'utilisation ou les politiques
- Répartir les licences de manière plus efficace
Les entreprises peuvent ainsi réduire le nombre de refus de licences tout en évitant les achats superflus et un gaspillage supplémentaire de licences.
Une fois les refus traités, les données d'utilisation peuvent contribuer à l'élaboration de meilleures décisions stratégiques à tous les niveaux de l'entreprise
How Does Reporting Support Business Decisions?
Les rapports sur l'utilisation des licences logicielles permettent de prendre de meilleures décisions à tous les niveaux de l'entreprise en transformant les données d'utilisation en informations exploitables.
Au lieu de se fier à des hypothèses, les équipes peuvent s'appuyer sur les rapports d'utilisation et les rapports de licences pour adapter leurs investissements logiciels à l'utilisation réelle des logiciels et aux besoins de l'entreprise.
| Partie prenante | Défi majeur | En quoi les rapports d'utilisation sont-ils utiles ? |
| Suite C | Aligner les dépenses informatiques sur la valeur ajoutée pour l'entreprise | Utilise les données d'utilisation pour soutenir les stratégies d'optimisation des licences et de réduction des coûts |
| Informatique / Ingénierie | Garantir la disponibilité sans surprovisionnement | Améliore l'attribution des licences et réduit les refus de licence grâce à une meilleure visibilité |
| Finances | Maîtrise des coûts et prévisions précises | Tracks license usage data to identify savings and reduce license waste |
| Achats | Négocier et renouveler efficacement les licences | Uses license reporting to validate demand and support data-driven decisions |
- For C-Suite: Driving Cost Efficiency and Strategy: Les dirigeants doivent pouvoir évaluer l'impact de l'utilisation des logiciels sur les résultats de l'entreprise.
- Aligner les investissements logiciels sur les priorités de l'entreprise à l'aide des données d'utilisation
- Soutenir les initiatives d’optimisation des licences qui permettent de réduire les coûts
- Favoriser la prise de décisions fondées sur les données pour la planification à long terme
- For IT and Engineering Teams: Improving Availability and Efficiency: IT teams must balance access and efficiency across users and systems.
- Use usage reporting to identify inefficiencies in software usage
- Réduire le nombre de refus de permis sans augmenter le nombre de permis délivrés
- Améliorer la répartition des licences entre les équipes, les projets et les sites
- For Finance: Controlling Costs and Budgeting Accurately: Finance teams rely on accurate data to manage spending and forecast budgets.
- Suivre les données d'utilisation des licences par rapport aux coûts réels
- Identify opportunities to reduce license waste
- Améliorer les prévisions à l'aide des tendances historiques des données d'utilisation
- For Procurement: Strengthening Vendor Negotiations: Les équipes chargées des achats ont besoin de données fiables pour gérer les contrats et leurs renouvellements.
- Use license reporting to validate actual license requirements
- Évitez de faire des achats excessifs sur la base d'hypothèses ou des recommandations des fournisseurs
- Favoriser l'optimisation des licences grâce à des négociations fondées sur les données
En l'absence de rapports d'utilisation, ces décisions reposent sur des estimations.
With usage reporting and license reporting, organizations can align software usage with business goals and improve overall license optimization.
Les décisions stratégiques étant fondées sur les données, les outils de reporting automatisés permettent de développer et de pérenniser les efforts d'optimisation des licences.
Comment les outils de reporting automatisés contribuent-ils à l'optimisation des licences ?
License optimization is not a one-time activity. It requires continuous visibility into software usage and ongoing analysis of usage data.
Manual analysis can identify inefficiencies, but it is difficult to sustain at scale. This is where usage reporting tools and license optimization tools play a critical role.
Les outils de reporting automatisés facilitent l'optimisation continue des licences en :
- Automating data collection – Capture license usage data and software usage across applications, users, and environments
- Standardizing license reporting – Consolidate data across vendors and license types for consistent analysis
- Providing continuous visibility – Monitor license utilization, trends, and inefficiencies over time
- Enabling proactive alerts – Detect idle sessions, long checkouts, and potential license denials
- Integrating with BI tools – Extend usage reporting into dashboards and advanced analytics
- Customizable reporting – Generate tailored reports that deliver exact license usage data needed for decision-making across teams
Au lieu de réagir aux problèmes une fois qu'ils se sont produits, les organisations peuvent gérer de manière proactive l'utilisation des licences et réduire le gaspillage lié à celles-ci.
La génération automatisée de rapports garantit que les données d'utilisation, les rapports sur les licences et les analyses sont systématiquement mis à la disposition de toutes les parties prenantes.
Cela permet aux organisations de :
- Améliorer en permanence l'attribution des licences
- Réduire les refus de licence et les pertes d'efficacité
- Assurer une réduction durable des coûts grâce à une optimisation continue
With automation in place, concurrent license optimization becomes a continuous, data-driven process rather than a one-time effort.
WEBINAR: Managing licenses across multiple servers becomes easier with centralized visibility. Watch the CLIMS webinar to learn how organizations streamline license administration and reporting workflows. Here’s your invitation to watch the recording.
Open iT | Webinar On-Demand
CLIMS: Un portail unique. Contrôle total des licences
Key Takeaways: Moving from Visibility to Cost-Optimization
Software license usage reporting is essential for concurrent license optimization, helping organizations move from visibility to measurable cost reduction.
En analysant les données d'utilisation et les habitudes d'utilisation des logiciels, les équipes peuvent réduire le gaspillage de licences, optimiser leur attribution et prendre de meilleures décisions en matière de gestion des licences.
Grâce à des outils de reporting d'utilisation adaptés, les entreprises peuvent :
- Eliminate underutilized licenses and reduce license waste
- Améliorer l'attribution des licences et contribuer à réduire le nombre de refus de licences
- Utiliser les données relatives à l'utilisation des licences pour orienter les décisions en matière de renouvellement et d'achat
Open iT LicenseAnalyzer™ supports software license optimization by providing accurate license reporting, software usage analytics, and continuous visibility into license utilization.
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Réduisez le gaspillage de licences grâce à des informations en temps réel permettant d'optimiser l'utilisation simultanée des licences.
