Optimisation des licences simultanées : réduire le gaspillage grâce aux données

La plupart des entreprises ne dépensent pas trop en logiciels à cause d’une mauvaise gestion budgétaire. Elles dépensent trop parce qu’elles manquent de visibilité sur l’utilisation des logiciels, l’utilisation des licences et les données réelles d’utilisation. 

Dans nos articles précédents, nous avons expliquéle fonctionnement des licences concurrentesetce que les données d'utilisation révèlent quant à la demande réelle. 

Désormais, l'accent est mis sur la mise en œuvre, grâce à l'optimisation simultanée des licences. 

C'est là que les outils de reporting sur l'utilisation des licences logicielles permettent de réduire le gaspillage de licences, d'optimiser leur attribution et de faciliter la prise de décisions stratégiques plus éclairées. 

Dans cet article, nous aborderons les points suivants : 

• Pourquoi des gaspillages de licences surviennent-ils dans les environnements de travail simultanés ? 

• Comment les rapports d'utilisation permettent d'identifier les licences sous-utilisées 

• Comment les données d'utilisation permettent d'optimiser l'attribution des licences 

• Comment réduire le nombre de refus de licence sans acheter plus que nécessaire 

• En quoi le reporting facilite la prise de décisions stratégiques 

• Comment les outils de reporting automatisés contribuent à l'optimisation des licences 

Nous verrons également comment Avio Aero a exploité les données d'utilisation pour optimiser l'attribution des licences et réaliser d'importantes réductions de coûts. 

Pourquoi observe-t-on un gaspillage de licences dans les environnements de travail simultané ? 

Le gaspillage de licences dans les environnements multi-utilisateurs ne dépend pas du nombre de licences disponibles, mais de la manière dont celles-ci sont utilisées et gérées. Il résulte souvent du fait que les entreprises se basent sur des hypothèses plutôt que sur des données réelles d'utilisation. 

Même lorsque le taux d'utilisation des licences semble élevé, des inefficacités peuvent passer inaperçues en l'absence de rapports d'utilisation et de rapports sur les licences adéquats. 

Parmi les causes courantes de gaspillage de licences, on peut citer : 

• Sessions inactives détenant des licences – Les licencesrestent « empruntées » même lorsque les applications ne sont pas activement utilisées, ce qui fausse les indicateurs d'utilisation des logiciels 

• Surestimation de la demande de pointe –La capacité des pools de licencesest déterminée en fonction de pics de demande exceptionnels plutôt que des données d'utilisation habituelles 

• Répartition inégale des licences entre les équipes : certaineséquipes sont confrontées à des pénuries, tandis que d'autres disposent d'une capacité excédentaire en raison d'une mauvaise répartition des licences 

• Durée des sessions prolongée – Les licencessont conservées plus longtemps que nécessaire, ce qui réduit la disponibilité et augmente la demande perçue 

• Comportement d’utilisation « au cas où » : les utilisateurslaissent les applications ouvertes pour éviter de perdre l’accès, ce qui gonfle les chiffres d’utilisation des licences 

• Absence de segmentation des utilisateurs –Le fait de ne pas faire la distinction entre les utilisateurs intensifs et les utilisateurs occasionnels entraîne une attribution inefficace des licences 

• Formation insuffisante des utilisateurs– Les utilisateurs peuvent laisser des sessions ouvertes plus longtemps que nécessaire, car ils ne maîtrisent pas les méthodes de travail efficaces 

Ces inefficacités conduisent à des hypothèses erronées concernant la demande et contribuent directement au gaspillage des licences. 

C'est là que les rapports sur l'utilisation des licences logicielles apportent la visibilité nécessaire pour remplacer les hypothèses par des données réelles.  

DÉMO : Réduisez le gaspillage de licences grâce à l'optimisation en temps réel des licences simultanées

Comment les rapports d'utilisation permettent-ils d'identifier les licences sous-utilisées ? 

Les outils de reporting sur l'utilisation des licences logicielles permettent d'identifier les licences sous-utilisées en analysant les données relatives à l'utilisation des licences et à l'utilisation réelle des logiciels au fil du temps. 

Au lieu de se fonder sur des hypothèses ou des événements isolés, les rapports d'utilisation offrent une vue complète et continue de l'activité liée aux licences, tous utilisateurs, équipes et périodes confondus. 

Cela permet de détecter des inefficacités qui ne ressortent pas des données brutes du serveur de licences : 

• Faible utilisation moyenne par rapport à un nombre élevé de licences –Indique une capacité excédentaire pouvant être réduite 

• Sessions inactives – Les licencesrestent empruntées sans interaction active 

• Courtes périodes de pic de consommation –Pics temporairesqui ne reflètent pas une demande durable 

• Applications peu utilisées –Logiciels sous licencequi ne sont pratiquement pas utilisés, voire pas du tout 

• Comportements au niveau des utilisateurs – Permet d’identifierles utilisateurs ou les groupes dont l’utilisation est minime ou irrégulière 

Ces indicateurs apparaissent plus clairement lorsque les données relatives aux licences et à leur utilisation sont structurées et analysées : 

Indicateur d'utilisation	Ce que cela montre	Possibilité d'optimisation
Faible utilisation moyenne par rapport au nombre élevé de licences	Surcapacité dans le pool de licences	Réduire ou réaffecter les licences
Temps de ralenti élevé	Licences empruntées mais non utilisées activement	Récupérer les licences et réduire le gaspillage de licences
Brèves pointes de consommation	Une demande ponctuelle, et non un besoin durable	Évitez le surprovisionnement
Utilisation peu fréquente de l'application	Logiciels sous licence rarement utilisés	Supprimer ou réduire le niveau des licences
Activité irrégulière des utilisateurs	Certains utilisateurs utilisent rarement les licences qui leur ont été attribuées	Améliorer l'attribution des licences

Analyse : un taux d'utilisation élevé ne signifie PAS toujours une valeur élevée 

Une utilisation élevée des licences peut donner une fausse impression d'efficacité. 

Les licences peuvent sembler entièrement utilisées, mais une grande partie de cette utilisation provient de sessions inactives ou à faible activité. 

Sans avoir une vision claire del'utilisation réelle,les entreprises peuvent penser qu'elles ont besoin de licences supplémentaires au lieu de remédier à une utilisation inefficace. 

En combinant les données d'utilisation des licences, les analyses d'utilisation des logiciels et les rapports structurés, les entreprises obtiennent une vision plus précise de la demande réelle. 

Cette visibilité aide les équipes à améliorer l'attribution des licences, à réduire le gaspillage de licences et à favoriser l'optimisation des licences logicielles sans nuire à la productivité. 

Une fois les licences sous-utilisées identifiées, les entreprises peuvent commencer à optimiser leur attribution.  

Comment les données d'utilisation peuvent-elles permettre d'optimiser l'attribution des licences ? 

Une fois les licences sous-utilisées identifiées, les données d'utilisation peuvent servir à optimiser la répartition des licences au sein de l'entreprise. 

Au lieu d'augmenter le nombre de licences, les entreprises peuvent adapter leur offre à l'utilisation réelle des logiciels et à la demande. 

Les données d'utilisation permettent d'optimiser plus efficacement l'attribution des licences grâce à : 

• Réaffectation des licences entre les équipes– Répartir les ressources des groupes peu utilisateurs vers les utilisateurs à forte demande, en fonction des données d’utilisation réelles 

• Adapter les licences aux besoins des projets– Adapter l'attribution des licences aux phases du projet et à l'intensité de la charge de travail 

• Adaptation des types de licences: attribuer des licences nominatives aux utilisateurs intensifs et des licences partagées aux utilisateurs occasionnels 

• Éliminer les licences redondantes– Supprimer les droits en double ou inutiles afin de réduire le gaspillage de licences 

• Équilibrer l'utilisation à l'échelle mondiale– Optimiser l'attribution des licences entre les fuseaux horaires et les sites 

Cette approche permet aux organisations de réduire leurs coûts sans compromettre l'accès. 

L'optimisation ne consiste pas à limiter l'utilisation. Il s'agit de garantir que les licences soient disponibles là où et quand elles sont nécessaires, en fonction des habitudes réelles d'utilisation des logiciels. 

Comment Avio Aero a réduit ses coûts logiciels de 40 % 

Avio Aeroa utilisé les rapports d'utilisation des licences logicielles pour analyser les données d'utilisation et optimiser l'attribution des licences,ce qui a permis deréduire de 40 % les dépensesliées aux logiciels. 

Cet exemple montre comment l'optimisation des licences simultanées fait passer la gestion des licences de l'estimation à la précision. 

Une fois l'attribution des licences optimisée, le prochain défi consiste à réduire les refus de licence sans pour autant surprovisionner.  

Comment réduire le nombre de refus de licence sans acheter plus que nécessaire ? 

Il est souvent possible de réduire le nombre de refus de licences sans pour autant augmenter le nombre total de licences. Ces refus sont souvent considérés comme un problème de capacité, alors que, dans la plupart des cas, il s’agit en réalité d’un problème de visibilité et d’utilisation. 

Lorsque les utilisateurs se voient refuser l'accès, leur première réaction est d'acheter davantage de licences. Or, les données d'utilisation révèlent souvent que ces refus sont dus à des inefficacités et non à de véritables pénuries. 

Parmi les causes courantes de refus de permis, on peut citer : 

• Licences conservées trop longtemps– Les utilisateurs conservent les licences plus longtemps que nécessaire, ce qui limite leur disponibilité 

• Sessions inactives– Les licences restent occupées sans utilisation active du logiciel 

• Les pics d'utilisation aux heures de pointe– De courtes périodes de forte demande épuisent le parc de licences 

• Accès inégal entre les équipes– une mauvaise répartition des licences entraîne des pénuries dans certains groupes 

• Absence de politiques d'utilisation– Aucun contrôle concernant la récupération ou la redistribution des licences 

Sans une visibilité adéquate, ces problèmes sont perçus comme un manque de capacité. 

Analyse : les pénuries de licences sont souvent liées à des problèmes d'utilisation 

Le fait que des demandes de licence soient fréquemment rejetées ne signifie pas toujours qu'il faille délivrer davantage de licences. Dans de nombreux cas, les licences sont disponibles mais utilisées de manière inefficace, ce qui crée des pénuries artificielles. 

En analysant les événements de refus d'accès parallèlement aux habitudes d'utilisation, les organisations peuvent identifier la cause première des problèmes d'accès. 

Cela permet aux équipes de : 

• Récupérer les licences inutilisées 

• Modifier les comportements d'utilisation ou les politiques 

• Répartir les licences de manière plus efficace 

Les entreprises peuvent ainsi réduire le nombre de refus de licences tout en évitant les achats superflus et un gaspillage supplémentaire de licences. 

Une fois les refus traités, les données d'utilisation peuvent contribuer à l'élaboration de meilleures décisions stratégiques à tous les niveaux de l'entreprise  

En quoi le reporting facilite-t-il la prise de décisions stratégiques ? 

Les rapports sur l'utilisation des licences logicielles permettent de prendre de meilleures décisions à tous les niveaux de l'entreprise en transformant les données d'utilisation en informations exploitables. 

Au lieu de se fier à des hypothèses, les équipes peuvent s'appuyer sur les rapports d'utilisation et les rapports de licences pour adapter leurs investissements logiciels à l'utilisation réelle des logiciels et aux besoins de l'entreprise. 

Partie prenante	Défi majeur	En quoi les rapports d'utilisation sont-ils utiles ?
Suite C	Aligner les dépenses informatiques sur la valeur ajoutée pour l'entreprise	Utilise les données d'utilisation pour soutenir les stratégies d'optimisation des licences et de réduction des coûts
Informatique / Ingénierie	Garantir la disponibilité sans surprovisionnement	Améliore l'attribution des licences et réduit les refus de licence grâce à une meilleure visibilité
Finances	Maîtrise des coûts et prévisions précises	Suivi des données d'utilisation des licences afin d'identifier les économies possibles et de réduire le gaspillage lié aux licences
Achats	Négocier et renouveler efficacement les licences	Utilise les rapports sur les licences pour évaluer la demande et faciliter la prise de décisions fondées sur des données

À l'attention des dirigeants : optimiser la rentabilité et la stratégie 

Les dirigeants doivent pouvoir évaluer l'impact de l'utilisation des logiciels sur les résultats de l'entreprise. 

• Aligner les investissements logiciels sur les priorités de l'entreprise à l'aide des données d'utilisation 

• Soutenir les initiatives d’optimisation des licences qui permettent de réduire les coûts 

• Favoriser la prise de décisions fondées sur les données pour la planification à long terme  

À l'attention des équipes informatiques et d'ingénierie : améliorer la disponibilité et l'efficacité 

Les équipes informatiques doivent trouver le juste équilibre entre accessibilité et efficacité pour l'ensemble des utilisateurs et des systèmes. 

• Utilisez les rapports d'utilisation pour identifier les inefficacités dans l'utilisation des logiciels 

• Réduire le nombre de refus de permis sans augmenter le nombre de permis délivrés 

• Améliorer la répartition des licences entre les équipes, les projets et les sites  

Pour le service financier : maîtrise des coûts et établissement précis du budget 

Les équipes financières s'appuient sur des données précises pour gérer les dépenses et établir des prévisions budgétaires. 

• Suivre les données d'utilisation des licences par rapport aux coûts réels 

• Identifier les possibilités de réduire le gaspillage lié aux licences 

• Améliorer les prévisions à l'aide des tendances historiques des données d'utilisation  

Pour les achats : renforcer les négociations avec les fournisseurs 

Les équipes chargées des achats ont besoin de données fiables pour gérer les contrats et leurs renouvellements. 

• Utilisez les rapports sur les licences pour vérifier les besoins réels en matière de licences 

• Évitez de faire des achats excessifs sur la base d'hypothèses ou des recommandations des fournisseurs 

• Favoriser l'optimisation des licences grâce à des négociations fondées sur les données 

En l'absence de rapports d'utilisation, ces décisions reposent sur des estimations. 

Grâce aux rapports d'utilisation et aux rapports sur les licences, les entreprises peuvent aligner l'utilisation des logiciels sur leurs objectifs commerciaux et améliorer l'optimisation globale de leurs licences. 

Les décisions stratégiques étant fondées sur les données, les outils de reporting automatisés permettent de développer et de pérenniser les efforts d'optimisation des licences. 

Comment les outils de reporting automatisés contribuent-ils à l'optimisation des licences ? 

L'optimisation des licences n'est pas une opération ponctuelle. Elle nécessite une visibilité permanente sur l'utilisation des logiciels et une analyse continue des données d'utilisation. 

L'analyse manuelle permet de repérer les inefficacités, mais elle est difficile à mettre en œuvre à grande échelle. C'est là que les outils de reporting d'utilisation et d'optimisation des licences jouent un rôle essentiel. 

Les outils de reporting automatisés facilitent l'optimisation continue des licences en : 

• Automatisation de la collecte de données– Collecte des données relatives à l'utilisation des licences et des logiciels, toutes applications, tous utilisateurs et tous environnements confondus 

• Harmonisation du reporting sur les licences– Regrouper les données de tous les fournisseurs et de tous les types de licences pour permettre une analyse cohérente 

• Assurer une visibilité en continu– Suivre l'utilisation des licences, les tendances et les inefficacités au fil du temps 

• Activation des alertes proactives– Détection des sessions inactives, des processus de paiement trop longs et des refus potentiels de licence 

• Intégration aux outils de BI– Étendre les rapports d'utilisation aux tableaux de bord et aux analyses avancées 

• Rapports personnalisables –Générez des rapports sur mesure fournissant les données précises sur l'utilisation des licences nécessaires à la prise de décision au sein de toutes les équipes 

Au lieu de réagir aux problèmes une fois qu'ils se sont produits, les organisations peuvent gérer de manière proactive l'utilisation des licences et réduire le gaspillage lié à celles-ci. 

La génération automatisée de rapports garantit que les données d'utilisation, les rapports sur les licences et les analyses sont systématiquement mis à la disposition de toutes les parties prenantes. 

Cela permet aux organisations de : 

• Améliorer en permanence l'attribution des licences 

• Réduire les refus de licence et les pertes d'efficacité 

• Assurer une réduction durable des coûts grâce à une optimisation continue 

Grâce à l’automatisation, l’optimisation des licences simultanées devient un processus continu, fondé sur les données, plutôt qu’une tâche ponctuelle.

WEBINAIRE: La gestion des licences sur plusieurs serveurs est facilitée par une visibilité centralisée. Regardez le webinaire « CLIMS » (Optimisation des licences sur plusieurs serveurs) pour découvrir comment les entreprises rationalisent leurs processus d’administration des licences et de reporting. Voici votre invitation à visionner l’enregistrement. 

Points clés : Passer de la visibilité à l'optimisation des coûts 

Le reporting sur l'utilisation des licences logicielles est essentiel à l'optimisation des licences simultanées ; il aide les entreprises à passer d'une simple visibilité à une réduction mesurable des coûts. 

En analysant les données d'utilisation et les habitudes d'utilisation des logiciels, les équipes peuvent réduire le gaspillage de licences, optimiser leur attribution et prendre de meilleures décisions en matière de gestion des licences. 

Grâce à des outils de reporting d'utilisation adaptés, les entreprises peuvent : 

• Éliminer les licences sous-utilisées et réduire le gaspillage lié aux licences 

• Améliorer l'attribution des licences et contribuer à réduire le nombre de refus de licences 

• Utiliser les données relatives à l'utilisation des licences pour orienter les décisions en matière de renouvellement et d'achat 

Open iTLicenseAnalyzer™facilite l'optimisation des licences logicielles en proposant des rapports précis sur les licences, des analyses de l'utilisation des logiciels et une visibilité en temps réel sur l'utilisation des licences. 

Prenez rendez-vous pour une démonstration afin de commencer dès aujourd’hui à optimiser vos licences simultanées et à réduire le gaspillage de licences. 

Réduisez le gaspillage de licences grâce à des informations en temps réel permettant d'optimiser l'utilisation simultanée des licences.