Avantages, risques et bonnes pratiques
Une licence de logiciel est un contrat qui fournit aux utilisateurs des lignes directrices sur la manière d'utiliser différentes applications d'une manière qui est juridiquement contraignante après accord.
Ces conditions fournissent aux utilisateurs des conditions qui dictent les politiques d'utilisation équitable et les accords de propriété intellectuelle.
La principale fonction d'une licence de logiciel est de présenter les droits du développeur/fournisseur et de l'utilisateur sur l'utilisation d'une application logicielle particulière.
Cela se traduit par un contrat connu sous le nom d'accord de licence pour l'utilisateur final (EULA).
Des conditions sont incluses dans ce document, notamment le niveau d'accès des utilisateurs au code source, le nombre d'utilisateurs pouvant utiliser la licence, le nombre de machines sur lesquelles l'application peut être installée, la durée d'utilisation, l'assistance technique et la maintenance, les limitations géographiques, etc.
Au fur et à mesure que l'entreprise développe son portefeuille de logiciels, le nombre et la variété des licences logicielles qu'elle possède peuvent rendre la gestion des licences très difficile et compliquée.
Certaines entreprises emploient des équipes entières pour gérer correctement leur portefeuille de licences logicielles.
Une gestion efficace des licences logicielles devient donc cruciale pour le bon fonctionnement de l'entreprise.
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Qu'est-ce que la gestion des licences de logiciels ?
La gestion des licences de logiciels (SLM) est l'un des domaines les plus importants de la gestion des actifs informatiques (ITAM).
Il s'agit du processus de documentation, de suivi, de contrôle et de dimensionnement des licences logicielles d'une entreprise.
La gestion du cycle de vie des logiciels est utilisée par les entreprises dont le portefeuille de logiciels est en expansion pour contrôler et maintenir les différentes licences et droits qu'elles possèdent.
Il offre une visibilité sur les informations vitales relatives aux licences de l'entreprise, y compris les droits, les limitations, la disponibilité, l'utilisation, les versions et l'expiration.
Il permet d'atténuer les risques de non-conformité avec les fournisseurs de logiciels et d'éviter les lourdes pénalités associées à une violation de la conformité.
Elle peut également accroître l'agilité numérique et améliorer l'expérience de l'utilisateur final.
Pour mettre en œuvre une gestion efficace des licences logicielles, il est nécessaire d'avoir une connaissance approfondie des différents modèles de licences que possède l'entreprise.
Types de licences de logiciels
Il existe généralement cinq types de licences logicielles basées sur le caractère restrictif : domaine public, licence publique moins générale (LGPL), permissive, copyleft et propriétaire.
La plupart des utilisateurs finaux sont familiarisés avec les licences propriétaires, qui permettent aux utilisateurs d'utiliser les applications logicielles sur la base des termes et conditions exprimés dans le CLUF.
Pour protéger leurs produits logiciels propriétaires, les développeurs et les vendeurs proposent un certain nombre de modèles de licence.
En général, ces licences sont déployées de trois manières :
Autonome
Les licences sont liées à l'application et ne nécessitent pas de déclenchement supplémentaire pour activer l'application.
En réseau
Les licences sont déployées à partir d'un serveur de licences, qui gère l'extraction et l'enregistrement des licences à partir de l'ensemble des licences disponibles.
Nuage
Les licences sont déployées via l'internet. Dans certains cas, l'application elle-même est accessible via l'internet par l'intermédiaire de SaaS (Software-as-a-Service), un modèle de distribution de logiciels dans lequel les applications sont hébergées dans un environnement en nuage.
Modèles
Le nombre de modèles de licence ne cesse d'augmenter, les éditeurs de logiciels introduisant de nouvelles méthodes de vente de licences en fonction des tendances actuelles et des demandes du marché.
Voici quelques-uns des modèles de licence les plus courants :
Perpétuelle
Le logiciel est acheté une fois et l'utilisateur peut l'utiliser à perpétuité. Toutefois, l'assistance et la maintenance de l'application logicielle ont une date d'expiration et peuvent devoir être renouvelées moyennant des frais supplémentaires.
Concurrent
Achetées en gros pour permettre à plusieurs utilisateurs de bénéficier d'un seul code de licence, les licences concurrentes facilitent la gestion des licences logicielles.
Flottant
Partagées par un groupe d'utilisateurs, les licences flottantes sont assorties de limitations quant à leur utilisation, notamment en ce qui concerne le nombre total de licences, l'accès des utilisateurs, etc.
Compteur
Généralement limitées à des périodes d'essai gratuites, les licences mesurées limitent l'accès des utilisateurs à des fonctionnalités spécifiques et à un temps d'utilisation total.
Sur abonnement
Il s'agit d'une licence à durée déterminée dans laquelle l'accès à l'application logicielle prend fin après une période définie, à moins que l'abonnement ne soit renouvelé.
Utilisateurs nommés
Il est réservé à un utilisateur spécifique mais peut être installé sur un nombre limité d'appareils.
Verrouillage du nœud
Également connue sous le nom de licence basée sur la machine, ce type de licence est verrouillé sur un ou plusieurs dispositifs matériels. Tout utilisateur de l'appareil peut l'utiliser.
Dongle
Il utilise les ports USB pour activer les applications logicielles, ce qui les rend plus portables et plus faciles à partager entre plusieurs utilisateurs.
Paiement à l'utilisation
Généralement utilisé en plus des licences concurrentes, le paiement à l'utilisation ou les licences basées sur l'utilisation sont facturées par le vendeur sur la base des produits et/ou des fonctionnalités qui ont été effectivement utilisés par l'utilisateur au cours d'une période donnée.
Basé sur des jetons
Il s'agit d'un type de licence prépayée basée sur l'utilisation, dans laquelle l'utilisateur achète un certain nombre de jetons, qui peuvent ensuite être utilisés pour accéder à des produits et/ou à des fonctions spécifiques. Chaque produit ou fonctionnalité se voit attribuer un certain nombre de jetons qui seront périodiquement imputés sur la réserve de jetons.
Avantages de la gestion des licences logicielles
Garantir la conformité des licences logicielles
La gestion des licences logicielles permet aux entreprises de garder le contrôle de leurs droits de licence et de leurs dates d'expiration.
En utilisant la outils de gestion des actifs logiciels les administrateurs peuvent vérifier si l'utilisation des licences de l'organisation va au-delà des termes et conditions établis pour le logiciel.
Cela peut permettre d'éviter de lourdes pénalités et de nuire à la réputation de l'entreprise.
Gagner un avantage lors des négociations avec les fournisseurs
Grâce à la gestion des licences logicielles, l'entreprise dispose de données, d'analyses, de rapports et d'informations brutes sur l'utilisation qui peuvent être utilisées comme un avantage lors des négociations.
Réduire les coûts inutiles
De nombreux facteurs peuvent contribuer aux coûts inutiles des logiciels : projets dont les besoins en applications spécifiques varient, fusions et acquisitions, augmentation ou réduction du nombre d'employés, etc.
Avec l'outil adéquat, les administrateurs peuvent analyser les données d'utilisation et générer des rapports qui montrent les possibilités de réduction des coûts.
Réduire les risques de sécurité
La gestion des licences de logiciels ne sert pas uniquement à réduire les coûts.
En suivant qui, quand et où le logiciel est utilisé, toute utilisation non autorisée des licences logicielles peut être immédiatement détectée.
La tenue d'un registre des flux et reflux de l'utilisation des logiciels de l'entreprise peut également aider à identifier les hausses ou les baisses soudaines et inattendues de l'utilisation des licences de l'entreprise.
Améliorer l'efficacité du travail
La rétrofacturation informatique (IT chargeback ou showback) est l'une des stratégies de gestion des licences logicielles.
Cela permet de responsabiliser les utilisateurs finaux et d'améliorer leur productivité en leur faisant prendre conscience de la manière dont ils utilisent leur temps pendant les heures de travail.
Risques liés à l'absence d'un plan de gestion des licences logicielles
La valeur de la gestion des licences logicielles peut être observée dans différents départements de l'organisation.
Il ne se limite pas aux administrateurs de licences ou aux responsables informatiques, mais il explique pourquoi la gestion du cycle de vie des produits est une stratégie commerciale importante.
IT
Un plan efficace de gestion des licences logicielles permet au département informatique de rationaliser ses ressources et de s'assurer facilement que l'organisation est en conformité avec ses droits de licence.
Il donne également aux administrateurs une vue de l'ensemble du parc informatique, ce qui les aide à élaborer des stratégies pour optimiser leurs actifs logiciels et matériels.
Finances
Les licences d'ingénierie des fournisseurs, tels qu'Autodesk, MathWorks et Dassault Systemes, sont coûteuses.
Multipliez le prix d'une licence par des milliers d'utilisateurs finaux et vous obtiendrez une série de chiffres accrocheurs dans le plan budgétaire du logiciel.
Sans la gestion des licences logicielles, il serait difficile de retracer et de justifier les coûts encourus auprès des services responsables.
Achats et approvisionnements
Sans rapports historiques et en temps réel, il serait difficile pour les responsables de l'achat et de la fourniture de licences de logiciels et d'autres actifs informatiques de prévoir le nombre adéquat de licences à acheter pour une période donnée.
Production et conception
Les employés du service de production et de conception apprécient l'accès transparent aux applications dont ils ont besoin pour accomplir leur travail.
Sans gestion des licences logicielles, les utilisateurs finaux risquent de se voir refuser des licences, ce qui peut nuire à leur productivité.
Les retards dans un domaine peuvent avoir un effet préjudiciable sur l'ensemble de la chaîne de production.
Cadre
Les dirigeants qui manquent de visibilité sur leurs actifs logiciels peuvent sous-estimer ou surestimer la valeur des projets dans lesquels ils investissent actuellement.
Dans le cas présent, le client a décidé de réévaluer l'un de ses projets après avoir suivi l'utilisation de ses licences logicielles.
Meilleures pratiques en matière de gestion des licences de logiciels
La gestion des licences de logiciels peut être une tâche fastidieuse. Cependant, un processus et des outils appropriés peuvent aider considérablement à gérer les licences logicielles de manière efficace et sans heurts.
Fixer des objectifs
Il est essentiel de définir les objectifs avant de mettre en œuvre quoi que ce soit, car toutes les actions qui suivront seront basées sur les objectifs fixés.
Comprendre l'accord de licence
L'accord de licence utilisateur définirait les mesures correctes à utiliser pour l'établissement des rapports.
La compréhension de l'accord de licence et de ses nuances permettrait aux administrateurs de savoir ce qu'ils peuvent et ne peuvent pas faire, et quelles mesures ils peuvent mettre en œuvre dans le cadre des paramètres de l'accord de licence.
Collecter des données
Il est essentiel de collecter des données d'utilisation correctes et précises à partir d'une grande variété de sources dans les serveurs de licences et les postes de travail. Les défis actuels en matière de collecte de données, tels que les réseaux séparés et les configurations de travail à distance, peuvent être atténués en utilisant les bons outils.
Consolider les données
Pour protéger l'intégrité des données, il peut s'avérer nécessaire de consolider toutes les données d'utilisation provenant de divers serveurs de licences, y compris des réseaux séparés et des postes de travail, dans un référentiel de données unique et sécurisé. Cela faciliterait également l'agrégation et le traitement des données, ce qui permettrait de générer des rapports plus rapidement. Il serait également beaucoup plus simple de visualiser les données en temps réel et les données historiques des différentes licences sur un tableau de bord centralisé.
Analyser les données
Analyser les données en fonction de l'accord de licence et des objectifs fixés. Par exemple, s'il existe des licences d'utilisateurs nommés, analysez le rapport sur les utilisateurs distincts. S'il y a des licences simultanées, analysez le rapport sur le nombre maximum d'utilisateurs simultanés et l'efficacité de la licence. Des modèles de licence différents nécessitent des rapports différents.
Mise en œuvre des points d'action
L'un des principaux défis de la mise en œuvre efficace de la GDT est le suivi des points d'action nécessaires sur la base des analyses effectuées.
Certaines organisations savent déjà ce qu'il faut faire parce que l'analyse des données a déjà fourni les réponses, mais elles n'agissent pas sur cette partie importante du processus.
Il est également important d'obtenir l'adhésion des utilisateurs et des autres parties prenantes de l'organisation.
La transparence est essentielle. Il serait beaucoup plus facile de mettre en œuvre les points d'action nécessaires lorsque les utilisateurs et les autres parties prenantes sont tous impliqués dans le processus.
Comment Open iT peut-il vous aider dans vos initiatives de gestion des licences logicielles ?
Que votre organisation débute ou que vous cherchiez de nouvelles façons d'optimiser vos initiatives actuelles de gestion des licences logicielles, Open iT peut aider votre équipe à atteindre vos objectifs commerciaux.
Les produits et solutions Open iT permettent aux entreprises de prendre le contrôle de leurs actifs logiciels grâce à la surveillance à l'échelle de l'entreprise, à la facturation informatique, à l'analyse du retour sur investissement et à l'optimisation de l'utilisation des licences logicielles.
Grâce à un système avancé d'analyse et de reporting, Open iT fournit aux clients les données dont ils ont besoin pour être mieux armés lors des négociations avec les fournisseurs.
Open iT LicenseAnalyzer, le produit phare, offre aux administrateurs de licences trois niveaux de fonctionnalité.
Il prend en charge plus de 6 000 applications (autonomes, en réseau ou hébergées dans le nuage) et plus de 35 gestionnaires de licences.
Niveau 1 - À ce niveau, vous pouvez collecter des données sur l'utilisation de la durée d'exécution à partir d'un large éventail de sources afin de suivre les licences enregistrées et retirées.
Vous avez également accès à des rapports d'utilisation en temps réel et historiques ainsi qu'à des alertes proactives, ce qui vous aide à découvrir les domaines dans lesquels vous pouvez réaliser des économies en réduisant les achats excessifs de licences.
Niveau 2 - Ce niveau permet d'avoir une vision plus précise de l'évolution de l'utilisation des licences en mesurant l'utilisation active réelle des applications en cours d'exécution.
Avec le niveau 2, vous pouvez savoir si vos licences sont activement utilisées en mesurant l'activité du CPU, des E/S, du clavier et de la souris, et en la comparant aux règles et aux seuils définis.
Niveau 3 - Le troisième niveau fait passer la gestion des licences logicielles au niveau supérieur grâce à la gestion de l'utilisation.
Il automatise le processus d'optimisation des licences par la découverte et la suspension/résolution des applications utilisées de manière inactive.
Les licences inutilisées sont ainsi remises dans le pool, ce qui permet à d'autres personnes d'utiliser l'application.
Open iT propose également des solutions ponctuelles destinées à optimiser des applications techniques et commerciales spécifiques.
- Analyzer pour Autodesk
- Analyseur pour Ansys
- Analyzer pour MathWorks
- Analyseur pour SOLIDWORKS
- Analyseur pour Siemens NX®
- Analyseur pour Materialise
- Analyseur pour Bentley
- Optimizer for SAP® Licensing
Cependant, au-delà de ces outils puissants, Open iT possède des connaissances approfondies et des années d'expérience dans la création de stratégies basées sur les données qui optimisent la valeur des investissements logiciels de ses clients, en abordant des sujets et en fournissant des informations qui sont parfaitement adaptés à chaque organisation.
Êtes-vous prêt à vous lancer dans une gestion optimisée des licences logicielles ? Contactez un consultant Open iT Business Solutions dès aujourd'hui.
Voir Software License Management in Motion (Gestion des licences logicielles en mouvement).
