- Die CIOs der Bundesbehörden stehen unter dem Druck, in einem riesigen IT-Markt eine Führungsrolle zu übernehmen, während die Budgets unverändert bleiben.
- Das Software-Asset-Management kann CIOs dabei helfen, Kosten zu kontrollieren und den Nutzen zu steigern, ohne dabei einfach nur die Ausgaben zu erhöhen.
- Die Transparenz bei Lizenzen trägt zu einer besseren Priorisierung, Modernisierung und Software-Governance auf Bundesebene bei.
CIOs auf Bundesebene agieren in der komplexesten IT-Umgebung der Welt – einem 6-Billionen-Dollar-Markt, bei dem die Budgets stagnieren, die operativen Anforderungen nicht nach dem Haushaltszyklus pausieren und die Aufsicht von allen Seiten ausgeübt wird. Führung in diesem Umfeld erfordert strategische Weitsicht und operative Transparenz, die die Entscheidungen in Bezug auf Kosten, Compliance und Effektivität untermauern, für die diese Rolle nun verantwortlich ist. Open iT positioniert „ LicenseAnalyzer “ als die Plattform, die CIOs auf Bundesebene bei den Herausforderungen der IT-Führung in einem Umfeld mit stagnierenden Budgets unterstützt – als analytische Grundlage für die strategischen Entscheidungen, die diese Rolle immer wieder treffen muss.
Von den CIOs der Bundesbehörden wird erwartet, dass sie mehr technologische Leistungsfähigkeit als je zuvor bereitstellen – Einführung von KI, Zero-Trust-Sicherheit, Modernisierung von Altsystemen, Cloud-Optimierung und datengestützte Entscheidungsfindung –, oft ohne nennenswerte Aufstockung der Finanzmittel.
Gleichzeitig werden die weltweiten IT-Ausgaben laut Gartnerim Jahr 2026voraussichtlich6 Billionen US-Dollar übersteigen.Diese Zahl beherrscht die Schlagzeilen der Branche und die Gespräche der Anbieter, doch für IT-Verantwortliche auf Bundesebene wirkt sie oft weit entfernt von der betrieblichen Realität.
Die meisten CIOs auf Bundesebene planen mitstagnierenden oder nur geringfügigen Budgetzuwächsen, oft imniedrigen einstelligen Bereich, wobei viele Behörden gar keine Erhöhung erwarten. Diese Diskrepanz zwischen dem Wachstum der IT-Investitionen auf Makroebene und den Budgets auf Behördenebene ist nicht mehr nur vorübergehend. Sie ist zur operativen Ausgangsbasis für die IT-Führung auf Bundesebene geworden.
Steigende Nachfrage, begrenzte Finanzmittel
Ein Großteil des prognostizierten Wachstums der weltweiten IT-Ausgaben wird durch Faktoren getrieben, die weitgehend außerhalb des Rahmens der Bundesmittelzuweisungen liegen. Dazu zählen Investitionen in Hyperscale-Lösungen, der groß angelegte Ausbau der KI-Infrastruktur sowie konzentrierte Investitionen kommerzieller Technologieanbieter.
Bundesbehörden unterliegen ganz anderen Rahmenbedingungen:
- Konstante oder nur langsam steigende Mittelzuweisungen
- Steigende Kosten für Abonnements und Lizenzen
- Ausweitung der Aufgabenbereiche in den Bereichen KI, Cybersicherheit und Modernisierung
- Verstärkte Aufsicht durch das OMB, das GAO und die Generalinspektoren der Behörden
In diesem Umfeld sind neue Finanzmittel eher die Ausnahme als die Regel. Es wird erwartet, dass Modernisierungsmaßnahmen in erster Linie durch die Umschichtung bestehender Mittel finanziert werden und nicht durch eine Aufstockung der Ausgaben.
Für CIOs bedeutet dies, dass jeder Dollar, der bereits im IT-Portfolio enthalten ist, zählt. Die Herausforderung besteht nicht mehr nur darin, die richtigen Technologien auszuwählen, sondern auch darin, den finanziellen Spielraum zu finden, um diese einzuführen, ohne den operativen Betrieb zu beeinträchtigen.
Software: Ein wachsender Kostenfaktor mit begrenzter Transparenz
Software hat sich still und leise zu einem der größten wiederkehrenden Kostenfaktoren in den IT-Portfolios der Bundesbehörden entwickelt – und zu einem der am wenigsten transparenten. Branchenanalysten gehen davon aus, dass die weltweiten Softwareausgaben in diesem Jahr1,4 Billionen US-Dollar übersteigenwerden.
Unternehmensanwendungen, Engineering-Tools, Analyseplattformen, Datenbanken und spezialisierte technische Software machen oft einen erheblichen Teil der IT-Ausgaben aus. Dennoch tun sich viele Behörden schwer, grundlegende Fragen zur Nutzung dieser Tools zu beantworten.
Zu den häufigsten Herausforderungen zählen:
- Für Lizenzen bezahlen, die nicht ausreichend oder gar nicht genutzt werden
- Höhere Lizenzstufen „für alle Fälle“ beibehalten
- Begrenzte Verhandlungsmacht bei Verhandlungen mit Lieferanten aufgrund fehlender Nutzungsdaten
- Schwierigkeiten bei der Neuzuweisung von Lizenzen zwischen Programmen oder Abteilungen
- Unvollständiger Überblick über kostenintensive technische und ingenieurtechnische Werkzeuge
Diese Ineffizienzen sind selten beabsichtigt. Sie summieren sich im Laufe der Zeit, während Organisationen wachsen, Aufgaben sich verändern und Verträge unter Zeitdruck verlängert werden.
Wenn die Budgets jedoch unverändert bleiben, lassen sich die Auswirkungen nicht vermeiden. Jede ungenutzte oder falsch zugeordnete Lizenz bedeutet Mittel, die nicht für Initiativen mit höherer Priorität wie KI-Pilotprojekte, Verbesserungen der Cybersicherheit oder die Modernisierung von Systemen eingesetzt werden können.
Software-Asset-Management als strategische Kompetenz neu definieren
In der Vergangenheit wurde Software Asset Management vor allem mit Compliance und der Vorbereitung auf Prüfungen in Verbindung gebracht. Im heutigen wirtschaftlichen Umfeld reicht dieser Ansatz jedoch nicht mehr aus.
Ein modernes SAM-System – sofern es durch zuverlässige Nutzungsdaten unterstützt wird – ermöglicht es CIOs, Folgendes zu tun:
- Unterscheide zwischen tatsächlicher Nachfrage und wahrgenommener Nachfrage
- Treffen Sie bei Vertragsverlängerungen und Anpassungen fundierte Entscheidungen
- Vor dem Kauf neuer Vermögenswerte sollten bestehende Vermögenswerte neu zugewiesen werden
- Unterstützung der Anforderungen hinsichtlich Rechenschaftspflicht, Aufsicht und Finanzberichterstattung
In diesem Zusammenhang wird SAM zu einem Instrument für finanzielle Flexibilität und nicht nur zu einer Kontrollfunktion.
WEBINAR: Beim Software-Asset-Management geht es längst nicht mehr nur um Compliance. Sehen Sie sich das Webinar „Der verborgene Wert des Software-Asset-Managements“ an und erfahren Sie, wie Nutzungsdaten die Kostenkontrolle, die Prüfungsbereitschaft und eine geschäftsorientierte Entscheidungsfindung unterstützen. Hier finden Sie Ihre Einladung zum Abruf der Aufzeichnung.
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Verborgene Werte mit Software Asset Management freilegen
Open iT: Unterstützung für CIOs auf Bundesebene, damit sie mehr erreichen können
AlsGSA-Vertragspartner unterstützt Open iT Bundesbehörden dabei, ihr Software-Asset-Management und ihre IT-Finanzverwaltung zu optimieren – mithilfe nutzungsbasierter Analysen, die auf die Beschaffungs- und Governance-Rahmenbedingungen des Bundes abgestimmt sind.
Die Verfügbarkeit über die GSA ermöglicht es Behörden, Software-Usage-Intelligence ohne langwierige Beschaffungsprozesse, umfangreiche Preisüberprüfungen oder zusätzlichen Aufwand für die Begründung einzuführen – ein wichtiger Aspekt in Umgebungen, in denen Schnelligkeit, Compliance und Risikominderung ebenso wichtig sind wie die Funktionalität.
Anstatt den Schwerpunkt auf die Ausweitung der Beschaffung zu legen, hilft Open iT den Behörden dabei, den Nutzen der Software, über die sie bereits verfügen, besser auszuschöpfen, und unterstützt so Modernisierungsziele im Rahmen der bestehenden Budgetvorgaben.
DEMO: Verwandeln Sie starre Budgets in finanzielle Flexibilität.
Unternehmensweite Transparenz bei der Nutzung
Open iT bietet detaillierte, nachprüfbare Einblicke in die Softwarenutzung im gesamten Unternehmen, darunter:
- Welche Benutzer nutzen bestimmte Anwendungen aktiv?
- Wie oft wird auf die Software zugegriffen?
- Welche Funktionen oder Module werden genutzt?
- Wenn Lizenzen ungenutzt sind oder nicht voll ausgeschöpft werden
Dieses Maß an Transparenz ermöglicht es den CIOs, von einer auf Annahmen basierenden Planung zu einer faktengestützten Entscheidungsfindung überzugehen – eine entscheidende Kompetenz bei der Aufstellung des Bundeshaushalts, bei Prüfungen und bei Kontrollverfahren.
Vor dem Kauf weiterer Geräte: Altes zurückgewinnen und neu zuweisen
Mit präzisen Nutzungsdaten können Agenturen:
- Nicht genutzte oder unzureichend genutzte Lizenzen identifizieren und zurückgewinnen
- Ansprüche zwischen Programmen oder Standorten neu zuweisen
- Die Lizenzstufen an den tatsächlichen betrieblichen Anforderungen ausrichten
Viele Open iT-Kunden konnten durch die Rückgewinnung von Lizenzen und die Anpassung der Lizenzbestände an den tatsächlichen Bedarf zweistellige prozentuale Einsparungen erzielen – wodurch Mittel freigesetzt wurden, die nun in Initiativen mit höherer Priorität wie KI und Cybersicherheit fließen können.
Verbesserung der Verhandlungen mit Lieferanten
Da Softwareanbieter weiterhin Angebote bündeln, die Abonnementkosten erhöhen und zunehmend auf nutzungsabhängige Preisgestaltung umstellen, gewinnen objektive Nutzungsdaten immer mehr an Bedeutung.
Mit „Open iT“ können die CIOs der Bundesbehörden Verhandlungen mit folgenden Argumenten angehen:
- Historische und aktuelle Nutzungstrends
- Kennzahlen zur Spitzenauslastung im Vergleich zur durchschnittlichen Auslastung
- Stichhaltige Beweise, um Annahmen hinsichtlich einer übermäßigen Lizenzvergabe anzufechten
Dieser datengestützte Ansatz trägt zu ausgewogeneren Verhandlungsergebnissen bei und hilft, das Risiko einer langfristigen Anbieterabhängigkeit zu verringern.
Unterstützung von FinOps und IT-Finanzmanagement
Da Unternehmen die FinOps-Prinzipien über das Cloud-Kostenmanagement hinaus ausweiten, hat sich die Optimierung der Software-Assets als logischer nächster Schwerpunkt herauskristallisiert.
Open iT unterstützt umfassendere Maßnahmen im Bereich des IT-Finanzmanagements durch:
- Die direkte Verknüpfung der Softwarenutzung mit den Kosten
- Unterstützung von Chargeback- und Showback-Modellen
- Erstellung fundierter Begründungen für den Haushalt und Antworten auf Prüfungsfeststellungen
Diese Integration stärkt die Fähigkeit der CIOs, in angespannten finanziellen Rahmenbedingungen verantwortungsbewusstes Handeln und Mehrwert unter Beweis zu stellen.
Von der Kostenkontrolle zur Missionsunterstützung
Im Jahr 2026 geht es beim Software-Asset-Management nicht mehr nur um Compliance oder Audits – es geht um Einsatzbereitschaft.
CIOs auf Bundesebene, die in Nutzungsanalysen investieren, profitieren von folgenden Vorteilen:
- Größere finanzielle Flexibilität bei knappen Haushaltszyklen
- Gesteigerte Glaubwürdigkeit gegenüber Aufsichtsbehörden
- Die Fähigkeit, Innovationen zu finanzieren, ohne dabei die Stabilität zu beeinträchtigen
Die Schlagzeile über IT-Ausgaben in Höhe von 6 Billionen Dollar mag zwar die Gespräche in der Branche dominieren. Für Bundesbehörden sind jedoch messbare Erkenntnisse, betriebliche Effizienz und disziplinierte Kontrolle letztlich der Schlüssel zu bedeutenden Fortschritten.
Wenn Sie mit stagnierenden Budgets zu kämpfen haben, muss Transparenz Ihr Vorteil sein.
Sprechen Sie mit Open iT darüber, wie Sie die notwendigen Nutzungsdaten gewinnen können, um Ihre Softwareausgaben zu optimieren und die eingesparten Mittel in KI, Cybersicherheit und geschäftskritische Initiativen umzuleiten.
Vereinbaren Sie einen Beratungstermin bei Open iT.
