De nombreux secteurs d'activité connaissent actuellement des changements majeurs du fait que les gens passent d'une organisation à l'autre. Par exemple, Gartner prévoit une augmentation significative de la rotation annuelle du personnel aux États-Unis par rapport à la moyenne d'avant la pandémie. En raison des changements de personnel, certaines licences logicielles restent inutilisées. Le service informatique n'a donc pas toujours connaissance de ces licences "perdues", ce qui entraîne des coûts inutiles. L'utilisation de la synchronisation LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) pour gérer la "liste du personnel actuel" et l'octroi des licences permettra d'utiliser au maximum les licences existantes sans en acheter de nouvelles.
Il est pratiquement impossible de fonctionner dans une organisation moderne sans un ordinateur et des applications logicielles essentielles, en particulier dans les secteurs de l'ingénierie et des sciences. C'est pourquoi les personnes chargées de la gestion des actifs informatiques sont toujours les premières à être informées de l'arrivée d'un nouvel employé. Leurs responsables souhaitent qu'ils soient productifs le plus rapidement possible. Toutefois, l'inverse n'est pas toujours vrai. Les employés quittent l'entreprise, passent à d'autres projets ou sont simplement transférés dans un autre service, et personne n'en informe l'administrateur des licences.
Le taux de rotation des employés augmente également. De nos jours, les employés sont beaucoup plus susceptibles de passer d'une entreprise à l'autre. Les entreprises modifient également leur mode d'organisation, en proposant des contrats à durée déterminée plutôt que des emplois permanents. Certaines entreprises recrutent pour un projet particulier, et les employés embauchés partent à la fin de ce projet. L'évolution de l'économie de l'engagement, ainsi que la tendance des employés des générations Y (Millennials) et Z à changer d'emploi plus fréquemment, se traduisent par un barrage constant d'intégration et de désintoxication des employés et des contractants (c'est-à-dire de cessation d'emploi et de séparation).
Impact de la rotation du personnel sur la gestion des actifs informatiques
Voici trois domaines de risque potentiels que les organisations devraient prendre en considération :
- les pratiques BYOD (bring your own device) qui peuvent conduire à des violations de licence ;
- Absence de réattribution d'une licence logicielle dédiée (ou d'un utilisateur nommé) lors du départ de l'employé ;
- Laisser les licences qui ne sont plus utilisées "sur l'étagère".
Politiques BYOD et BYOS
On attend souvent des entrepreneurs et des employés sous contrat à durée déterminée qu'ils fournissent leur propre matériel. Les entreprises qui suivent cette pratique oublient souvent que les logiciels que l'employé ou le contractant possède et utilise incluent normalement le BYOS (bring your own software). L'utilisation de ces logiciels sur le site pourrait enfreindre tout accord de licence conclu avec les fournisseurs de logiciels de l'entreprise pour un produit ou une gamme de produits (par exemple, Autodesk). Les entreprises doivent donc mettre en œuvre des politiques strictes pour éviter que cela ne se produise.
Logiciels quittant les locaux
Dans le cas du BYOD, l'entreprise dispose d'une licence globale ou de site qui permet à l'employé ou au contractant d'utiliser l'application (par exemple, Autodesk, Microsoft Office) sur place ou pendant qu'il est employé par l'entreprise. Dans certains cas, l'employeur télécharge une copie sur l'ordinateur de l'employé ou lui fournit un dongle. Cela peut paraître surprenant, mais vérifier que la licence a été désinstallée ou que le dongle a été renvoyé passe souvent inaperçu.
Rotation des employés et licences "sur étagère
Cette situation est fréquente au niveau des projets et lors du départ d'un employé. Les licences acquises pour la durée du projet ou du contrat ne sont plus nécessaires mais ne sont pas remises dans le pool de licences. Les licences logicielles restent "sur l'étagère", accumulant les coûts sans accroître la productivité.
Éviter les coûts de licence inutiles
Pour éviter de supporter des coûts de licence inutiles en raison de la rotation des employés, il est important de disposer d'une politique qui aborde les risques du BYOD et du BYOS, ainsi que d'une liste de fournisseurs pour lesquels le BYOS pourrait entraîner une violation de licence. Il peut s'avérer utile de vérifier que toute licence utilisée fait partie de l'actif de l'entreprise. Les entreprises doivent informer leurs employés de cette politique lors de l'intégration.
Le processus d'intégration doit comprendre une notification à l'équipe de gestion des actifs logiciels du départ d'un employé. L'équipe doit alors s'assurer que les licences logicielles de l'ancien employé sont disponibles soit pour être réattribuées, soit pour être annulées s'il y a suffisamment de licences déjà disponibles.
L'entreprise devrait également mettre en place une politique et un processus de rétrofacturation pour les actifs logiciels. Dans de nombreuses organisations, le coût des licences logicielles relève du budget informatique, bien que l'utilisation réelle de ces licences soit le fait d'une ou de plusieurs unités opérationnelles. Une politique de rétrofacturation permet de réacheminer le coût des licences vers l'unité opérationnelle où l'utilisateur est basé. Il s'agit d'une méthode très efficace pour garantir la conformité des licences. Elle transfère la responsabilité au supérieur hiérarchique, qui aura tout intérêt à vérifier qui utilise les licences, comment et quand il les utilise.
Laisser l'automatisation jouer son rôle
Bien que les mesures susmentionnées devraient permettre d'éviter les fuites de licences et la sous-utilisation, la meilleure solution consiste à s'appuyer sur l'efficacité d'une solution automatisée. Pour ce faire, il faut synchroniser le protocole LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) avec l'Active Directory de l'installation (bien que LDAP puisse également être utilisé pour d'autres validations d'accès, par exemple pour SAP). Cela permet de vérifier si un utilisateur a accès au réseau et quels sont ses droits d'accès. Cette synchronisation permet non seulement d'identifier les utilisateurs qui ont quitté l'entreprise, mais elle fournit également les informations nécessaires à la facturation des licences aux départements et unités d'entreprise concernés.
Cependant, travailler directement avec LDAP demande beaucoup de travail et est fastidieux. C'est là que les logiciels de gestion des licences prennent tout leur sens. Open iT LicenseAnalyzer peut intégrer LDAP pour fournir des rapports faciles à utiliser. Cela permet aux administrateurs de licences d'identifier les employés et les sous-traitants qui ont quitté l'entreprise et de découvrir les licences inutilisées en raison de leur départ. Il fournit également des informations de facturation précises et fiables sur l'utilisation des licences par employé et par application, ce qui constitue la base de l'imputation de l'utilisation des logiciels par centre de coûts. Ce reporting permet non seulement à l'unité opérationnelle informatique de récupérer les frais de licence en fonction de l'utilisation, mais il est également utile au responsable du secteur d'activité pour identifier les possibilités d'optimisation de l'utilisation des licences et pour planifier les besoins futurs en matière de licences. Les avantages de l'automatisation peuvent contribuer à atténuer les risques liés à la rotation du personnel.
Garantir la tranquillité d'esprit en cas de changement de personnel
La mise en œuvre d'une application robuste comme LicenseAnalyzer garantit qu'il n'y a pas de licences inutilisées attribuées à des employés qui ont quitté l'entreprise. Elle fournit également une piste d'audit permettant de comparer la facturation du fournisseur à l'utilisation réelle et vérifiable. Elle permet d'équilibrer le nombre de licences nécessaires par rapport au nombre de postes d'utilisateurs et fournit une feuille de route pour le renouvellement des contrats logiciels.
Fournir ces informations dans des feuilles de calcul dépasse les capacités d'une équipe informatique. C'est particulièrement vrai dans un environnement d'ingénierie qui comporte généralement de nombreuses applications logicielles coûteuses, où l'économie d'une seule licence inutile peut potentiellement faire économiser des milliers d'euros à l'entreprise.
Une solution efficace de gestion des actifs logiciels a généralement un retour sur investissement facilement réalisable dès la première année. Elle peut apporter au DSI une tranquillité d'esprit pour les années à venir, sachant que l'entreprise est en conformité et qu'elle maximise les économies de logiciels. Contactez-nous dès aujourd'hui et découvrez comment Open iT peut vous aider à éviter les coûts de licence inutiles liés à la rotation du personnel.
