Améliorer l'adoption des technologies et la productivité des utilisateurs grâce à la surveillance de l'utilisation des logiciels

[0:04] Lynn : Bonjour à tous et bienvenue au webinaire ITAM Open iT intitulé « Améliorer l’adoption des technologies et la productivité des utilisateurs grâce au comptage de l’utilisation des logiciels ». Je m’appelle bien sûr Lynn Weiss, je travaille chez ITAM et je serai aujourd’hui votre modératrice ; je me chargerai de répondre à toutes vos questions et de résoudre les éventuels problèmes que vous pourriez rencontrer. Avant de commencer, j’ai quelques informations pratiques à communiquer à l’ensemble des participants. Bien entendu, toutes vos lignes sont mises en sourdine, à l’exception de celles de nos intervenants ici présents. Si vous souhaitez poser une question à nos intervenants, il vous suffit de cliquer sur la case « Questions » dans la barre d’outils de GoToWebinar et de saisir votre question. Nous espérons pouvoir consacrer un peu de temps à une séance de questions-réponses à la fin de la session, mais sachez que si nous ne parvenons pas à répondre à toutes les questions, celles-ci recevront une réponse par e-mail par la suite. Un lien sera mis en ligne en début de semaine prochaine sur le site web de l’ITAM pour permettre à tous d’écouter cet événement préenregistré, et Tanya m’a indiqué qu’une version PDF des diapositives de la présentation serait mise à la disposition de toute personne qui en ferait la demande. Pour tous ceux qui sont certifiés ITAM, ce webinaire compte pour deux points dans le cadre de votre recertification si vous vous êtes inscrits via le site web de l’ITAM.

[1:25] Pour lancer les choses, je voudrais vous présenter brièvement Tanya Kristiansen. Originaire de Californie, elle s’est installée à Oslo, en Norvège, et travaille depuis plus de sept ans dans le domaine de la communication marketing chez Open iT. Titulaire d’un master en gestion de la communication de l’USC, elle possède plus de 25 ans d’expérience dans la production audiovisuelle, notamment dans le domaine de la télévision. Pour commencer ce webinaire, je vais donc céder la parole à Tanya.

[1:57] Tanya : Bonjour à tous. Je m’appelle Tanya Kristiansen et je m’adresse à vous aujourd’hui depuis la Norvège, où notre entreprise a vu le jour. Comme vous l’avez entendu, je suis consultante en communication et je travaille ici depuis plus de sept ans. Aujourd’hui, je souhaite vous expliquer comment les différentes stratégies d’adoption des technologies peuvent être soutenues grâce à la mesure de l’utilisation des logiciels et à la production de rapports. Cette présentation s’appuie sur un livre blanc rédigé conjointement par le cabinet de conseil Endeavor et Open iT, Inc. et porte principalement sur l’amélioration de l’adoption des technologies clés. Vous pouvez télécharger ce livre blanc sur le site web d’Open iT à l’adresse www.openit.com. Aujourd’hui, vous découvrirez comment, lors de la mise en œuvre de nouvelles technologies, les logiciels de mesure et la production de rapports analytiques peuvent vous aider à améliorer vos résultats commerciaux et votre communication avec la direction.

[2:50] Vous connaissez sans doute déjà Forrester Research, car cette société se consacre principalement aux technologies d’entreprise. Récemment, j’ai été frappé par certains rapports de haut niveau que j’ai lus, qui s’avéraient particulièrement pertinents pour les responsables informatiques. Je souhaite simplement partager leurs conclusions avec vous avant de nous plonger dans l’étude de cas. Près de 2 700 dirigeants d’entreprise interrogés dans le cadre de cette étude Forrester placent la croissance du chiffre d’affaires global de leur entreprise en tête de leurs priorités. En tant que responsable des actifs informatiques, vous comprenez à quel point la technologie est cruciale pour apporter de la valeur à votre entreprise, et la plupart des dirigeants interrogés par Forrester dans le cadre de cette étude semblent partager ce point de vue. Mais si vous regardez la dernière affirmation figurant dans les résultats de cette enquête de Forrester, vous constaterez que seuls 58 % des dirigeants ont répondu que la direction informatique comprenait bien leur activité.

[3:53] Oh, attendez un instant. Aujourd’hui, pour exceller dans votre travail, vous devrez peut-être communiquer davantage avec la direction afin de démontrer que vous comprenez comment l’informatique peut créer davantage de valeur pour l’entreprise. Nous constatons également que l’équipe de direction pèse lourdement dans les décisions d’investissement technologique, ce qui rend particulièrement important pour le service informatique de lui communiquer clairement ses besoins et ses priorités. Les dirigeants d’entreprise interrogés ici sont très désireux de réduire les coûts ou d’améliorer l’efficacité grâce à la technologie, et ils comprennent comment l’amélioration de la productivité du personnel peut réellement générer davantage de chiffre d’affaires.

[4:33] Voyons maintenant comment ces mêmes dirigeants ont évalué les performances de leur service informatique dans le soutien apporté à leurs principales priorités. On constate ici clairement que la croissance du chiffre d’affaires global est un domaine dans lequel les dirigeants estiment que le soutien apporté par le service informatique fait défaut, tandis que la réduction des coûts bénéficie d’un soutien bien plus important de la part de ce dernier. Le service informatique apporte un soutien encore plus important en matière d’amélioration de la productivité des collaborateurs : 11 % des répondants ont estimé que le service informatique jouait un rôle moteur dans ce domaine, tandis que 54 % supplémentaires ont déclaré que le service informatique contribuait à la réalisation de cet objectif. C’est là un signe encourageant, car il devrait être possible de démontrer aux dirigeants comment l’augmentation de la productivité des utilisateurs se traduit concrètement par une hausse du chiffre d’affaires. Ainsi, les initiatives visant à mettre en œuvre de nouvelles technologies afin d’accroître la productivité de l’entreprise et son chiffre d’affaires nécessitent une planification minutieuse et un suivi des progrès ; les résultats doivent être communiqués à la direction générale afin de montrer précisément comment le service informatique soutient ses priorités.

[5 h 45] Selon une récente enquête menée au deuxième trimestre de l’année dernière, les responsables informatiques accordent la priorité à l’amélioration de l’efficacité par rapport à toutes les autres initiatives. Il est toujours difficile de trouver le juste équilibre entre la gestion des ressources informatiques et la fourniture des services attendus, tout en respectant le budget imparti. Un service informatique peut être considéré uniquement comme un centre de coûts et non comme un atout stratégique pour l’entreprise. La clé du succès réside dans l’établissement de relations de partenariat solides entre la direction générale et le service informatique, ainsi que dans la mise en place de processus, de technologies et d’une gouvernance efficaces pour accompagner l’évolution des stratégies d’entreprise. Les rapports analytiques informatiques favorisent une meilleure communication et une meilleure collaboration entre les services. On constate que les responsables informatiques jugent important de réduire les coûts opérationnels liés à l’informatique afin de dégager des fonds pour de nouvelles initiatives, voire pour l’introduction de nouvelles technologies.

[6:43] La réduction des coûts opérationnels informatiques permet de réaliser d’importantes économies, qui peuvent ensuite être réinvesties ailleurs. La présentation générale de l’ITAM indique qu’une gestion proactive des actifs informatiques permet de récupérer plus de 25 % du budget informatique existant. En tant que responsable de la gestion des actifs informatiques, vous avez sans doute constaté que de nombreuses ressources sont inutilisées et constituent un gaspillage. Les outils de gestion des actifs informatiques peuvent vous aider à quantifier ces ressources, à analyser leur utilisation et, enfin, à optimiser les ressources technologiques de votre entreprise afin d’améliorer vos résultats financiers. Utilisez les données concrètes recueillies dans les rapports pour identifier les postes de réduction des coûts et déterminer où réinvestir au mieux les économies réalisées dans de nouvelles technologies qui améliorent la productivité des utilisateurs, mais aussi pour repérer les domaines dans lesquels les utilisateurs ont besoin de plus de formation et d’assistance pour gagner en efficacité. Les informations issues de l’ITAM sont de plus en plus utilisées pour prendre des décisions stratégiques. Ainsi, comme le montre une enquête de Gartner, pas moins de 28 % des organisations utilisent les données ITAM pour étayer leur gestion financière et leurs stratégies informatiques.

[8:02] Vous avez peut-être découvert comment utiliser la mesure des actifs informatiques pour réduire les coûts, mais êtes-vous en mesure de démontrer à vos dirigeants la valeur ajoutée que vous apportez à l’entreprise ? Vous pouvez utiliser des outils ITAM pour planifier, suivre et rendre compte à la direction de l’ensemble de ces processus, afin de démontrer que vous soutenez les principales priorités de l’entreprise. Aujourd’hui, nous nous concentrerons principalement sur le troisième levier de performance : la productivité. Je vais vous expliquer comment tirer parti du comptage de l’utilisation pour favoriser l’adoption de nouvelles technologies afin d’accroître la productivité au lieu de la freiner, et comment utiliser les rapports pour aider ces dirigeants à comprendre vos efforts en matière d’ITAM et à voir en quoi ils sont liés à certaines de leurs principales priorités métier : augmentation du chiffre d’affaires, réduction des coûts et amélioration de la productivité du personnel.

[8:49] La mise en œuvre de nouvelles technologies est souvent nécessaire pour permettre aux entreprises de rester à la pointe de leur secteur, mais celles qui adoptent de nouvelles technologies métier essentielles ne prennent souvent en compte que les exigences en matière d’informatique et de gestion des données au moment de prendre leur décision. Elles examinent des facteurs tels que la conversion des données, les coûts de licence, les caractéristiques, les fonctionnalités, la facilité d’utilisation, les changements d’infrastructure requis et les coûts d’assistance. Cependant, la décision de mettre en œuvre une nouvelle technologie essentielle à la performance de l’entreprise néglige ou sous-estime généralement le coût de la perte de productivité entraînée par la transition. On accorde trop peu d’importance au travail nécessaire pour motiver l’organisation à changer et pour faire passer les utilisateurs d’un niveau d’incompétence face à un nouvel outil à un niveau de compétence, voire, pour certains, à un niveau d’expertise. Ce manque d’attention se traduit par de faibles taux d’adoption, une faible utilisation et des coûts organisationnels plus élevés dus à la perte de productivité. Un programme efficace assurera un suivi continu de l’utilisation des licences logicielles, à la fois pour documenter les indicateurs globaux de réussite du programme et pour optimiser l’adoption en apportant, au fur et à mesure, les modifications nécessaires au programme de déploiement et d’adoption. Comment savoir comment améliorer l’adoption d’une technologie clé si l’on ne peut pas mesurer la façon dont elle est utilisée ?

[10 h 25] Préparez-vous à envisager l'utilisation de la technologie sous plusieurs angles. L'utilisation et l'adoption des technologies de l'information peuvent être décomposées et présentées de nombreuses façons. Les dirigeants d'entreprise doivent comprendre comment la technologie influe sur la productivité. Les modes d'utilisation des technologies clés peuvent être analysés à travers différents filtres : par unité opérationnelle ou par site, par application ou par suite d'applications et fonctionnalités, et par utilisateur ou groupe d'utilisateurs, ce qui permet de mieux cerner ce qui se passe réellement au sein de l'organisation.

[10:59] Il existe deux types de programmes de mise en œuvre couramment utilisés : le programme de déploiement et le programme d’adoption. Dans le cadre d’un déploiement, vous exigez que la base d’utilisateurs cible utilise la nouvelle technologie à une date fixée. Le déploiement est particulièrement efficace dans les organisations dotées d’une forte culture de commandement et de contrôle et de fonctions informatiques centralisées. En revanche, dans le cadre d’un programme d’adoption, chaque utilisateur ou unité organisationnelle a la possibilité d’utiliser ou non la nouvelle technologie. La direction peut recommander son utilisation, mais il est possible de choisir de l’adopter ou de conserver l’outil actuel. Les programmes d’adoption sont très courants dans les organisations moins autocratiques et celles dont les fonctions informatiques sont décentralisées.

[11:56] Certaines solutions technologiques doivent être déployées et non pas simplement adoptées, en raison de leur impact à l'échelle de l'entreprise, comme un nouveau système financier ou un nouveau programme de gestion des ressources humaines. Un programme de déploiement doit s'appuyer sur une communication claire de la vision par la direction et définir des indicateurs de réussite pour l'entreprise. Il doit également s'appuyer sur une équipe de déploiement chargée de gérer la mise en œuvre, la formation des utilisateurs experts, la formation et l'assistance. Et il convient de toujours récompenser l'entreprise et les personnes impliquées dans le déploiement.

[12 h 42] Un réseau communautaire d’utilisateurs est mis en place par l’équipe chargée de la mise en œuvre du projet, mais il se développe grâce à l’émergence de « champions technologiques » au sein de la communauté. Les ambassadeurs technologiques sont formés et leurs projets sont migrés vers le nouveau système dès le début de la mise en œuvre. Le personnel chargé de la formation ou de l’assistance encadrera dans un premier temps les ambassadeurs afin de s’assurer qu’ils maîtrisent la technologie à un niveau compétent, voire expert. Les ambassadeurs s’impliqueront ensuite au sein du réseau de la communauté d’utilisateurs pour transmettre leurs connaissances et leur expertise aux autres, selon leur propre point de vue, afin de les aider à se familiariser avec le nouveau système.

[13:17] Et dans le cadre d’un programme d’adoption, la direction communique toujours clairement sa vision et autorise l’utilisation des nouvelles technologies. Vous disposez d’indicateurs clés de performance (KPI) ciblés pour garantir le succès de l’adoption, ainsi que d’une équipe chargée de l’adoption technologique qui gère la mise en œuvre, la création d’une communauté d’utilisateurs, le marketing interne, la formation et l’assistance. La nouvelle technologie métier doit être « vendue » à chaque unité organisationnelle ou à chaque individu. Lors de l’élaboration du programme de mise en œuvre, l’unité d’achat à l’origine du projet constituera probablement le réseau de la communauté d’utilisateurs. Les ambassadeurs ne seront peut-être pas identifiés, mais ils se désigneront probablement d’eux-mêmes et feront connaître la valeur de la technologie au sein du réseau en cours de développement.

[14:13] Que la mise en œuvre se fasse par déploiement ou par adoption, chaque stratégie peut être couronnée de succès. Dans les deux cas, la valeur perçue des fonctionnalités nécessaires ajoutées doit être identifiée et communiquée à l’ensemble de l’organisation concernée. En règle générale, les programmes d’adoption affichent des taux d’adoption plus lents de la part des utilisateurs en raison de la nature même de la croissance organique. Cependant, un programme d’adoption efficace et bien géré peut atteindre des taux d’adoption proches de ceux des programmes de déploiement classiques. Et l’un des éléments clés de la réussite de ces deux stratégies réside dans la manière dont le réseau de la communauté des utilisateurs est construit et géré.

[15:10] Ainsi, avant le lancement de toute mise en œuvre de technologies métier stratégiques, la direction doit déterminer quelle approche correspond le mieux à la culture de l’organisation et aux exigences techniques. Elle doit s’accorder sur les critères de réussite, non seulement en ce qui concerne la mise en œuvre et les performances du nouveau programme technologique, mais aussi quant à son impact sur les performances commerciales de l’organisation. La mesure des applications logicielles pendant une mise en œuvre est un moyen extrêmement efficace de contrôler l’efficacité du programme. Elle permet de mesurer les indicateurs clés de performance (KPI) du programme et, surtout, de réduire la perte de productivité liée au changement de technologies métier en offrant à l’équipe de mise en œuvre une vue en temps réel pour gérer le programme.

[16:07] Le suivi continu de l’utilisation des licences tout au long du programme, et pas seulement au début et à la fin, fournira à l’équipe un tableau de bord en temps réel lui permettant de suivre l’avancement du programme. Grâce à ce tableau de bord, l’équipe pourra détecter d’éventuels problèmes d’adoption et y remédier immédiatement. Le tableau de bord permet de suivre la santé du programme. À titre d’illustration, un tableau de bord devrait présenter à la fois le profil de l’application ciblée et, par exemple, les tendances et l’utilisation au fil du temps, l’utilisation maximale et moyenne par rapport aux capacités disponibles, ainsi que la communauté d’utilisateurs qui déploie ou adopte cette nouvelle application. Par exemple, les noms d’utilisateur classés par nombre total d’heures d’activité sur l’application. Ce type d’informations vous permettra d’identifier les fervents adeptes du produit et les retardataires. D’autres graphiques peuvent être ajoutés pour mieux comprendre comment une application est utilisée par un site ou une unité opérationnelle, ainsi que la répartition globale de l’utilisation. À quelle fréquence les licences sont-elles empruntées simultanément ? Vous pouvez le voir ici dans cet histogramme. Grâce à l’intégration avec la base de données RH de l’entreprise, le nom d’utilisateur, le site, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone sont associés aux données, ce qui permet de communiquer avec la communauté des utilisateurs. Il est possible de créer des tableaux de bord Excel en exportant un rapport depuis la page Web d’analyse.

[17:42] Les indicateurs clés de performance devront être mesurés tout au long du processus de mise en œuvre. Les indicateurs relatifs à l’utilisation des licences et des applications sont essentiels pour étayer les indicateurs clés de performance du programme et peuvent inclure des mesures telles que l’utilisation totale des licences par produit, fonctionnalité, version, site, durée d’activité, durée totale d’activité, temps écoulé et nombre d’utilisateurs uniques ou d’utilisations simultanées des licences, ainsi que les valeurs maximales, minimales ou moyennes par produit, fonctionnalité, version et nom de fonctionnalité, sans oublier le nombre de licences disponibles à tout moment. Vous pouvez également analyser les tendances d’utilisation des licences par application, examiner le taux de croissance cible par fonctionnalité de produit, etc., et comparer l’utilisation active à l’utilisation inactive par application.

[18:48] Le suivi de l'utilisation des applications logicielles est un outil efficace pour gérer activement votre programme de mise en œuvre. Utilisez-le donc pour identifier les utilisateurs expérimentés, créer une communauté solide, repérer les utilisateurs qui reviennent à l'ancien système pour accomplir leur travail, et réduire les pertes de productivité pendant la transition. L'efficacité et le succès des programmes de mise en œuvre varient considérablement. Souvent, un nouveau logiciel est proposé, mais il n’existe que peu ou pas de processus pour garantir son intégration correcte dans le flux de travail, et cette absence de processus risque fort de compromettre l’adoption de la technologie. Dans d’autres organisations, un programme d’adoption ou de déploiement peut être utilisé pour mettre en œuvre un logiciel, mais même ces programmes doivent être gérés activement à l’aide de processus qui accompagnent les changements de comportement, de flux de travail, d’infrastructure et de gestion de l’information. Sans programme de mise en œuvre bien organisé et géré, où les progrès sont mesurés par le suivi de l’utilisation des licences, une perte de productivité organisationnelle est probable.

[20:03] Vous pouvez zoomer pour obtenir plus de détails sur les utilisateurs qui ont utilisé l'application, ainsi que sur le temps qu'ils ont passé dans cette application (temps actif par rapport au temps inactif). Cela s'avère à nouveau utile si vous souhaitez identifier les utilisateurs susceptibles de devenir des ambassadeurs de vos outils clés, afin d'améliorer l'efficacité des utilisateurs et de favoriser l'adoption de la nouvelle technologie à tous les niveaux. Identifiez donc les utilisateurs expérimentés et les ambassadeurs potentiels. Ce graphique, qui présente les principaux utilisateurs de l’ancienne version du logiciel, a été réalisé lors de la conception de la mise en œuvre. Dans ce cas précis, il a permis d’identifier les utilisateurs sur lesquels l’équipe de mise en œuvre devait se concentrer en priorité pour garantir le succès du déploiement de la nouvelle version et pour trouver les ambassadeurs qui soutiendraient le reste des collaborateurs.

[21:01] Désormais, en surveillant l’utilisation de la nouvelle version par utilisateur, l’équipe de mise en œuvre peut rapidement déterminer si les utilisateurs expérimentés de l’ancienne version acceptent la nouvelle version ou s’ils rencontrent des difficultés à l’utiliser. Des mesures peuvent alors être prises pour résoudre tout problème, qu’il soit d’ordre technique ou lié au comportement, ce qui se traduit par une mise en œuvre plus adaptée aux besoins de la communauté des utilisateurs. Dans ce cas précis, le développement d’une communauté d’utilisateurs solide a donc contribué à faire connaître le nouvel outil. L’équipe de déploiement a identifié les utilisateurs phares en représentant graphiquement le nombre total d’heures d’utilisation par utilisateur et a mis des ressources à leur disposition pour leur permettre de développer davantage leurs compétences. Un autre moyen très important d’identifier vos utilisateurs expérimentés consiste à examiner le nombre de fonctionnalités qu’ils ont utilisées par rapport au nombre d’heures d’utilisation, afin de déterminer qui utilise le logiciel de la manière la plus avancée.

[22:09] L'équipe a également surveillé l'utilisation de l'ancienne et de la nouvelle application afin d'identifier les utilisateurs qui revenaient à l'ancien système pour accomplir leur travail ou qui avaient besoin d'un accompagnement supplémentaire. L'équipe de déploiement a identifié ces utilisateurs afin de comprendre les difficultés qu'ils pouvaient rencontrer et de s'efforcer d'y remédier. Sans suivi de l'utilisation des licences, elle n'aurait peut-être pas su si certains utilisateurs rencontraient des difficultés lors de la transition vers la nouvelle technologie ; ainsi, en intervenant de manière proactive auprès des utilisateurs en difficulté, la perte de productivité liée à la transition a été considérablement réduite.

[22:49] Ce graphique décrit un scénario spécifique d’un programme d’adoption typique géré efficacement. L’entreprise a identifié une nouvelle technologie métier clé et s’est fixé comme objectif 70 utilisateurs simultanés à l’échelle mondiale. La culture d’entreprise décourageant l’imposition d’une nouvelle technologie par une unité centrale, le responsable du projet a choisi de mettre en place un programme d’adoption et a autorisé chaque unité opérationnelle à utiliser la nouvelle technologie, tout en communiquant sa préférence pour le passage à ce nouvel outil. Une équipe chargée de la mise en œuvre du programme d'adoption a élaboré un plan global visant à informer l'organisation des avantages et des fonctionnalités de l'outil, et comprenant des formations, un accompagnement et des modifications de l'infrastructure informatique.

[23:43] Au stade A du programme, le projet pilote s’est achevé et le premier groupe d’utilisateurs a été formé à l’utilisation de la nouvelle application logicielle. Ce premier groupe comprenait quelques utilisateurs expérimentés de l’ancienne technologie qui s’étaient montrés disposés à adopter rapidement la nouvelle application. Avant la première session de formation, toutes les données issues des projets actifs du premier groupe avaient été migrées vers la nouvelle application, afin que les nouveaux utilisateurs puissent, dès leur retour de formation, commencer immédiatement à travailler sur leurs propres ensembles de données dans la nouvelle application. Des spécialistes de l'application étaient présents, prêts à accompagner et à encadrer les nouveaux utilisateurs à leur retour de formation. La communauté d'utilisateurs a commencé à se développer et l'utilisation sous licence s'est accrue. Au point B, le taux de croissance de l’utilisation a ralenti en raison du départ du premier promoteur de l’organisation ; il a donc fallu former de nouveaux promoteurs. La trajectoire ascendante du graphique illustre l’efficacité globale de l’équipe chargée de l’adoption. Au point C, une mise à niveau de l’infrastructure s’est avérée nécessaire, mais la communauté des utilisateurs s’est rapidement rétablie et, dix mois après le lancement du programme pilote initial, l’organisation a atteint son objectif en termes de nombre de licences.

[25:06] Vous devez donc consigner vos progrès hebdomadaires. Un facteur clé de réussite d’un programme d’adoption et de déploiement consiste à garantir une bonne communication à tous les niveaux de l’entreprise, tant vers le haut (envers la direction) que latéralement (vers la communauté des nouveaux utilisateurs), ainsi qu’à l’ensemble de l’organisation. Les changements de comportement qui accompagnent les évolutions technologiques se répercutent dans toute l’organisation lorsque des attentes claires sont communiquées, puis activement mises en pratique par la direction. Au fur et à mesure que le programme de déploiement ou d’adoption se poursuit, des mises à jour régulières sur l’avancement du programme permettent de maintenir la prise de conscience de l’organisation quant à cette transition. La surveillance continue des licences, les données d’utilisation et l’utilisation de tableaux de bord permettent de générer des rapports en temps réel, personnalisés pour répondre aux besoins et aux intérêts des différentes entités de l’organisation. Des rapports d’avancement peuvent être établis chaque semaine pour documenter les progrès réalisés et fixer de nouveaux objectifs en matière de formation et d’assistance.

[26:11] Sur ce graphique, l’adoption de la technologie est mesurée par sa répartition géographique ; son déploiement a débuté la semaine du 12 février au sein du groupe, mais s’est rapidement étendu aux autres régions jusqu’en avril. À la mi-été, l’adoption de la technologie avait atteint son objectif de 70 licences simultanées à l’échelle mondiale. Notez que le nombre total de licences utilisées dans chaque région était plus élevé, avoisinant les 80 si l’on se réfère aux graphiques à barres ; cependant, comme le pic d’utilisation n’a pas eu lieu simultanément dans toutes les régions, ce graphique à barres illustre la migration des utilisateurs de l’entreprise de l’ancienne vers la nouvelle version tout au long de l’année. Il s'agit là d'une autre illustration claire du succès du programme de mise en œuvre et du taux d'adoption. À la fin du troisième trimestre, l'entreprise avait presque entièrement adopté la nouvelle application.

[27:14] Voilà qui conclut la partie « étude de cas » de cette présentation. Mais qui est Open iT ? En quelques mots, je vais vous expliquer que nous sommes un éditeur de logiciels indépendant et que notre logiciel le plus populaire mesure l’utilisation des applications logicielles et des licences. Notre logiciel mesure également l’utilisation du matériel à des fins de refacturation et d’optimisation, et facilite le recyclage des licences inutilisées, l’optimisation des coûts liés aux achats et aux opérations informatiques, ainsi que l’amélioration de la productivité des utilisateurs. Voici une illustration de l’architecture de notre produit. Les données sont collectées par un client Open iT. Le type de données collectées dépend du module installé et de ce que vous souhaitez mesurer. Vous pouvez disposer d’un client sur chaque système ou ordinateur portable, ou uniquement sur les serveurs, selon vos objectifs. Si vous souhaitez surveiller uniquement un programme local, vous devrez installer un client sur chaque PC. En revanche, pour Oracle, vous pouvez vous contenter de quelques clients pour l’ensemble du réseau. Notez donc que le client peut fonctionner aussi bien hors ligne qu’en ligne ; s’il fonctionne hors ligne, il transférera les données vers le serveur dès qu’il sera reconnecté, et le serveur structurera les données pour vous. Depuis votre navigateur préféré, vous pouvez donc accéder à divers rapports sur le serveur ; nous avons déjà vu certains de ces rapports très utiles. Ainsi, tous les modules Open iT disposent d’un entrepôt de données commun et d’une interface utilisateur web, mais ils diffèrent selon le type de données que vous souhaitez mesurer, analyser et optimiser.

[29:08] Dans le cadre du sujet d'aujourd'hui, consacré à l'amélioration de l'adoption des technologies et de la productivité des utilisateurs, nous nous sommes principalement intéressés au moduleLicenseAnalyzer™, qui se concentre sur l'utilisation des licences logicielles. Rappelez-vous donc l'étude Forrester selon laquelle seuls 58 % des dirigeants d'entreprise estiment que la direction informatique comprend leur activité, et souvenez-vous également de l'importance qu'ils accordent à la nécessité de réduire les coûts, d'améliorer l'efficacité et de stimuler l'innovation commerciale grâce à la technologie. Nous souhaitons vous aider à atteindre ces objectifs et à communiquer clairement des résultats positifs à vos dirigeants. N’hésitez donc pas à nous poser toutes vos questions, maintenant ou plus tard. Vous pouvez également nous contacter via le numéro de téléphone et l’adresse e-mail affichés à l’écran. N’hésitez pas non plus à consulter notre site web à l’adresse www.openit.com et à prendre rendez-vous pour une démonstration en direct. Merci beaucoup de votre attention.

[30:17] Lynn : Merci, Tanya. Nous avons maintenant parmi nous John, qui est lui aussi architecte de solutions chez Open iT, et qui va nous aider à répondre à toutes nos questions. Pour commencer, la première question que nous avons ici est la suivante : quels gestionnaires de licences sont pris en charge par votre entreprise ?

[30:49] John : Oui, laissez-moi d'abord réactiver le son, ça aiderait sûrement, désolé. Je devais trouver ce bouton. Nous prenons en charge la plupart des gestionnaires de licences existants et nous pouvons également prendre en charge d'autres gestionnaires de licences sur demande. Comme vous le savez, nous prenons en charge FlexNet, FlexLM, Reprise, Sentinel, IBM LUM, ainsi que les nouveaux DSLS, LMX, MathLM et Green Hills. Nous en prenons donc en charge un grand nombre et nous ajoutons régulièrement la prise en charge de nouveaux gestionnaires à la demande de nos clients. Lorsqu’un client se trouve confronté à un nouveau gestionnaire de licences qu’il a besoin de prendre en charge, nous pouvons travailler avec lui pour l’intégrer également.

[31:28] Lynn : D'accord. En quoi votre organisation se distingue-t-elle des autres solutions, comme celle que vous venez de mentionner, FlexNet Manager ?

[31:36] John : Je pense que notre approche est différente dans le sens où nous avons toujours mis l’accent sur la mesure et le reporting, c’est-à-dire l’optimisation des données que nous collectons et la capacité à accompagner des entreprises internationales. Vous savez, il existe des outils conçus pour un serveur de licences isolé ou un seul site, alors que nous nous sommes toujours concentrés sur les grandes entreprises. Vous savez, nous avons démarré dans le secteur du pétrole et du gaz, où se trouvaient certains de nos premiers clients, et très tôt, nous avons été confrontés à des environnements très complexes, à des déploiements de grande envergure, à des déploiements internationaux. Notre logiciel a donc été conçu et repose en quelque sorte sur ce principe : prendre en charge un environnement de grande envergure avec plusieurs fuseaux horaires, de nombreux utilisateurs répartis dans différentes régions et différents sites, et être capable non seulement de gérer la collecte de données dans l’ensemble de ce contexte, mais aussi d’assurer un reporting précis sur des aspects tels que la concurrence. Vous savez, les données que nous observons dans ces environnements… J’ai déjà mentionné le secteur pétrolier et gazier, mais bien sûr, nous nous sommes également diversifiés dans d’autres secteurs, comme l’automobile, l’aérospatiale, la défense, ainsi que des domaines technologiques tels que la conception électronique et mécanique. Open iT intègre donc de nombreuses fonctionnalités haut de gamme que l’on ne retrouve pas dans certains des outils plus simples disponibles sur le marché.

[32:56] Lynn : D’accord, en répondant à cette question, tu en as soulevé une autre. Est-ce que cette application logicielle peut également être utilisée par des entreprises de taille moyenne ou plus petites, ou par celles qui sont décentralisées mais pas très grandes ? Est-ce qu’elle fonctionnera aussi dans ces environnements ?

[33:12] John : Oui, c'est vrai. Vous savez, la valeur ne dépend pas vraiment de la taille de l’entreprise. Je pense que pour nous, la valeur que nous apportons dépend de ce que vous êtes capable de réaliser grâce à notre logiciel. Vous pouvez être une entreprise de 10 personnes disposant malgré tout d’un logiciel très coûteux, ou avoir un contrat avec un fournisseur très difficile à gérer ou à mesurer. La valeur ne réside donc pas tant dans la taille de l’entreprise que dans la complexité et l’ampleur de ce que vous essayez de mesurer et d’optimiser. Nous ne considérons donc absolument pas la taille de l’entreprise comme un facteur déterminant. Cela dit, nous réalisons rarement des déploiements impliquant moins de 10 ou 20 utilisateurs ; c’est en quelque sorte notre fourchette inférieure en termes de nombre d’utilisateurs, et cela va généralement de pair avec le fait qu’à cette échelle, votre portefeuille de logiciels a tendance à être plus restreint et plus facile à gérer de toute façon.

[34:09] Lynn : D'accord. Comment votre logiciel permet-il de suivre l'utilisation des applications sous licence et sans licence ?

[34:18] John : C’est un sujet très vaste, car cela dépend du type d’application dont on parle. Il existe des applications purement web, que l’on ne peut surveiller que sur le serveur, via les journaux du serveur, ou via le réseau, les bases de données, voire l’espace de stockage où les données sont conservées. C’est donc une question très large. Vous savez, nous disposons de plusieurs méthodes pour y parvenir. Nous avons nos propres agents que nous pouvons déployer. Nos agents vous permettent de distinguer l’utilisation active de l’utilisation inactive, comme Tanya l’a également démontré lors de son webinaire : nous pouvons non seulement détecter que l’utilisateur a ouvert l’application, mais aussi déterminer s’il y a une interaction au sein de l’application, s’il y a une activité du processeur, des E/S, de la souris ou du clavier dans cette application spécifique. Ainsi, même si un utilisateur est en train de taper frénétiquement dans Outlook pour rédiger un long e-mail, nous verrons tout de même qu’il n’y a aucune activité au clavier dans cette autre application que nous surveillons. Cela vous offre donc un niveau de détail très élevé. Vous ne souhaiterez peut-être pas toujours disposer de tous ces détails ; dans ce cas, nous pouvons utiliser d’autres agents, comme les agents Microsoft SCCM par exemple, ou d’autres sources de données. Nous pouvons également extraire des informations du réseau ou des bases de données, comme je l’ai mentionné. Cela dépend donc du type d’application et de la manière dont elle est distribuée aux utilisateurs.

[35:38] Lynn : Très bien. C'est tout pour aujourd'hui. Si vous avez d'autres questions, vous pouvez vous reporter aux coordonnées indiquées sur cette dernière diapositive. Je tiens à remercier tout le monde d'avoir participé à ce webinaire, en particulier Tanya et John. Tanya, pour être restée jusqu'à tard, et John pour… enfin, je crois que tu es ici aux États-Unis, n'est-ce pas ?

[36:02] John : Je suis à Houston, donc ça tombe à pic pour moi.

[36:06] Lynn : Ça tombait à pic. Je tiens donc à les remercier tous les deux d’avoir participé à cette session aujourd’hui. N’oubliez pas qu’un enregistrement audio de cette session sera disponible sur le site web de l’ITAM, si tout va bien dès la semaine prochaine. Nous avons un peu de retard pour le moment, simplement parce que nous nous préparons pour la conférence annuelle qui aura lieu en octobre, bien sûr. Pour toute information complémentaire, rendez-vous sur info@openit.com. Cela conclut la présentation d’aujourd’hui. Merci.