Desafios e Melhores Práticas Para Otimizar Qualquer Modelo de Licenciamento de Software

[0:02] André Abreu : Bonjour à tous.

[0:43].com.br et nous serons ravis d'y répondre lors de la session de questions-réponses du webinaire. Si nous n'avons pas l'occasion de répondre à toutes les questions, nous vous contacterons par e-mail ou via LinkedIn.

[1:00] Notre intervenant possède plus de 25 ans d’expérience professionnelle dans la gestion de projets dans le domaine de la recherche et du développement de logiciels et de matériel informatique, ainsi que dans l’architecture cloud Amazon AWS, en tant que responsable des applications chez WGT. En 2020, il a commencé à travailler sur ces solutions ; il est également certifié PMP en gestion de projets agiles et titulaire d’une licence en informatique de l’Université fédérale de Pernambuco. Il possède également de solides compétences en gestion grâce à un MBA axé sur les affaires obtenu à l’école de gestion d’entreprise. Nous allons donc maintenant parler de notre invité d’aujourd’hui, André Abreu.

[1:46] André Abreu : Bonjour Walter, merci pour cette présentation. Aujourd’hui, nous allons vous présenter le processus d’optimisation logicielle, une solution proposée par Open iT. Nous aborderons les cas de réussite de cette optimisation, notamment une optimisation spécifique à AutoCAD, qui dispose désormais d’un nouveau modèle de licence, puis nous passerons à une séance de questions-réponses.

[2:17] Allons-y. Bon, nous savons déjà que la prise de décision en matière de licences logicielles est très complexe. L’un des aspects à prendre en compte est que l’entreprise dispose d’une bonne visibilité sur les rapports d’utilisation, qui sont détaillés. Les collaborateurs utilisent-ils les outils les plus récents ou les logiciels qui leur ont été recommandés ? Utilisent-ils des anciennes versions dont la licence a expiré ? Et si l’entreprise doit procéder à une acquisition ou à une fusion avec une autre société, comment va-t-elle gérer ces logiciels ? Comment se déroulent les négociations avec les fournisseurs ? L’entreprise s’appuie-t-elle sur des données réelles pour mener ces négociations ? Par quel biais obtient-elle ces données ? Et qu’en est-il des modèles de licence qui se multiplient sans cesse : comment l’entreprise gère-t-elle cette situation ? Dans certains cas, il est important de répartir les coûts par service ou par projet. Est-elle en mesure de le faire ? Comment a-t-elle procédé à cette planification budgétaire ? Et quels types d’optimisations a-t-elle mis en œuvre ?

[3:54] Ainsi, outre toute cette complexité que nous avons évoquée précédemment, il faut également tenir compte des modèles de licence qui évoluent sans cesse. Il y a tout d’abord les licences simultanées, puis les licences individuelles, les licences cloud et les licences par jeton, qui fonctionnent sur la base de crédits. Alors, parmi ces différents modèles de licence pour un même logiciel, lequel est le mieux adapté à votre entreprise ?

[4:18] Bon, allons-y. En quoi consiste le processus d’optimisation ? Il s’agit de garantir que l’utilisateur dispose du logiciel au moment où il en a besoin, qu’il y ait toujours une disponibilité du logiciel et qu’il ne subisse aucune perte de productivité. Un autre aspect de l’optimisation consiste à garantir que l’entreprise ne paie que pour les logiciels qu’elle utilise réellement. Ce processus d’optimisation prend donc en compte les objectifs de l’entreprise, qu’il s’agisse d’une réduction des effectifs, d’une réduction des coûts, d’une expansion ou d’une nouvelle acquisition. Il doit donc être en adéquation avec ces objectifs. Il est essentiel de bien comprendre les contrats de licence dans le détail afin que la personne chargée de gérer ces licences sache si elle peut étendre ou réduire le parc. Un autre aspect fondamental consiste à collecter les données d’utilisation : savoir qui utilise le logiciel, quand et pendant combien de temps. Une fois ces données collectées, il faut déterminer comment les consolider – car de nombreuses données seront collectées simultanément – et comment les présenter. Une fois cette consolidation des informations effectuée, vous pouvez alors réaliser une analyse en parallèle des accords de contrats de licence dont vous disposez. Une fois cette analyse complète, vous pouvez définir des mesures à prendre, qui pourraient par exemple consister en une réduction des coûts, ou même garantir à un groupe d’utilisateurs spécifique un accès prioritaire à un outil. Il existe donc de nombreux axes d’action pouvant être définis, et ce cycle se répète sans cesse : mesurer, analyser et optimiser, mesurer, analyser et optimiser. Ce cycle doit donc être perpétuellement mis en œuvre. Dans certains cas, vous pouvez réduire les coûts, tandis que dans d’autres, vous pouvez envisager l’acquisition de nouveaux outils susceptibles d’accroître la productivité.

[6:37] Bon, c’est parti. Open iT propose une solution prête à l’emploi pour gérer cette complexité logicielle ; comme vous pouvez le constater, elle peut couvrir un nombre considérable de logiciels d’ingénierie, et ne se limite pas uniquement à ceux qui apparaissent à l’écran.LicenseAnalyzer™gère donc toute cette complexité liée à ces applications techniques ; il est déjà configuré pour la plupart des éditeurs de logiciels et permet de mesurer l’utilisation active réelle. Vous réaliserez ainsi d’importantes économies, car il distingue les licences en cours d’utilisation active de celles qui sont inactives. De plus, il automatise la récupération des licences inactives. Ainsi, si un utilisateur ouvre une application sans l’utiliser, le système intervient pour suspendre et restituer cette licence au serveur. Par ailleurs,LicenseAnalyzer™est en constante évolution, s’adaptant aux nouveaux modèles de licence créés par les éditeurs de logiciels.

[7:45] En résumant en trois niveaux, le premier niveau est celui qui effectue cette collecte de données : il mesure qui utilise le logiciel, pendant combien de temps et où il est utilisé. Nous disposons alors d’un portail web sécurisé qui constitue la première interface de présentation deLicenseAnalyzer™, où vous pourrez voir quels serveurs sont en cours d’exécution, s’ils sont en ligne ou hors ligne. Pour chaque serveur, vous pouvez voir quelles applications sont disponibles. Au sein d’une application, vous pouvez encore développer l’arborescence pour voir quels utilisateurs ont cette application ouverte, et vous pouvez visualiser le nombre de licences disponibles, celles qui sont en cours d’utilisation, et même recevoir des alertes si une licence est sur le point d’expirer.

[8 h 41] Nous avons ici un autre rapport intéressant : une carte thermique de l’utilisation des licences. On constate que ce logiciel, Vulcan, a été utilisé : 154 licences étaient disponibles, mais seules 116 ont été utilisées au cours de la période analysée. On observe également une forte utilisation le dimanche et le samedi. Pourquoi ces licences sont-elles utilisées le dimanche, le samedi et en dehors des horaires d'ouverture ?

[9:11] Nous allons donc examiner ici l’efficacité de ces licences. Dans ce cas précis, l’outil Vulcan a été utilisé avec le maximum disponible de 154 licences, le nombre maximal utilisé étant de 116 ; rien qu’avec cela, je pourrais déjà réaliser une économie considérable sur le nombre de licences, en passant de 154 à ce qui a été utilisé, soit 116 licences simultanées. Et si l’entreprise avait l’intention de réduire encore davantage ce nombre pour atteindre 99 %, étant donné que, dans ce petit tableau ci-dessous, on constate que le pourcentage, lorsque l’on convertit les heures en minutes, correspond à quatre minutes et quelques, pendant lesquelles 101 licences ont été utilisées simultanément. On pourrait donc réaliser des économies substantielles. Et cette recommandation de ramener le nombre de licences à 101 permettrait déjà de réaliser une économie de 106 000 dollars, rien qu’avec ce niveau 1 effectuant cette analyse.

[10 h 17] L'outilLicenseAnalyzer™permet des intégrations avec Power BI et Tableau, offrant ainsi une grande flexibilité à l'entreprise pour obtenir les données et les visualiser sous la forme qui lui convient le mieux.

[10:33] C’est lorsque l’on passe au niveau 2 que l’on peut évaluer l’efficacité de la licence. Ce logiciel est-il actif, réellement utilisé, ou a-t-il simplement été ouvert puis réduit en arrière-plan sans être utilisé ? Ainsi, lorsque l’on mesure l’efficacité de l’utilisation du logiciel au niveau 2, on dispose déjà d’un graphique annuel indiquant que 48 licences ont été utilisées simultanément – ce qui correspond au nombre maximal de connexions simultanées, soit 48 – et que 21 d’entre elles ont fait l’objet d’une utilisation réelle, c’est-à-dire qu’elles étaient ouvertes et consommaient de la puissance de calcul du processeur. Ainsi, lorsque l’on divise ce chiffre de 21 par 48, on obtient un taux d’efficacité de seulement 44 %.

[11:21] Alors, au niveau 2, comment ça fonctionne ? Pour cette mesure de l’activité réelle, le logiciel va surveiller l’activité du processeur, ainsi que l’utilisation de la souris et du clavier lors de l’utilisation du logiciel. On constate alors que plusieurs logiciels présentent une période d’inactivité considérable. Plus loin, vous voyez les utilisateurs ; ces informations peuvent être masquées ou non, selon l’entreprise, notamment pour des raisons liées à la LGPD. Si l’entreprise souhaite afficher le nom, elle peut indiquer celui de l’utilisateur ; cela peut être fait par service, par entreprise, par région ou par projet. Sur ce graphique, on constate que le dernier utilisateur totalise environ 10 000 heures d’utilisation active réelle, pendant lesquelles il interagissait réellement avec l’outil, et 2 000 heures pendant lesquelles il avait ouvert l’application sans l’utiliser. Si l’on prend le premier utilisateur, on constate qu’il a utilisé l’outil pendant 12 000 heures et qu’il est resté inactif pendant 15 000 heures. L’efficacité de l’utilisateur du haut est donc bien inférieure à celle de l’utilisateur du bas dans l’utilisation de l’outil.

[12:45] Lorsque l'on passe au niveau 3, il s'agit d'un niveau d'automatisation où vous allez définir des règles d'utilisation des licences, ainsi que des règles concernant les délais de restitution, de prêt et d'inactivité. Alors, voyons comment mettre en place cette automatisation des licences. Le logiciel Open iT peut avertir l’utilisateur s’il n’utilise pas réellement le logiciel ; s’il est inactif, il peut suspendre le logiciel ou le fermer. Il détectera donc l’utilisation, la mesurera et en informera en permanence l’utilisateur, que celui-ci soit inactif ou non.

[13:36] Bon, voyons voir comment cela fonctionnerait. Si l'utilisateur utilise l'interface, il est considéré comme actif, c'est-à-dire qu'il est en train d'utiliser le programme. S'il ne l'utilise pas, dès qu'il cesse d'interagir – c'est-à-dire qu'il n'utilise plus le processeur, le clavier, rien de tout cela –, le système commence à considérer cet utilisateur comme inactif. Et ensuite, si l’utilisateur ne fait rien pendant une certaine période d’inactivité – disons que l’entreprise fixe ce délai à cinq minutes –, s’il n’a pas touché à quoi que ce soit pendant cinq minutes, une fenêtre contextuelle s’ouvre et l’utilisateur dispose alors d’un certain temps pour y répondre : s’il souhaite que le programme se mette en veille ou s’il dit « non, je suis là, laissez-moi continuer à travailler, ne mettez pas en veille ». Si l’utilisateur n’appuie sur aucun bouton, l’outil met automatiquement l’application en veille. Lorsqu’elle est remise en marche, l’utilisateur reprend là où il en était, sans aucune perte d’informations. Il peut également, via cette fenêtre, reprendre ou quitter l’application.

[14:41] Alors, qu’en est-il des licences de niveau 1 et 2 ? Une entreprise ici disposait de près de 200 licences, est passée à 250, puis a atteint près de 300. Comme cela s’est produit sur une période donnée, au début, on constate qu’il y a eu une forte augmentation de la demande d’activation des licences, c’est-à-dire que les gens ont ouvert l’outil — cette ligne bleue représente les activations, les personnes qui ont ouvert l’outil. Il a donc détecté qu’il y avait davantage de personnes intéressées ; au début, nous sommes passés à 250, puis le nombre a de nouveau augmenté pour atteindre près de 300, et personne n’a jamais même approché ce nombre de licences. Rien que là, on voit déjà qu’il y a des économies à réaliser dans cette fourchette de 250 à 300. Et lorsque l’on inclut le niveau 2, qui correspond à l’activité réelle, c’est-à-dire les personnes qui interagissent réellement avec l’outil, on constate qu’il existe un énorme potentiel d’économies, de 150 à près de 300 ; l’entreprise pourrait donc économiser près de 150 licences.

[15:46] Qu’en est-il du niveau 3 ? Une fois que vous avez automatisé ce processus de clôture de licence, en informant l’utilisateur et en lui faisant prendre conscience de l’importance de cette ressource informatique qui doit être partagée avec d’autres personnes lorsqu’il ne l’utilise pas, nous parvenons alors à rapprocher la ligne bleue de la ligne rouge, ce qui vous permet d’optimiser l’utilisation de ce logiciel.

[16:16] Bon, alors, dans le cadre d’une optimisation des licences Autodesk, quels seraient les points importants ? Car Autodesk, comme on le sait, propose AutoCAD, Revit et toute une gamme de logiciels, et dispose de l’un des modèles de licences les plus complexes, avec de nombreuses variantes. Si l’on examine ici les types de licences, on trouve la licence individuelle, la licence autonome, les licences concurrentes, la licence Flex, la licence nominative par utilisateur, et cette nouvelle licence qu’est désormais Autodesk Flex. Serait-il intéressant pour l’entreprise de passer entièrement à Autodesk Flex ? Voyons quelques bonnes pratiques pour l’utilisation de cet outil. Tout d’abord, il faudrait regrouper tous les portails Autodesk en un seul point de contact, géré par une seule personne. Ensuite, il faudrait essayer – même si nous savons que ce n’est pas toujours possible – d’harmoniser toutes les dates de paiement des abonnements afin d’atteindre un volume plus important à cette date et de pouvoir demander une remise plus importante. Un autre point important consiste à toujours répartir les utilisateurs en fonction des licences disponibles : entre les licences nominatives, Autodesk Flex et celles des concurrents, il faut essayer de trouver le bon équilibre. On peut s’appuyer sur le comportement de l’utilisateur, pour déterminer s’il utilise cet outil pendant de nombreuses heures ou peu d’heures, et réévaluer régulièrement cette demande, qui peut varier, ce qui oblige l’entreprise à l’ajuster en conséquence.

[18h00] Bon, voyons voir : nous avons le cas d'une entreprise qui comptait 647 utilisateurs, dont 40 licences nominatives, 156 licences concurrentes et 22 licences indépendantes. Que se passerait-il pour cette entreprise de 647 utilisateurs si elle migrait l'ensemble de ses utilisateurs vers Autodesk Flex ? Elle a dépensé 700 000 dollars. Et si elle optait pour une solution mixte, avec une partie de licences nominatives et une partie sous Autodesk Flex, elle ne paierait que 161 000 dollars. Ce rééquilibrage, qui permettrait d’identifier chaque utilisateur, son niveau d’utilisation et son comportement, générerait une économie de près de 600 000 dollars.

[18:48] Alors, comment faire pour le savoir ?LicenseAnalyzer™vous fournira un rapport indiquant la durée d’utilisation de ces utilisateurs. Ainsi, les utilisateurs intensifs, c’est-à-dire ceux qui utilisent le plus la licence et la laissent ouverte le plus longtemps, vous les affectez aux licences nominatives. Quant aux utilisateurs occasionnels, ceux que l’on voit à droite — avec 15 heures, 32 heures ou une heure d’utilisation —, vous les transférerez vers Flex. Vous réaliserez ainsi une économie de près de 600 000 dollars en parvenant à cet équilibre. Mais si l’entreprise ne dispose pas de cette visibilité sur le nombre d’heures utilisées par chaque utilisateur, il lui est impossible de procéder à une optimisation adaptée à ses besoins.

[19:38] Open iT compte déjà plus de 20 ans d’expérience sur ce marché, où elle opère dans ce segment spécifique, ce créneau, et a déjà identifié divers comportements d’utilisateurs. Il y a par exemple le « collectionneur », c’est-à-dire cet utilisateur qui se procure plusieurs licences d’une même application : il l’ouvre chez lui, sur son ordinateur au travail, voire sur l’ordinateur de quelqu’un d’autre. Voilà donc le « collectionneur » : distrait, il prend une licence et ne la rend qu’un mois plus tard. Le « pêcheur », quant à lui, est celui qui arrive le premier au bureau et s’empare de toutes les licences des différents logiciels qu’il pourrait être amené à utiliser dans la journée, car il sait que certaines sont difficiles à obtenir ; il va donc tout « pêcher » d’emblée, peu importe qu’il les utilise ou non. À l’opposé, il y a l’utilisateur qui refuse d’utiliser une nouvelle version ou un nouveau logiciel recommandé par l’entreprise ; il continue systématiquement à utiliser un logiciel qu’il ne devrait pas utiliser. Et l’intrus, c’est l’utilisateur qui ne devrait pas avoir accès au système ; par exemple, un ancien employé, voilà ce qu’est un utilisateur intrus.

[20:48] Nous avons ici la déclaration d’un cadre supérieur qui affirme qu’Open iT a modifié le comportement des utilisateurs vis-à-vis de nos ressources informatiques. C’est donc un point important : le comportement et la perception des utilisateurs concernant ces actifs informatiques.

[21:05] Nous allons maintenant vous présenter un exemple de réussite concernant une entreprise minière internationale. Il s’agit d’une entreprise gigantesque, dont les dépenses en logiciels sont colossales. Elle n’avait absolument aucune idée de la manière dont ses plus de mille utilisateurs se servaient de ces logiciels. La solution a donc été la suivante : première étape, niveau 1, identifier ce que l’entreprise utilise, ce que les utilisateurs utilisent, et quels sont exactement les logiciels utilisés. Elle a ainsi découvert que pour le premier logiciel, elle disposait de 32 licences mais n’en avait utilisé que 40. Et ainsi de suite : en descendant dans la liste, on trouve d’autres cas, y compris des licences disponibles qui n’ont jamais été utilisées, que personne n’utilise. Ainsi, en analysant les données des contrats et les coûts de ces licences, on constate un potentiel d’économies de 460 000 dollars. Rien qu’au niveau 1, elle a donc déjà réussi à économiser 460 000 dollars. Vous voyez donc à quel point il est important de disposer de ces informations : qui utilise les outils, pendant combien de temps et où ils sont utilisés. Ces économies se sont traduites par 55 % pour un logiciel, 62 % pour d’autres applications, et un potentiel d’économies de 58 %.

[22:25] Elle assure donc le suivi de l’activité, offre une visibilité sur les ressources logicielles, permet d’effectuer ce « chargeback » : vous identifiez quel service est responsable de tel coût, vous optimisez l’utilisation de ces licences ; elle va même jusqu’à récupérer ce qui n’est pas réellement utilisé et à le restituer au serveur afin qu’il soit à nouveau disponible pour quelqu’un d’autre. Elle vérifie si les nouvelles technologies, les nouveaux logiciels et les directives transmises par l’entreprise sont bien adoptés. Cela facilite grandement les négociations, car vous savez désormais exactement ce dont vous avez besoin et ce que vous n’utilisez pas, grâce aux informations issues de vos propres rapports et non de ceux du fabricant, ce qui fait toute la différence. Cela aide également beaucoup lors des opérations de fusion et d’acquisition.

[23:15] Cette solution d'Open iT permettra donc à l'entreprise d'avoir une vue d'ensemble de tout ce qui est utilisé au sein de ses ressources informatiques ; elle optimisera ces outils, permettra à l'entreprise de ne payer que l'essentiel, ce dont elle a réellement besoin, et dispose d'une équipe très importante chez Open iT pour accompagner ce processus de mise en œuvre et de suivi.

[23 h 40] Walter : Bon, nous y revoilà, nous avons quelques questions. Merci André pour cette présentation. Nous avons reçu plusieurs questions de notre public et nous allons y répondre maintenant. Première question : comment obtient-on des statistiques d'utilisation des applications ? Faut-il installer un agent sur chaque ordinateur ?

[24:07] André Abreu : Non, voyons. La plupart du temps, il suffit d’installer un seul client sur le serveur de licences ; l’entreprise n’a pas besoin de l’installer sur chaque ordinateur. Mais dans certains cas, lorsqu’elle souhaite assurer la surveillance de niveau 2, oui, elle devra l’installer sur l’ordinateur de l’utilisateur. Ou encore, parfois, lorsqu’il s’agit d’applications dans le cloud ou d’une application autonome qui n’utilise pas de serveur de licences, dans ces cas plus spécifiques, cela serait effectivement nécessaire. Mais en règle générale, le serveur de licences suffit.

[24:52] Walter : Merci. Une deuxième question : au niveau 2, que se passe-t-il si une personne se contente de réduire l'application technique en arrière-plan et continue à travailler sur son PC avec un autre outil ?

[25:02] André Abreu : C'est très bien, allons-y. Je vais même te donner un exemple très parlant. Imaginons qu'une personne dispose de trois écrans. L'utilisateur, avec ses trois écrans, ouvre AutoCAD sur le premier, SolidWorks sur le deuxième et un autre logiciel sur le troisième. S’il lance SolidWorks pour effectuer un processus, une simulation qui va prendre deux heures par exemple, pendant ce temps-là, le logiciel va consommer du CPU, de la mémoire, etc., et il restera actif pendant deux heures. Ensuite, il passe à un autre écran, ouvre un autre programme, le laisse tourner pendant deux heures, et ce programme restera actif pendant deux heures. Puis il passe à AutoCAD. Dès qu’il quitte AutoCAD, le temps d’inactivité d’AutoCAD commence à être comptabilisé, car il n’y a plus d’activité de la souris, du processeur ou du clavier. Les autres programmes qui consomment des ressources de traitement, que ce soit SolidWorks ou les autres, restent donc considérés comme actifs ; ils ne seront pas comptabilisés comme inactifs. Vous pouvez donc minimiser la fenêtre ou la laisser ouverte : ce qui sera pris en compte, c’est l’utilisation du clavier et du processeur.

[26:17] Walter : Autre chose, j'en ai une autre : tous les rapports que vous m'avez montrés ont l'air bien, mais que faire si nous avons besoin de quelque chose de différent, de plus personnalisé pour mon entreprise ?

[26:34] André Abreu : D’accord, allons-y.LicenseAnalyzer™est déjà fourni avec plusieurs modèles qui, grâce à plus de 20 ans d’expérience dans ce secteur, s’avèrent très utiles pour les entreprises. Si nécessaire, celles-ci peuvent les personnaliser, créer des tableaux de bord et utiliser le panneau web. L’interface web offre donc déjà une flexibilité considérable. Si elle a besoin d’une solution plus personnalisée, elle peut également utiliser des outils de BI, tels que Power BI ou Excel. La flexibilité est donc très grande en ce qui concerne les différentes visualisations des données collectées.

[27:21] Walter : C'est tout pour le moment. Un grand merci pour toutes les questions que vous nous avez envoyées. Nous clôturons maintenant notre webinaire. Merci à André et à tous les participants. Si vous avez des questions à poser à notre intervenant, André, n’hésitez pas à lui envoyer directement un e-mail à l’adresse André.abreu@wgt.com.br. Vous pouvez vous rendre sur notre site wgt.com.br pour prendre rendez-vous pour une démonstration et en savoir plus sur nos solutions. Si vous avez d’autres questions, demandes ou commentaires concernant ce webinaire, contactez-nous par e-mail à l’adresse perguntas@openit.com.br. Nous serons ravis de vous accompagner dans votre démarche d’optimisation logicielle. Restez informés en nous suivant sur les réseaux sociaux. Encore une fois, je suis Walter, votre animateur du jour. Un grand merci à tous.