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Tipps und Tricks für die Optimierung jedes Software-Lizenzmodells

In diesem Webinar wird unser Referent Wissen und bewährte Verfahren darüber vermitteln, wie Unternehmen ihr Software-Portfolio – unabhängig von der Lizenzierungsmethode – durch Transparenz hinsichtlich der Nutzung, Konsolidierung und Optimierung von Softwarelizenzen verwalten und so zu besseren betrieblichen Ergebnissen beitragen können.

  • Lizenzverwaltung: Sicherstellung der optimalen Lizenzanzahl durch zentralisierte Überwachung über eine einzige, konsolidierte Analyseoberfläche
  • Nutzungstransparenz: Analyse der Nutzung von IT-Ressourcen, um einen umfassenden Überblick über die Lizenzierungsumgebung zu erhalten
  • Automatisierte Optimierung: Automatisierung von Prozessen zur Anlagenoptimierung, um Kosten und allgemeine Wartungsaufwendungen zu senken

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In diesem Webinar

Die Optimierung der Softwarelizenzierung bedeutet, anhand realer Daten zu wissen, wer welche Anwendung nutzt, wie lange und wie effizient – und nicht nur, wie viele Lizenzen erworben wurden. In diesem On-Demand-Webinar stellt André Abreu von WGT (Open iT-Partner in Brasilien) stellt das dreistufige Framework von „ LicenseAnalyzer “ (Datenerfassung, tatsächliche aktive Nutzung und Automatisierung von Richtlinien) sowie einen realen Fall zur Autodesk-Lizenzierung vor, bei dem durch die ausgewogene Kombination aus Namenslizenzen und Autodesk Flex die prognostizierten Kosten von 700.000 US-Dollar auf 161.000 US-Dollar gesenkt werden konnten – eine Einsparung von fast 600.000 US-Dollar.

Was Sie lernen werden

  • Schon Stufe 1 (Erfassung von Nutzungsdaten) zeigt bereits Einsparpotenziale auf: In einem konkreten Beispiel wurden allein durch den Vergleich der maximal erworbenen Lizenzen mit der tatsächlich maximalen Nutzung potenzielle Einsparungen in Höhe von 106.000 US-Dollar ermittelt.
  • Wie aus Stufe 2 (tatsächliche aktive Nutzung, gemessen anhand der CPU-, Maus- und Tastaturaktivität) hervorgeht, beträgt die Effizienz in einem Beispiel, in dem 48 Lizenzen gleichzeitig genutzt wurden, aber nur 21 tatsächlich aktiv waren, lediglich 44 %.
  • Da Stufe 3 die Rückgabe inaktiver Lizenzen an den Server automatisiert, und zwar mithilfe von Benachrichtigungen und konfigurierbaren Richtlinien für die Inaktivitätsdauer.
  • Wie man Lizenzen für namentlich benannte Benutzer (Named User), Concurrent-Lizenzen und Autodesk Flex nach Nutzungsprofil ausbalanciert, einschließlich des Beispiels eines Unternehmens mit 647 Benutzern, das durch diese Ausbalancierung fast 600.000 US-Dollar eingespart hat, anstatt alle Benutzer auf Flex umzustellen.
  • Die vier Nutzerverhaltensprofile, die Open iT in mehr als 20 Jahren Marktpräsenz identifiziert hat: der Sammler, der Fischer, der Nutzer, der sich gegen neue Versionen sträubt, und der Eindringling (unbefugter Zugriff, z. B. durch ehemalige Mitarbeiter).
  • Der Fall eines globalen Bergbauunternehmens mit mehr als tausend Nutzern, das allein mit Stufe 1 ein Einsparpotenzial von 460.000 US-Dollar ermittelt hat, was bei bestimmten Anwendungen einer Reduzierung um 55 bis 62 % entspricht.

Zeitstempel der Kapitel

00:02 Begrüßung und Einführung durch Moderator André Abreu

02:17 Die Komplexität von Entscheidungen zur Software-Lizenzierung

04:18 Was ist der Optimierungsprozess und der Zyklus „Messen-Analysieren-Optimieren“?

06:37 Die „ LicenseAnalyzer “-Lösung und ihre drei Ebenen

07:45 Stufe 1 im Detail: Datenerhebung und das Beispiel „Vulcan“ (Einsparungen in Höhe von 106.000 US-Dollar)

10:33 Stufe 2 im Detail: tatsächliche aktive Nutzungseffizienz

12:45 Stufe 3 im Detail: Automatisierung von Richtlinien zur Inaktivität

16:16 Spezifische Optimierung für Autodesk: Lizenztypen und bewährte Verfahren

18:00 Uhr Fallstudie: 647 Nutzer und Einsparungen von fast 600.000 US-Dollar

19:38 Die vier Profile des Nutzerverhaltens

21:05 Erfolgsgeschichte: Globales Bergbauunternehmen mit über tausend Nutzern

23:40 Uhr Frage-und-Antwort-Runde

[0:02] André Abreu: Guten Morgen allerseits.

[0:43].com.br. Wir beantworten Ihre Fragen gerne während der Frage-und-Antwort-Runde des Webinars. Sollten wir nicht alle Fragen beantworten können, werden wir uns per E-Mail oder über LinkedIn mit Ihnen in Verbindung setzen.

[1:00] Nun, unser Moderator verfügt über mehr als 25 Jahre Berufserfahrung im Projektmanagement in den Bereichen Software- und Hardwareforschung und -entwicklung sowie in der Amazon-AWS-Cloud-Architektur als Anwendungsmanager bei WGT. Im Jahr 2020 begann er seine Tätigkeit im Bereich Lösungen; außerdem ist er PMP-zertifiziert für agiles Projektmanagement und verfügt über einen Bachelor-Abschluss in Informatik von der Bundesuniversität von Pernambuco. Darüber hinaus verfügt er über ausgeprägte Managementfähigkeiten und hat einen MBA mit Schwerpunkt Wirtschaft an der Hochschule für Betriebswirtschaft absolviert. Wir sprechen also heute über André Abreu.

[1:46] André Abreu: Guten Morgen, Walter, vielen Dank für die Einführung. Heute stellen wir den Prozess der Softwareoptimierung vor – eine Lösung von Open iT. Im Erfolgsfall dieser Softwareoptimierung handelt es sich um eine spezifische Optimierung für AutoCAD, das nun über ein neues Lizenzmodell verfügt. Anschließend werden wir eine Frage-und-Antwort-Runde durchführen.

[2:17] Los geht’s. Nun, wir wissen bereits, dass die Entscheidungsfindung in Bezug auf die Softwarelizenzierung sehr komplex ist. Ein Aspekt ist, dass das Unternehmen durch die Nutzungsberichte einen detaillierten Überblick erhält. Nutzen die Mitarbeiter die neuesten Tools oder die empfohlene Software? Verwenden sie vielleicht veraltete Versionen, deren Lizenz bereits abgelaufen ist? Und wenn das Unternehmen eine Übernahme oder Fusion mit einem anderen Unternehmen durchführen muss – wie wird es diese Software dann verwalten? Wie laufen die Verhandlungen mit den Anbietern ab? Werden dabei tatsächliche Daten herangezogen, um diese Verhandlungen zu führen? Wodurch erhält es diese Daten? Und wie geht das Unternehmen mit den immer häufiger auftauchenden Lizenzmodellen um? In manchen Fällen ist es wichtig, Kosten nach Abteilungen oder Projekten zuzuordnen. Ist das Unternehmen in der Lage, dies umzusetzen, und wie hat es diese Budgetplanung durchgeführt? Und welche Optimierungen hat es vorgenommen?

[3:54] Neben all dieser Komplexität, die wir zuvor gesehen haben, gibt es außerdem noch die Lizenzmodelle, die sich ständig ändern. Da wären zunächst die Mehrplatzlizenzen, dann Einzellizenzen, Cloud-Lizenzen und tokenbasierte Lizenzen, die auf Guthaben basieren. Welches dieser Lizenzmodelle für eine einzelne Software eignet sich also am besten für Ihr Unternehmen?

[4:18] Also los geht’s. Wie sieht der Optimierungsprozess aus? Es geht darum, sicherzustellen, dass der Nutzer die Software genau dann zur Verfügung hat, wenn er sie benötigt, dass sie stets verfügbar ist und dass es zu keinen Produktivitätsverlusten kommt. Ein weiterer Aspekt der Optimierung besteht darin, sicherzustellen, dass das Unternehmen nur für die Software bezahlt, die es tatsächlich nutzt. Also los: Dieser Optimierungsprozess berücksichtigt die Geschäftsziele, sei es Personalabbau, Kostensenkung, Expansion oder Neuanschaffungen. Er muss also auf diese Geschäftsziele abgestimmt sein. Es ist von entscheidender Bedeutung, die Lizenzverträge im Detail zu verstehen, damit die Person, die diese Lizenzen verwaltet, weiß, ob sie den Umfang erweitern oder reduzieren kann. Ein weiterer wesentlicher Punkt ist die Erfassung der Nutzungsdaten: Man muss wissen, wer die Software nutzt, wann und wie lange. Und sobald Sie diese Daten erfasst haben, stellt sich die Frage, wie Sie diese Informationen konsolidieren – da zahlreiche Daten gleichzeitig erfasst werden – und wie Sie sie für die Präsentation aufbereiten. Sobald diese Informationen konsolidiert sind, können Sie sie gemeinsam mit den bestehenden Lizenzverträgen analysieren. Auf der Grundlage dieser Analyse lassen sich dann Maßnahmen festlegen, wie zum Beispiel Kosteneinsparungen oder auch die Gewährleistung, dass eine bestimmte Nutzergruppe vorrangigen Zugriff auf ein Tool erhält. Es gibt also zahlreiche Maßnahmen, die festgelegt werden können, und es gibt immer diesen Zyklus: Messen, Analysieren und Optimieren, Messen, Analysieren und Optimieren. Dieser Zyklus muss also stets durchlaufen werden. In manchen Fällen können Sie Kosten senken, in anderen wiederum können Sie die Anschaffung neuer Tools prüfen, die die Produktivität steigern.

[6:37] Also los geht’s. Open iT bietet eine fertige Lösung zur Verwaltung dieser Softwarekomplexität, die, wie Sie dort sehen, eine enorme Anzahl von Engineering-Softwareprogrammen abdecken kann und sich nicht nur auf die hier auf dem Bildschirm gezeigten beschränkt. DerLicenseAnalyzer™verwaltet also die gesamte Komplexität dieser technischen Anwendungen; er ist bereits für die meisten Softwarehersteller vorkonfiguriert und kann die tatsächliche aktive Nutzung messen. Und schon erzielen Sie erhebliche Einsparungen, da er erfasst, wann eine Lizenz tatsächlich aktiv genutzt wird und wann sie inaktiv ist. Darüber hinaus automatisiert er die Erfassung inaktiver Lizenzen. Wenn also jemand eine Anwendung öffnet, diese aber nicht nutzt, greift er ein, sperrt die Lizenz und gibt sie an den Server zurück. Und noch etwas: DerLicenseAnalyzer™wird ständig weiterentwickelt und passt sich den neuen Lizenzmodellen an, die von den Softwareanbietern eingeführt werden.

[7:45] Wenn wir das Ganze in drei Ebenen unterteilen, ist die erste Ebene für die Datenerfassung zuständig: Sie erfasst, wer die Software nutzt, wie lange sie genutzt wird und wo sie eingesetzt wird. Dann gibt es ein sicheres Webportal, das als erste Benutzeroberfläche desLicenseAnalyzer™dient. Dort können Sie sehen, auf welchen Servern die Software läuft und ob diese online oder offline sind. Für jeden Server können Sie einsehen, welche Anwendungen verfügbar sind. Innerhalb einer Anwendung können Sie die Ansicht erweitern, um zu sehen, welche Benutzer diese Anwendung geöffnet haben, und Sie können die Anzahl der verfügbaren Lizenzen sowie die Anzahl der genutzten Lizenzen einsehen und sogar Benachrichtigungen erhalten, wenn eine Lizenz bald abläuft.

[8:41] Hier haben wir also einen weiteren interessanten Bericht, nämlich eine Heatmap zur Lizenznutzung. Wir sehen dort, dass diese Vulcan-Software genutzt wurde; es standen 154 Lizenzen zur Verfügung, aber im analysierten Zeitraum wurden nur 116 genutzt. Außerdem stellen wir fest, dass die Nutzung am Sonntag und am Samstag sehr hoch ist. Warum werden diese Lizenzen sonntags, samstags und außerhalb der Geschäftszeiten genutzt?

[9:11] Dann werden wir uns hier die Effizienz dieser Lizenzen ansehen. In diesem Fall wurde das Tool „Vulcan“ mit der maximal verfügbaren Anzahl von 154 Lizenzen genutzt, wobei die maximale Auslastung bei 116 lag. Allein dadurch könnte ich bereits eine beträchtliche Anzahl an Lizenzen einsparen, indem ich die Anzahl von 154 auf die tatsächlich genutzte Anzahl reduziere, also 116 gleichzeitig. Und wenn das Unternehmen beabsichtigen würde, die Anzahl noch weiter zu reduzieren, um 99 % abzudecken – denn unten in dieser kleinen Tabelle sehen wir, dass der Prozentsatz, wenn wir das von Stunden in Minuten umrechnen, bei vier Minuten und ein paar Sekunden lag, in denen 101 Lizenzen gleichzeitig genutzt wurden –, dann ließen sich erhebliche Einsparungen erzielen. Und allein dieser Vorschlag, die Anzahl auf 101 Lizenzen zu reduzieren, würde bereits zu einer Einsparung von 106.000 Dollar führen – und das allein durch diese Analyse auf Ebene 1.

[10:17] DasLicenseAnalyzer™-Toolermöglicht die Integration mit Power BI und Tableau und bietet dem Unternehmen enorme Flexibilität, die Daten und Visualisierungen in der für das Unternehmen interessantesten Form abzurufen.

[10:33] Wenn wir zu Stufe 2 übergehen, werden wir die Effizienz der Lizenzen untersuchen. Ist diese Software aktiv und wird sie tatsächlich genutzt, oder wurde sie lediglich geöffnet und minimiert, ohne dass sie tatsächlich genutzt wird? Wenn wir also die Effizienz der Softwarenutzung auf Stufe 2 messen, haben wir bereits ein Jahresdiagramm, das zeigt, dass 48 Lizenzen gleichzeitig genutzt wurden – das war die maximale Anzahl an gleichzeitigen Nutzern, nämlich 48 –, und dass 21 davon tatsächlich genutzt wurden, d. h., sie waren geöffnet und beanspruchten CPU-Leistung. Wenn wir also diesen Wert von 21 durch 48 teilen, erhalten wir eine Effizienz von lediglich 44 %.

[11:21] Wie funktioniert das also auf Ebene 2? Bei dieser Erfassung der tatsächlichen Aktivität überwacht die Software die CPU-Auslastung sowie die Nutzung von Maus und Tastatur während der Verwendung der Software. Da sehen wir also bereits, dass es zahlreiche Softwareprogramme gibt, die eine enorme Inaktivitätszeit aufweisen. Weiter unten seht ihr die Nutzer – je nach Unternehmen können diese aus Gründen des Datenschutzes (LGPD) anonymisiert dargestellt werden oder auch nicht. Wenn das Unternehmen den Namen anzeigen möchte, kann der Name des Nutzers angegeben werden; dies kann nach Abteilung, Unternehmen, Region oder Projekten erfolgen. In dieser Grafik sehen wir, dass der letzte Nutzer etwa 10.000 Stunden tatsächliche aktive Nutzung aufweist – also Zeit, in der er wirklich mit dem Tool interagierte – sowie 2.000 Stunden, in denen er das Tool zwar geöffnet hatte, es aber nicht nutzte. Wenn wir uns nun diesen ersten Nutzer ansehen, stellen wir fest, dass er das Tool 12.000 Stunden lang genutzt hat und 15.000 Stunden inaktiv war. Die Effizienz des oberen Nutzers ist also bei der Nutzung des Tools deutlich geringer als die des unteren Nutzers.

[12:45] Wenn wir zu Stufe 3 übergehen, handelt es sich um eine Automatisierungsstufe, auf der Sie Richtlinien für die Lizenznutzung festlegen, darunter Richtlinien für Rückgabefristen, Ausleihfristen und Inaktivitätszeiten. Also los, wie setzen wir diese Lizenzautomatisierung um? Die Open iT-Software kann den Benutzer benachrichtigen, wenn er die Software nicht tatsächlich nutzt oder inaktiv ist; sie kann die Software aussetzen oder beenden. Sie erkennt also die Nutzung, misst sie und meldet dem Benutzer stets, ob er inaktiv ist oder nicht.

[13:36] Also los, wie würde das funktionieren? Wenn der Benutzer die Benutzeroberfläche nutzt, gilt er als aktiv – er nutzt das Programm gerade. Wenn er sie nicht nutzt, d. h. sobald er aufhört zu interagieren – keine CPU-Auslastung, keine Tastatureingaben, nichts dergleichen –, wird dieser Benutzer als inaktiv eingestuft. Und wenn der Nutzer dann während einer bestimmten Inaktivitätszeit nichts tut – nehmen wir an, das Unternehmen legt fünf Minuten fest –, und er fünf Minuten lang nichts bewegt hat, öffnet sich dieses Pop-up, und der Nutzer hat dann Zeit, darauf zu reagieren: Er kann wählen, ob er das Programm pausieren lassen möchte oder ob er sagt: „Nein, ich bin hier, lasst mich einfach weiterarbeiten, bitte nicht pausieren.“ Wenn der Nutzer nichts drückt, setzt das Tool die Anwendung automatisch aus. Wenn die Anwendung ausgesetzt wird, kehrt der Nutzer zurück und macht an der Stelle weiter, an der er aufgehört hat; es geht keinerlei Information verloren. Oder er kann die Anwendung über das Tool fortsetzen oder beenden.

[14:41] Was passiert also mit den Lizenzen der Stufen 1 und 2? Ein Unternehmen hier hatte fast 200 Lizenzen, stieg auf 250 und erreichte dann fast 300. Da dies innerhalb eines bestimmten Zeitraums geschah, sehen wir zunächst, dass es eine höhere Nachfrage nach dem Auschecken der Lizenzen gab – das heißt, die Leute haben das Tool geöffnet; diese blaue Linie steht für das Auschecken, also die Personen, die das Tool geöffnet haben. Dann stellte er fest, dass wir mehr Interessenten hatten; zu Beginn erhöhten wir die Anzahl auf 250, später stieg sie zufällig erneut auf fast 300, und niemand kam auch nur annähernd daran heran, diese Anzahl an Lizenzen zu nutzen. Allein daran sehen wir bereits, dass in diesem Bereich zwischen 250 und 300 Einsparpotenzial besteht. Und wenn wir Ebene 2 hinzuziehen – also die tatsächlich aktiven Nutzer, die wirklich mit dem Tool interagieren –, sehen wir, dass es von 150 bis fast 300 ein enormes Einsparpotenzial gibt; das sind also fast 150 Lizenzen, die das Unternehmen einsparen könnte.

[15:46] Was passiert auf Stufe 3? Sobald Sie diesen Prozess des Lizenzabschlusses automatisieren, den Benutzer benachrichtigen und ihm die Bedeutung dieser IT-Ressource verdeutlichen – dass sie von anderen genutzt werden sollte, wenn er sie nicht selbst nutzt –, können wir erreichen, dass sich die blaue Linie der roten Linie annähert, wodurch Sie die größtmögliche Effizienz bei der Nutzung dieser Software erzielen.

[16:16] Also los geht’s: Was wäre im Falle einer Optimierung bei Autodesk wichtig? Denn Autodesk bietet, wie wir wissen, AutoCAD, Revit und eine ganze Reihe weiterer Programme an und verfügt über eines der komplexesten Lizenzmodelle mit vielen Varianten. Wenn wir uns also die Lizenztypen ansehen, haben wir die Einzelplatzlizenz, die Standalone-Lizenz, die Concurrent-Lizenzen, Flex, die benutzergebundene Lizenz und diese neue Variante, nämlich Autodesk Flex. Wäre es für das Unternehmen interessant, für alle auf Autodesk Flex umzusteigen? Schauen wir uns einige Best Practices für die Nutzung des Tools an. Zunächst wäre es sinnvoll, alle Autodesk-Portale an einem einzigen Ort zu bündeln und die Verwaltung einer einzigen Person zu übertragen. Zweitens sollte versucht werden – wir wissen, dass dies nicht immer möglich ist –, alle Zahlungstermine für die Abonnements so abzustimmen, dass an diesem Datum ein größeres Volumen vorliegt und somit ein höherer Rabatt beantragt werden kann. Ein weiterer wichtiger Punkt ist, die Nutzer stets entsprechend der verfügbaren Lizenzen auszubalancieren – also zwischen benutzergebundenen Lizenzen, Autodesk Flex und Lizenzen von Mitbewerbern –, um zu prüfen, wie sich dies ausgleichen lässt. Man kann das Nutzungsverhalten heranziehen, um festzustellen, ob ein Nutzer das jeweilige Tool viele oder wenige Stunden nutzt, und die Nachfrage regelmäßig überprüfen, um sie anzupassen, da sie schwanken kann – und dann muss das Unternehmen diese Nachfrage tatsächlich anpassen.

[18:00] Also los geht’s: Wir haben den Fall eines Unternehmens mit 647 Nutzern, davon 40 namentlich gebundene Lizenzen, 156 concurrent Lizenzen und 22 unabhängige Lizenzen. Was würde mit diesem Unternehmen mit 647 Nutzern passieren, wenn es alle Nutzer auf Autodesk Flex umstellen würde? Es entstanden Kosten in Höhe von 700.000 Dollar. Wäre die Lösung ausgewogen – also ein Teil als namentliche Lizenzen und ein Teil als Autodesk Flex –, hätte das Unternehmen nur 161.000 Dollar zahlen müssen. Durch diese ausgewogene Lösung, bei der sich feststellen lässt, welcher Nutzer wie viel nutzt und welches Nutzungsverhalten er zeigt, würde sich eine Einsparung von fast 600.000 Dollar ergeben.

[18:48] Wie können wir das also herausfinden? DerLicenseAnalyzer™erstellt für Sie einen Bericht, aus dem die Nutzungsdauer dieser Benutzer hervorgeht. Die „Heavy User“, also diejenigen Benutzer, die die Lizenz am intensivsten nutzen und sie am längsten geöffnet haben, ordnen Sie den namentlichen Lizenzen zu. Und die gelegentlichen Nutzer, die wir auf der rechten Seite sehen – Nutzer mit 15 Stunden, 32 Stunden oder einer Stunde –, würden Sie dann auf Flex umstellen. Durch diese Umverteilung könnten Sie eine Einsparung von fast 600.000 Dollar erzielen. Wenn das Unternehmen jedoch keinen Überblick über die Anzahl der Stunden hat, die jeder Nutzer nutzt, ist es unmöglich, eine auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnittene Optimierung vorzunehmen.

[19:38] Open iT verfügt bereits über mehr als 20 Jahre Erfahrung auf diesem Markt und ist in diesem spezifischen Segment, dieser Nische, tätig. Das Unternehmen hat bereits verschiedene Nutzerverhalten identifiziert. Da gibt es den „Sammler“ – das ist der Nutzer, der sich mehrere Lizenzen derselben Anwendung besorgt, sie zu Hause öffnet, auf dem Arbeitscomputer öffnet und auf einem anderen Computer bei jemandem öffnet. Das ist also der „Sammler“: Er ist vergesslich, nimmt sich eine Lizenz und gibt sie erst nach einem Monat zurück. Der „Fischer“ ist der Typ, der als Erster im Büro erscheint und sich alle Lizenzen für die verschiedenen Programme schnappt, die er an diesem Tag möglicherweise nutzen wird, weil er weiß, dass manche schwer zu bekommen sind – also „fischt“ er gleich alles ab, ob er es nun nutzt oder nicht, ist ihm egal. Das Gegenteil davon ist der Nutzer, der keine neue Version oder eine neue Software verwenden möchte, die vom Unternehmen empfohlen wurde; er nutzt weiterhin eine Software, die er eigentlich nicht verwenden dürfte. Und der Eindringling ist der Nutzer, der eigentlich keinen Zugriff haben dürfte – zum Beispiel ein ehemaliger Mitarbeiter; das wäre der Eindringling.

[20:48] Und dann haben wir hier eine Aussage eines leitenden Managers, der sagt, dass Open iT das Verhalten der Nutzer in Bezug auf unsere IT-Ressourcen verändert hat. Das ist also wichtig: das Verhalten und die Wahrnehmung der Nutzer in Bezug auf diese IT-Ressourcen.

[21:05] Und hier sehen wir nun ein Erfolgsbeispiel eines globalen Bergbauunternehmens. Es handelt sich um ein riesiges Unternehmen mit enormen Ausgaben im Softwarebereich. Sie hatten nicht die geringste Ahnung, wie diese über tausend Nutzer die Software tatsächlich einsetzten. Die Lösung lautete also: Zunächst Stufe 1 – wir verschaffen uns einen Überblick darüber, was das Unternehmen nutzt, womit die Nutzer arbeiten und um welche Software es sich dabei handelt. So stellte das Unternehmen bereits fest, dass es bei der ersten Software 32 Lizenzen besaß, aber nur 40 davon nutzte. Und so geht es weiter: Wir gehen die Liste ab, es gibt noch mehr unten, wir finden sogar Lizenzen, die zwar verfügbar sind, aber überhaupt nicht genutzt werden – niemand nutzt sie. Wenn wir dann die Vertragsdaten und die Kosten dieser Lizenzen heranziehen, erkennen wir ein Einsparpotenzial von 460.000 Dollar. Allein auf Ebene 1 konnte sie also bereits 460.000 Dollar einsparen. Da sieht man also, wie wichtig es ist, diese Informationen darüber zu haben, wer die Tools nutzt, wie lange und wo sie eingesetzt werden. Das Ergebnis dieser Einsparungen lag bei 55 % bei einer Software, bei 62 % bei anderen Anwendungen und das Einsparpotenzial bei 58 %.

[22:25] Sie überwacht also den Geschäftsbetrieb, sorgt für Transparenz bei den Software-Ressourcen, ermöglicht diese Kostenrückverrechnung, man kann feststellen, welche Abteilung für die jeweiligen Kosten verantwortlich ist, optimiert die Nutzung dieser Lizenzen und kann sogar Lizenzen, die nicht aktiv genutzt werden, zurückgewinnen und an den Server zurückgeben, damit sie für andere Nutzer verfügbar sind. Sie überprüft, ob neue Technologien, neue Software und die vom Unternehmen vorgegebenen Richtlinien umgesetzt werden. Das erleichtert Verhandlungen erheblich, da Sie nun anhand der Informationen aus Ihren eigenen Berichten – und nicht anhand der Berichte des Herstellers, die sich davon unterscheiden – genau wissen, was Sie benötigen und was Sie nicht nutzen. Außerdem ist dies bei Fusionen und Übernahmen sehr hilfreich.

[23:15] Diese Lösung von Open iT verschafft dem Unternehmen also einen Überblick über alle innerhalb seiner IT-Infrastruktur genutzten Ressourcen. Sie optimiert diese Tools und sorgt dafür, dass das Unternehmen nur für das Wesentliche bezahlt – also für das, was es tatsächlich benötigt. Zudem steht ein riesiges Team von Open iT zur Verfügung, um diesen Implementierungs- und Begleitprozess zu unterstützen.

[23:40] Walter: Also, wir sind wieder da, wir haben hier einige Fragen. Vielen Dank, André, für die Präsentation. Wir haben zahlreiche Fragen aus dem Publikum erhalten und werden diese nun beantworten. Die erste Frage: Wie erhält man Nutzungsstatistiken zu den Anwendungen? Muss auf jedem Computer ein Agent installiert werden?

[24:07] André Abreu: Nein, mal sehen. In den meisten Fällen reicht es aus, nur einen Client auf dem Lizenzserver zu installieren; das Unternehmen müsste nicht auf jedem einzelnen Computer eine Installation vornehmen. In einigen Fällen jedoch, wenn es die Ebene 2 überwachen möchte, müsste es tatsächlich eine Installation auf dem Computer des Benutzers vornehmen. Oder manchmal auch, wenn es sich um Cloud-Anwendungen handelt oder um eine eigenständige Anwendung, die keinen Lizenzserver nutzt – in diesen eher seltenen Fällen wäre die Installation tatsächlich erforderlich. Im Allgemeinen reicht jedoch die Installation auf dem Lizenzserver aus.

[24:52] Walter: Obrigado. Eine zweite Frage: Was passiert auf Stufe 2, wenn jemand die technische Anwendung lediglich minimiert und auf seinem PC mit einem anderen Programm weiterarbeitet?

[25:02] André Abreu: Das ist eine sehr gute Frage, fangen wir an. Ich gebe dir sogar ein sehr anschauliches Beispiel. Nehmen wir an, jemand hat drei Monitore. Der Nutzer mit drei Monitoren öffnet auf dem ersten AutoCAD, auf dem zweiten SolidWorks und auf dem dritten noch ein weiteres Programm. Wenn er SolidWorks startet, um einen Vorgang oder eine Simulation durchzuführen, die beispielsweise zwei Stunden dauert, verbraucht das Programm während der Ausführung CPU-Leistung, Arbeitsspeicher und dergleichen – es bleibt also zwei Stunden lang aktiv. Dann wechselt er zu einem anderen Monitor, öffnet dort ein Programm, lässt es zwei Stunden lang laufen – auch dieses bleibt zwei Stunden lang aktiv. Und dann wechselt er zu AutoCAD. Sobald er AutoCAD verlässt, beginnt die Inaktivitätszeit von AutoCAD zu laufen, da keine Maus-, CPU- oder Tastatureingaben mehr stattfinden. Die anderen Programme, die Rechenleistung beanspruchen – sowohl SolidWorks als auch die anderen –, bleiben hingegen als aktiv im System und werden nicht als inaktiv gewertet. Man kann das Fenster also minimieren und offen lassen; gezählt werden dann die Tastatur- und CPU-Auslastung.

[26:17] Walter: Noch eine Frage, da ist noch etwas: Alle Berichte, die Sie gezeigt haben, sehen gut aus, aber was machen wir, wenn wir etwas anderes brauchen, etwas, das besser auf mein Unternehmen zugeschnitten ist?

[26:34] André Abreu: Okay, legen wir los. DerLicenseAnalyzer™enthält bereits zahlreiche Vorlagen, die dank unserer über 20-jährigen Erfahrung in diesem Bereich den Unternehmen sehr helfen. Bei Bedarf kann das Unternehmen diese anpassen, Dashboards erstellen und das Web-Dashboard nutzen. Die Weboberfläche bietet also bereits eine enorme Flexibilität. Falls ein Unternehmen noch individuellere Lösungen benötigt, kann es zusätzlich BI-Tools wie Power BI oder Excel nutzen. Es besteht also eine große Flexibilität hinsichtlich der Darstellungsmöglichkeiten der erfassten Daten.

[27:21] Walter: Das waren es vorerst. Vielen Dank für all die Fragen, die ihr uns geschickt habt. Wir beenden nun unser Webinar. Vielen Dank, André, und vielen Dank an alle Teilnehmer. Falls Sie noch Fragen an unseren Referenten André haben, zögern Sie bitte nicht, ihm direkt eine E-Mail an André.abreu@wgt.com.br zu senden. Besuchen Sie unsere Website wgt.com.br, um eine Vorführung zu vereinbaren und mehr über unsere Lösungen zu erfahren. Sollten Sie weitere Fragen, Anliegen oder Anmerkungen zu diesem Webinar haben, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail unter perguntas@openit.com.br. Wir helfen Ihnen gerne auf Ihrem Weg zur Softwareoptimierung. Bleiben Sie immer auf dem Laufenden und folgen Sie uns in den sozialen Netzwerken. Noch einmal: Walter, Ihr heutiger Moderator. Vielen Dank an alle.

Über die Referenten

André Abreu

André Abreu

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André Abreu verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung im Projektmanagement für Software und Hardware sowie in der AWS-Cloud-Architektur. Er ist PMP-zertifiziert im agilen Projektmanagement, hat einen Bachelor-Abschluss in Informatik von der Bundesuniversität von Pernambuco und einen MBA in Betriebswirtschaft. Er hält dieses Webinar als Vertreter von WGT (wgt.com.br), einem Partner von Open iT in Brasilien, und nicht als direkter Mitarbeiter von Open iT.

Walter

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Walter moderierte diese Sitzung und leitete die Fragerunde mit dem Publikum.

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Sehen Sie sich die Berichte auf dem Bildschirm an – Lizenzauslastung, Wirkungsanalyse, Rückverrechnungsabrechnung.

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