À une époque où la technologie est profondément ancrée dans le tissu de la plupart des organisations, une gestion efficace des licences logicielles est cruciale pour garantir l'efficacité et la durabilité des opérations.
Pensez un instant au nombre d'applications auxquelles vous avez accès sur votre téléphone portable, votre tablette et votre ordinateur portable. Chacune d'entre elles fait l'objet d'une forme de licence protégeant les droits de propriété intellectuelle du vendeur et s'accompagnant généralement d'un droit de licence ou d'une autre source de revenus, telle que la publicité.
Au niveau de l'organisation, la quantité de logiciels nécessaires au fonctionnement de l'entreprise est un multiple de chaque activité automatisée de l'entreprise, multiplié par le nombre d'employés engagés dans cette activité.
Selon le rapport 2021 Business at Work d'Okta, le nombre moyen d'applications déployées par client est de 88 pour cette année.
Le coût d'utilisation des logiciels peut absorber une part considérable du budget informatique d'une entreprise, surtout si elle utilise une solution ERP comme SAP, ou des logiciels d'ingénierie et scientifiques spécialisés pour la conception et la construction.
Ce qui est encore plus étonnant, c'est le nombre d'organisations qui ne gèrent toujours pas activement leurs licences logicielles, ce qui entraîne des dépenses inutiles et les expose au risque de non-conformité avec leurs contrats de logiciels.
L'une des principales conclusions de l'étude ITAM Global Survey 2021 de Deloitte est qu'environ 84 % des personnes interrogées estiment qu'il y a encore des lacunes en termes d'initiatives ITAM dans leur organisation.
Voici une brève explication des raisons pour lesquelles la gestion des licences logicielles (ou SLM) est si vitale pour toute entreprise et pourquoi chaque entreprise devrait la pratiquer, en utilisant un ou plusieurs des produits logiciels disponibles pour réaliser l'optimisation des licences.
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Qu'est-ce que la gestion des licences de logiciels ?
La gestion des licences logicielles (ou SLM) consiste à contrôler l'utilisation et le déploiement des licences logicielles au sein d'une organisation, en veillant à ce que cette dernière respecte les termes de l'accord conclu avec l'éditeur du logiciel.
Il s'agit d'un sous-ensemble de la gestion des actifs logiciels, ou SAM, qui est à son tour un sous-ensemble de la gestion globale des logiciels et du matériel, ou gestion des actifs informatiques (ITAM).
Il est important de rappeler que chaque fournisseur suit et contrôle l'utilisation de ses propres licences logicielles et utilise ces informations pour identifier toute non-conformité potentielle ou réelle de la part d'un client.
Les avantages de la SLM
Garder à l'esprit que chaque fournisseur évalue la manière dont vous utilisez ses logiciels devrait vous alerter sur le fait que la gestion des licences logicielles est une activité que vous ne devriez pas négliger.
Tout d'abord, vous avez l'esprit tranquille, car vous disposez d'une preuve directe et documentée de l'utilisation de vos licences et vous ne devez pas accepter aveuglément les calculs de votre vendeur.
Ceci est particulièrement important lorsqu'il s'agit d'accords "d'ajustement", où vous risquez de vous retrouver à la charge du client en raison de coûts de licence excessifs.
Une gestion efficace des licences logicielles est également proactive plutôt que réactive, ce qui vous permet d'optimiser l'utilisation de vos licences tout en veillant à ce que vos utilisateurs aient accès aux logiciels dont ils ont besoin.
Vous serez en mesure de négocier votre accord à l'échéance en fonction de vos besoins réels et non en fonction de suppositions.
Et vous pouvez accueillir un audit logiciel à tout moment, avec la certitude d'être en conformité.
Si ces raisons suffisent à faire de la gestion des licences logicielles une évidence, les économies réalisées peuvent être considérables, voire stupéfiantes.
Diverses études menées par des fournisseurs de gestion de licences logicielles et des sociétés de conseil telles que Gartner indiquent que les dépenses excessives en matière de licences sont un phénomène mondial et continu. Les coûts excédentaires peuvent s'élever à plus de 250 dollars par poste de travail pour les logiciels de bureautique.
Si l'on considère les logiciels d'ingénierie spécialisés, une seule licence peut coûter des milliers de dollars. Si elle n'est utilisée que 30 % du temps, ou pire, si elle n'est pas utilisée du tout, la gestion des licences logicielles devient une nécessité, et non un luxe.
On estime que 25 à 35 % des dépenses de licences au niveau mondial sont des gaspillages, et il est surprenant de constater que même de grandes entreprises n'ont pas mis en place de gestion des licences logicielles.
Les risques liés à l'absence de gestion des licences logicielles
L'objectif initial de la gestion des licences logicielles dans une organisation était d'éviter le non-respect des accords conclus avec les fournisseurs de logiciels.
Des procès de plusieurs millions de dollars ont été intentés entre des vendeurs et des clients, le vendeur invoquant des violations de son contrat de licence.
La meilleure façon d'éviter ce type de conflit est de prendre la responsabilité de contrôler l'utilisation des licences logicielles en interne et de ne pas se fier à l'évaluation du fournisseur.
De cette manière, vous pouvez être averti de tout risque potentiel et y mettre un terme de manière proactive, tout en disposant de vos propres rapports d'utilisation pour les comparer à ceux du fournisseur.
Ces risques peuvent être inattendus, par exemple si un employé possède sa propre version du logiciel et l'utilise par inadvertance sur son propre appareil, mais au sein de votre réseau informatique, ce qui pourrait constituer une violation de votre contrat de licence.
Une fois que les premiers adeptes de la gestion des licences logicielles se sont assurés de la conformité de leurs logiciels, grâce à une meilleure visibilité des licences utilisées et de leurs détenteurs, il est rapidement apparu qu'il y avait un gaspillage considérable, pour un certain nombre de raisons, telles que
- Des licences avaient été achetées et n'étaient pas utilisées, parce que l'employé était parti ou qu'un projet avait été achevé et que les licences étaient "sur l'étagère".
- Les employés avaient besoin de licences, mais ils ne les utilisaient que pour un faible pourcentage du temps, disons 10 à 30 %.
- Des licences ont été achetées avec beaucoup trop de fonctionnalités dont l'employé n'avait pas besoin ou qu'il n'utilisait que rarement.
Les modèles de licence tels que les licences concurrentes, où les licences sont conservées dans un pool et accessibles à tout utilisateur autorisé en cas de besoin, pouvaient accroître l'efficacité, mais étaient également manipulés par des utilisateurs qui se connectaient au début de la journée et ne libéraient pas la licence, même lorsqu'ils ne l'utilisaient pas, refusant ainsi l'accès à d'autres utilisateurs.
L'accaparement des licences peut être évité grâce à la gestion des licences logicielles, en appliquant une technique appelée "récolte de licences", soutenue par une politique claire de gestion des licences.
Les logiciels de gestion des licences ont évolué pour aider la division informatique à identifier les gaspillages et à optimiser l'utilisation des licences pour une large gamme de produits. Aujourd'hui, une organisation peut facilement avoir plus de 150 produits logiciels dans son portefeuille. La visibilité et le contrôle d'une telle gamme de produits et de modèles de licence doivent être automatisés, ce qui n'est pas du ressort des feuilles de calcul.
La menace de la cybercriminalité est un risque implicite et crucial qu'il ne faut pas négliger. Si vous ne maîtrisez pas suffisamment votre environnement logiciel, il y a de fortes chances que vos défenses contre les cybermenaces soient également déficientes.
Meilleures pratiques SLM pour tous les secteurs d'activité
La mise en place d'une gestion cohérente et contrôlée des licences logicielles est un parcours, et non une solution miracle, qui nécessite une stratégie, des rôles et des responsabilités définis, des buts et des objectifs clairs et une feuille de route pour les atteindre. Voici quelques conseils utiles à l'intention des organisations qui commencent à s'engager dans cette voie :
- Sachez ce que vous avez. Si vos contrats de licence de logiciel ne sont pas déjà stockés et gérés de manière centralisée, veillez à les collecter et à les rassembler.
- Rassembler les licences égarées. Dans les grandes organisations en particulier, il est possible que les unités opérationnelles aient acheté leurs propres copies de logiciels (avec leurs propres accords). Ces licences doivent être gérées de manière centralisée. Si possible, consolidez les accords isolés en un seul accord, soit immédiatement, soit au moment du renouvellement de la licence.
- Établissez un calendrier des accords avec les fournisseurs de logiciels que vous souhaitez privilégier, sur la base de facteurs tels que la prochaine date de renouvellement, la dépendance à l'égard du logiciel, la base d'utilisateurs et les dépenses actuelles. Vous saurez ainsi sur quels logiciels vous concentrer en priorité pour les optimiser.
- Désigner des personnes spécialisées dans la gestion des licences de logiciels et leur fournir le logiciel de gestion des licences de logiciels approprié.
- Obtenez un logiciel de gestion des licences logicielles adapté à votre entreprise et aux logiciels que vous utilisez. Tous les logiciels de gestion de licences logicielles ne sont pas identiques ou ne peuvent pas gérer certains produits plus spécialisés. Nous y reviendrons plus tard.
- Définir une politique globale de gestion des licences logicielles qui soit spécifique à des questions telles que la récolte de licences, le BYOS (apportez votre propre logiciel).
- Impliquez votre personnel et informez-le sur la gestion des licences logicielles et sur ce qu'elle coûte à l'entreprise. Ils peuvent ne pas être conscients de ces coûts et une fois qu'ils seront informés et comprendront la politique de gestion des licences logicielles, l'efficacité s'en trouvera améliorée.
- Un bon moyen de confronter les utilisateurs, et en particulier leurs responsables, à la réalité est de mettre en place un système de rétrofacturation. Trop d'entreprises font supporter les coûts de licence au service informatique, alors que la majeure partie des logiciels est utilisée dans les différentes unités commerciales. Avec une gestion robuste des licences logicielles et un logiciel de soutien, vous pouvez attribuer les coûts par utilisateur et par département jusqu'au dernier centime et facturer ces coûts aux départements. Le chef d'entreprise comprendra rapidement le message et gardera un œil attentif sur l'utilisation des licences, réduisant ainsi la surcharge du service informatique et de ses ressources en matière de gestion des licences logicielles.
Il ne s'agit là que d'une petite liste d'interventions possibles, mais vous identifierez d'autres possibilités au fur et à mesure que vos pratiques de gestion des licences logicielles s'amélioreront et gagneront en maturité.
Les différentes catégories de licences de logiciels
Le nombre de modèles de licences logicielles différents augmente rapidement et accroît la complexité de la gestion des licences logicielles. Il existe bien plus de variantes que celles que nous énumérons ci-dessous, mais elles se rapportent généralement à l'une des catégories suivantes :
- Licences d'entreprise et de site. Ces licences permettent à une entreprise ou à une zone géographique spécifique d'utiliser autant de licences qu'elle le souhaite. Elles ne sont évidemment pas bon marché, mais peuvent constituer l'option la plus efficace pour les grandes multinationales.
- Licences nominatives. Il s'agit d'une licence dédiée à un utilisateur particulier, généralement un super-utilisateur, qui a besoin d'un accès maximal pour être productif.
- Les licences spécifiques au matériel, telles que les licences verrouillées par nœud ou par appareil. Tout utilisateur ayant accès à l'appareil ou au serveur peut utiliser la licence.
- Licences simultanées. Un pool de licences est disponible pour les utilisateurs autorisés. Le nombre de licences dans le pool est inférieur au nombre d'utilisateurs. L'objectif est de disposer d'un nombre minimum de licences tout en équilibrant la demande des utilisateurs. C'est là que le logiciel de gestion des licences logicielles s'avère très utile, car il permet d'optimiser le nombre de licences et leur utilisation au maximum.
- SaaS - Software as a Service (logiciel en tant que service). Il s'agit du modèle "cloud". De nombreuses entreprises pensaient que le passage au SaaS ou à un modèle de paiement à l'utilisation rendait superflue la gestion des licences logicielles, mais elles se sont aperçues que la gestion des coûts du SaaS était tout aussi essentielle que la gestion des licences sur site.
- Licences basées sur des jetons. Dans ce cas, l'entreprise achète un certain nombre de jetons ou de crédits et chaque fois qu'un utilisateur se connecte et utilise le logiciel, certains jetons sont consommés en fonction d'une liste de prix (par exemple, avec AutoDesk, AutoCad et Revit ont des prix différents). Ces licences peuvent être très complexes et comporter des paramètres supplémentaires tels que le nombre de minutes, de sorte que, bien qu'il s'agisse également d'un modèle de paiement à l'utilisation, les coûts peuvent facilement grimper.
Lorsque vous choisissez un logiciel de gestion des licences logicielles pour votre entreprise, il est important de vérifier si le produit est capable d'analyser les types de licences dans votre environnement et d'en rendre compte.
Comment Open iT peut vous aider à optimiser la gestion de vos licences logicielles
Nous fournissons bien plus qu'une gamme de produits logiciels ; nous avons deux décennies d'expérience dans des secteurs tels que le pétrole et le gaz et l'industrie automobile.
Ayant partagé nos expériences avec nos clients dans leur parcours de gestion des actifs, nous pouvons vous aider à faciliter votre transition vers l'excellence en matière de gestion des licences logicielles.
Que vous ayez un problème spécifique à un fournisseur, que vous soyez confronté à des défis liés à l'utilisation de l'heure de la journée à travers votre empreinte mondiale ou que vous ayez simplement besoin de conseils sur la meilleure approche pour mettre en œuvre la gestion des actifs logiciels, nous sommes là pour vous.
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