Verborgene Werte mit Software Asset Management freilegen

[0:00] Nix: Guten Morgen, guten Nachmittag oder guten Abend. Willkommen zur heutigen Veranstaltung „Versteckten Wert mit Software Asset Management erschließen“. Ich bin Nix, Ihr Moderator für dieses Webinar. In den nächsten 20 Minuten werden wir untersuchen, wie Ihre Organisation neuen Wert erschließen kann, wenn sie Software nicht mehr als Kostenfaktor, sondern als Unternehmenswert betrachtet. Sie erfahren, wie Nutzungsanalysen und intelligentere Lizenzstrategien die Softwareausgaben an den tatsächlichen Geschäftsergebnissen ausrichten können, was zu mehr Effizienz, Transparenz und einem höheren ROI führt. Sie können Ihre Fragen gerne über das Q&A-Feld oben auf Ihrem Bildschirm einreichen. Wir werden so viele Fragen wie möglich live beantworten und bei Bedarf nach der Veranstaltung noch einmal darauf zurückkommen. Und nun lernen wir unsere Referenten für heute kennen.

[0:44] David von Open iT, Inc. bringt 25 Jahre Führungserfahrung bei ConocoPhillips und BP mit und verfügt über fundiertes Fachwissen in den Bereichen digitale Produktstrategie, Anlagenoptimierung und der Ausrichtung von Technologie auf Geschäftsergebnisse. Finlay von Optimal hat einen Hintergrund in den Bereichen IT-Systeme und Marketing mit einem starken Schwerpunkt auf Software-Asset-Management. Er verfolgt einen lösungsorientierten Ansatz, um Kunden dabei zu helfen, digitale Herausforderungen in messbare Geschäftsergebnisse umzuwandeln. Heißen wir David und Finlay herzlich willkommen.

[1:14] David: Wunderbar. Vielen Dank, Nix. Es ist toll, hier zu sein. Und es ist auch toll, gemeinsam mit Finlay hier zu sein. Ich habe schon einige dieser Webinare gehalten und bin dabei normalerweise allein, aber für Finlay hier ist es bereits das zweite Webinar des Tages. Es macht irgendwie Spaß, sie gemeinsam zu veranstalten, und wir sprechen gerade aus Schottland zu euch, wo wir beide leben – draußen ist es ein wunderschöner sonniger Tag. Es ist ein bisschen schade, dass wir das nicht von draußen aus machen können, aber nun sind wir eben hier. Wir machen es drinnen. Worüber werden wir sprechen? Wir werden kurz darauf eingehen, was unsere jeweiligen Unternehmen anbieten. Finlay wird ein wenig über Optimal sprechen, und ich werde ein wenig über Open iT erzählen und wie sich das in das Gesamtangebot einfügt. Dann werden wir darauf eingehen, worin genau der Vorteil besteht, wenn man diese beiden Dinge kombiniert, warum es sinnvoll ist, Software-Asset-Management als Teil einer umfassenderen Asset-Management-Strategie oder eines solchen Programms zu betrachten, und schließlich auch ein wenig über den Widerstand gegen einige der proaktiven Aspekte des Software-Asset-Managements sprechen. Wir werden auch darauf eingehen und anschließend ein Fazit ziehen sowie einige Fragen beantworten. Also lassen Sie uns beginnen. Zunächst übergebe ich das Wort an Finlay.

[2:43] Finlay: Fantastisch. Vielen Dank. Vielen Dank an alle, die heute dabei sind. Hoffentlich ist mein Akzent nicht allzu stark. Falls ihr Untertitel benötigt, schreibt es einfach in den Chat, dann kümmern wir uns später darum. Einige von euch kennen Optimal vielleicht bereits, aber ich werde kurz erläutern, wer wir sind und was wir tun. Wir sind Optimal. Wir vereinfachen die Komplexität des Anlagenmanagements, damit sich unsere Kunden auf die Erfüllung ihrer Ziele konzentrieren können. Unsere Expertise erstreckt sich über viele Bereiche und Branchen wie Öl und Gas, Ingenieurwesen, Stromerzeugung, Fertigung, Versorgungswirtschaft sowie die Kernenergie. Ob es um die Zuverlässigkeit von Anlagen, die Instandhaltungsplanung oder intelligentes Anlagenmanagement geht – wir sind hier, um Sie auf Ihrem Weg zu unterstützen. Wir haben eine Niederlassung in Aberdeen, Schottland, wo wir uns derzeit befinden, sowie weitere Niederlassungen in Johannesburg und Projekte in anderen Teilen der Welt.

[4:03] Ich werde die vier Hauptbereiche unserer Projekte erläutern und darlegen, wie wir Menschen unterstützen. Betriebsbereitschaft: Die Bereitstellung von Personal, Prozessen und Systemen, um den Betrieb sicher und effizient ohne Unterbrechungen aufzunehmen oder aufrechtzuerhalten. Betrieb und Instandhaltung: Die Bereitstellung der Werkzeuge, um Instandhaltungs- und Betriebsaktivitäten vom ersten Tag an effizient durchzuführen, wodurch ungeplante Ausfallzeiten vermieden und die Instandhaltung effizienter gestaltet wird. Digitales Engineering, Optimierung, Konstruktionsabwicklung und Lebenszyklusmanagement komplexer Systeme von Anfang an, einschließlich computergestützter Instandhaltungsmanagementsysteme, Asset-Performance-Management und intelligentem Asset-Management. Und schließlich Beratung und Optimierung: Wir stimmen Strategie, Prozesse und Leistungsdaten aufeinander ab, um sicherzustellen, dass Sie fundierte Entscheidungen treffen und Ihre betrieblichen Ergebnisse kontinuierlich verbessern.

[5:48] Noch ein paar Worte zu uns. Unsere Philosophie ist es, Projekte zu vereinfachen, die Kontrolle über Software und Hardware zu übernehmen und unsere Erfahrung zu nutzen, um bei der Wartung proaktiv statt reaktiv vorzugehen. Ein reaktiver Ansatz ist eher traditionell: Man wartet, bis etwas kaputtgeht, und repariert es dann. Bei unserem Ansatz hingegen nutzen wir unsere Erfahrung und die Ursachen von Ausfällen, um der Wartung einen Schritt voraus zu sein, sodass Ersatzteile und alles andere bereitstehen. Wir unterstützen Sie in allen Phasen eines Projekts – von der Planung bis zur Stilllegung, von Anfang bis Ende. Bislang konzentrierte sich das Asset-Management auf physische Anlagen, doch mittlerweile betrachten wir auch Software als Teil des Anlagenbestands – und genau deshalb sind wir hier.

[6:56] Was versteht man unter „Software als Vermögenswert“? Software wurde bisher allgemein als versunkene Kosten und als notwendiges Arbeitsmittel betrachtet, doch bei Optimal und Open iT betrachten wir sie als wertvollen Unternehmensvermögenswert. Dazu gehören Anwendungen, Lizenzen, Nutzungsdaten und Dokumentationen, und genau wie Hardware lässt sich auch Software über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg – von der Anschaffung bis zur Stilllegung – strategisch verwalten. Die Betrachtung von Software als Vermögenswert ermöglicht es Unternehmen, Kosten zu senken, die IT-Effizienz und -Sicherheit zu verbessern, die Compliance zu stärken und langfristigen Wert zu erschließen. Wir sprechen von Einsparungen von bis zu etwa 20 oder 30 %, doch dies hängt vom jeweiligen Unternehmen ab.

[8:02] Zu den wichtigsten Vorteilen zählen Kostensenkungen, die Beseitigung ungenutzter Lizenzen und die Umwidmung der eingesparten Mittel für andere Zwecke, Risikominderung durch die Einhaltung der Lieferantenbedingungen, betriebliche Effizienz durch die Anpassung der Software an den tatsächlichen Bedarf sowie strategische Planung durch die genaue Vorhersage des zukünftigen Bedarfs und die Abstimmung der Nutzung auf die Strategie.

[9:02] David: Ich übergebe nun an mich selbst, um ein wenig über Open iT zu sprechen. Mir gefällt dieser letzte Punkt: Software genau auf die tatsächlichen Bedürfnisse abzustimmen. Das ist ein entscheidender Aspekt. Sie haben das „Warum“ angesprochen, und Open iT liefert das „Wie“. Wer in einem Unternehmen kümmert sich darum? Oft legt der Geschäftsbereich die Strategie fest, die Finanzabteilung setzt die finanziellen Rahmenbedingungen und die IT-Abteilung verwaltet die Ressourcen. Die für das Software-Asset-Management zuständigen Teams befinden sich zwischen diesen Bereichen. Open iT unterstützt sie, indem es ihnen fundierte Daten liefert, auf deren Grundlage sie Entscheidungen treffen können.

[11:10] Was ist Open iT konkret? Die Lösung überwacht die Laufzeit, Lizenzserver, das Ein- und Auschecken von Lizenzen, wer Lizenzen nutzt und wie lange, Nutzungsmuster sowie Zugriffsverweigerungen und fasst diese Informationen zusammen. Sie ermöglicht es einem Agenten auf Desktops oder Cloud-Plattformen, die tatsächliche aktive Nutzung anhand von Maus-, Tastatur- und CPU-Auslastung zu erkennen. Wenn es die Software rechtfertigt – insbesondere bei hochwertiger Engineering-Software –, ist die Rückforderung von Lizenzen sinnvoll. Werden Lizenzen nicht genutzt, können Sie sie wieder in den Pool zurückführen und neu zuweisen.

[13:05] Open iT liefert Antworten darauf, wer eine Anwendung nutzt, wer sie in der Vergangenheit genutzt hat, wie lange, wo sich die Nutzer befinden und welche Details zur Nutzung vorliegen. Sie können die Daten über eine webbasierte Oberfläche mit Berichten und Heatmaps einsehen oder in Tools wie Excel, Tableau, Spotfire oder Power BI exportieren. Die Lösung lässt sich mit anderen Daten integrieren, wodurch die Nutzung für jeden einfacher wird.

[14:03] So sieht das aus: Eine webbasierte Oberfläche, die die Nutzung in Echtzeit, den historischen Verbrauch, Potenziale sowie anzeigt, ob Sie Ihre Höchstgrenze erreichen oder ob eine Lücke zwischen Nutzung und Berechtigung besteht. Heatmaps zeigen Spitzenzeiten bei der Nutzung an. Finanzanalysen sind wichtig, um Software-Assets mit Kosten zu verknüpfen. Ein Power-BI-Dashboard für Autodesk hilft beispielsweise dabei, Nutzung und Budget im Blick zu behalten.

[16:13] Es gab ein Beispiel für ein Unternehmen, das für Software zahlte, die durch die Umstellung auf Cloud-Computing überflüssig geworden war. Diese Software wurde jahrelang bezahlt, obwohl sie niemand mehr nutzte. Dank fundierter Analysen wurde dies schnell deutlich und führte zu erheblichen Einsparungen.

[17:43] Ihr Ziel ist es, die Kosten, die Sie tragen, mit dem tatsächlichen Verbrauch in Einklang zu bringen. Das Ziel von Open iT Data ist es, diese beiden Aspekte aufeinander abzustimmen. Kurz gesagt: Open iT verschafft Ihnen diesen Einblick. Es ist sinnvoll, dies mit einer umfassenderen Asset-Management-Strategie zu kombinieren, da beide Bereiche eng miteinander verknüpft sind. Ein Verständnis der Infrastruktur, der Abhängigkeiten, des Supports und der Sicherheit trägt dazu bei, die Effizienz zu steigern und Kosten einzusparen.

[20:16] Finlay: Ich möchte einige Fragen zum Widerstand gegen ein proaktives Software-Asset-Management stellen. Die erste lautet: Ich gebe bereits so viel für Software aus, dass ich keine zusätzlichen Kosten für neue Software aufbringen möchte, um meine andere Software zu verwalten.

[21:06] David: Der Einsatz eines Tools wie Open iT senkt Ihre Softwarekosten und vereinfacht die Abläufe. Es dauert nicht lange, bis sich die Investition amortisiert hat. Sie sollten sich zunächst auf die einfachsten Möglichkeiten konzentrieren, nämlich Ihre teuerste Software und Verträge, deren Laufzeit bald abläuft.

[23:06] Finlay: Der zweite Grund ist die Trägheit – es ist einfacher, alles so zu lassen, wie es ist.

[23:18] David: Das Beispiel, dass man für ungenutzte Software bezahlt, zeigt, warum Stillstand Rückschritt bedeutet. Wenn man durch gute Daten gestärkt wird, verliert der Wandel seinen Schrecken und hilft dabei, Barrieren abzubauen.

[24:39] Finlay: Drittens: Wir haben all diese Nutzer, daher benötigen wir eine bestimmte Anzahl von Lizenzen.

[24:53] David: Das ist verständlich, aber wenn Führungskräfte wissen, was tatsächlich genutzt wird, fällt es ihnen leichter, Entscheidungen zu treffen. Möglicherweise stellen Sie fest, dass Nutzer unnötigerweise mit teuren Lizenzen unterstützt werden, und können dann entsprechende Anpassungen vornehmen.

[27:18] Finlay: Und schließlich wollen wir unsere Nutzer nicht verärgern.

[27:26] David: Beim „License Harvesting“ werden ungenutzte Lizenzen in den Pool zurückgeführt. Anfangs reagieren die Leute vielleicht zurückhaltend, aber in Wirklichkeit fühlen sich die Nutzer gestärkt, weil sie ihre Arbeit weiterhin erledigen können. Das beste Feedback ist, wenn die Nutzer sagen, dass es sie nicht stört.

[29:33] Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Verknüpfung des Software-Asset-Managements mit einem umfassenderen Asset-Management von grundlegender Bedeutung ist. Gute Daten führen zu guten Entscheidungen, überwinden Trägheit und steigern die Effizienz. Es gibt einen Grund, warum erfolgreiche Unternehmen diese Strategien anwenden: Sie funktionieren.

[30:39] Nix: Vielen Dank, David und Finlay. Kommen wir nun zu den Fragen. Wir haben nur Zeit für eine Frage. Wie hoch ist der typische ROI bei einem solchen Prozess?

[31:23] David: Das ist die richtige Frage. Wenn man sich auf die größten Kosten und anstehende Vertragsverhandlungen konzentriert, ist eine Kapitalrendite von 20 bis 30 % realistisch, insbesondere dort, wo Software bisher nicht proaktiv verwaltet wurde.

[32:18] Nix: Damit ist unsere Fragerunde beendet. Dieses Webinar wurde aufgezeichnet, und Sie erhalten einen Link zur Aufzeichnung. Sie finden sie außerdem auf unserer Seite „Webinare auf Abruf“ unter openit.com. Bitte senden Sie uns Ihr Feedback über die Umfrage. Kontaktieren Sie uns über die Kontaktdaten auf Ihrem Bildschirm und folgen Sie Open iT, Inc. in den sozialen Medien. Wenn Sie mit Finlay in Kontakt treten oder mehr über Optimal erfahren möchten, finden Sie die entsprechenden Informationen ebenfalls hier. Noch einmal: Ich bin Nix. Vielen Dank, dass Sie sich heute Zeit für uns genommen haben. Wir sehen uns beim nächsten Webinar.