Desafios e Melhores Práticas Para Otimizar Qualquer Modelo de Licenciamento de Software

[0:02] André Abreu: Bom dia a todos.

[0:43].com.br e teremos todo o prazer em responder às suas perguntas durante a sessão de perguntas e respostas do webinar. Caso não tenhamos oportunidade de responder a todas as perguntas, entraremos em contacto por e-mail ou através do LinkedIn.

[1:00] Bem, o nosso apresentador tem mais de 25 anos de experiência profissional em gestão de projetos na área de investigação e desenvolvimento de software e hardware, bem como em arquitetura na nuvem da Amazon AWS, tendo desempenhado funções como gestor de aplicações na WGT. Em 2020, iniciou a sua atividade com as soluções; possui ainda certificação PMP em gestão de projetos ágeis e é licenciado em Ciências da Computação pela Universidade Federal de Pernambuco. Possui também sólidas competências em gestão, com um MBA com foco em negócios pela Escola de Administração de Empresas. Vamos, então, falar hoje com André Abreu.

[1:46] André Abreu: Bom dia, Walter, obrigado pela apresentação. Hoje vamos apresentar o processo de otimização de software, uma solução da Open iT. No caso de sucesso dessa otimização de software — uma otimização específica para o AutoCAD, que agora conta com um novo modelo de licenciamento —, teremos, em seguida, uma sessão de perguntas e respostas.

[2:17] Vamos lá. Bem, já sabemos que é muito complexo quando se trata de tomar decisões sobre o licenciamento de software. Uma das coisas é que a empresa tem visibilidade sobre os relatórios de utilização, que são detalhados. Será que as pessoas estão a utilizar as ferramentas mais recentes ou os softwares que foram recomendados? Será que utilizam versões antigas cujo licenciamento já expirou? E se a empresa tiver de adquirir outra empresa ou realizar uma fusão, como é que vai gerir esses softwares? A negociação com os fornecedores, como é que tem funcionado? Tem utilizado dados reais para poder realizar essa negociação? Através de que meios obtém esses dados? E quanto aos modelos de licenciamento que surgem cada vez com mais frequência, como é que a empresa tem lidado com isso? Em alguns casos, é importante ter uma alocação de custos por departamento ou por projeto. Será que a empresa tem capacidade para o fazer? Como é que tem feito esse planeamento orçamental? E que tipos de otimizações tem vindo a realizar?

[3:54] Então, para além de toda essa complexidade que vimos anteriormente, temos ainda os modelos de licenciamento que estão em constante mudança. Temos, inicialmente, as licenças simultâneas, depois as licenças individuais, as licenças na nuvem e as licenças com token, que se baseiam em créditos. Então, qual destes modelos de licenciamento de um único software é o que melhor se adequa à sua empresa?

[4:18] Então, vamos lá. Como é o processo de otimização? Trata-se de garantir que o utilizador tenha o software disponível no momento em que for necessário, que tenha sempre acesso ao software e que não perca produtividade. E outro aspeto da otimização é garantir que a empresa só pague pelo software que de facto utiliza. Então, vamos lá: este processo de otimização tem em conta os objetivos do negócio, quer se trate de redução de pessoal, redução de custos, expansão ou novas aquisições. Por isso, tem de estar alinhado com esses objetivos do negócio. É fundamental compreender os contratos de licenciamento em pormenor para que a pessoa responsável pela gestão dessas licenças saiba se pode expandir ou reduzir. E outro aspeto fundamental é recolher os dados de utilização: saber quem está a utilizar, quando e por quanto tempo. E, uma vez recolhidos esses dados, como consolidar essas informações — uma vez que serão vários dados recolhidos simultaneamente — e como irá consolidá-las para apresentação. Assim, quando tiver essa consolidação das informações, poderá fazer uma análise em conjunto com os acordos dos contratos de licença que possui. Assim, uma vez que tenha toda essa análise, poderá definir pontos de ação que seriam, por exemplo, a redução de custos; poderia até ser garantir que um determinado grupo de utilizadores tenha acesso prioritário a uma ferramenta. Portanto, há vários pontos de ação que podem ser estabelecidos, e existe sempre este ciclo que consiste em medir, analisar e otimizar, medir, analisar e otimizar. Este ciclo tem de ser sempre realizado. Em alguns casos, pode reduzir custos e, noutros, pode analisar a aquisição de novas ferramentas que irão aumentar a produtividade.

[6:37] Então, vamos lá. A Open iT tem uma solução pronta para gerir essa complexidade do software; como podem ver, ela abrange uma quantidade enorme de softwares de engenharia e não se limita apenas aos que estão aqui no ecrã. Assim, oLicenseAnalyzer™gere toda esta complexidade das aplicações técnicas; já vem preparado para a maioria dos fabricantes de software e consegue medir a utilização ativa real. E aí já vai ter uma grande poupança, uma vez que o sistema identifica quando o software está em utilização ativa real ou quando está inativo. Além disso, automatiza a recolha de licenças inativas. Assim, se alguém abrir uma aplicação e não a estiver a utilizar, o sistema intervém, suspende e devolve essa licença ao servidor. E mais uma coisa: oLicenseAnalyzer™está sempre em evolução, acompanhando esses novos modelos de licenciamento criados pelos fornecedores de software.

[7:45] Então, dividindo em três níveis, o primeiro nível é o que realiza essa recolha de dados: mede quem está a utilizar o software, durante quanto tempo o está a utilizar e onde está a ser utilizado. Depois, temos um portal web seguro que constitui a primeira interface de apresentação doLicenseAnalyzer™, onde poderá ver quais os servidores que estão a executar o software, se estão online ou offline. Dentro de cada servidor, é possível ver quais são as aplicações disponíveis. Dentro de uma aplicação, ainda é possível expandir para ver quais utilizadores têm essa aplicação aberta e visualizar a quantidade de licenças disponíveis, as quantidades em uso e até mesmo receber avisos se alguma licença estiver prestes a expirar.

[8:41] Então, aqui temos outro relatório interessante, que é um mapa de calor da utilização das licenças. Vemos aí que este software, o Vulcan, foi utilizado; havia 154 licenças disponíveis, mas apenas 116 foram utilizadas no período analisado. E observamos também que há muita utilização ao domingo e ao sábado. Por que razão estas licenças estão a ser utilizadas ao domingo, ao sábado e fora do horário comercial?

[9:11] Então, vamos ver aqui a eficiência destas licenças. Neste caso, a ferramenta Vulcan foi utilizada com o máximo disponível de 154, sendo que o máximo em uso foi de 116; assim, só com isso já conseguiria poupar um bom número de licenças, reduzindo de 154 para o que foi utilizado, ou seja, 116 simultaneamente. E se a empresa tivesse a intenção de reduzir ainda mais para atender a 99%, visto que, lá em baixo, naquela tabela, vemos que a percentagem — quando convertemos isso de horas para minutos — foi de quatro minutos e pouco, durante os quais foram utilizadas 101 licenças simultaneamente. Assim, seria possível poupar bastante. E esta recomendação de resolver isto para 101 licenças já permitiria uma poupança de 106 mil dólares apenas com este nível 1 a realizar esta análise.

[10:17] A ferramentaLicenseAnalyzer™permite integrações com o Power BI e o Tableau, oferecendo uma enorme flexibilidade para que a empresa obtenha os dados e os visualize da forma que lhe for mais conveniente.

[10:33] É quando passamos para o nível 2 que vamos verificar a eficiência da licença. Será que este software está ativo, a ser realmente utilizado, ou foi aberto e minimizado, não estando a ser utilizado? Então, quando medirmos a eficiência da utilização do software no nível 2, já temos um gráfico anual que mostra que 48 licenças foram utilizadas simultaneamente — o máximo de utilizações simultâneas, 48 — e que apenas 21 foram utilizadas de forma efetiva, ou seja, estavam abertas e a consumir recursos da CPU. Assim, quando dividimos esse valor de 21 por 48, obtemos uma eficiência de apenas 44%.

[11:21] Então, no nível 2, como é que isso funciona? No que diz respeito à atividade real, o software vai monitorizar a atividade da CPU, se há utilização do rato, do teclado ou do próprio software. Então, aí já vemos que temos vários softwares com um período de inatividade enorme. E mais adiante, vocês estão a ver os utilizadores; isto pode ser ocultado ou não, dependendo da empresa, até por uma questão relacionada com a LGPD. E se a empresa quiser indicar o nome, pode colocar o nome do utilizador; isto pode ser feito por departamento, por empresa, por região ou por projetos. Neste gráfico, vemos que o último utilizador tem aproximadamente 10 mil horas de utilização ativa real — ou seja, em que esteve realmente a interagir com a ferramenta — e duas mil horas em que abriu a aplicação, mas não a estava a utilizar. Assim, quando analisamos este primeiro utilizador, verificamos que utilizou a ferramenta durante 12 mil horas e permaneceu inativo durante 15 mil horas. Portanto, a eficiência deste utilizador no topo é muito inferior à eficiência do utilizador na parte inferior na utilização da ferramenta.

[12:45] Quando passamos para o nível 3, trata-se de um nível de automação em que se definem políticas de utilização das licenças, bem como políticas relativas ao prazo de devolução, ao checkout e à inatividade. Então, vamos lá, como é que se faz essa automação da licença? O software da Open iT pode notificar o utilizador se este não estiver a utilizar efetivamente o software; se estiver inativo, pode suspender o software ou encerrá-lo. Assim, o software vai detetar, vai medir essa utilização e vai estar sempre a informar o utilizador caso este esteja inativo ou não.

[13:36] Então, vamos lá, como é que isto funcionaria. Se o utilizador estiver a utilizar a interface, será considerado ativo, pois está a utilizar o programa. Se não estiver a utilizá-lo, a partir do momento em que deixar de interagir — sem utilização da CPU, do teclado, nada disso —, o sistema começa a considerar esse utilizador como inativo. E aí, se o utilizador não fizer nada durante um determinado período de inatividade — digamos que a empresa estabeleça cinco minutos —, se durante cinco minutos ele não tiver feito nada, abre-se esse pop-up e o utilizador terá um tempo para responder a esse pop-up, indicando se quer que o programa entre em suspensão ou se vai dizer «não, estou aqui, pode deixar, vou continuar a trabalhar, não suspenda». Se o utilizador não clicar em nada, a ferramenta suspende automaticamente. Quando a aplicação é suspensa, o utilizador regressa e continua a partir do ponto em que estava, sem qualquer perda de informação. Ou então, pode, através da ferramenta, retomar ou encerrar a aplicação.

[14:41] Então, o que acontece com as licenças dos níveis 1 e 2? Uma empresa aqui tinha quase 200 licenças, passou para 250 e depois chegou a quase 300. Como isto aconteceu num determinado período de tempo, no início verificámos que houve um aumento na procura de ativação das licenças, ou seja, as pessoas ativaram a ferramenta — esta linha azul representa a ativação, as pessoas que ativaram a ferramenta. Então, o sistema detectou que tínhamos mais pessoas a querer, no início passámos para 250, depois coincidiu que voltássemos a subir para quase 300, e ninguém nunca mais chegou nem de longe a utilizar essa quantidade de licenças. Só por aí já vemos que há uma poupança a fazer nesse intervalo entre 250 e 300. E quando incluímos o nível 2, que corresponde ao ativo real — ou seja, as pessoas que estão efetivamente a interagir com a ferramenta —, percebemos que existe um enorme potencial de poupança, desde 150 até quase 300; portanto, são quase 150 licenças que a empresa poderia estar a poupar.

[15:46] O que acontece com o nível 3? Uma vez que se automatiza esse processo de encerramento da licença, notificando o utilizador e alertando-o para a importância desse ativo de TI — que deve ser partilhado com outras pessoas caso não esteja a ser utilizado —, quando conseguimos fazer com que a linha azul se aproxime da linha vermelha, conseguimos maximizar a eficiência na utilização desse software.

[16:16] Então, vamos lá: no caso de uma otimização da Autodesk, o que seria importante? Porque a Autodesk, como sabemos, tem o AutoCAD, o Revit, tem imensos programas e possui um dos modelos de licenciamento mais complexos, com muita variedade. Então, analisando aqui os tipos de licença, temos a individual, a standalone, as licenças para concorrentes, a Flex, a nominal por utilizador e esta nova, que é o Autodesk Flex. Será que seria interessante a empresa mudar todas as licenças para o Autodesk Flex? Vamos ver algumas melhores práticas para a utilização da ferramenta. Em primeiro lugar, seria consolidar todos os portais da Autodesk num único ponto, sob a responsabilidade de uma única pessoa. Em segundo lugar, seria tentar — sabemos que nem sempre é possível — alinhar todas as datas de pagamento das subscrições, para que haja um volume maior nessa data e se consiga solicitar um desconto maior. Outra questão importante é equilibrar sempre os utilizadores de acordo com as licenças disponíveis; assim, entre licenças nominais, Autodesk Flex e de concorrentes, tentar encontrar a forma de equilibrar isso. Pode ser o comportamento do utilizador, para saber se ele utiliza essa ferramenta durante muitas ou poucas horas, e estar sempre a rever para reajustar essa procura, que pode variar, e aí a empresa tem de, de facto, reajustar essa procura.

[18:00] Então, vamos lá: temos o caso de uma empresa que tinha 647 utilizadores, dos quais 40 com licenças nominais, 156 concorrentes e 22 independentes. O que aconteceria a esta empresa de 647 utilizadores se ela migrasse todos eles para o Autodesk Flex? A empresa teve uma despesa de 700 mil dólares. E se fosse feita uma repartição equilibrada, com uma parte nominal e outra no Autodesk Flex, conseguiria pagar apenas 161 mil, o que, com essa repartição — permitindo identificar cada utilizador, a sua utilização e o seu comportamento —, geraria uma poupança de quase 600 mil dólares.

[18:48] Então, como é que podemos saber isso? OLicenseAnalyzer™vai apresentar-lhe um relatório indicando o tempo de utilização desses utilizadores. Assim, os utilizadores que são «heavy users» — ou seja, aqueles que mais utilizam a licença, com mais horas de utilização —, devem ser colocados nas licenças nominais. E os utilizadores ocasionais, que temos do lado direito — utilizadores com 15 horas, 32 horas, uma hora —, esses passariam para o Flex. E assim conseguiria uma poupança de quase 600 mil dólares ao fazer esse equilíbrio. Mas se a empresa não tiver essa visibilidade da quantidade de horas que cada utilizador utiliza, é impossível conseguir fazer uma otimização adequada às suas necessidades.

[19:38] A Open iT já tem mais de 20 anos de experiência neste mercado, a atuar neste segmento específico, neste nicho, e já identificou vários comportamentos dos utilizadores. Há aquele «colecionador», que é aquele utilizador que adquire várias licenças do mesmo aplicativo, abre-o em casa, abre-o no computador do trabalho e abre-o noutro computador de outra pessoa. Então, esse é o «Colecionador»: ele é distraído, pega na licença e só a devolve daqui a um mês. O «Pescador» é aquele tipo que chega primeiro ao escritório, pega em todas as licenças de todos os softwares diferentes que possa vir a utilizar durante o dia, porque sabe que algumas são difíceis de adquirir; por isso, vai «pescar» logo tudo, sem se importar se vai usar ou não. O oposto é aquele utilizador que não quer utilizar uma versão nova ou um software novo recomendado pela empresa; fica sempre a utilizar um software que não deveria estar a utilizar. E o intruso é o utilizador que não deveria ter acesso; por exemplo, um ex-funcionário, esse seria o utilizador intruso.

[20:48] E aí temos uma declaração de um executivo sénior que afirma que a Open iT mudou o comportamento dos utilizadores em relação aos nossos recursos de TI. Portanto, isso é importante: o comportamento e a perceção do utilizador em relação a esses ativos de TI.

[21:05] E aqui vamos apresentar agora um caso de sucesso de uma empresa global de mineração. É uma empresa enorme, com uma despesa gigantesca nesta área de software. Eles não tinham a menor ideia de como esses mais de mil utilizadores estavam a utilizar os softwares. E então a solução foi: primeiro, nível 1, vamos perceber o que é que a empresa utiliza, o que os utilizadores estão a utilizar, quais são esses softwares que estão a ser utilizados. Então, descobriu-se que, no primeiro software, a empresa tinha 32 licenças e só utilizou 40. E assim por diante, à medida que se vai descendo, há mais a analisar; há até licenças que estão disponíveis e que tiveram zero de utilização, ninguém as está a utilizar. Assim, quando se analisam os dados dos contratos e os valores dessas licenças, consegue-se identificar um potencial de poupança de 460 mil dólares. Assim, só com o nível 1, ela já conseguiu poupar 460 mil dólares. Aí percebe-se como é importante ter essa informação sobre quem utiliza, durante quanto tempo e onde estão a utilizar as ferramentas. O resultado dessa poupança foi de 55% num software, 62% noutras aplicações e uma poupança potencial de 58%.

[22:25] Assim, ela monitoriza o negócio, dá visibilidade aos recursos de software, permite efetuar esse chargeback, permite identificar qual o departamento responsável por esse custo, otimiza a utilização dessas licenças e chega mesmo a recuperar o que não está em utilização ativa real e a devolvê-lo ao servidor para ficar disponível para outra pessoa. Ela verifica se estão a adotar as novas tecnologias, novos softwares e as orientações que foram transmitidas pela empresa. Facilita muito na hora de negociar, porque agora sabe exatamente do que precisa e o que não está a utilizar, com informações dos seus próprios relatórios e não dos relatórios do próprio fabricante, que são diferentes. E também ajuda bastante neste momento de fusão e aquisição.

[23:15] Assim, esta solução da Open iT vai proporcionar visibilidade à empresa para que esta conheça tudo o que está a ser utilizado no âmbito dos seus recursos de TI; vai otimizar essas ferramentas, fazendo com que a empresa pague apenas o essencial, aquilo de que realmente necessita, e conta com uma equipa enorme da Open iT para apoiar este processo de implementação e acompanhamento.

[23:40] Walter: Então, voltamos. Temos algumas perguntas. Obrigado, André, pela apresentação. Recebemos várias perguntas do nosso público e vamos respondê-las agora. A primeira pergunta: como se obtêm estatísticas de utilização das aplicações? É necessário instalar um agente em cada computador?

[24:07] André Abreu: Não, vamos lá. Na maioria das vezes, basta instalar apenas um cliente no servidor de licenças; a empresa não precisa de instalar em cada computador. Mas, em alguns casos, quando a empresa pretende monitorizar o nível 2, sim, é necessário instalar no computador do utilizador. Ou então, por vezes, quando existem algumas aplicações na nuvem ou uma aplicação autónoma que não utiliza um servidor de licenças; nesses casos mais específicos, seria necessário. Mas, de um modo geral, basta o servidor de licenças.

[24:52] Walter: Obrigado. Uma segunda pergunta: no nível 2, o que acontece se uma pessoa se limitar a minimizar a aplicação técnica e continuar a trabalhar no seu computador com outra ferramenta?

[25:02] André Abreu: É muito boa, vamos lá. Vou até dar-te um exemplo bem ilustrativo. Digamos que uma pessoa tenha três monitores. O utilizador com três monitores: no primeiro abre o AutoCAD, no segundo abre o SolidWorks e no terceiro abre mais um. Se ele iniciar o SolidWorks para realizar algum processo, alguma simulação que vá demorar duas horas, por exemplo, enquanto estiver a trabalhar, vai consumir CPU, memória, etc., e ficará ativo durante duas horas. Depois, passa para outro monitor, abre lá, executa outra coisa, deixa a processar durante duas horas e fica ativo durante essas duas horas. E depois passa para o AutoCAD. Assim que sai do AutoCAD, começa a contar a inatividade do AutoCAD, porque já não há mais operações do rato, da CPU ou do teclado. Assim, os outros programas que estão a consumir recursos de processamento, tanto o SolidWorks como os restantes, continuam ativos; não serão considerados inativos. Por isso, pode minimizar a janela, deixá-la aberta; o que vai ser contabilizado é a utilização do teclado e da CPU.

[26:17] Walter: Mais alguma coisa? Há mais uma aqui: todos os relatórios que mostrou parecem bons, mas o que fazemos se precisarmos de algo diferente, algo mais personalizado para a minha empresa?

[26:34] André Abreu: Certo, vamos lá. OLicenseAnalyzer™já vem com vários modelos que, graças à experiência de mais de 20 anos a trabalhar neste segmento, já ajudam bastante as empresas. Se for necessário, a empresa pode personalizar esses modelos, criar painéis de controlo e utilizar o painel web. Portanto, há uma flexibilidade enorme já na própria interface web. Caso precise de fazer algo mais personalizado, ainda pode utilizar ferramentas de BI, como o Power BI ou o Excel. Portanto, é bastante flexível no que diz respeito às formas de visualização dos dados recolhidos.

[27:21] Walter: Por enquanto são estas. Muito obrigado por todas as perguntas que nos enviaram. Encerramos agora o nosso webinar. Obrigado, André, e a todos os participantes. Se tiverem alguma dúvida para o nosso apresentador, o André, não hesitem em enviar-lhe um e-mail diretamente para André.abreu@wgt.com.br. Podem visitar o nosso site wgt.com.br para agendar uma demonstração e saber mais sobre as nossas soluções. Se tiverem alguma dúvida adicional, questões ou comentários sobre este webinar, contactem-nos através do e-mail perguntas@openit.com.br. Teremos todo o prazer em ajudar-vos na vossa jornada de otimização de software. Mantenham-se sempre atualizados, sigam-nos nas redes sociais. Mais uma vez, sou o Walter, o vosso anfitrião de hoje. Muito obrigado a todos.