- O ServiceNow SAM Pro indica-lhe o que está na sua posse, o que foi detetado e o que está instalado. A secção «Utilização» indica-lhe o que é realmente necessário.
- O software de engenharia é licenciado a um nível inferior ao do produto, por funcionalidades, módulos, pacotes e tokens, pelo que os relatórios ao nível do produto ocultam os verdadeiros fatores de custo.
- A introdução de dados de utilização no ServiceNow altera quem pode agir com base neles. Os departamentos de aquisições, contratos e gestão de ativos de TI (ITAM), bem como os executivos, utilizam os mesmos dados sem terem de recorrer a uma ferramenta especializada de gestão de licenças.
O ServiceNow SAM Pro indica-lhe o que está na sua posse e o que está instalado. Não indica, porém, o que é efetivamente utilizado — e, no caso do software de engenharia, essa diferença é determinante para a renovação.
O ServiceNow SAM Pro indica o que lhes pertence e o que a análise de inventário identifica. O software de engenharia necessita de mais uma resposta: o que as pessoas utilizam efetivamente. A ativação de uma licença não é sinónimo de utilização produtiva. O Open iT acrescenta a camada de utilização de engenharia — utilizadores, funcionalidades, simultaneidade, recusas e comportamento ativo versus inativo — e integra-a no ServiceNow, a par dos dados relativos a direitos e custos já existentes.
O que o SAM Pro responde e o que não responde
A renovação de qualquer software de engenharia e de especialidade resume-se a duas questões.
O que é que temos e o que está instalado? O SAM Pro responde a essa pergunta, e responde-a bem. Identificação, normalização e reconciliação com os registos de direitos: é essa a tarefa, e é um trabalho árduo.
Quem é que realmente o utilizou, com que frequência e qual foi o valor que gerou? Um registo de direitos nunca foi concebido para responder a essas perguntas. A conformidade indica o que se tem. A utilização indica o que é necessário.
A renovação em si é negociada com base num número de licenças, e uma das duas partes apresenta esse número na negociação. Se uma organização não dispuser de dados de utilização independentes, as decisões de renovação baseiam-se frequentemente nas quantidades previstas no contrato, nas compras anteriores ou nas recomendações do fornecedor, em vez de se basearem na procura efetivamente medida.
«Instalado» não é o mesmo que «utilizado»
Uma CMDB pode indicar que o Petrel está instalado. É necessária uma fonte de dados separada para saber se alguém trabalhou com ele no último trimestre.
A verificação do uso de licenças aproxima-nos da realidade, mas mesmo isso pode exagerar a situação. Um engenheiro que abre uma aplicação às nove e a deixa a funcionar durante uma reunião, o almoço e uma visita ao local consumiu uma licença durante todo o dia, tendo-a utilizado durante vinte minutos. Se multiplicarmos esse comportamento por um conjunto de licenças flutuantes, a procura aparente pode parecer significativamente superior à utilização produtiva.
A utilização real começa quando se separa o tempo de licença decorrido do tempo de aplicação ativa. A Open iT denomina este segundo valor «Utilização Ativa Real», e as duas medições provêm de fontes diferentes.
| O que queres saber | Onde é medido |
|---|---|
| Checkouts, devoluções, recusas, concorrência | O servidor de licenças |
| Comportamento ativo versus inativo no interior da sessão | Na estação de trabalho |
Mantenha os dois como campos separados. O consumo provém do servidor de licenças. O comportamento provém da estação de trabalho. Consulte as métricas do coletor de Nível 2 e o relatório «Work Ratio».
O software de engenharia não se limita a uma única linha de produtos
As aplicações de engenharia são normalmente licenciadas por funcionalidade, por módulo, por pacote, por token e, muitas vezes, por uma combinação destes que sofreu alterações na última renovação. Um único produto comercial pode esconder dezenas de padrões de utilização distintos.
Ao nível do gestor de licenças, os produtos são frequentemente representados por funcionalidades, módulos ou componentes licenciados individualmente, e uma única sessão da aplicação pode requerer vários deles. Uma sessão também não mantém necessariamente todos eles do início ao fim. Um engenheiro abre o módulo base e mais nada. Outro utiliza dois solucionadores durante vinte minutos, e depois um terceiro executa o pacote completo durante toda a tarde. O mesmo nome de produto no registo de direitos, três conjuntos diferentes de funcionalidades efetivamente utilizados, três custos diferentes. É assim que se apresentam dezenas de padrões de utilização de um único produto num servidor de licenças.
A relação funciona nos dois sentidos. Um único produto abrange várias funcionalidades, e uma única funcionalidade pode estar presente em mais do que um produto, com preços diferentes em cada um deles. Isto cria uma relação «muitos-para-muitos» que é difícil de representar apenas através de registos de ativos ao nível do produto.
Portanto, o relatório afirma que a organização é proprietária do produto e utiliza o produto. Ambas as afirmações são verdadeiras, mas nenhuma delas é útil. O que determina o custo situa-se um nível abaixo, nas funcionalidades sobre as quais ninguém está a informar.
O Open iT maps associa a utilização das funcionalidades aos produtos a que estas pertencem, com base num catálogo gerido centralmente, em vez de ser recriado para cada relatório. Uma linha no registo do ativo indica as funcionalidades que os utilizadores acederam.
Essa tradução é o que importa. A medição da utilização de um servidor de licenças é prática comum. O que não é comum é transformar o consumo ao nível das funcionalidades num contexto de produto comercial que permita à equipa de compras agir em conformidade. Consulte o mapeamento de funcionalidades para conjuntos de funcionalidades.
Uma licença simultânea não corresponde a uma instalação no computador
As licenças simultâneas residem em servidores de licenças. São retiradas, devolvidas, recusadas e partilhadas entre utilizadores, por vezes em vários servidores e em mais do que um fuso horário para a mesma aplicação.
O sistema baseado na instalação consegue ver que a organização instalou algo, mas não consegue ver quantas pessoas partilharam o conjunto de licenças na terça-feira, nem quem ficou sem acesso quando o conjunto de licenças esgotou.
| Fonte dos dados | O que isto significa | O que o Open iT e o ServiceNow oferecem em conjunto |
|---|---|---|
| Instalar o Discovery | O software está instalado num computador | Se alguém a abriu |
| Registos de direitos e contratos | O que foi comprado e quanto custou | Se alguma dessas medidas era necessária |
| Servidor de licenças | Quais as funcionalidades que foram retiradas, quando e por quem, bem como as recusas e o pico de simultaneidade | Se a sessão estava a realizar algum trabalho |
| Estação de trabalho | Tempo ativo e inativo durante a sessão | A que a empresa tem direito |
O Open iT lê dados de mais de 90 gestores de licenças suportados, incluindo FlexNet, DSLS, RLM, OLicense e IBM LUM.
Duas das linhas dessa tabela determinam se a organização pode, de todo, avaliar o portfólio. O servidor de licenças indica o que foi consumido: quais funcionalidades foram utilizadas, quando, por quem, onde se registou o pico de simultaneidade e onde ocorreram recusas. A estação de trabalho indica o que realmente aconteceu durante esse consumo.
Nenhum dos dois, por si só, responde à questão do portfólio. O consumo, por si só, traduz-se em procura, mas isso não se traduz automaticamente em utilização, uma vez que alguns dos programas de engenharia que foram acedidos podem ficar inativos na estação de trabalho devido a uma reunião, a um almoço ou a um recado relacionado com a escola. Por outras palavras, o comportamento, por si só, não tem nada com que se comparar.
Com acesso a ambos os fluxos de dados, a questão deixa de ser quantas licenças foram atribuídas e passa a ser quantas estavam a ser utilizadas. Renovar, reduzir, recuperar ou adquirir: todas as decisões posteriores dependem de qual desses dois números a empresa possui. Consulte os gestores de licenças compatíveis.
Basta introduzir os dados no ServiceNow e várias pessoas começam a utilizá-los
A maior vantagem não é mais um painel de controlo. É um público diferente.
A nível interno, o processo costuma decorrer assim: um especialista em licenciamento elabora uma pasta de trabalho mensal. É um bom trabalho. Dois colegas lêem-na. O departamento de aquisições abre-a cerca de duas semanas antes de uma renovação, ou não o faz. A gestão de contratos nunca a abriu, nem ninguém acima deles, porque ninguém lhes disse que a pasta de trabalho existe.
Essas mesmas pessoas já estão no ServiceNow antes mesmo de tomarem o primeiro café.
Assim que a utilização por parte dos engenheiros também passar a fazer parte desse contexto, os dados passam de uma análise especializada para decisões empresariais. Um gestor de contratos pode agir com base nisso sem ter de aprender a utilizar uma nova ferramenta nem pedir a ninguém que faça uma exportação. O relatório não sofreu qualquer melhoria. O que mudou foi o público-alvo.
Três fluxos de trabalho que funcionam melhor quando a informação de utilização é associada ao registo do ativo
Resposta a vulnerabilidades. O padrão Log4j, que reaparece a cada poucos meses com um nome diferente. Identificar as aplicações afetadas, localizar o responsável, contactar o fornecedor, notificar os utilizadores. Este último passo requer uma visão atualizada de quem utiliza efetivamente a aplicação. As contagens de instalações irão alertar para as pessoas que não a abrem há um ano, mas não irão identificar o colaborador externo que a utiliza diariamente.
Carga de apoio. As equipas de apoio podem comparar os volumes de pedidos de assistência com as populações reais de utilizadores, em vez de se basearem no número de instalações. A resposta raramente é aquela que a equipa espera. Os pedidos de assistência concentrados entre utilizadores novos ou ocasionais apontam para a necessidade de formação, e não para o software.
Renovação. O departamento de compras apresenta dados concretos, em vez de meras opiniões: utilização, procura e as pessoas específicas por trás de ambas. Independentemente do local do mundo onde esses utilizadores se encontrem, o departamento de compras pode contactá-los e perguntar-lhes para que serve esse lugar.
A utilização transforma um registo de ativo num registo de decisão.
O que o Open iT acrescenta
O Open iT não substitui o SAM Pro. O ServiceNow continua a ser o sistema responsável pelo ciclo de vida dos ativos de software, direitos de utilização, contratos, custos e governação.
O Open iT acrescenta informações especializadas sobre software de engenharia: consumo do servidor de licenças, «True Active Usage», recusas, simultaneidade, monitorização centralizada e capacidades de otimização.O LicenseAnalyzer™recolhe essas informações e envia os dados de utilização relevantes para o ServiceNow, juntamente com os registos comerciais já existentes nesse sistema.
Assista ao nosso webinar: Para além do painel de controlo: visibilidade do software de engenharia com o ServiceNow e o Open iT
Juntos é melhor: a análise aprofundada da utilização alia-se a medidas de SAM regulamentadas
O Open iT recolhe os detalhes das licenças de engenharia. O ServiceNow associa-os aos direitos de utilização, contratos, despesas e fluxos de trabalho.
O valor reside em uni-los.
Vai optar pelo Nexus para a gestão de ativos?
Se a sua organização utiliza software de engenharia, a questão já não se resume apenas ao que possui. Trata-se do que as pessoas realmente utilizam — e se as licenças pelas quais está a pagar estão a contribuir para um trabalho produtivo.
Veja como o Open iT integra informações sobre licenças de engenharia no ServiceNow SAM Pro.
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