- Durch die Nachverfolgung von Softwarelizenzen erhalten Unternehmen die Kontrolle über Nutzung, Verfügbarkeit und Lizenzkosten.
- Die Lizenzüberwachung kann auf unzureichend genutzte Ressourcen, Nutzungstrends, Ablehnungen und Verlängerungsbedarf hinweisen.
- Nutzen Sie die Nachverfolgung offener iT-Positionen als Grundlage für ein effektiveres Software-Lizenzmanagement und eine bessere Optimierung.
Softwarelizenzen sind wertvoll, teuer und gehen leicht aus dem Blickfeld – und die Verschwendung durch nicht verwaltete Lizenzen steigt in der Regel schneller an als das Beschaffungsbudget, mit dem das Unternehmen diese auffangen kann. Die systematische Nachverfolgung von Lizenzen verschafft Unternehmen Einblick in Nutzungsmuster, die dahinterstehende Kostenlage und Optimierungsmöglichkeiten, die in den meisten Lizenzumgebungen von selbst nicht sichtbar werden. Open iT positioniert „ LicenseAnalyzer “ als die Plattform, mit der Unternehmen die Kontrolle über ihren Lizenzbestand übernehmen können, indem sie nachverfolgen, was tatsächlich genutzt wird – die Voraussetzung für jede nachfolgende Kostenentscheidung.
Wir sind immer wieder überrascht, wie viele Unternehmen bei der Verwaltung ihres Software-Portfolios auf Lizenzmanagement-Software von Anbietern setzen. Zunächst einmal sind diese Anwendungen darauf ausgelegt, die Einnahmen des Anbieters zu maximieren – und nicht darauf, Verschwendung und Kosten für den Kunden zu minimieren. Selbst IBM weist seine Maximo-Kunden darauf hin und erklärt, dass IBM LUM „eine übermäßige Nutzung von Lizenzen nicht verhindert und den IBM-Lizenzprüfungsprozess nicht ersetzt“.
Zweitens sind die meisten unserer Kunden in den Bereichen Ingenieurwesen, Wissenschaft und Biowissenschaften tätig, wo sie vollständig von einer breiten Palette spezialisierter Software-Tools abhängig sind. Die Anbieter dieser Anwendungen verwenden eine Vielzahl von Lizenzmanagementsystemen wie Flexnet, DSLS, Sentinel Hasp und die anderen Sentinel-Produkte, LS-DYNA und viele andere. Das bedeutet, dass Ihr Lizenzverwalter alle Varianten dieser Lizenzverwaltungssysteme kennen muss und den ganzen Tag damit verbringt, jedes einzelne System abzufragen, um einen Überblick über Ihr Portfolio zu erhalten. Wenn das einzige verfügbare Berichterstellungstool Excel-Tabellen sind, erhöht dies den Arbeitsaufwand nur noch weiter. Außerdem ist dies ein sehr reaktiver Managementansatz, obwohl Sie eigentlich proaktiv sein müssten.
Dies ist eindeutig keine praktikable Methode zur Verwaltung und Verfolgung von Softwarelizenzen. Was Sie brauchen, ist ein vielseitiger Software-Lizenzmanager, der mit den meisten oder allen Lizenzmanagern der Hersteller auf dem Markt und in Ihrem Unternehmen zusammenarbeiten kann. LicenseAnalyzer®ist das Hauptprodukt von Open-iT und ist die erste Wahl für große Unternehmen in der Automobilindustrie, im Gesundheitswesen, in der Öl- und Gasindustrie und in anderen Branchen.
KONTAKT: Sind Sie bereit, Lizenzverfolgung in strategisches SAM umzuwandeln?
Was die Nachverfolgung der Lizenznutzung offenbart
Zu wissen, wie und wann – oder sogar ob – Ihre Lizenzen genutzt werden, kann sich als sehr wertvoll erweisen. Schätzungen zufolge gibt ein durchschnittliches Unternehmen aus verschiedenen Gründen 30 % mehr für Lizenzen aus, als im Budget vorgesehen ist. Gleichzeitig kann es vorkommen, dass einige Benutzer eine Zugriffsverweigerung erhalten, wenn sie eine wichtige Anwendung oder Software nutzen möchten. Dies führt zu unzufriedenen Benutzern und mindert die Produktivität.
Die erste Reaktion ist meist, einfach mehr Lizenzen zu erwerben. Was Sie jedoch wirklich brauchen, sind Einblicke und Transparenz darüber, wie auf den bestehenden Lizenzpool zugegriffen wird, von wem und ob die Software tatsächlich genutzt wird. Hier kannLicenseAnalyzer Abhilfe schaffen. Umfassende Berichte über verschiedene Softwareprodukte, Lizenzserver und die Nutzung sind auf einem einzigen Dashboard verfügbar. Hier sind nur einige Beispiele dafür, was eine detaillierte Lizenzverfolgung aufdecken kann:
- Eine Lizenz, die ausgecheckt und nicht freigegeben wurde, wenn der Benutzer sie nicht mehr benötigt, was zu einer künstlichen Verknappung der Lizenzen und zur Verweigerung der Nutzung der Software führt. Dies kann auch ein Problem sein, wenn Sie eine globale Präsenz haben, bei der die Nutzungszeit für einen Benutzer auf die lokalen Arbeitszeiten beschränkt sein sollte.
- Ein Softwareprodukt im Portfolio eines Anbieters, das nicht genutzt wird, obwohl Sie dafür bezahlen. Dies ist bei Anbietern wie Autodesk üblich.
- Veraltete Software, die demnächst ausläuft und ersetzt oder entsorgt werden sollte.
- BYOD-Lizenzen (Bring Your Own Device). Möglicherweise haben Sie Auftragnehmer vor Ort, die über eigene Softwarelizenzen verfügen, die sie in Ihrem Netzwerk nutzen. Dies könnte einen Verstoß gegen Ihre Lizenzvereinbarung mit diesem Anbieter darstellen und zu Strafen führen.
Die Möglichkeit, zu sehen, wer eine Lizenz wie lange genutzt hat, die Heatmaps, die die maximale Nutzung und den Zeitpunkt des Auftretens zeigen, die Anzahl der Verweigerungen für ein Produkt und ein Diagramm der tatsächlichen Softwarenutzung sind nur einige der Berichte, die dem Lizenzverwalter zur Verfügung stehen. Diese Berichte sind server-, hersteller- und produktübergreifend und sogar für einzelne Funktionen innerhalb eines Softwareprodukts verfügbar. Unterschiedliche Lizenztypen, von Named-User-Lizenzen bis hin zu tokenbasierter Software, werden vom Softwarelizenzmanagement-Tool verwaltet. Dies schließt sogar hardwarebasierte Lizenzen auf Dongles, wie Wibu CodeMeter, ein.
Außerdem können Sie konkrete Benutzerrollen identifizieren und feststellen, welche Softwarelizenzen angemessen sind – beispielsweise, für welche Aufgaben eine Vollversion von Visio erforderlich ist oder ob ein Viewer ausreicht. Dies gilt auch für andere gängige Produkte wie Adobe Acrobat. Bei spezialisierter und teurer Software wie Aris, Catia oder PTC Creo reicht es bereits aus, ein oder zwei überzählige Lizenzen abzugeben, um das jährliche Softwarebudget zu entlasten.
Die Vorteile eines effektiven Software-Trackings
Die Berichte zeigen zwar auf, wo Sie die Lizenznutzung verbessern können, aber es bleibt noch einiges zu tun, um zu analysieren, wo Einsparungen und Effizienzsteigerungen erzielt werden können. Sie sollten in der Lage sein, bei Ihrer wichtigsten Software mindestens 10 % einzusparen, aber das erfordert Verhandlungen mit dem Anbieter. Sie haben jetzt auch ein praktikables Verhandlungsinstrument für Ihre nächste Vertragsverlängerung, ohne von der Einschätzung Ihres Anbieters zur Softwarenutzung abhängig zu sein. Die Angst vor Software-Audits und True-Ups entfällt, da Sie nun die Kontrolle haben und über einen dokumentierten Nachweis der Softwarenutzung verfügen.
Die von Ihrem Softwarelizenzmanager ermittelten Effizienzgewinne lassen sich nicht über Nacht erzielen. Möglicherweise müssen Sie Ihre Richtlinien, Prozesse und Verfahren überarbeiten und die Benutzer schulen, damit sie sich der Kosten bewusst sind, die ihnen entstehen. Es gibt Praktiken wie das Sammeln von Lizenzen, die sehr effektiv sind, aber Sie müssen zuerst den Weg der Softwareverfolgung gehen, bevor Sie laufen können.
Effektives Software-Lizenzmanagement ist eine Reise
Die Nachverfolgung Ihrer Softwarelizenzen ist ein guter erster Schritt auf dem Weg zur Reife im Software Asset Management (SAM). Es stehen mehrere SAM-Reifegradmodelle zur Auswahl, die von der umfassenden, aber komplexen Norm ISO/IEC 19770-1 der ISO bis hin zum SOM (Software Optimization Model) von Microsoft reichen, das vier Stufen umfasst. Im SOM-Modell haben Sie, sobald Sie Ihre Assets nachverfolgen, bereits den Übergang zur zweiten Stufe eingeleitet. Es gibt jedoch noch weitere Anforderungen, die Sie erfüllen müssen, um auf dieser Sprosse der Leiter sicher Fuß zu fassen, beispielsweise die Sicherstellung, dass Richtlinien und Prozesse für SAM vorhanden sind. Wenden Sie sich an einen Open iT-Vertriebsmitarbeiter, um Ihren Weg zur SAM-Reife zu beginnen.
Sie werden auch in der Lage sein, spezifische Benutzerrollen und entsprechende Softwareberechtigungen zu ermitteln. Zum Beispiel, welche Aufgaben eine vollständige Visio-Lizenz benötigen, oder ob ein Viewer ausreicht.
Sind Sie bereit, die Lizenzverfolgung in strategisches SAM umzuwandeln?
