Para além do painel de controlo: software de engenharia na ServiceNow

[00:00] Apresentador: Bem-vindos ao «Beyond the Dashboard: Engenharia da visibilidade de software com a ServiceNow e a Open iT». Teremos uma sessão de perguntas e respostas em direto no final, por isso, enviem as vossas perguntas à medida que o evento decorre. Os oradores de hoje são: Evan, Consultor Sénior de Soluções de Assessoria para a Gestão de Ativos na ServiceNow; Jatin, Gestor de Produto Sénior na ServiceNow; e Malou, Arquiteta de Soluções na Open iT.

[01:03] Apresentador: Ordem de trabalhos: em primeiro lugar, porque é que garantir a visibilidade do software de engenharia é mais difícil do que parece. Em seguida, como é que o Open iT resolve a questão dos dados de utilização e como é que o ServiceNow SAM acrescenta governação e medidas concretas. Depois, uma demonstração ao vivo com a Malou e o Jatin, e uma sessão de perguntas e respostas.

[02:03] Evan: Uma sondagem rápida antes de começarmos: como é que estão atualmente a gerir o software de engenharia no vosso ambiente SAM? (Resultados: bastante divididos entre a gestão fora do ServiceNow, ainda a avaliar uma abordagem, a gestão separada e a utilização do ServiceNow juntamente com outra ferramenta.)

[04:01] Evan: O software de engenharia não segue um único modelo de licenciamento. Existem licenças de rede, simultâneas, flutuantes e SaaS em diferentes fornecedores e tecnologias (Flex LM, DSLS, IBM LUM, Sentinel, Bentley). A verdadeira questão não é quem tem o software instalado, mas sim quem está a utilizar uma licença neste momento, por quanto tempo e se alguém acabou de ver o seu acesso recusado.

[04:43] Evan: Imaginem uma semana de congelamento de licenças: o quota de uma equipa está esgotado e os engenheiros estão a receber recusas, enquanto, alguns andares acima, o quota de Bentley de outra equipa está 40% ocioso porque o projeto deles terminou há duas semanas. Ambos aparecem como «ativos» num painel de controlo de licenças. Nada liga as duas situações até à conversa sobre a renovação, meses mais tarde.

[05:54] Evan: Existem quatro pontos de atrito subjacentes a isso: a procura é volátil, pelo que a média de ontem não permite prever as necessidades de amanhã; o acesso é limitado, pelo que um conjunto de recursos esgotado implica a recusa de pedidos; os dados estão fragmentados, uma vez que os gestores de licenças detêm os dados de utilização/recusa, enquanto as equipas de SAM detêm os direitos e os contratos; e a ação continua a ser manual, pelo que mesmo um padrão claro requer alguém que o traduza numa decisão.

[07:00] Evan: É essa lacuna que o Open iT colmata ao nível dos dados de utilização, proporcionando às organizações uma visão realista da situação (não apenas o que está instalado, mas o que é utilizado, por quem, quando e a partir de onde) através de uma medição abrangente, otimização e análises normalizadas. O Open iT recolhe dados de gestores de licenças, servidores, dongles, nuvens de fornecedores e plataformas SaaS, normaliza-os e disponibiliza-os através de relatórios, ferramentas de BI e integrações como o ServiceNow.

[08:41] Evan: Então, por que razão ainda precisa do ServiceNow SAM? Os dados de utilização, por si só, não indicam quanto isso lhe está a custar nem o que deve fazer a seguir. O SAM acrescenta âmbito (todo o seu parque de software, não apenas a engenharia), ação (transformar os dados de utilização numa renovação, recuperação ou aprovação) e governação (um único sistema de registo e pista de auditoria). O Open iT e o ServiceNow desempenham funções diferentes – precisa de ambos para passar dos dados de utilização a uma decisão governada.

[10:03] Evan: A parceria combina profundidade e contexto: a Open iT recolhe os sinais de engenharia detalhados, enquanto a ServiceNow os integra no sistema de registo SAM e os combina com direitos, contratos e despesas. O objetivo não é criar mais um painel de controlo, mas sim disponibilizar informação pronta para a tomada de decisões em matéria de renovação, previsão, conformidade e otimização. Vamos ver agora: a Malou irá abordar a Open iT e, em seguida, o Jatin irá abordar a ServiceNow.

[11:33] Malou: No portal Open iT License Monitor, obtém-se informações em tempo real sobre a utilização em todo o seu portfólio de engenharia, independentemente da fonte. No caso do MATLAB/Simulink, por exemplo: 102 licenças disponíveis, 84 em utilização, 18 disponíveis. Pode analisar em pormenor quem está a utilizar o quê, a partir de onde e durante quanto tempo, e configurar alertas (aproximação do limite máximo, utilizadores que ocupam muitas licenças, expirações) para si, para a sua equipa ou mesmo para os utilizadores finais.

[14:49] Malou: Os dados históricos mostram se está realmente a utilizar as licenças de forma eficiente. No caso do Simulink, 84 licenças cobriram 99% da procura e 47 cobriram 95% da mesma. Um cliente utilizou essa informação para renegociar: manter 47 licenças, mas obter uma linha de crédito para picos ocasionais, paga à hora.

[17:15] Malou: No caso das licenças por subscrição ou por utilizador nomeado (como, por exemplo, o Autodesk AEC), é possível ver que 23 das 26 licenças estão atribuídas, mas apenas 11 estão efetivamente a ser utilizadas; em seguida, pode analisar em pormenor quais os utilizadores nomeados que estão ativos e quais os que nunca foram utilizados, e reatribuir as licenças em conformidade.

[19:43] Malou: No caso de acordos baseados no consumo ou no crédito, como os conjuntos de tokens da Bentley, é possível analisar a duração das sessões. Observámos muitas sessões muito curtas; ao filtrar as sessões com duração inferior a 15 minutos, verificou-se uma redução de 12% no consumo de tokens, o que é útil para a renegociação.

[21:05] Malou: O Open iT também centraliza a administração do servidor de licenças (painel único, comparação semântica e controlo de versões nas alterações aos ficheiros de licença) e normaliza dados complexos de licenciamento de engenharia através do motor True Use, para que as funcionalidades sejam corretamente associadas ao produto certo. Essa é a base; o ServiceNow acrescenta-lhe o contexto mais amplo da gestão de ativos de software (SAM). Passo a palavra ao Jatin.

[23:29] Jatin: Esta é a página inicial do ServiceNow da Casey, na sua qualidade de gestora de ativos de software, filtrada para a Autodesk e a Bentley. Ela vê o estado de conformidade, um centro de atividades baseado em IA que sinaliza regras de recuperação e 600 candidatos à remoção, bem como as renovações futuras (produtos da Microsoft e da Autodesk com vencimento no final de agosto), pelo que define objetivos de sucesso para acompanhar o trabalho.

[27:08] Jatin: No que diz respeito à conformidade das licenças, a Casey verifica o Bentley (cobrado com base no pico de utilização): no caso do CivilStorm, ela possui duas licenças para o número máximo de dispositivos, mas a utilização atingiu três nos últimos 30 dias – uma discrepância que ela agora sabe que tem de resolver.

[29:11] Jatin: Para a Autodesk, a conformidade não é o problema – a otimização é que o é. Ela identifica um excesso de licenças em produtos como o Inventor e confirma que os pacotes de software (como a AEC Collection) estão a ser mapeados corretamente. Ao analisar em pormenor a otimização da Autodesk, identifica cerca de 6 980 dólares em poupanças potenciais decorrentes de subscrições subutilizadas, discriminadas por produto (por exemplo, 4 subscrições de baixo uso no 3ds Max no valor de cerca de 800 dólares).

[33:14] Jatin: O painel «Visão geral das licenças de engenharia» reflete o que a Malou mostrou no Open iT, mas no painel único do ServiceNow: despesas totais, principais produtos recusados, produtos com baixa utilização e utilização por utilizador e departamento, para que a Casey possa planear os reembolsos e saber onde adicionar ou recuperar licenças. Ela conclui os seus objetivos de sucesso e exporta relatórios de conformidade para as partes interessadas. De volta ao Ian e ao Kevin.

[38:02] Ian: Sondagem final: o que traria mais valor à integração dos dados de utilização da engenharia com o ServiceNow? (Resultados: divisão entre uma visão única da propriedade/utilização e melhores dados de previsão, orçamentação, refacturação e renovação.) Agora, a sessão de perguntas e respostas.

[40:11] Ian: O ServiceNow consegue automatizar o reembolso com base na utilização? Jatin: Sim – obtém-se visibilidade sobre o utilizador, o departamento e o centro de custos, e é possível gerar relatórios para o reembolso.

[40:59] Ian: O que é necessário para a integração? Jatin: Uma aplicação dedicada para aplicações de engenharia, além do ServiceNow SAM e de uma fonte de dados como o Open iT. O suporte completo ao licenciamento por subscrição requer a versão para a Austrália.

[42:32] Ian: Que empresas utilizam ambas as plataformas? Malou: Não posso divulgar nomes publicamente, mas os nossos clientes abrangem os setores da indústria transformadora, da energia, automóvel e aeroespacial – na sua maioria, grandes organizações. Contacte-nos diretamente para obter referências.

[43:57] Kevin: (O áudio cortou a meio de uma pergunta sobre a importação de dados de utilização para outra ferramenta; o nome não é claro na gravação.) O painel propôs dar seguimento ao assunto por e-mail, em vez de tentar adivinhar.

[45:01] Kevin: Uma breve referência: o evento Nexus da ServiceNow decorre de 7 a 8 de outubro em Santa Clara – dois dias, planos de desenvolvimento e demonstrações, participação gratuita (despesas de viagem não incluídas), com a presença prevista de mais de 300 clientes e 17 parceiros patrocinadores, incluindo a Open iT.

[46:21] Ian: As restantes perguntas serão respondidas por e-mail e a apresentação será enviada a todos os inscritos. Obrigado pela vossa participação.