従業員の離職によって見えなくなったライセンスコストを防ぐ

現在、多くの業界では、人がある組織から別の組織へと移ることで、大きな変化が起きている。例えば、ガートナー社は、米国の従業員の年間離職率が、パンデミック以前の平均から大幅に増加すると予測している。人事異動の結果、ソフトウェア ライセンスの一部が未使用のままになっている。そのため、IT部門はそのような「失われた」ライセンスに気づかず、不必要なコストが発生することがあります。Lightweight Directory Access Protocol (LDAP)同期を使用して「実際の人事リスト」とライセンスを管理することで、新しいライセンスを購入することなく、既存のライセンスを最大限に使用することができます。

現代の企業において、特にエンジニアリングや科学技術の分野では、コンピューターや不可欠なソフトウェアアプリケーションなしで業務を行うことは実質的に不可能です。そのため、IT資産管理担当者は、新入社員の入社情報を常に真っ先に把握する立場にあります。マネージャーは新入社員にできるだけ早く生産性を発揮してほしいと考えています。しかし、その逆が常に当てはまるとは限りません。従業員が退職したり、別のプロジェクトに異動したり、単に別の部署に転属したりしても、誰もライセンス管理者に通知しないことがあります。

従業員の離職率も上昇しています。現在では、従業員が以前よりも頻繁に転職する傾向が見られます。また、企業も組織設計を変更し、終身雇用ではなく有期雇用契約を導入するケースが増えています。特定のプロジェクトのために採用を行い、プロジェクトの終了とともに従業員が退職する企業もあります。ギグエコノミーの発展に加え、ミレニアル世代（世代Y）やZ世代の従業員がより頻繁に転職する傾向があるため、従業員や外部パートナーのオンボーディングとオフボーディング（つまり契約終了や退職手続き）が絶えず発生する状況が生じています。

従業員の離職がIT資産管理に与える影響

企業が考慮すべき3つの潜在的なリスク領域は以下の通りです。

• ライセンス侵害につながる可能性のあるBYOD（私物端末の業務利用）の慣行
• 従業員の退職時に、専有（または指名ユーザー）ソフトウェアライセンスの再割り当てを行わなかったこと
• 使用されなくなったライセンスを「遊休状態」のまま放置すること

BYODおよびBYOSポリシー

外部パートナーや有期雇用契約の従業員は、自身のハードウェアを持ち込むことが求められることがよくあります。このような慣行に従っている企業は、従業員や外部パートナーが所有・使用するソフトウェアに通常BYOS（私物ソフトウェアの業務利用）が含まれていることを忘れがちです。社内でこのソフトウェアを使用すると、企業のソフトウェアベンダー（Autodeskなど）との製品または製品群に関するライセンス契約に違反する可能性があります。したがって、企業はこれが起こらないようにするための厳格なポリシーを導入する必要があります。

社外へ持ち出されるソフトウェア

BYODに関連して起こり得ることとして、従業員や外部パートナーが社内または雇用期間中にアプリケーション（AutodeskやMicrosoft Officeなど）を使用することを許可するサイトライセンスやグローバルライセンスを企業が保有している場合があげられます。場合によっては、雇用主が従業員の端末にコピーをダウンロードしたり、ドングルを支給したりすることもあります。驚くべきことに、ライセンスがアンインストールされたことやドングルが返却されたことの確認が不十分であるケースは少なくありません。

従業員の離職と「遊休状態」のライセンス

これは、従業員の退職時だけでなく、プロジェクトレベルでもよく発生する事象です。プロジェクトや契約期間のために取得したライセンスが不要になったにもかかわらず、ライセンスプールに返却されません。ソフトウェアライセンスが「遊休状態」のまま放置され、生産性を向上させることなくコストを蓄積し続けます。

不要なライセンスコストの回避

従業員の離職による不要なライセンスコストの発生を防ぐためには、BYODおよびBYOSのリスクに対処するポリシーを策定するとともに、BYOSによってライセンス侵害が発生する可能性のあるベンダーのリストを整備することが重要です。使用中のライセンスが企業の資産基盤の一部であることを検証することが有効な場合があります。企業はオンボーディング時に、このポリシーを従業員に周知徹底しなければなりません。

オフボーディングプロセスには、従業員の退職をソフトウェア資産管理チームに通知する手順を含める必要があります。その後、チームは退職者のソフトウェアライセンスについて、十分に利用可能なライセンスがある場合は再割り当てまたは解約の対象となるように確認を行う必要があります。

また、企業はソフトウェア資産に対するチャージバック（費用配賦）のポリシーとプロセスを導入すべきです。多くの企業において、ソフトウェアライセンス費用はIT予算に計上されますが、実際のライセンス使用は1つ以上の事業部門で行われます。チャージバックポリシーにより、ライセンスコストはユーザーが所属する事業部門に再配賦されます。これは、ライセンスのコンプライアンスを確保するための非常に効果的な手法です。この手法により、責任がラインマネージャーに移行し、マネージャーは誰が、どのように、いつライセンスを使用しているかを管理することが自身の利益につながるようになります。

自動化の活用

上記の対策によってライセンスの流出や過小利用を防ぐことはできますが、最も確実な解決策は自動化ソリューションの効率性に依存することです。これは、LDAP（Lightweight Directory Access Protocol）をインストールのActive Directoryと同期させることで実現します（ただし、LDAPはSAPなどの他のアクセス検証にも使用できます）。これにより、ユーザーがネットワークへのアクセス権を持っているか、またそのアクセス権がどのようなものであるかを検証できるようになります。この同期により、退職したユーザーの特定が可能になるだけでなく、関連部門や事業部へのライセンスチャージバックに必要なインテリジェンスも提供されます。

しかし、LDAPを直接操作するのは手間がかかり、面倒です。そこで、ライセンス管理ソフトウェア の出番となる。Open iT LicenseAnalyzerは LDAP を統合して、使いやすいレポートを提供することができる。これにより、ライセンス管理者は、離職した従業員や請負業者を特定し、離職に起因するアイドル ライセンスを明らかにすることができます。また、従業員やアプリケーションごとのライセンス使用量に関する正確で信頼性の高い請求情報を提供し、コストセンターごとにソフトウェア の使用量をチャージバックするための基礎となります。このレポートは、IT ビジネスユニットが使用量に基づいてライセンス料金を回収することを可能にするだけでなく、ビジネスラインマネージャーがライセンス使用量を最適化する機会を特定し、将来のライセンスニーズを計画するのにも役立ちます。自動化のメリットを活用することで、従業員の離職に関連するライセンシングのリスクを軽減することができます。

従業員の離職時における安心の確保

LicenseAnalyzerのような堅牢なアプリケーションを導入することで、退職した従業員に割り当てられている未使用のライセンスがないことを確認できます。また、ベンダーの請求と実際の検証可能な使用量を比較するための監査証跡も提供します。必要なライセンス数とユーザ席数のバランスを取り、ソフトウェア 契約更新のロードマップを提供します。

スプレッドシートを使用してこの情報を準備することは、いかなるITチームの能力をも超えています。これは特に、多くの高価なソフトウェアアプリケーションを通常保有するエンジニアリング環境において顕著であり、不要なライセンスをわずか1つ削減するだけでも、会社に数千ドルの節約をもたらす可能性があります。

効果的なソフトウェア資産管理ソリューションは通常、初年度に容易にROI（投資利益率）を達成します。企業がコンプライアンスを遵守し、ソフトウェアコストの削減を最大化しているという安心感をCIO（最高情報責任者）に長年にわたって提供することができます。今すぐ弊社にお問い合わせいただき、Open iTが従業員の離職によって生じる不要なライセンスコストの回避をどのように支援できるかをご確認ください。