- Die Optimierung der IT-Kosten ist nicht einfach nur eine Kostensenkung, denn eine unüberlegte Reduzierung der IT-Ressourcen kann die Produktivität und die Projektdurchführung beeinträchtigen.
- Eine effektive Optimierung berücksichtigt nicht nur Anwendungen, sondern auch Benutzer, Software, Hardware, Datenbanken, Lizenzen, Server und Rechenzentren.
- Open iT betrachtet die IT-Kostenoptimierung als einen fortlaufenden Prozess zur Reduzierung von Verschwendung bei gleichzeitiger Wahrung des geschäftlichen Nutzens.
Nach einem Quartal mit stagnierenden Umsätzen setzt die Geschäftsleitung die Optimierung der IT-Kosten auf die Tagesordnung, und die Versuchung ist groß, dies als bloße Kosteneinsparung zu interpretieren. Eine unüberlegte Kürzung der IT-Ressourcen beeinträchtigt jedoch die Produktivität und die Projektdurchführung – und die Einsparungen werden innerhalb eines Jahres durch die Folgen zunichte gemacht. Eine effektive IT-Kostenoptimierung betrachtet Anwender, Software, Hardware, Datenbanken, Lizenzen, Server und Rechenzentren als ein System und nicht Anwendung für Anwendung. Open iT fasst dies als fortlaufenden Prozess zusammen: Verschwendung reduzieren, den geschäftlichen Nutzen erhalten und die Kostensituation als etwas betrachten, das das Unternehmen steuert, anstatt es in regelmäßigen Abständen anzugehen.
IT-Kostenoptimierung ist in den letzten Jahren zu einem Schlagwort für IT-Manager, CFOs und CIOs geworden. Dahinter steht das Interesse, IT-Kosten zu senken, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen. Es gibt jedoch eine Reihe von Missverständnissen darüber, wie die IT-Kostenoptimierung wirklich funktioniert und wie sie sich tatsächlich auf die Geschäftsprozesse auswirkt. Hier räumen wir mit 5 weit verbreiteten Mythen über IT-Kostenoptimierung auf.
"IT-Kostenoptimierung bedeutet Kostensenkung"
Auf dem neuen digitalen Markt stellen Unternehmen fest, dass IT-Ressourcen für den Erhalt eines Wettbewerbsvorteils unerlässlich geworden sind. Laut Gartner ist die Kostenoptimierung eine kontinuierliche Disziplin, um Ausgaben und Kosten zu senken und gleichzeitig den Geschäftswert zu maximieren. In der Vergangenheit waren Kostensenkungen das Mittel der Wahl für viele Unternehmen, die eine bessere Kontrolle über die Budgetzuweisungen haben wollten. Eine Kürzung des Budgets für IT-Ressourcen kann jedoch zu unerwünschten Ergebnissen führen. Die Produktivität kann beeinträchtigt werden, was zu verpassten Terminen, unvollständigen Projekten und unerwarteten Kostenüberschreitungen führt.
"IT-Kostenoptimierung konzentriert sich allein auf Softwareanwendungen"
IT-Anlagen sind Teil des technologischen Engagements eines Unternehmens, und ihre Optimierung ist komplexer als nur die Einschränkung der Software-Nutzung. Vor dem Kauf von IT-Ressourcen sollten zunächst die Benutzer berücksichtigt werden. Die Wissensbasis für die Nutzung und Verwaltung dieser Produkte kann eine Herausforderung sein, wenn sie nicht richtig gehandhabt wird. Unternehmen haben Software- und Hardwareanforderungen, die von Datenbanken, Anwendungen und Lizenzen bis hin zu Servern und Rechenzentren reichen. Die Umsetzung eines Plans zur Optimierung von IT-Ressourcen ohne Berücksichtigung all dieser Faktoren ist ein Rezept zum Scheitern und könnte unerwartete Ausgaben oder das Risiko von Rechtsstreitigkeiten nach sich ziehen.
“Hold budget allocations as a means of cost optimization”</h5>
Oft verzögert oder verlängert ein Unternehmen ein Projekt, indem es bei knappen Budgets Mittel zurückhält. Laut Gartner sollte sich ein Unternehmen auf Kosten konzentrieren, die reduziert oder eliminiert werden können. Festgehaltene Budgets in der Gegenwart sind immer noch eine finanzielle Herausforderung für die Zukunft und lösen somit das Problem nicht. Sie verschieben es nur in die Zukunft.
"Eine Optimierung der IT-Kosten wird erst nach Jahren des Geschäftsbetriebs notwendig sein"
Je früher Sie optimieren, desto besser. Wenn die Gebühren erst viele Jahre nach der Aufnahme des Geschäftsbetriebs optimiert werden, müssen härtere Entscheidungen getroffen werden. Zum Beispiel sind die Benutzer bereits mit der aktuellen Lösung vertraut. Das Erlernen eines neuen Arbeitsablaufs wird Zeit in Anspruch nehmen. Neue Schulungsunterlagen müssen erstellt werden. Das Timing der Umstellung ist von entscheidender Bedeutung, damit sie nicht mit internen und externen Geschäftsanforderungen wie Partnerverhandlungen und internen Entwicklungsprojekten kollidiert.
"IT-Kostenoptimierung ist eine einmalige Sache"
Kostenoptimierung lässt sich nicht über Nacht lösen. Es braucht Zeit, um zu entscheiden, was man beibehalten und was man weglassen will. Die IT-Kostenoptimierung sollte ein kontinuierlicher Prozess sein. Betrachten Sie diese Schritt-für-Schritt-Lösung: IT-Kosten messen, analysieren und optimieren.
- Zähler
Die Planung, welche Produkte für die Optimierung in Frage kommen, sollte an erster Stelle stehen. Entscheiden Sie, welche Produkte häufig und welche selten genutzt werden. Untersuchen Sie Nutzungstrends, um zu verstehen, wie sie genutzt werden, um zu wissen, welche Produkte und Dienstleistungen in den Optimierungsprozess einbezogen werden sollen. - Analysieren Sie
Die Grundlage des Entscheidungsprozesses ist die Analyse der Messberichte. Seien Sie im Entscheidungsprozess praktisch und einfallsreich. Sie sollten wissen, welche Produkte Sie beibehalten und welche Sie reduzieren sollten, um das Ergebnis zu optimieren. - Optimieren Sie
Nach dem Messen und Analysieren ist die Umsetzung der Optimierung der letzte Schritt. Wenden Sie alle notwendigen Informationen, Lösungen, Pläne, Prozesse und Entscheidungen an, um die IT-Kosteneffizienz zu maximieren.
Die IT-Kostenoptimierung hört hier nicht auf. Sie ist ein Kreislauf. Die Messung der IT-Ressourcen sollte erneut durchgeführt werden, um zu bewerten, welche Lösungen vorteilhaft waren und welche noch verbessert werden müssen. Effektive Bemühungen zur IT-Kostenoptimierung führen oft zu einem Verständnis des wahren Wertes von IT-Ressourcen in Unternehmen.
Setzen Sie sich mit uns in Verbindung und erfahren Sie, wie wir Sie bei der Optimierung Ihrer Software-Assets mit Open iT.4 unterstützen können.
