L'achat de logiciels n'est pas toujours simple.
Depuis l'achat initial, il y a les frais de licence et les modèles d'utilisation, les frais de négociation du contrat et la mise en œuvre.
Même après l'achat, les développeurs du logiciel continueront à le développer et à proposer des mises à jour, des fonctionnalités étendues, des corrections de bogues, de la maintenance, etc.
D'autres éléments à prendre en compte sont les logiciels de base, l' assistance logicielle et la formation des utilisateurs, qui entraînent également des frais supplémentaires susceptibles d'amputer le budget informatique au fur et à mesure qu'ils s'accumulent.
En outre, les problèmes liés aux licences de logiciels, s'ils ne sont pas résolus, pourraient entraîner des coûts supplémentaires inutiles. Les fournisseurs de logiciels peuvent procéder à des audits aléatoires et infliger de lourdes amendes s'ils constatent le non-respect des limitations prévues par les accords sur les logiciels.
Cependant, la propriété des logiciels ne se limite pas au respect des licences, mais aussi à la bonne gestion des licences achetées afin d'éviter les problèmes typiques de sur- ou de sous-licence qui pourraient coûter des millions de dollars à l'entreprise.
Les différents modèles de licence avec paiement à l'utilisation peuvent également entraîner des frais généraux supplémentaires s'ils sont mal planifiés et mal gérés. Plus le portefeuille de logiciels de l'entreprise s'étoffe, plus la gestion des licences logicielles se complique.
La mesure et l'analyse de l'utilisation des logiciels pourraient initialement révéler des coûts logiciels inutiles. Toutefois, un solide programme de gestion des actifs logiciels pourrait non seulement gérer efficacement les licences logicielles et optimiser leur utilisation, mais aussi aider à prévoir plus précisément les besoins en logiciels dans un avenir proche et atténuer les coûts logiciels excessifs au sein de l'organisation.
Pour éviter les pièges des coûts cachés des licences logicielles, ces 4 étapes pour une optimisation efficace de l'utilisation des licences peuvent vous aider :
1. Obtenir le bon outil
La première étape d'un parcours réussi de gestion et d'optimisation des actifs logiciels consiste à trouver l'outil adéquat qui répondra aux défis spécifiques actuels et ira au-delà des attentes initiales.
La connaissance de l'utilisation réelle des logiciels par l'organisation n'est que le début, et non le résultat final, d'une initiative d'optimisation efficace. L'utilisation du bon outil doit permettre d'atteindre l'objectif final.
2. Déployer et configurer la solution en fonction des besoins
Si l'outil adéquat est installé et configuré en fonction des exigences et des objectifs spécifiques de l'initiative, il doit non seulement fonctionner sans problème et collecter des données d'utilisation correctes et précises de l'environnement, mais il doit également être en mesure de fournir les informations nécessaires lorsqu'elles sont requises.
3. Analyser les données d'utilisation
Les bonnes analyses de rapport devraient pouvoir montrer quelles fonctionnalités ou applications nécessitent davantage de licences et lesquelles peuvent supporter une certaine réduction.
Simuler la combinaison parfaite de méthodes d'octroi de licences qui répondrait aux besoins actuels et maximiserait l'utilisation des licences tout en réduisant les coûts globaux des licences.
Prévoir les besoins futurs en matière de licences sur la base des tendances d'utilisation actuelles et des projections de croissance, ce qui permet de planifier correctement les budgets futurs.
4. Mettre en œuvre des initiatives d'optimisation de la valeur
L'optimisation de la valeur signifie être capable de maximiser l'utilisation de chaque actif logiciel et d'améliorer la productivité des utilisateurs à un coût optimal pour l'entreprise.
Cela signifie qu'il faut allouer un budget plus important aux nouvelles technologies, aux mises à niveau, à l'amélioration du personnel, à l'expansion de l'entreprise, etc. tout en maintenant la productivité à un niveau optimal.
Pour démarrer votre parcours d'optimisation logicielle, Open iT propose une série de solutions et de services de mesure, d'analyse et d'optimisation de l'utilisation des logiciels qui vous guideront à chaque étape de votre parcours de gestion et d'optimisation des logiciels techniques.
