ライセンス・ホーダーがチームにいることを示す5つの兆候

[0:02]おはようございます、こんにちは、あるいはこんばんは。どこからご参加いただいている方も、ようこそ。こちらはOpen iT主催のウェビナー「チームにライセンスを溜め込む人がいないか見極める5つの兆候」です。 私は本日の司会を務めるニックスです。今回は、隠れたライセンスの無駄遣いの最も一般的な原因の一つである「ライセンスの買いだめ」について、実践的な視点から掘り下げていきます。これから20分間、講師が、ライセンスの無駄遣いにつながる主な利用パターン、それらを早期に発見する方法、そして生産性を低下させることなく、チームがより賢く効率的な運用へと移行する方法について解説します。

[0:33]画面上部のQ&Aパネルから、ご質問を気軽にお送りください。ライブ配信中にできる限り多くのご質問にお答えしますが、お答えしきれなかった場合は、セッション終了後、個別にご連絡させていただきます。

[0:44]それでは、本日の登壇者をご紹介します。サギ氏はソリューション・アーキテクトとして、グローバル企業がソフトウェア の活用に関して、データに基づいたより適切な意思決定を行えるよう支援してきました。彼は、過剰な支出を避けつつ、チームがすでに保有しているツールの潜在能力を最大限に引き出し、よりスマートに業務を進められるよう支援することに情熱を注いでいます。それでは、サギ氏をセッションへお迎えしましょう。

[1:05] サギ：ニックス、どうもありがとう。さて、今日はユーザーの利用パターンについて話しましょう。具体的には、皆さんのチーム内に「買いだめするタイプ」のユーザーを見つけ出してみます。

[1:16]では、「ライセンスの独占者」とは何でしょうか？ これは基本的に、必要以上にライセンスを使用し、ライセンスの空き状況が実際よりも少ないという誤った認識を与え、ライセンスの利用率を著しく高く見せてしまう人のことです。公平な割り当て分以上のライセンスを占有し、その使用パターンによって常にライセンスが不足しているかのように見せかけることで、結果としてライセンス管理者に、組織が実際よりも多くのライセンスを必要としていると誤解させてしまうのです。

[1:58]今日は、ライセンスの独占者に見られる5つの兆候、分析ツールを活用して彼らを見分ける方法、そして他のユーザーのためにライセンスの利用可能性を高めるために状況を改善する方法について解説します。

[2:17]さて、ライセンスを独占する正当な理由は数多くあることを念頭に置いておいてください。例えば、自身のプロジェクトでそのライセンスを使用する必要があるユーザーなどが挙げられます。そして、こうしたユーザーが実際にライセンスを独占する必要があるかどうかを判断するためには、分析データだけにとどまらず、徹底的な調査を行う必要があります。

[2:46]そこでまず、分析力を活用してこうしたユーザーを特定し、全ユーザーの中からそれらを抽出して絞り込む必要があります。ユーザーが通常の利用範囲を超えてライセンスを独占している可能性を示す具体的な基準を提示する必要があります。そして、さらなる調査が必要か、あるいは単にユーザーと親身な対話を交わして、エンジニアリングアプリケーションの利用習慣をより深く理解するだけで済むかについては、管理者の判断に委ねられます。

[3:25]いくつかのプロジェクトを同時に抱え、多忙を極めるユーザーなど、割り当てられた目標を達成するために複数のプロセスを並行して実行せざるを得ない場合など、一部の「溜め込み」行動は正当化されるかもしれません。しかし、正当化されないものもあるため、一般的な通達や個別の対応を通じて、何らかの調整を行う必要があります。

[3:56]では、こうしたユーザーをどのように見つけ出せばよいのでしょうか？まずは、最も明白な指標から始めましょう。つまり、ライセンスを長期にわたり継続的に利用しているユーザーを特定することです。具体的には、ライセンスをチェックアウトし、実際にチェックインするまで長期間にわたり保持し続けているユーザーのことです。

[4:21]1つの兆候だけでは、ライセンスの買い占め者であると断定できないことを覚えておく必要があります。というのも、ユーザーが1日分のライセンスを取得することは当然あり得ることであり、実際、それ自体は問題ありません。しかし、この指標を、後ほど紹介する他の兆候と組み合わせることで、ライセンスの買い占め者である可能性が示唆される場合があります。

[4:49]最初の兆候を見つけるために、全ユーザーの年間合計と経過時間を示すレポートを作成します。これは、基本的にエンジニアリングアプリケーションの使用に費やされた全時間を一目で把握できるようにするためのものです。ユーザーによっては数値が低い場合もあれば、中程度の場合もあります。しかし、経過時間が極端に長いユーザーもおり、こうしたユーザーはセッション時間が長い疑いがあるため、そのライセンスの使用パターンをさらに詳しく分析することになります。

[5:29]ここでは、当社の全ユーザーの中で最も利用時間が長いアーロン、アリス、アマンダを取り上げます。それでは、彼らの1日の過ごし方を見てみましょう。まず、平均的な就業日について、1日の利用時間を合計し、総利用時間を算出します。すると、3人とも1日の最初から最後まで、終日このアプリケーションを利用していることがはっきりと分かります。

[6:06]しかし、他のユーザーも同じことをしているのがわかります。では、どうすれば彼らを特定できるでしょうか？ そこで、各日の各時間の月間平均を算出し、場合によっては数ヶ月分をまとめて考慮した上で、ユーザーごとの平均値を算出します。そうすると、下のグラフに示されている全体平均からもわかるように、このパターンが毎日繰り返されていることがすぐにわかります。 彼らの平均利用時間を調べると、毎日1日中ライセンスを借り続けていることがわかります。一方、他のユーザーについては、そのような利用は比較的まれであることがわかります。彼らの平均値からは、毎日1日中利用している様子は見られず、疑わしい「独占チーム」に比べて利用頻度ははるかに低いことがわかります。

[7:07]それでは、さらに詳細な分析を進めてみましょう。1年分のデータに加え、最大時間、平均時間、最小時間を示すレポートを作成することができます。その結果、アマンダ、アリス、アーロンの3名は、確かに平均利用時間が長いだけでなく、最小利用時間も非常に長いことがわかります。これは、長時間のセッションというパターンが1年を通じて繰り返されていることを示しており、これが単なる偶発的な出来事ではなく、実際に彼らの一般的な利用パターンであるという確信を強めてくれます。

[7:51]さて、こうした調査結果は、管理者に最初は少し不審に思わせるかもしれませんが、それによって、他の「買いだめ」の兆候についてさらに調査を進めたり、あるいは単にユーザーと会話をして、彼らが日常的にエンジニアリングアプリケーションをどのように利用しているかをより深く理解したりするきっかけとなるでしょう。

[8:16]ライセンスの過剰保有を示す2つ目の兆候は、複数のライセンスを同時に利用していることです。これは基本的に、そのユーザーが自分のワークステーション上でアプリケーションを並行して何度も起動しているか、あるいは複数のワークステーション上で同時に複数のインスタンスを起動している可能性があることを意味します。

[8:41]さて、こうしたユーザーには、このような利用パターンにはそれなりの正当な理由があるのかもしれません。アプリケーションによっては、シミュレーションや計算、あるいはその他の長時間かかる処理を実行するために、ユーザーがアプリを離れる必要がある場合があります。つまり、一方のインスタンスで処理が行われている間、ユーザーは業務を行うために別のインスタンスを開く必要があるのです。しかし、必ずしもそうとは限らず、あまりにも多くのアプリケーションインスタンスを並行して開いていることに対して、それほど明確な正当な理由がない場合もあります。

[9:27]ここでは同じ戦略を適用しますが、今回は別の指標である「最大使用数」を使用します。これにより、各ユーザーと、各ユーザーが並行してチェックアウトしているライセンス数がわかります。ほとんどのユーザーで「最大使用数」が 1 に設定されていることがわかるかもしれませんが、一部の値はそれより高くなっている可能性があり、そのユーザーたちがライセンスを独占しているのではないかと疑うことになるかもしれません。しかし、これは確実ではありません。 これが事実かどうかを判断するには、さらに詳細に分析する必要があります。まれなケースである可能性もあります。何しろ、これは「最大値」を見ているのですから。つまり、一度きりの出来事かもしれませんし、実際には毎日起きている定期的な現象かもしれません。

[10:23]このリストから、蓄積行為の疑いがあるユーザーを数名見つけました。そこで、さらに詳しく分析して、彼らの状況を確認してみましょう。その月の各日における「最大使用量」の値を示すヒートマップを作成し、今月をサンプルとして、私たちの疑いが実際に正しいかどうかを確認します。こちらが、各ユーザーについて、その月の各日の「最大使用量」を示したヒートマップです。

[10:55]さて、調査の結果、疑わしいグループのうち6名は、実際には日常的にライセンスを並行して使用しているわけではなく、こうした利用はごくまれなケースであり、彼らの通常の利用パターンではないことが判明しました。しかし一方で、その月のほぼ毎日この利用を行っているユーザーが3名おり、これが彼らの一般的なライセンスの利用方法であることを示唆しています。

[11:29]もちろん、これは、複数のプロジェクトを並行して進めながらシミュレーションを実行するためにライセンスを取得した結果である可能性もあります。しかし、単にさまざまなワークステーションでアプリケーションのインスタンスを開いたままにしているだけの場合や、新しいインスタンスを開いたものの、古いインスタンスを閉じるのを忘れてしまっただけの場合もあるでしょう。

[11:59]それでは、年間ビューにドリルアップしてみましょう。この現象が年間を通じて発生しているのか、それともサンプルとして選んだ特定の月だけの現象なのかを確認できます。さて、今回のケースでは、これら3人のユーザーは確かに1年を通じて同じ行動パターンを示していることがわかります。これは単に、彼らが毎日、毎月、1年を通して同時に多くのライセンスを取得するという仕事上の習慣である可能性もあります。

[12:31]これは、管理者が、これらのユーザーがライセンスをどのように利用しているのか、実際の業務状況はどのようなものなのか、そして業務の進め方をどのように改善できるのかについて、改めて検討すべきもう一つの兆候です。お分かりの通り、これらのライセンスは組織内の他のユーザーにとって非常に有用である可能性がありますが、これら3人のユーザーによって占有されているため、他のユーザーが利用できない状況が生じています。

[13:08]ライセンスの独占利用を示すもう一つの兆候は、勤務時間外や休日にもライセンスを使用していることです。これは、ユーザーが使用終了後にアプリケーションを終了するのを忘れてしまったり、あるいは単に、翌日わざわざライセンスをチェックアウトする手間を省くために、必要な時に確実にライセンスを確保できるよう、ワークステーション上でライセンスを無期限に保持し続けている可能性があることを示しています。 要するに、共有ライセンスを個人名義のライセンスとして独占的に使用することは、そのライセンスの利用効率を著しく低下させることになります。

[13:51]ここでも、業務時間外にライセンスをチェックアウトしたままにしておく正当な理由があるかもしれません。例えば、エンジニアが、自分が不在の間に一晩中実行されるシミュレーションや高負荷な計算といった処理ジョブを実行する場合などです。これは全く問題ありません。しかし、それでも分析結果を確認し、これがまれな出来事なのか、単なるうっかりミスなのか、あるいはより持続的な意図的な行動パターンなのかを見極める必要があります。

[14:28]そこで、その目的を達成するために、まずレポートをフィルタリングして、勤務時間外および週末のみを表示するようにします。そうすれば、レポートに表示されるユーザーは、割り当てられた勤務時間を超えてアプリケーションを開いたままにしていたことが確実です。ここで、疑わしいユーザーを数名特定しました。利用時間が短いユーザーもいれば、非常に長いユーザーもおり、これが繰り返されている可能性を示唆しています。

[15:04]そこで、今回も各ユーザーの1日ごとの時間別データをまとめたレポートを作成します。ただし、勤務時間外のみを対象とし、経過時間が長いユーザーを特定します。今回のケースでは、勤務時間外に頻繁にアプリケーションを開いたままにしている4人のユーザーを特定することができました。

[15:26]日曜日と土曜日の利用状況をまとめたレポートを実行したところ、再びこれらのユーザーが最も長い利用時間を記録しており、これが彼らの一般的な利用パターンであることが示されています。これは、管理者がこれらのユーザーについてさらに調査を行い、勤務時間外にアプリケーションを開いたままにしている理由を完全に把握するための十分な根拠となるでしょう。

[15:58]もちろん、そうするに足る十分な理由があるかもしれません。しかし、効率的なライセンス環境を維持するためには、管理者がその正確な理由を把握しておくほうがよいでしょう。そうすることで、ライセンスの効率化に大いに役立つからです。

[16:18]では、勤務時間外や週末の場合、これがどのように効率化につながるのでしょうか？例えば、あるユーザーがアプリケーションを開いたまま帰宅し、翌日出勤しなかったとします。 病気になったのかもしれません。あるいは、休みの日だったか、あるいは1週間の休暇に出かけていたのかもしれません。そうなると、このライセンスは基本的にそのユーザーが職場に戻るまでそのままであり、他の誰かがそのライセンスを使用することを妨げ、結果として利用効率を低下させてしまうことになります。

[17:01]もう一つの明確な兆候は、高い非稼働率です。これはLicenseAnalyzer™のレベル2機能を活用しており、管理者はライセンスがチェックアウトされた後の利用パターンに関する分析データを取得できます。つまり、ライセンスがチェックアウトされた後、実際に使用されていたのか、それともほとんどの時間、ユーザーのワークステーション上で放置されていたのか、といったことが分かります。

[17:34]あるユーザーが、例えば8時間分のライセンスをチェックアウトしたとしても、実際には3時間しか使用せず、残りの5時間はただ放置されていた可能性があります。 この間、そのライセンスは他の誰かに割り当てられる可能性もあったにもかかわらず、そのユーザーが戻ってくるのをただ待ち続けるだけとなってしまいました。これはライセンスの可用性に直接的な悪影響を及ぼし、可用性が低いという誤った認識を生み出します。その結果、組織は常にライセンスが不足しているように感じ、追加購入を余儀なくされることになります。

[18:11]そこで、各ユーザーの非アクティブ率を示すレポートを作成します。ここには、アクティブ時間とアイドル時間が表示されており、その横には非アクティブ率の全体比が算出されています。この数値が高いほど、そのユーザーは非アクティブであると言えます。今回のケースでは、全体的な利用状況に基づいて、5人の「買い占め疑いのあるユーザー」を特定しました。

[18:40]では、実際の利用パターンを把握するために、1年間にわたる1日あたりの平均非アクティブ率を詳しく見てみましょう。ここでは、各ユーザーについて、月の各日ごとの平均非アクティブ率を示したヒートマップを用意しています。これにより、非アクティブ状態が繰り返し発生しているのか、それともごくまれなケースなのかを確認することができます。

[19:14]例えば、疑わしいユーザーのうち3人については、非アクティブ比率は実際には繰り返されるパターンではなく、アプリケーションの利用傾向全体から見れば単なる外れ値であることがわかりました。 一方、エミリーとアーネストは、チェックアウトしたライセンスにおいて繰り返し非アクティブ状態となっており、明確な利用パターンが見られます。このケースについては、管理者がユーザーと利用パターンについて話し合うか、あるいは単にLicenseAnalyzer™レベル3を使用し、非アクティブなアプリケーションを自動的に凍結して、他のユーザーが利用できるようライセンスをプールに戻すべきです。

[20:05]戻ってきたら、申請手続きを再開することができ、申請の保留状態を解除して、仕事に戻ることができます。

[20:15]そして最後の兆候は、多くの異なるアプリケーションを同時に使用していることです。これは、ユーザーがさまざまなアプリケーションのライセンスを取得しており、そのすべてを使用しているわけではないものの、万が一に備えて手元に置いておいている可能性があることを意味します。 もちろん、複数のアプリケーションを同時に開いていることには正当な理由もあります。例えば、あるアプリケーションでシミュレーションを実行している間、ユーザーは別のアプリケーションを使用しているといったケースです。いずれにせよ、この兆候を他の兆候と組み合わせることで、そのユーザーが日常的にどのように作業し、業務を行っているかを推測できるかもしれません。

[21:01]このレポートを作成するには、1日の特定の時間帯を1時間単位で分析し、さらに月単位や年単位へとドリルアップしていく必要があります。私たちが注目しているのは、同じユーザーが同時に複数のアプリケーションで生成した利用時間です。ここに見られるように、3人のユーザーが同じ時間帯に複数のアプリケーションを開いており、その結果、日や月をまたいで長いセッション時間が記録されています。

[21:37]ここまで、ライセンスの過剰保有者を特定するのに役立つさまざまな兆候を見てきました。ただし、ユーザーにこれらの兆候が1つだけ見られるからといって、必ずしもそのユーザーがライセンスを過剰保有しているとは限りません。しかし、同じユーザーに複数の兆候が見られる場合は、ライセンス管理者がそのユーザーの業務習慣についてさらに調査を行う必要があります。なぜなら、その利用パターンを改善することで、ライセンスの利用可能数が増え、ライセンス全体の効率が向上する可能性があるからです。

[22:14]以上です。これらが、チーム内にライセンスの独占利用者がいることを示す5つの兆候です。セッション時間の長さ、ライセンスの並行利用、勤務時間外の利用、高い非アクティブ率、そして複数のアプリケーションの同時利用です。Open iT なら、堅牢かつ一貫性のあるレポート機能を活用して、これらの兆候をすべて簡単に特定できます。これにより、ライセンスの独占利用を的確に特定し、ライセンスの効率を大幅に向上させることができます。

[22:55] ニックス：サギさん、ありがとうございます。いつも通り、洞察に富んでいて参考になりました。いくつか質問が寄せられていますので、さっそく質疑応答に移りましょう。

[23:00] Nix：管理者は、ライセンスの効率化と、ユーザーの業務効率が低下しないようにすることのバランスを、どのように取ればよいのでしょうか？

[23:14] サギ：では、そのための方法はいくつかあります。まず第一に、運用を厳格にし、ライセンスを有効に活用することです。ユーザーがライセンスをただ保有し続けたり、ライセンスを独占したり、買いだめしたりすることを防ぎ、追加のライセンスを購入することなく、高いライセンス可用性を確保します。 これは、本日ご紹介した分析機能でも実現できますが、LicenseAnalyzer™レベル3を使用しても可能です。この機能は、基本的に非アクティブなアプリケーションを一時停止し、ライセンスをプールに戻すことで、高い可用性を確保します。

[24:04] ニックス：サギさん、わかりやすい説明をありがとう。さて、次に、もう一つ質問があります。

[24:10] ニックス：レポートや分析に加え、ライセンスの買い占めを早期に食い止めるために、どのようなポリシー、教育、あるいは自動化が役立つでしょうか？

[24:17] サギ：つまり、すべてはユーザーへの啓発から始まるわけです。 基本的には、ユーザーが取得するライセンスが他のユーザーに影響を与えていることを理解してもらうことです。これには、研修の実施、メモの配布、動画の録画・配信、あるいは各ユーザーと年1回や隔月で短い面談を行うなどの方法があります。具体的な方法は、組織やその体制によって異なります。最も良い方法は、業務を開始する前に教育を行い、取得するライセンスが本来は他のユーザーも利用できるものであることを理解してもらうことです。

[25:08] ニックス：サギ、分かりやすく説明してくれてありがとう。さて、次は別の質問があります。

[25:10] ニックス：ライセンスの過剰保有者を発見したことで、企業が余分なライセンスを購入するのを防ぎ、予算の節約につながった事例を教えていただけますか？

[25:21] サギ：はい、つい先日もそのような事例がありました。航空・防衛業界のある企業です。同社には2つのライセンスプールがありました。1つはフローティングプール、もう1つはネームドプールです。そして、フローティングプールに関して判明したことは、ユーザーが常にライセンスの割り当てを拒否され、そのことについて不満を訴えていたということです。同社は新しいライセンスを購入しようとしていましたが、そこで「レベル2」、つまりアクティブ時間と非アクティブ時間の比率を確認しました。 その結果、ほとんどのユーザーがライセンスを「占有」しており、勤務日を超えて長期間、週末もそのまま放置し、まるでネームドライセンスであるかのように保持し続けていることが判明しました。そこで、ライセンスの再配分を行い、それらのユーザーをネームドプールに移行させたところ、必要な時に誰もがライセンスを利用できるようになり、ライセンスを占有する必要もなくなりました。その結果、追加のライセンスを購入する必要もなくなったのです。

[26:26] ニックス：サギさん、その話を共有してくださってありがとうございます。また、こちらにもう一つ質問があります。

[26:35] ニックス：今後のAIの展開についてどうお考えですか？作業の大部分をエージェントに任せることができれば素晴らしいですね。

[26:40] サギ：そうですね、それはとても良い指摘です。現在、私たちは「ライセンス・プレディクター」と呼ばれるコンポーネントの開発に取り組んでいます。まだ開発中ですが、過去のレポート作成パターンに基づいて、将来の分析結果を予測するのに役立つようになるでしょう。

[27:05] ニックス：サギさん、ありがとうございました。これで質疑応答セッションを終了させていただきます。皆様、丁寧なご回答をありがとうございました。本日のセッションを締めくくる前に、簡単なお知らせがあります。本ウェビナーは録画されており、まもなく再視聴用のリンクを皆様のメールアドレスにお送りいたします。 また、openit.comの「オンデマンドウェビナー」ページからもご覧いただけます。本シリーズの前回セッションをご覧になりたい方は、クラウドベースおよびSaaSライセンスモデルへの対応について取り上げた回をご参照ください。来週も別のウェビナーを予定しています。テーマは「CLIMS 」です。これは、ライセンス統合管理システムを一元化し、1つのポータルでライセンスを完全に管理できるソリューションです。画面上のQRコードをスキャンするか、当社のウェブサイトにある「リソース」ページの「ウェビナー」セクションにアクセスしてください。 ご自身の利用データを詳細に分析し、ライセンスの過剰保有やその他の最適化課題に対処する準備が整っている方は、当社のビジネスソリューションコンサルタントによる30分間の無料相談をご利用いただけます。画面に表示されている連絡先情報からご連絡ください。また、最新情報については、ソーシャルメディアで「Open iT, Inc.」をフォローしてください。改めて、ニックと申します。お時間を割いてご視聴いただきありがとうございました。またお会いできることを楽しみにしております。