Verbessern Sie Technologieeinsatz und Benutzerproduktivität mit Software-Nutzungsüberwachung

[0:04] Lynn: Guten Tag allerseits und herzlich willkommen zum ITAM Open iT-Webinar: „Verbesserung der Technologieakzeptanz und der Nutzerproduktivität durch Software-Usage-Metering“. Mein Name ist natürlich Lynn Weiss, ich arbeite bei ITAM und werde heute als Moderatorin fungieren. Ich werde mich um alle Fragen und Anliegen kümmern, die Sie möglicherweise haben. Bevor wir beginnen, habe ich noch einige organisatorische Hinweise für alle Teilnehmer. Selbstverständlich sind alle Ihre Leitungen stummgeschaltet, mit Ausnahme der unserer Referenten hier. Wenn Sie eine Frage an unsere Referenten haben, klicken Sie einfach auf das Fragefeld in Ihrer GoToWebinar-Symbolleiste und geben Sie Ihre Frage ein. Hoffentlich bleibt am Ende der Sitzung Zeit für eine Frage-und-Antwort-Runde, aber bitte beachten Sie: Sollten wir nicht alle Fragen behandeln können, werden diese anschließend per E-Mail beantwortet. Anfang nächster Woche wird es auf der ITAM-Website einen Link geben, über den jeder diese aufgezeichnete Veranstaltung nachhören kann, und Tanya hat mir mitgeteilt, dass eine PDF-Version der Präsentationsfolien für alle auf Anfrage zur Verfügung gestellt wird. Für alle, die ITAM-zertifiziert sind: Dieses Webinar zählt als zwei Punkte für Ihre Rezertifizierung, sofern Sie sich über die ITAM-Website angemeldet haben.

[1:25] Um den Ball ins Rollen zu bringen, möchte ich Ihnen kurz Tanya Kristiansen vorstellen. Sie stammt ursprünglich aus Kalifornien, ist nach Oslo in Norwegen gezogen und arbeitet seit über sieben Jahren im Bereich Marketingkommunikation bei Open iT. Sie hat einen Master-Abschluss der USC in Kommunikationsmanagement und verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung in der Medienproduktion, insbesondere im Fernsehbereich. Um das Webinar zu beginnen, übergebe ich nun das Wort an Tanya.

[1:57] Tanya: Guten Tag allerseits. Ja, ich bin Tanya Kristiansen und halte heute meinen Vortrag aus Norwegen, wo unser Unternehmen seine Anfänge hatte. Wie Sie bereits gehört haben, bin ich Kommunikationsberaterin und arbeite seit über sieben Jahren hier. Heute möchte ich erläutern, wie verschiedene Strategien zur Einführung neuer Technologien durch die Erfassung der Softwarenutzung und entsprechende Berichte unterstützt werden können. Diese Präsentation basiert auf einem gemeinsamen Whitepaper des Beratungsunternehmens Endeavor und Open iT, Inc. und befasst sich hauptsächlich mit der Verbesserung der Einführung von Kerntechnologien. Sie können das Whitepaper von Open iT auf unserer Website unter www.openit.com herunterladen. Heute werden Sie sehen, wie Ihnen bei der Einführung neuer Technologien die Erfassung der Softwarenutzung und die Erstellung von Analyseberichten dabei helfen können, Ihre Geschäftsergebnisse und Ihre Kommunikation mit der Unternehmensleitung zu verbessern.

[2:50] Sie kennen Forrester Research wahrscheinlich bereits, da sich das Unternehmen in erster Linie auf Geschäftstechnologie konzentriert. Kürzlich haben mich einige hochkarätige Berichte, die ich gelesen habe, besonders beeindruckt – sie waren für IT-Manager äußerst relevant. Bevor wir uns mit der Fallstudie befassen, möchte ich Ihnen kurz die Ergebnisse dieser Berichte vorstellen. Fast 2.700 in dieser Forrester-Studie befragte Führungskräfte nannten die Steigerung des Gesamtumsatzes ihres Unternehmens als oberste Priorität. Und als IT-Asset-Manager wissen Sie, wie entscheidend Technologie für die Wertschöpfung in Ihrem Unternehmen ist – und die meisten von Forrester in der Studie befragten Führungskräfte scheinen diese Sichtweise zu teilen. Wenn Sie sich jedoch die unterste Aussage zu diesem Umfrageergebnis von Forrester ansehen, werden Sie feststellen, dass die Führungskräfte die Frage, ob das IT-Management ihr Geschäft versteht, nur mit einer Bewertung von 58 % beantworteten.

[3:53] Oh, einen Moment bitte. Um in Ihrem Job wirklich zu glänzen, ist möglicherweise eine intensivere Kommunikation mit der Führungsspitze erforderlich, um zu zeigen, dass Sie verstehen, wie die IT mehr Wert für das Unternehmen schaffen kann. Wir stellen außerdem fest, dass die Geschäftsleitung großen Einfluss auf Entscheidungen über Technologieinvestitionen hat, weshalb es für die IT-Abteilung besonders wichtig ist, ihr die Bedürfnisse und Prioritäten klar zu kommunizieren. Die hier befragten Führungskräfte sind sehr daran interessiert, durch Technologie Kosten zu senken oder die Effizienz zu steigern, und sie erkennen, wie eine Steigerung der Mitarbeiterproduktivität tatsächlich zu mehr Umsatz führen kann.

[4:33] Schauen wir uns nun an, wie dieselben Führungskräfte die Leistung ihrer IT-Abteilung bei der Unterstützung ihrer wichtigsten Prioritäten bewertet haben. Und hier lässt sich deutlich erkennen, dass der Bereich der Steigerung des Gesamtumsatzes als ein Bereich wahrgenommen wird, in dem die IT-Abteilung die Führung nicht ausreichend unterstützt, während die Kostensenkung von der IT-Abteilung wesentlich stärker unterstützt wird. Noch bessere Unterstützung leistet die IT-Abteilung bei der Steigerung der Mitarbeiterproduktivität: 11 % bewerteten die IT-Abteilung hier als führend, und weitere 54 % gaben an, dass die IT zur Erreichung dieses Ziels beitrug. Das ist ein gutes Zeichen, da es möglich sein sollte, der Unternehmensleitung zu verdeutlichen, wie eine Steigerung der Nutzerproduktivität tatsächlich zu höheren Umsätzen führt. Initiativen zur Einführung neuer Technologien zur Steigerung der Unternehmensproduktivität und der Unternehmensumsätze erfordern daher eine sorgfältige Planung und Fortschrittsmessung, und die Ergebnisse sollten der Geschäftsleitung berichtet werden, um genau aufzuzeigen, wie die IT-Abteilung deren Prioritäten unterstützt.

[5:45] In einer neueren Umfrage, die im zweiten Quartal des vergangenen Jahres durchgeführt wurde, räumen IT-Manager der Effizienzsteigerung Vorrang vor allen anderen Initiativen ein. Es ist stets schwierig, ein effektives Gleichgewicht zwischen der Verwaltung von IT-Ressourcen und der Bereitstellung der erwarteten IT-Dienstleistungen zu finden und dabei gleichzeitig das Budget einzuhalten. Eine IT-Abteilung wird möglicherweise nur als Kostenstelle und nicht als strategische Stärke des Unternehmens betrachtet. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, starke partnerschaftliche Beziehungen zwischen der Geschäftsleitung und der IT-Abteilung aufzubauen und über effektive Prozesse, Technologien und Governance-Strukturen zu verfügen, die den Wandel der Geschäftsstrategien unterstützen. Analytische IT-Berichte sorgen für eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen. Wir können feststellen, dass es IT-Führungskräften wichtig ist, die IT-Betriebskosten zu senken, um Mittel für neue Initiativen freizusetzen, vielleicht sogar für die Einführung neuer Technologien.

[6:43] Durch die Senkung der IT-Betriebskosten lassen sich erhebliche Mittel einsparen, die an anderer Stelle reinvestiert werden können. In der Zusammenfassung des Executive Briefings von ITAM heißt es, dass durch proaktives IT-Asset-Management über 25 % des bestehenden IT-Budgets eingespart werden können. Als IT-Asset-Manager haben Sie wahrscheinlich bereits festgestellt, dass viele Ressourcen ungenutzt verschwendet werden. IT-Asset-Management-Tools können Ihnen dabei helfen, Ressourcen zu erfassen, deren Nutzung zu analysieren und schließlich Ihre geschäftlichen Technologieressourcen so zu optimieren, dass sie zum Geschäftsergebnis beitragen. Nutzen Sie die in Berichten gesammelten konkreten Daten, um zu erkennen, wo Sie Kosten einsparen können und wo Sie die Einsparungen am besten in neue Technologien reinvestieren sollten, die die Produktivität der Nutzer steigern, und um festzustellen, wo Nutzer mehr Schulungen und Unterstützung benötigen, um produktiver zu sein. ITAM-Informationen werden zunehmend genutzt, um strategischere Entscheidungen zu treffen. Wie eine Umfrage von Gartner zeigt, nutzen bis zu 28 % der Unternehmen ITAM-Daten zur Unterstützung des Finanzmanagements und der IT-Strategien.

[8:02] Vielleicht haben Sie bereits herausgefunden, wie Sie mithilfe der IT-Asset-Messung Kosten senken können, aber können Sie der Unternehmensleitung auch aufzeigen, welchen geschäftlichen Mehrwert Sie damit schaffen? Mit ITAM-Tools können Sie all diese Prozesse planen, nachverfolgen und der Geschäftsleitung darüber Bericht erstatten, um zu verdeutlichen, dass Sie die wichtigsten geschäftlichen Prioritäten unterstützen. Der Schwerpunkt liegt heute vor allem auf dem dritten geschäftlichen Treiber: der Produktivität. Ich werde erläutern, wie Sie von der Nutzungserfassung bei der Einführung neuer Technologien profitieren können, um die Produktivität zu steigern, anstatt sie zu beeinträchtigen, und wie Sie mithilfe von Berichten den Führungskräften Ihre ITAM-Maßnahmen näherbringen und ihnen verdeutlichen können, inwiefern diese mit einigen ihrer wichtigsten geschäftlichen Prioritäten zusammenhängen: Umsatzsteigerung, Kostensenkung und Steigerung der Mitarbeiterproduktivität.

[8:49] Oftmals müssen neue Technologien eingeführt werden, damit Unternehmen an der Spitze bleiben können. Unternehmen, die auf neue Kerntechnologien umsteigen, berücksichtigen bei ihrer Entscheidung jedoch häufig nur die Anforderungen an die IT und das Datenmanagement. Dabei werden Faktoren wie Datenkonvertierung, Lizenzkosten, Features, Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit, erforderliche Infrastrukturänderungen und Supportkosten berücksichtigt. Bei der Entscheidung zur Einführung neuer Technologien, die für die Geschäftsleistung von zentraler Bedeutung sind, werden jedoch die Kosten für Produktivitätsverluste, die durch die Umstellung entstehen, meist außer Acht gelassen oder unterschätzt. Zu wenig Gewicht wird auf die Arbeit gelegt, die erforderlich ist, um das Unternehmen zur Veränderung zu motivieren und die Nutzer von einem Zustand der Unerfahrenheit im Umgang mit dem neuen Tool hin zu Kompetenz und – in einigen Fällen – sogar zu Expertenniveau zu führen. Diese mangelnde Betonung führt zu niedrigen Akzeptanzraten, geringer Nutzung und höheren Kosten für das Unternehmen aufgrund von Produktivitätsverlusten. Ein effektives Programm überwacht kontinuierlich die Nutzung von Softwarelizenzen, um sowohl die allgemeinen Erfolgskennzahlen des Programms zu dokumentieren als auch die Akzeptanz zu optimieren, indem im Laufe des Prozesses notwendige Anpassungen am Einführungsprogramm vorgenommen werden. Wie soll man wissen, wie man die Akzeptanz von Kerntechnologien verbessern kann, wenn man nicht messen kann, wie sie genutzt werden?

[10:25] Bereiten Sie sich auf vielfältige Einblicke in die Technologienutzung vor. Die IT-Nutzung und -Akzeptanz lassen sich auf vielfältige Weise aufschlüsseln und darstellen. Führungskräfte müssen verstehen, wie sich Technologie auf die Produktivität auswirkt. Nutzungsmuster von Kerntechnologien lassen sich durch verschiedene Filter betrachten – nach Geschäftsbereich oder Standort, nach Anwendung oder Anwendungssuite und Funktionen sowie nach Benutzern oder Benutzergruppen –, was dabei hilft, Klarheit darüber zu gewinnen, was in der Organisation tatsächlich vor sich geht.

[10:59] Es gibt zwei häufig verwendete Implementierungsprogramme: ein Einführungsprogramm und ein Akzeptanzprogramm. Bei der Einführung wird von der Zielgruppe verlangt, die neue Technologie bis zu einem festgelegten Zeitpunkt zu nutzen. Die Einführung ist am effektivsten in Organisationen mit einer starken Befehls- und Kontrollkultur und zentralisierten IT-Funktionen. Bei der Akzeptanz hingegen hat jeder Nutzer oder jede Organisationseinheit die Wahl, die neue Technologie zu nutzen oder nicht. Es kann zwar Empfehlungen seitens der Unternehmensleitung geben, die Technologie zu nutzen, doch es besteht die Wahl, sie einzusetzen oder weiterhin das bisherige Tool zu verwenden. Einführungsprogramme sind in weniger autokratischen Organisationen und solchen mit dezentralisierten IT-Funktionen sehr verbreitet.

[11:56] Es gibt einige technologische Lösungen, die aufgrund ihrer unternehmensweiten Auswirkungen auf die Organisation nicht einfach nur eingeführt, sondern tatsächlich implementiert werden müssen, wie beispielsweise ein neues Finanzsystem oder ein neues Personalmanagementprogramm. Ein Implementierungsprogramm muss eine klare Vermittlung der Vision durch die Geschäftsleitung beinhalten und Erfolgskennzahlen für die Organisation festlegen. Außerdem sollte ein Implementierungsteam eingesetzt werden, das die Umsetzung, die Ausbildung von Power-Usern, Schulungen und den Support koordiniert. Und Sie sollten die Organisation sowie die einzelnen Mitarbeiter, die an der Implementierung beteiligt sind, stets belohnen.

[12:42] Ein Netzwerk der Nutzergemeinschaft wird vom Projektteam aufgebaut, wächst jedoch durch die Heranbildung von Technologie-Champions innerhalb der Gemeinschaft. Die Technologie-Champions werden geschult, und ihre Projekte werden zu Beginn der Implementierung auf das neue System migriert. Schulungs- oder Supportmitarbeiter betreuen die Champions zunächst, um sicherzustellen, dass diese den Umgang mit der Technologie auf kompetenter oder fachkundiger Ebene erlernt haben. Anschließend werden die Champions in das Netzwerk der Nutzergemeinschaft eingebunden, um anderen aus ihrer Perspektive Wissen und Fachkenntnisse zu vermitteln und ihnen dabei zu helfen, sich mit dem neuen System vertraut zu machen.

[13:17] Und in einem Einführungsprogramm wird die Vision von der Unternehmensleitung nach wie vor klar kommuniziert, und man erhält von ihr die Genehmigung, neue Technologien einzusetzen. Es gibt zielgerichtete KPIs für eine erfolgreiche Einführung sowie ein Team für die Technologieeinführung, das die Umsetzung, den Aufbau einer Nutzergemeinschaft, das interne Marketing, Schulungen und den Support koordiniert. Die neue Kerntechnologie muss bei jeder Organisationseinheit und jedem Einzelnen „verkauft“ werden. Bei der Entwicklung des Einführungsprogramms wird die ursprüngliche Beschaffungsstelle wahrscheinlich das Netzwerk der Nutzergemeinschaft aufbauen. Fürsprecher sind vielleicht noch nicht identifiziert, werden sich aber wahrscheinlich von selbst herausbilden und den Wert der Technologie im gesamten sich entwickelnden Netzwerk verbreiten.

[14:13] Unabhängig davon, ob die Umsetzung durch eine Einführung oder eine schrittweise Übernahme erfolgt, kann jede Strategie erfolgreich sein. In beiden Szenarien muss der wahrgenommene Wert der hinzugefügten Funktionen ermittelt und in der gesamten betroffenen Organisation kommuniziert werden. In der Regel weisen Programme zur schrittweisen Übernahme aufgrund der Natur des organischen Wachstums langsamere Akzeptanzraten bei den Nutzern auf. Ein effektives, gut gemanagtes Programm zur schrittweisen Übernahme kann jedoch Akzeptanzraten erzielen, die denen typischer Einführungsprogramme nahekommen. Ein entscheidender Erfolgsfaktor für beide Strategien liegt darin, wie das Netzwerk der Nutzergemeinschaft aufgebaut und verwaltet wird.

[15:10] Bevor also mit der Implementierung einer Kern Geschäftstechnologie begonnen wird, muss die Unternehmensleitung entscheiden, welcher Ansatz am besten zur Unternehmenskultur und zu den Anforderungen der Technologie passt. Sie muss sich auf Erfolgskriterien einigen – nicht nur hinsichtlich der Leistung des neuen Technologieprogramms, sondern auch hinsichtlich dessen Auswirkungen auf die Geschäftsleistung des Unternehmens. Die Messung von Softwareanwendungen während einer Implementierung ist eine äußerst effektive Methode, um die Wirksamkeit des Programms zu überwachen. Sie kann dazu genutzt werden, Programm-KPIs zu messen und – was am wichtigsten ist – Produktivitätsverluste beim Wechsel der Kerngeschäftstechnologien zu reduzieren, indem sie dem Implementierungsteam einen Echtzeit-Überblick zur Steuerung des Programms bietet.

[16:07] Durch die kontinuierliche Überwachung der Lizenznutzung während der gesamten Laufzeit des Programms – nicht nur zu Beginn und am Ende – erhält das Team ein Echtzeit-Dashboard, anhand dessen es den Fortschritt des Programms verfolgen kann. Mithilfe des Dashboards kann das Team erkennen, ob es Probleme bei der Akzeptanz gibt, und diese sofort beheben. Das Dashboard dient dazu, den Zustand des Programms zu überwachen. Zur Veranschaulichung sollte ein Dashboard sowohl die Zielanwendung als auch beispielsweise Trends und die Nutzung im Zeitverlauf, die maximale und durchschnittliche Nutzung im Vergleich zur verfügbaren Kapazität sowie die Nutzergemeinschaft darstellen, die diese neue Anwendung einsetzt oder annimmt. Ein Beispiel hierfür sind die Benutzernamen, sortiert nach der Gesamtzahl der aktiven Stunden in der Anwendung. Diese Art von Informationen gibt Ihnen Einblicke darin, wer die Produkt-Champions und wer die Spätanwender sind. Es können weitere Diagramme hinzugefügt werden, um ein besseres Verständnis dafür zu vermitteln, wie eine Anwendung nach Standort oder Geschäftsbereich genutzt wird und wie sich die Nutzung insgesamt verteilt. Wie oft Lizenzen gleichzeitig ausgeliehen werden, können Sie hier in diesem Histogramm sehen. Durch die Integration mit der HR-Datenbank des Unternehmens stehen Benutzername, Standort, E-Mail-Adresse und Telefonnummer zusammen mit den Daten zur Verfügung, um mit der Nutzergemeinschaft zu kommunizieren. Excel-Dashboards können erstellt werden, indem ein Bericht von der Analyse-Webseite exportiert wird.

[17:42] Wichtige Leistungsindikatoren müssen während des gesamten Implementierungsprozesses gemessen werden. Kennzahlen zur Lizenz- und Anwendungsnutzung sind entscheidend für die Unterstützung der Programm-KPIs und können Messgrößen wie die gesamte Lizenznutzung pro Produkt, Funktion, Version und Standort, die aktive Zeit, die gesamte aktive Zeit, die verstrichene Zeit sowie die Anzahl der eindeutigen Benutzer oder die gleichzeitige Lizenznutzung – maximal, minimal oder durchschnittlich – pro Produkt, Funktion, Version und Funktionsname sowie die zu jedem Zeitpunkt verfügbaren Lizenzen umfassen. Außerdem können Sie Trends bei der Lizenznutzung pro Anwendung verfolgen, die angestrebte Wachstumsrate pro Produkt, Funktion usw. betrachten und die aktive mit der inaktiven Nutzung pro Anwendung vergleichen.

[18:48] Die Nutzungsmessung von Softwareanwendungen ist ein wirksames Mittel zur aktiven Steuerung Ihres Einführungsprogramms. Nutzen Sie sie daher, um Power-User zu identifizieren, eine starke Community aufzubauen, Nutzer zu erkennen, die zur Erledigung ihrer Aufgaben auf das alte System zurückgreifen, und Produktivitätsverluste während der Umstellung zu reduzieren. Einführungsprogramme unterscheiden sich stark in ihrer Wirksamkeit und ihrem Erfolg. Häufig wird neue Software angeboten, doch es gibt kaum oder gar keine Prozesse, die sicherstellen, dass sie ordnungsgemäß in den Arbeitsablauf integriert wird – und das Fehlen solcher Prozesse wird die Akzeptanz der Technologie wahrscheinlich zum Scheitern bringen. In anderen Organisationen könnte ein Einführungsprogramm oder ein Bereitstellungsprogramm zur Implementierung von Software genutzt werden, doch selbst diese Programme müssen aktiv mit Prozessen gesteuert werden, die die Veränderungen im Verhalten, im Arbeitsablauf, in der Infrastruktur und im Informationsmanagement unterstützen. Ohne ein gut organisiertes und gesteuertes Einführungsprogramm, bei dem der Fortschritt durch die Überwachung der Lizenznutzung gemessen wird, wird es wahrscheinlich zu Produktivitätsverlusten im Unternehmen kommen.

[20:03] Sie können die Ansicht vergrößern, um weitere Details darüber zu erhalten, wer die Nutzer sind, die die Anwendung genutzt haben, und wie viel Zeit sie aktiv bzw. inaktiv in dieser Anwendung verbracht haben. Dies ist wiederum nützlich, wenn Sie nach Nutzern suchen, die als Vorreiter für Ihre Kernwerkzeuge fungieren könnten, um die Effizienz der Nutzer zu verbessern und die Akzeptanz der neuen Technologie insgesamt zu steigern. Identifizieren Sie also die Power-User und potenziellen Vorreiter. Diese Grafik, die die Top-Nutzer der alten Softwareversion zeigt, wurde während der Planungsphase der Implementierung erstellt. In diesem speziellen Fall half sie dabei, herauszufinden, auf welche Nutzer sich das Implementierungsteam zuerst konzentrieren sollte, um den Erfolg bei der Einführung der neuen Version sicherzustellen und die Vorreiter zu finden, die den Rest der Belegschaft unterstützen würden.

[21:01] Durch die Überwachung der Nutzung der neuen Version pro Benutzer kann das Implementierungsteam nun schnell feststellen, ob Power-User der alten Version die neue Version akzeptieren oder ob sie Probleme bei der Nutzung haben. Es können Maßnahmen ergriffen werden, um eventuell auftretende Probleme – sowohl technischer als auch verhaltensbezogener Art – zu beheben, was zu einer benutzerorientierteren Implementierung führt. In diesem Fall trug also der Aufbau einer starken Nutzergemeinschaft dazu bei, das neue Tool bekannt zu machen. Das Einführungsteam identifizierte „User Champions“, indem es die Gesamtnutzungszeit pro Nutzer grafisch darstellte, und stellte ihnen Ressourcen zur Verfügung, um ihre Fähigkeiten weiterzuentwickeln. Eine weitere sehr wichtige Methode, um herauszufinden, wer Ihre Power-User sind, besteht darin, die Anzahl der von ihnen genutzten Funktionen im Verhältnis zur Nutzungsdauer zu betrachten, um zu erkennen, wer die Software am fortgeschrittensten nutzt.

[22:09] Das Team überwachte zudem die Nutzung der alten und der neuen Anwendungen, um diejenigen Nutzer zu identifizieren, die zur Erledigung ihrer Aufgaben auf das alte System zurückgriffen oder zusätzliche Unterstützung benötigten. Das Einführungsteam suchte diese Nutzer gezielt auf, um zu verstehen, welche Schwierigkeiten sie möglicherweise hatten, und daran zu arbeiten, diese zu beheben. Ohne die Überwachung der Lizenznutzung hätten sie möglicherweise nicht erfahren, ob jemand Probleme bei der Umstellung auf die neue Technologie hatte. Durch die proaktive Zusammenarbeit mit den betroffenen Nutzern konnten Produktivitätsverluste während der Umstellung drastisch reduziert werden.

[22:49] Diese Grafik beschreibt nun ein konkretes Szenario eines typischen, effektiv gemanagten Einführungsprogramms. Das Unternehmen identifizierte eine neue Kerntechnologie für das Geschäft und legte eine Zielzahl von 70 gleichzeitigen Nutzern weltweit fest. Da die Unternehmenskultur es nicht zuließ, neue Technologien von einer zentralen Stelle aus vorzuschreiben, entschied sich der verantwortliche Manager für ein Einführungsprogramm und erteilte jedem Geschäftsbereich die Erlaubnis, die neue Technologie zu nutzen, während er gleichzeitig die Präferenz für den Wechsel zum neuen Tool kommunizierte. Ein Implementierungsteam erstellte einen ganzheitlichen Plan, um die Organisation über die Vorteile und Funktionen des Tools zu informieren, und bezog Schulungen, Mentoring sowie Änderungen an der IT-Infrastruktur mit ein.

[23:43] An Punkt A des Programms wurde das Pilotprojekt abgeschlossen, und die erste Nutzergruppe wurde in der Verwendung der neuen Softwareanwendung geschult. Zu dieser ersten Gruppe gehörten auch einige Power-User der alten Technologie, die ihre Bereitschaft signalisierten, schnell auf die neue Anwendung umzusteigen. Bereits vor der ersten Schulung wurden alle Daten aus den aktiven Projekten der ersten Gruppe in die neue Anwendung migriert, sodass die neuen Nutzer nach der Schulung sofort mit der Arbeit an ihren eigenen Datensätzen in der neuen Anwendung beginnen konnten. Anwendungsspezialisten standen bereit, um die neuen Nutzer nach ihrer Rückkehr aus der Schulung zu unterstützen und anzuleiten. Die Nutzergruppe begann zu wachsen, und die Nutzungszahlen stiegen an. An Punkt B verlangsamte sich das Nutzungswachstum, da der erste Vorreiter das Unternehmen verließ und neue Vorreiter aufgebaut werden mussten. Der Aufwärtstrend in der Grafik verdeutlicht die allgemeine Effektivität des Einführungsteams. An Punkt C war eine notwendige Infrastrukturaktualisierung erforderlich, doch die Nutzergruppe erholte sich schnell, und 10 Monate nach Beginn des ersten Pilotprogramms erreichte das Unternehmen die angestrebte Anzahl an Lizenzen.

[25:06] Sie müssen also Ihre wöchentlichen Fortschritte dokumentieren. Ein wichtiger Erfolgsfaktor für Einführungsprogramme ist die Gewährleistung einer guten Kommunikation im gesamten Unternehmen – sowohl nach oben hin zur Geschäftsleitung, seitlich zur Gemeinschaft der neuen Nutzer als auch gegenüber der Organisation als Ganzes. Verhaltensänderungen, die mit den technologischen Veränderungen einhergehen, breiten sich in der Organisation aus, wenn klare Erwartungen kommuniziert und anschließend von der Geschäftsleitung aktiv vorgelebt werden. Im Verlauf des Einführungs- oder Implementierungsprogramms sorgen regelmäßige Updates über den Programmfortschritt dafür, dass die Organisation sich der Umstellung bewusst bleibt. Kontinuierliche Lizenzüberwachung, Nutzungsdaten und der Einsatz von Dashboards ermöglichen eine Echtzeit-Berichterstattung, die auf die Bedürfnisse und Interessen der verschiedenen Bereiche der Organisation zugeschnitten ist. Fortschrittsberichte können wöchentlich genutzt werden, um den Fortschritt zu dokumentieren und neue Ziele für Schulungen und Support festzulegen.

[26:11] In dieser Grafik wird die Akzeptanz der Technologie anhand ihrer geografischen Verteilung gemessen. Die Einführung begann in der Unternehmensgruppe in der Woche vom 12. Februar, breitete sich jedoch bis April rasch auf die anderen Regionen aus. Bis zum Hochsommer hatte die Akzeptanz der Technologie ihr Ziel von 70 weltweit gleichzeitig genutzten Lizenzen erreicht. Beachten Sie, dass die Summe der in jeder Region genutzten Lizenzen höher war – den Balkendiagrammen zufolge lag sie näher bei 80 –, doch da die Spitzenauslastung in den einzelnen Regionen nicht zeitgleich eintrat, zeigt das hier dargestellte Balkendiagramm die Umstellung der Nutzer des Unternehmens von der alten auf die neue Version im Laufe des Jahres. Dies ist eine weitere anschauliche Darstellung des Erfolgs des Einführungsprogramms und der Akzeptanzrate. Bis zum Ende des dritten Quartals hatte das Unternehmen die neue Anwendung nahezu vollständig übernommen.

[27:14] Damit ist der Teil der Fallstudie abgeschlossen. Wer ist also Open iT? Nun, ich möchte Ihnen hier kurz erläutern, dass wir ein unabhängiger Softwareanbieter sind und unsere beliebteste Software die Nutzung von Softwareanwendungen und Lizenzen erfasst. Außerdem erfasst unsere Software die Hardware-Nutzung für Cost-Allocation und Optimierung und unterstützt die Wiederverwertung ungenutzter Lizenzen, die Kostenoptimierung bei der IT-Beschaffung und im IT-Betrieb sowie die Steigerung der Benutzerproduktivität. Hier sehen Sie eine Darstellung unserer Produktarchitektur. Die Daten werden von einem Open iT-Client erfasst. Welche Daten erfasst werden, hängt davon ab, welches Modul installiert ist und was Sie erfassen möchten. Je nachdem, was Sie erreichen möchten, können Sie einen Client auf jedem System oder Laptop oder nur auf den Servern installieren. Wenn Sie nur ein lokales Programm überwachen möchten, müssten Sie auf jedem PC einen Client installieren. Für Oracle hingegen reichen möglicherweise nur wenige Clients für das gesamte Netzwerk aus. Beachten Sie also, dass der Client sowohl offline als auch online arbeiten kann; im Offline-Betrieb überträgt er die Daten an den Server, sobald er wieder online ist, und der Server strukturiert die Daten für Sie. So können Sie über Ihren bevorzugten Browser auf verschiedene Berichte auf dem Server zugreifen – einige dieser nützlichen Berichte haben wir bereits kennengelernt. Alle Open iT-Module verfügen also über einen gemeinsamen Datenspeicher bzw. ein Data Warehouse sowie eine webbasierte Benutzeroberfläche, unterscheiden sich jedoch je nach Art der Daten, die Sie erfassen, analysieren und optimieren möchten.

[29:08] Beim heutigen Thema – der Verbesserung der Technologieakzeptanz und der Nutzerproduktivität – haben wir uns vor allem mit dem Modul„LicenseAnalyzer™“befasst, das sich auf die Nutzung von Softwarelizenzen konzentriert. Erinnern Sie sich an die Forrester-Studie, aus der hervorgeht, dass nur 58 % der Führungskräfte der Meinung sind, dass das IT-Management unser Geschäft versteht, und daran, wie hoch sie die Notwendigkeit bewertet haben, Kosten zu senken, die Effizienz zu steigern und geschäftliche Innovationen durch Technologie voranzutreiben. Wir möchten Ihnen dabei helfen, diese Ziele zu erreichen und positive Ergebnisse klar und deutlich an Ihre Führungskräfte zu kommunizieren. Zögern Sie also bitte nicht, uns jetzt oder später Fragen zu stellen. Sie können uns auch über die auf dem Bildschirm angezeigte Telefonnummer und die E-Mail-Adresse kontaktieren. Besuchen Sie bitte auch unsere Website unter www.openit.com und vereinbaren Sie einen Termin für eine Live-Demo. Vielen Dank für Ihre Zeit.

[30:17] Lynn: Vielen Dank, Tanya. Nun ist John bei uns, der ebenfalls als Solutions Architect bei Open iT tätig ist und uns bei allen Fragen zur Seite stehen wird. Zur Einleitung lautet unsere erste Frage: Welche Lizenzmanager werden von Ihrem Unternehmen unterstützt?

[30:49] John: Ja, ich schalte erst mal die Stummschaltung aus, das hilft wahrscheinlich, entschuldige bitte. Ich musste erst den Schalter finden. Wir unterstützen die meisten der auf dem Markt erhältlichen Lizenzmanager und auf Anfrage auch weitere. Wir unterstützen beispielsweise FlexNet, FlexLM, Reprise, Sentinel, IBM LUM sowie die neuen Systeme DSLS, LMX, MathLM und Green Hills. Es gibt also eine ganze Reihe von Systemen, die wir unterstützen, und auf Kundenwunsch fügen wir regelmäßig weitere hinzu. Wenn ein Kunde auf einen neuen Lizenzmanager stößt, den er unterstützen muss, können wir gemeinsam daran arbeiten, auch diesen zu integrieren.

[31:28] Lynn: Okay. Inwiefern unterscheidet sich Ihre Organisation von anderen Lösungen, wie beispielsweise der von Ihnen gerade erwähnten „FlexNet Manager“?

[31:36] John: Ich denke, unser Ansatz unterscheidet sich insofern, als wir uns schon immer sehr stark auf die Messung und Berichterstattung konzentriert haben – also auf die Optimierung der von uns erfassten Daten und die Fähigkeit, globale Unternehmen zu unterstützen. Es gibt ja einige Tools auf dem Markt, die eher für einen einzelnen Lizenzserver oder einen einzelnen Standort konzipiert sind, während wir uns schon immer auf große Unternehmen konzentriert haben. Wir haben ja im Öl- und Gassektor angefangen – dort waren einige unserer ersten Kunden –, und so kamen wir schon sehr früh mit sehr komplexen Umgebungen, großen Implementierungen und globalen Implementierungen in Berührung. Unsere Software wurde also auf der Grundlage dieses Prinzips entwickelt: die Unterstützung einer großen Umgebung mit mehreren Zeitzonen, zahlreichen Nutzern in verschiedenen Regionen und Standorten sowie die Fähigkeit, nicht nur die Datenerfassung über all das hinweg zu bewältigen, sondern auch die korrekte Berichterstattung über Aspekte wie die gleichzeitige Nutzung sicherzustellen. Die Daten, mit denen wir in diesen Umgebungen zu tun haben – ich habe bereits die Öl- und Gasbranche erwähnt, aber natürlich haben wir uns auch auf andere Branchen ausgeweitet, wie die Automobilindustrie, die Luft- und Raumfahrt, die Verteidigungsindustrie sowie den Technologiebereich, beispielsweise in der Elektronik- und Maschinenbauentwicklung. Open iT verfügt also über zahlreiche High-End-Funktionen, die man in einigen der einfacheren Tools auf dem Markt nicht findet.

[32:56] Lynn: Okay, mit deiner Antwort auf diese Frage hast du eine weitere Frage aufgeworfen. Lässt sich die Software auch auf mittelständische oder kleinere Unternehmen anwenden – oder auf solche, die zwar dezentral organisiert, aber nicht besonders groß sind? Funktioniert sie auch in solchen Umgebungen?

[33:12] John: Ja, das stimmt. Wissen Sie, der Nutzen hängt nicht wirklich so sehr von der Größe des Unternehmens ab. Ich denke, der Nutzen, den wir bieten, hängt davon ab, was Sie mit unserer Software erreichen können. Vielleicht sind Sie ein 10-Personen-Unternehmen, das immer noch sehr teure Software nutzt, oder Sie haben einen Lieferantenvertrag, der sehr schwer zu verwalten oder zu messen ist. Der Nutzen liegt also weniger in der Unternehmensgröße als vielmehr in der Komplexität und dem Umfang dessen, was Sie messen und optimieren möchten. Wir betrachten die Unternehmensgröße also definitiv nicht so sehr als Unterscheidungsmerkmal. Allerdings führen wir selten Installationen bei weniger als 10 oder 20 Nutzern durch – das ist sozusagen unser unteres Spektrum an Nutzerzahlen –, und das geht in der Regel Hand in Hand damit, dass bei dieser Größe das Softwareportfolio ohnehin tendenziell kleiner und überschaubarer ist.

[34:09] Lynn: Okay. Wie erfasst Ihre Software die Nutzung von lizenzierten und nicht lizenzierten Anwendungen?

[34:18] John: Das ist ein weitreichendes Thema, denn es hängt davon ab, um welche Art von Anwendung es sich handelt. Es gibt rein webbasierte Anwendungen, bei denen man die Nutzung nur auf dem Server über Serverprotokolle oder über das Netzwerk, die Datenbanken und möglicherweise den Speicherbereich, in dem die Daten abgelegt werden, überwachen kann. Das ist also eine sehr weit gefasste Frage. Wie du weißt, haben wir dafür mehrere Methoden. Wir verfügen über eigene Agenten, die wir bereitstellen können. Unsere Agenten bieten dir den Vorteil, dass sie zwischen aktiver und inaktiver Nutzung unterscheiden können, wie Tanya auch in ihrem Webinar demonstriert hat: Wir können nicht nur erkennen, ob der Benutzer die Anwendung geöffnet hat, sondern auch, ob eine Interaktion in der Anwendung stattfindet – ob in dieser spezifischen Anwendung CPU- oder E/A-Aktivität sowie Maus- oder Tastaturaktivität vorliegt. Es kann also sein, dass ein Benutzer gerade in Outlook eine lange E-Mail verfasst, während wir in dieser anderen von uns überwachten Anwendung keinerlei Tastaturaktivität feststellen. Das liefert Ihnen also ein hohes Maß an Detailgenauigkeit. Möglicherweise benötigen Sie nicht immer all diese Details; in diesem Fall können wir andere Agenten einsetzen, zum Beispiel Microsoft-SCCM-Agenten, oder auf andere Daten zurückgreifen. Wie bereits erwähnt, können wir auch Informationen aus dem Netzwerk oder aus den Datenbanken beziehen. Das hängt also davon ab, um welche Art von Anwendung es sich handelt und wie sie an die Nutzer verteilt ist.

[35:38] Lynn: Okay, gut. Damit sind wir am Ende der für heute vorgesehenen Zeit angelangt. Falls noch weitere Fragen bestehen, findet ihr die Kontaktdaten auf dieser letzten Folie. Ich möchte mich bei allen für die Teilnahme am Webinar bedanken, insbesondere bei Tanya und John. Bei Tanya dafür, dass sie länger geblieben ist, und bei John dafür, dass er – nun ja, ich glaube, du bist hier in den USA, richtig?

[36:02] John: Ich bin gerade in Houston, daher passt das für mich perfekt.

[36:06] Lynn: Das war ein guter Zeitpunkt. Ich möchte mich daher bei beiden für ihre Teilnahme heute bedanken. Denken Sie daran, dass eine Audioaufzeichnung dieser Veranstaltung hoffentlich bereits nächste Woche auf der ITAM-Website verfügbar sein wird. Derzeit gibt es noch einige Verzögerungen, da wir uns natürlich auf die Jahreskonferenz vorbereiten, die im Oktober stattfindet. Weitere Informationen erhalten Sie unter info@openit.com. Damit ist die heutige Präsentation beendet. Vielen Dank.