- Die CIOs der Bundesbehörden stehen unter dem Druck, in einem riesigen IT-Markt eine Führungsrolle zu übernehmen, während die Budgets unverändert bleiben.
- Das Software-Asset-Management kann CIOs dabei helfen, Kosten zu kontrollieren und den Nutzen zu steigern, ohne dabei einfach nur die Ausgaben zu erhöhen.
- Die Transparenz bei Lizenzen trägt zu einer besseren Priorisierung, Modernisierung und Software-Governance auf Bundesebene bei.
CIOs auf Bundesebene agieren in der komplexesten IT-Umgebung der Welt – einem 6-Billionen-Dollar-Markt, bei dem die Budgets stagnieren, die operativen Anforderungen nicht nach dem Haushaltszyklus pausieren und die Aufsicht von allen Seiten ausgeübt wird. Führung in diesem Umfeld erfordert strategische Weitsicht und operative Transparenz, die die Entscheidungen in Bezug auf Kosten, Compliance und Effektivität untermauern, für die diese Rolle nun verantwortlich ist. Open iT positioniert „ LicenseAnalyzer “ als die Plattform, die CIOs auf Bundesebene bei den Herausforderungen der IT-Führung in einem Umfeld mit stagnierenden Budgets unterstützt – als analytische Grundlage für die strategischen Entscheidungen, die diese Rolle immer wieder treffen muss.
Von den CIOs der Bundesbehörden wird erwartet, dass sie mehr technologische Leistungsfähigkeit als je zuvor bereitstellen – Einführung von KI, Zero-Trust-Sicherheit, Modernisierung von Altsystemen, Cloud-Optimierung und datengestützte Entscheidungsfindung –, oft ohne nennenswerte Aufstockung der Finanzmittel.
Gleichzeitig werden die weltweiten IT-Ausgaben laut Gartner im Jahr 2026 voraussichtlich 6 Billionen US-Dollar übersteigen. Diese Zahl beherrscht die Schlagzeilen der Branche und die Gespräche der Anbieter, doch für IT-Verantwortliche auf Bundesebene wirkt sie oft losgelöst von der betrieblichen Realität.
Die meisten CIOs auf Bundesebene planen mit stagnierenden oder nur geringfügigen Haushaltszuwächsen, oft im niedrigen einstelligen Bereich, wobei viele Behörden gar keine Aufstockung erwarten. Diese Diskrepanz zwischen dem Wachstum der IT-Investitionen auf Makroebene und den Budgets auf Behördenebene ist nicht mehr nur vorübergehend. Sie ist zur operativen Ausgangsbasis für die IT-Führung auf Bundesebene geworden.
Steigende Nachfrage, begrenzte Finanzmittel
Ein Großteil des prognostizierten Wachstums der weltweiten IT-Ausgaben wird durch Faktoren getrieben, die weitgehend außerhalb des Rahmens der Bundeshaushaltsmittel liegen. Dazu zählen Investitionen in Hyperscale-Lösungen, der groß angelegte Ausbau der KI-Infrastruktur sowie konzentrierte Investitionsausgaben kommerzieller Technologieanbieter.
Bundesbehörden unterliegen ganz anderen Rahmenbedingungen:
- Konstante oder nur langsam steigende Mittelzuweisungen
- Steigende Kosten für Abonnements und Lizenzen
- Ausweitung der Aufgabenbereiche in den Bereichen KI, Cybersicherheit und Modernisierung
- Verstärkte Aufsicht durch das OMB, das GAO und die Generalinspektoren der Behörden
In diesem Umfeld sind neue Finanzmittel eher die Ausnahme als die Regel. Es wird erwartet, dass Modernisierungsmaßnahmen in erster Linie durch die Umschichtung bestehender Mittel finanziert werden und nicht durch eine Aufstockung der Ausgaben.
Für CIOs bedeutet dies, dass jeder Dollar, der bereits im IT-Portfolio enthalten ist, zählt. Die Herausforderung besteht nicht mehr nur darin, die richtigen Technologien auszuwählen, sondern auch darin, den finanziellen Spielraum zu finden, um diese einzuführen, ohne den operativen Betrieb zu beeinträchtigen.
Software: Ein wachsender Kostenfaktor mit begrenzter Transparenz
Software hat sich still und leise zu einem der größten wiederkehrenden Kostenfaktoren in den IT-Portfolios der Bundesbehörden entwickelt – und zu einem der am wenigsten transparenten. Branchenanalysten gehen davon aus, dass die weltweiten Softwareausgaben in diesem Jahr 1,4 Billionen US-Dollar übersteigen werden.
Unternehmensanwendungen, Engineering-Tools, Analyseplattformen, Datenbanken und spezialisierte technische Software machen oft einen erheblichen Teil der IT-Ausgaben aus. Dennoch tun sich viele Behörden schwer, grundlegende Fragen zur Nutzung dieser Tools zu beantworten.
Zu den häufigsten Herausforderungen gehören:
- Für Lizenzen bezahlen, die nicht ausreichend oder gar nicht genutzt werden
- Höhere Lizenzstufen „für alle Fälle“ beibehalten
- Begrenzte Verhandlungsmacht bei Verhandlungen mit Lieferanten aufgrund fehlender Nutzungsdaten
- Schwierigkeiten bei der Umverteilung von Lizenzen zwischen Programmen oder Abteilungen
- Unvollständiger Überblick über kostenintensive technische und ingenieurwissenschaftliche Werkzeuge
Diese Ineffizienzen sind selten beabsichtigt. Sie häufen sich im Laufe der Zeit an, während Organisationen wachsen, sich ihre Aufgaben ändern und Verträge unter Zeitdruck verlängert werden.
Wenn die Budgets jedoch unverändert bleiben, sind die Auswirkungen unvermeidlich. Jede ungenutzte oder nicht bedarfsgerecht zugewiesene Lizenz bedeutet Mittel, die nicht für Initiativen mit höherer Priorität wie KI-Pilotprojekte, Verbesserungen im Bereich der Cybersicherheit oder die Modernisierung von Systemen eingesetzt werden können.
Software-Asset-Management als strategische Kompetenz neu definieren
In der Vergangenheit wurde Software Asset Management vor allem mit Compliance und der Vorbereitung auf Prüfungen in Verbindung gebracht. Im heutigen wirtschaftlichen Umfeld reicht dieser Ansatz jedoch nicht mehr aus.
Ein modernes SAM-System – sofern es durch zuverlässige Nutzungsdaten unterstützt wird – ermöglicht es CIOs, Folgendes zu tun:
- Unterscheide zwischen tatsächlicher Nachfrage und wahrgenommener Nachfrage
- Treffen Sie bei Vertragsverlängerungen und Anpassungen fundierte Entscheidungen
- Vor dem Kauf neuer Vermögenswerte sollten bestehende Vermögenswerte umgeschichtet werden
- Unterstützung der Anforderungen hinsichtlich Rechenschaftspflicht, Aufsicht und Finanzberichterstattung
In diesem Zusammenhang wird SAM zu einem Instrument für finanzielle Agilität und nicht nur zu einer Kontrollfunktion.
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Verborgene Werte mit Software Asset Management freilegen
Open iT: Unterstützung für CIOs auf Bundesebene, damit sie mehr erreichen können
Als GSA-Vertragspartner unterstützt Open iT Bundesbehörden dabei, ihre Verfahren im Bereich des Software-Asset-Managements und des IT-Finanzmanagements durch nutzungsbasierte Analysen zu optimieren, die auf die Beschaffungs- und Governance-Rahmenbedingungen des Bundes abgestimmt sind.
Die Verfügbarkeit über die GSA ermöglicht es Behörden, Software-Usage-Intelligence ohne langwierige Beschaffungsprozesse, umfangreiche Preisüberprüfungen oder zusätzlichen Aufwand für die Begründung einzuführen – ein wichtiger Aspekt in Umgebungen, in denen Schnelligkeit, Compliance und Risikominderung ebenso wichtig sind wie die Funktionalität.
Anstatt den Schwerpunkt auf die Ausweitung der Beschaffung zu legen, hilft Open iT den Behörden dabei, den Nutzen der bereits vorhandenen Software zu steigern und so Modernisierungsziele im Rahmen der bestehenden Budgetvorgaben zu erreichen.
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Unternehmensweite Transparenz bei der Nutzung
Open iT bietet detaillierte, nachvollziehbare Einblicke in die Softwarenutzung im gesamten Unternehmen, darunter:
- Welche Benutzer nutzen bestimmte Anwendungen aktiv?
- Wie häufig auf die Software zugegriffen wird
- Welche Funktionen oder Module werden genutzt?
- Wenn Lizenzen ungenutzt sind oder nicht voll ausgeschöpft werden
Dieses Maß an Transparenz ermöglicht es den CIOs, von einer auf Annahmen basierenden Planung zu einer faktengestützten Entscheidungsfindung überzugehen – eine entscheidende Kompetenz bei der Aufstellung des Bundeshaushalts, bei Prüfungen und bei Kontrollüberprüfungen.
Vor dem Kauf weiterer Geräte: Altes zurückgewinnen und neu zuweisen
Mit präzisen Nutzungsdaten können Agenturen:
- Nicht genutzte oder nicht ausreichend genutzte Lizenzen identifizieren und zurückgewinnen
- Ansprüche zwischen Programmen oder Standorten neu zuweisen
- Die Lizenzstufen an den tatsächlichen betrieblichen Anforderungen ausrichten
Viele Open iT-Kunden konnten durch die Rückgewinnung von Lizenzen und die Optimierung der Lizenzierung Einsparungen im zweistelligen Prozentbereich erzielen – wodurch Mittel freigesetzt wurden, die nun in Initiativen mit höherer Priorität wie KI und Cybersicherheit fließen können.
Verbesserung der Verhandlungen mit Lieferanten
Da Softwareanbieter weiterhin Angebote bündeln, die Abonnementkosten erhöhen und zunehmend auf nutzungsabhängige Preisgestaltung umstellen, gewinnen objektive Nutzungsdaten immer mehr an Bedeutung.
Mit „Open iT“ können die CIOs der Bundesbehörden Verhandlungen mit folgenden Elementen angehen:
- Historische und aktuelle Nutzungstrends
- Kennzahlen zur Spitzenauslastung im Vergleich zur durchschnittlichen Auslastung
- Stichhaltige Beweise, um Annahmen hinsichtlich einer übermäßigen Lizenzvergabe anzufechten
Dieser datengestützte Ansatz trägt zu ausgewogeneren Verhandlungsergebnissen bei und hilft, das Risiko einer langfristigen Anbieterabhängigkeit zu verringern.
Unterstützung von FinOps und IT-Finanzmanagement
Da Unternehmen die FinOps-Prinzipien mittlerweile über das Cloud-Kostenmanagement hinaus ausweiten, hat sich die Optimierung der Software-Assets als logischer nächster Schwerpunkt herauskristallisiert.
Open iT unterstützt umfassendere Maßnahmen im Bereich des IT-Finanzmanagements durch:
- Die direkte Verknüpfung der Softwarenutzung mit den Kosten
- Unterstützung von Chargeback- und Showback-Modellen
- Erstellung fundierter Begründungen für den Haushalt und Antworten auf Prüfungsfeststellungen
Diese Integration stärkt die Fähigkeit der CIOs, in angespannten finanziellen Rahmenbedingungen verantwortungsbewusstes Handeln und Mehrwert unter Beweis zu stellen.
Von der Kostenkontrolle zur Missionsunterstützung
Im Jahr 2026 geht es beim Software-Asset-Management nicht mehr nur um Compliance oder Audits – es geht um Einsatzbereitschaft.
CIOs auf Bundesebene, die in Nutzungsanalysen investieren, profitieren von folgenden Vorteilen:
- Größere finanzielle Flexibilität bei knappen Haushaltszyklen
- Gesteigerte Glaubwürdigkeit gegenüber Aufsichtsbehörden
- Die Fähigkeit, Innovationen zu finanzieren, ohne dabei die Stabilität zu beeinträchtigen
Die Schlagzeile über IT-Ausgaben in Höhe von 6 Billionen Dollar mag zwar die Gespräche in der Branche dominieren. Für Bundesbehörden sind jedoch messbare Erkenntnisse, betriebliche Effizienz und eine disziplinierte Kontrolle letztendlich ausschlaggebend für echte Fortschritte.
Wenn stagnierende Budgets Ihre Realität sind, muss Transparenz Ihr Vorteil sein.
Sprechen Sie mit Open iT darüber, wie Sie die notwendigen Nutzungsdaten gewinnen können, um Ihre Softwareausgaben zu optimieren und die eingesparten Mittel in KI, Cybersicherheit und geschäftskritische Initiativen umzulenken.
Vereinbaren Sie einen Beratungstermin bei Open iT.
