La façon dont les gens font des affaires continue d'évoluer au fur et à mesure que les technologies et les outils progressent. Les entreprises créent toujours de nouveaux logiciels, de nouvelles stratégies et de nouvelles méthodologies pour faire avancer leurs affaires.
Il est normal de ne pas saisir tout de suite le concept d'une idée, tout comme de nombreux propriétaires d'entreprise ne comprennent pas entièrement ce que sont les accords SaaS et ce qu'ils couvrent. Nombreux sont ceux qui ne savent même pas sur quoi ils doivent se concentrer lorsqu'ils négocient ces accords.
Comme pour tout processus de négociation, le fait de ne pas comprendre le processus peut mettre votre entreprise en danger, en particulier en cas d'accords défavorables.
Cet article présente les meilleures pratiques en matière de négociation d'accords SaaS et explique comment s'y prendre.
Qu'est-ce qu'un contrat SaaS ?
Pour faire simple, un contrat SaaS est un contrat de service. Il définit les termes et conditions d'un modèle de fourniture de logiciels. Les utilisateurs accèdent au logiciel et aux données en ligne d'un fournisseur sur la base d'un abonnement.
Qu'est-ce qui rend ce document important ? Il établit par écrit la relation entre le vendeur et le client. Cela permet aux deux parties de savoir ce qu'elles peuvent attendre du modèle de prestation de services et de l'une d'entre elles.
Un accord SaaS peut devenir un point de référence si l'une des parties l'oublie ou si une nouvelle personne fait partie de l'une des parties. L'objectif est d'obtenir ce que vous voulez et ce dont vous avez besoin dans le cadre de cette nouvelle relation, c'est pourquoi il est essentiel de faire référence à ce document.
Conseils pour la négociation d'un accord SaaS
Avant de commencer à négocier des accords SaaS, vous voudrez peut-être prendre en compte quelques conseils. Vous trouverez ci-dessous une liste des éléments à prendre en compte lors de la négociation d'un contrat SaaS.
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Tenir compte des spécifications techniques
Les spécifications sont un facteur important pour de nombreux produits et services. Dans le domaine du SaaS, les spécifications sont souvent négligées. Or, la définition de spécifications appropriées permet d'éviter les litiges et d'établir des attentes réalistes entre les deux parties.
Il s'agit d'une étape importante, surtout si l'entreprise du client est amenée à personnaliser le SaaS. Des éléments tels que la fonctionnalité et la description de ces spécifications techniques sont nécessaires pour tester et mesurer la performance du service.
L'un des éléments les plus essentiels du contrat SaaS, et pourtant souvent négligé, est la manière dont vous êtes autorisé à utiliser votre licence. Ce point peut varier considérablement d'un fournisseur à l'autre et peut avoir une incidence sur le prix que vous payez pour vos outils logiciels.
Déterminer la portée de la licence, qui couvre les droits et les limites précis que les clients reçoivent dans le cadre du contrat.
Open iT propose des solutions complètes de gestion des licences logicielles qui vous aident à déterminer quand et par qui les licences sont utilisées au fil du temps, que ce soit par site, par unité commerciale ou par groupe de projet. Vous pouvez obtenir une vue d'ensemble de l'entreprise ou descendre jusqu'à un seul utilisateur, dans le monde entier et en temps réel. Ces solutions peuvent vous aider à déterminer les différentes spécifications à prendre en compte et à planifier avec précision votre budget pour les coûts de licence.
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Reconnaître les parties prenantes et communiquer avec elles
Dans la vie comme dans les affaires, beaucoup de choses sont négociables. Les chefs d'entreprise peuvent déterminer ce qui doit être négocié, car la protection de l'entreprise est une priorité.
Ces besoins peuvent être des détails de niche, tandis que d'autres peuvent se concentrer sur des catégories générales. Il est essentiel de communiquer avec les parties prenantes pour comprendre le processus de négociation.
Comme indiqué précédemment, l'objectif d'un contrat SaaS est de permettre aux deux parties d'obtenir ce qu'elles veulent. Plus important encore, les détails qui vous sont donnés peuvent être référencés, vous devez donc savoir ce qui se passe tout au long du processus.
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Discuter des éléments non négociables avec les parties prenantes
Avant de déterminer les aspects non négociables, vous devez savoir comment votre entreprise utilisera le service. Vous pouvez envisager de l'utiliser en interne ou en externe et savoir si les données de vos clients résideront sur la plateforme du fournisseur.
Une fois que vous avez déterminé les projets de votre entreprise, vous pouvez discuter des éléments non négociables. Il peut s'agir de signataires autorisés, d'approbateurs, de responsables des ventes et de chargés de clientèle.
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Soyez vigilants en ce qui concerne les prix et les remises
En ce qui concerne le prix, vous devez déterminer les frais de service et la base de calcul. Il s'agit notamment de limiter le nombre d'utilisateurs, le coût des utilisateurs supplémentaires, la localisation des utilisateurs et le stockage des données. Il convient également de déterminer si l'accord prévoit un prix fixe ou comment les prix augmentent ou sont contrôlés.
Aujourd'hui, de nombreux vendeurs sont devenus moins flexibles, car vous pouvez continuer à ajuster à la hausse sans pouvoir diminuer les ajustements. C'est un point qui mérite d'être souligné.
Un modèle de tarification courant est le "paiement à l'utilisation", selon lequel les organisations ne paient que pour ce qu'elles ont consommé. Votre entreprise doit donc s'assurer que vous ne payez que pour les licences logicielles utilisées.
Il existe des solutions de gestion des logiciels qui permettent de mesurer l'utilisation des logiciels au sein de votre organisation. Ces solutions faciliteront le processus de négociation, tout en vous permettant de réduire les coûts des logiciels et d'utiliser efficacement le partage des licences entre les différents fuseaux horaires.
Les solutions de gestion de logiciels telles que l'Open iT LicenseAnalyzer collectent des données d'utilisation provenant de diverses sources afin de mesurer les licences ou les applications vérifiées, et de voir quand et par qui les licences sont utilisées au fil du temps.
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Tenir compte des coûts supplémentaires
Il est essentiel de connaître la valeur totale du contrat et le montant que vous payez. Tout coût supplémentaire aura un impact significatif sur vos accords SaaS. Cela peut entraîner divers changements dans vos obligations financières pour chaque accord entre les entreprises.
Les coûts supplémentaires comprennent les nouveaux utilisateurs et les nouvelles fonctionnalités telles que les abonnements aux services. Cela souligne l'importance d'examiner et de comparer les contrats tout en suivant l'utilisation, les modules complémentaires et les fonctionnalités.
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Inclure le droit de résiliation
Il ne suffit pas d'avoir la possibilité de résilier votre contrat SaaS. Vous devez déterminer si des pénalités financières s'appliquent lorsque vous décidez de résilier avant l'expiration du contrat et quelle est la facilité avec laquelle le fournisseur vous permettra de sortir du contrat.
C'est important car votre entreprise peut être liée à l'accord plus longtemps que vous ne le souhaiteriez.
Les gens ont tendance à négliger le risque de verrouillage, qui consiste à stocker toutes vos données sur votre propre serveur. Ce risque réduit à néant le rapport coût-bénéfice du SaaS, et il est préférable d'opter pour un fournisseur légèrement plus cher qui ne vous enfermera pas dans un carcan.
Prendre le temps de comprendre et d'apprendre
Il peut être difficile de comprendre l'ensemble du concept des accords SaaS, mais en connaître les bases peut vous aider, vous et votre entreprise, à prospérer en prenant de bonnes décisions commerciales.
En raison de la rapidité avec laquelle le monde des affaires évolue, il est judicieux de se tenir au courant des nouveaux logiciels et des nouvelles stratégies en vigueur dans le secteur.
Si vous n'êtes pas sûr de votre décision, n'oubliez pas que la communication est essentielle, en particulier avec les parties prenantes. S'engager dans une démarche sans en comprendre pleinement le processus aura des conséquences, alors prenez le temps de parler aux gens et d'apprendre les concepts.
Si vous êtes à la recherche d'une société pour aider votre entreprise ou gérer les licences de logiciels, n'hésitez pas à planifier une démonstration avec Open IT pour découvrir comment la société peut aider votre entreprise à prendre des décisions plus intelligentes. Open IT propose des outils de suivi et de gestion des licences logicielles dont vous pourriez avoir besoin pour votre entreprise.
