Melhorar a produtividade é uma das formas mais significativas de sucesso nos negócios, especialmente neste ambiente económico desafiante onde os despedimentos estão a tornar-se cada vez mais comuns.
Atingir uma maior produtividade não é uma tarefa fácil.
Portanto, os executivos procuram frequentemente novos métodos e ferramentas de diagnóstico para ajudar os empregados a trabalhar mais rapidamente, de forma mais inteligente e competitiva.
As empresas subutilizam frequentemente a informação sobre os padrões de utilização das aplicações dos empregados.
O que algumas empresas podem não estar conscientes é que os benefícios da utilização de software de rastreio não se limitam a uma melhor eficiência na utilização das licenças; também pode ser utilizado para melhorar o comportamento e a produtividade dos funcionários.
Então como é que isto pode ser feito?
A utilização de software pode ser rastreada com a ajuda de ferramentas precisas de monitorização de software.
Irá precisar de uma ferramenta poderosa e fácil de usar que forneça uma medição precisa da utilização do software.
Abordagens e Benefícios
Eis algumas das formas como a utilização de software de rastreio pode beneficiar a sua empresa:
1. Rastrear o número de licenças de software que cada funcionário está a utilizar
Descubra "porcos de licença" e "campistas de licença" no ambiente.
Um porco com licença é alguém que verifica desnecessariamente ou utiliza várias licenças simultaneamente.
Em algumas indústrias, existem razões válidas para utilizar mais do que uma licença de cada vez.
No entanto, se este tipo de comportamento do utilizador for contra a política da sua empresa, então poderá querer corrigi-lo.
Há também utilizadores que verificam frequentemente uma licença de software pela manhã, sem outra razão que não seja assegurar que uma licença esteja disponível mais tarde no dia em que possam realmente precisar dela.
Este tipo de utilizador é etiquetado como um campista de licença.
Outro cenário comum que pode inibir a utilização máxima do software é quando se tem utilizadores que negligenciam fechar uma aplicação após terminarem uma tarefa, e depois abrem outra instância da mesma aplicação para fazer outra tarefa.
Porcos com licença e campistas no ambiente podem levar a recusas e reclamações de utilizadores. Sem relatórios de utilização precisos, os gestores de TI podem assumir incorrectamente que existe uma necessidade de adquirir licenças adicionais.
No entanto, ao rastrear eficazmente a utilização de software, os porcos e campistas podem ser facilmente detectados.
Além disso, a informação precisa de utilização é eficaz na educação dos empregados sobre os benefícios de uma utilização eficiente das aplicações.
Embora o uso histórico do software possa ser muito útil na identificação do comportamento indesejável do utilizador, uma ferramenta de monitorização que mostre em tempo real a informação de utilização das licenças de software pode ser ainda mais útil para dificultar o comportamento à medida que este acontece.
Uma ferramenta como esta permite aos administradores ver quantas licenças estão actualmente em uso para uma funcionalidade, a altura em que as licenças foram verificadas, e quem são os utilizadores das licenças.
2. Verificar se os empregados estão ou não a utilizar o software
Uma ferramenta poderosa e flexível de medição e relatórios que permite aos administradores criar relatórios com diferentes métricas para uma análise de dados completa pode ajudar a identificar se os empregados estão realmente a utilizar o software ou não.
Estes relatórios teriam decorrido tempo métrico para permitir aos administradores ver quanto tempo os utilizadores estão a utilizar uma determinada aplicação.
No relatório acima, há vários utilizadores que não só têm muito pouco tempo decorrido, como também não têm acesso ao software em mais de três semanas.
Esta é uma informação valiosa ao optimizar a utilização da licença.
Além disso, é possível que alguns dos utilizadores não precisem realmente de ser nomeados utilizadores, e as suas licenças podem ser libertadas para uma melhor utilização.
3. Rastrear a adopção de novas aplicações pelos utilizadores
Uma ferramenta que compara a utilização de diferentes versões das mesmas aplicações pode ser muito útil para determinar a adopção pelo utilizador das aplicações mais recentes.
O gráfico acima é um exemplo de um relatório que mostra a comparação da utilização ao longo do tempo para duas versões de uma aplicação.
A partir deste relatório, poderá descobrir necessidades de apoio e formação e encontrar formas de melhorar a adopção e produtividade dos utilizadores.
Para obter todos os benefícios da monitorização da utilização do software, escolha ferramentas que recolham informações precisas e completas sobre a utilização do software que lhe permitam compreender a verdadeira utilização do software da sua organização para maximizar os seus investimentos em software e manutenção e melhorar a produtividade da força de trabalho.
Leia mais sobre como aumentar a produtividade através da medição e análise eficaz da utilização de software.
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