- Las estrategias sólidas de renovación de software requieren preparación, pruebas de uso y objetivos de negociación claros.
- Las organizaciones deberían utilizar los datos para identificar las licencias infrautilizadas, los cambios en la demanda y los riesgos relacionados con las renovaciones.
- La planificación de renovaciones basada en el uso ayuda a los equipos a tener una posición más sólida en las negociaciones con los proveedores.
Las renovaciones de software se han convertido en negociaciones de mayor riesgo, a medida que los proveedores endurecen las condiciones y los costes no dejan de subir. Hay cinco estrategias eficaces que diferencian a las organizaciones que se mantienen firmes de aquellas que absorben los aumentos: datos de uso documentados, una comprensión clara de las condiciones reales del contrato, una coordinación interna previa a la negociación, una disciplina de negociación contrastada y la posición analítica que respaldan los datos. Open iT presenta LicenseAnalyzer como la plataforma que proporciona a las organizaciones la base de datos en la que se sustentan esas estrategias: la diferencia entre negociar basándose en pruebas y negociar basándose en la esperanza.
La renovación de las licencias de software es algo a lo que se enfrentan todas las organizaciones, ya sea una vez al año o con mayor frecuencia. Es fácil considerarlo una tarea rutinaria, pero puede suponer una gran oportunidad para ahorrar dinero y tomar decisiones más acertadas.
Los proveedores suelen presentar sus propios paquetes de precios, ofertas especiales e informes de uso que respaldan su postura en la negociación. Por eso es importante que te prepares bien para cada renovación de licencia, con los datos adecuados, unos objetivos claros y una estrategia inteligente.
En este artículo se presentan cinco estrategias clave que te ayudarán a sacar más partido a cada renovación de licencia:
- Revise las tendencias históricas de uso antes de renovar
- Utilice los informes de eficiencia y las denegaciones para orientar las renovaciones
- Alertas de caducidad de licencias y salidas prolongadas
- Utilizar la devolución de gastos para ajustar los costes al uso
- Adaptar el tipo de licencia a las necesidades reales del usuario
También verás cómo Aibel, una empresa energética internacional, utilizó estas ideas para mejorar su planificación de licencias y alcanzar una eficiencia de uso superior al 99 % gracias a Open iT.
Independientemente del tamaño de tu empresa, tomar hoy decisiones acertadas sobre la renovación de software puede suponer un gran ahorro en el futuro.
DEMO: Prepárese, no reaccione
Estrategia n.º 1: Revisa las tendencias históricas de uso antes de renovar
Antes de cada renovación de software, dedica un tiempo a analizar las tendencias históricas de uso. En lugar de basarte en la plantilla actual o en el contrato del año pasado, analiza los datos reales.
Puedes utilizar los informes de « Open iT » para explorar:
- Qué aplicaciones y funciones se utilizan más (y menos)
- Patrones de uso por usuario, departamento y ubicación
- Picos de uso diarios, semanales y estacionales
- Qué licencias están constantemente inactivas o infrautilizadas
Analizar el pasado es la forma de prepararse para el futuro. Y en el ámbito de las licencias de software, ese futuro llega rápidamente. Cuanto mejores sean tus datos de uso, mejores serán tus decisiones a la hora de renovar las licencias.
Si deseas disponer de más funciones de previsión, puedes explorar:
- LicenciaPredictor – para predecir tendencias de uso basadas en patrones históricos
- LicenciaPlanificador – para adaptar la oferta de licencias a los cambios en la plantilla y en los proyectos
¿Quieres ver cómo funcionan los patrones de uso? Echa un vistazo a la demostración: Open iT Informes: Mapa de calor de uso de licencias: una forma de visualizar cuándo y cómo se utilizan tus licencias a lo largo del tiempo.
Estrategia n.º 2: Utilizar los informes de eficiencia y denegación para orientar las renovaciones
Cuando llegue el momento de renovar la licencia de software, hay dos preguntas que deberían guiar tus decisiones:
- ¿Hacemos un uso eficiente de nuestras licencias?
- ¿Se bloquea el acceso de nuestros usuarios a las herramientas que necesitan?
Open iT’s LicenseAnalyzer™Nivel 1 de Microsoft ayuda a responder a ambas preguntas. Ofrece una visión clara de los picos de uso, la saturación de licencias y los rechazos de usuarios, para que puedas tomar decisiones más inteligentes y equilibradas.
Puedes utilizarlo para:
- Determina cuántas licencias se necesitan para cubrir el 95 % o el 99 % de la demanda
- Saber cuándo y dónde se deniega una licencia, y con qué frecuencia.
- Detectar licencias infrautilizadas frente a licencias sobreutilizadas
Estos datos te ayudan a reducir gastos innecesarios y a evitar interrupciones en los flujos de trabajo. Además, refuerzan tu posición a la hora de negociar las renovaciones de las licencias de software con los proveedores.
Para demostraciones guiadas, consulte:
Informes deOpen iT : Gráfico de eficiencia de licencias: midael uso con respecto a los umbrales para dimensionar correctamente los recuentos de licencias.
Open iT Informes: Denegaciones de licencias: descubre cómo detectar y resolver los problemas de acceso a las licencias antes de que afecten a la productividad
Las mejores decisiones sobre la renovación de licencias se toman al tener en cuenta ambos aspectos: lo que funciona y los puntos en los que los usuarios se encuentran con dificultades.
¿Licencias ociosas? Suponen un riesgo de renovación. Eche un vistazo a nuestro seminario web "Idle No More: Reclamación y reasignación de licencias infrautilizadas" para aprender a reclamar y reasignar los activos no utilizados antes de su próximo ciclo de renovación. Aquí tiene una invitación para ver la grabación.
Open iT | Webinar a la carta
No más inactividad: Recuperación y reasignación de licencias infrautilizadas
Estrategia n.º 3: Configurar alertas para la caducidad de las licencias y los préstamos prolongados
No tener en cuenta la fecha de caducidad de una licencia o permitir que los usuarios la mantengan durante demasiado tiempo puede dar lugar a denegaciones, despilfarro y decisiones precipitadas a la hora de renovar las licencias. Estos problemas pasan fácilmente desapercibidos hasta que empiezan a causar trastornos.
Configura alertas automáticas para adelantarte a los problemas y realizar un seguimiento de los comportamientos que afectan a la planificación de las renovaciones.
Utiliza las alertas para:
- Realiza un seguimiento y recibe alertas sobre las próximas fechas de caducidad de las licencias
- Detectar prestamientos de licencias de larga duración o inactivos
- Notificar a los usuarios cuando el uso supere los umbrales definidos
- Identificar patrones que den lugar a denegaciones o a la acumulación innecesaria de licencias
Esta información contribuye a que el proceso de renovación de licencias sea más claro y preciso, basándose en el uso real y no en conjeturas.
Cliente destacado: el plazo de renovación de la licencia de Aibel
Aibel, una empresa global de servicios energéticos, descubrió que sus licencias se estaban consumiendo, incluso durante los periodos de inactividad. Mediante el uso de LicenseAnalyzer™ Level 3 y Analysis Server, implementaron alertas, la recuperación de licencias y la generación de informes a través de paneles de control para detectar y corregir el uso inactivo.
Al aumentar la visibilidad y fomentar la responsabilidad de los usuarios, mejoraron el uso diario de las licencias y lograron una eficiencia en el uso de las mismas superior al 99%.
La historia de Aibel es un claro ejemplo de cómo las decisiones basadas en datos pueden dar lugar a renovaciones de licencias de software más inteligentes y sostenibles.
¿Quieres leer la historia completa de Aibel? Echa un vistazo a: ««Aprovecha los datos de uso para optimizar las licencias y mejorar las negociaciones con los proveedores»
Estrategia n.º 4: Utilizar el reembolso para ajustar los costes al uso
Cuando un equipo utiliza un programa informático pero es otro el que lo paga, resulta difícil tomar decisiones justas y fundamentadas sobre la renovación de las licencias. Un modelo de repercutición de costes ayuda a asignar los gastos a los grupos que realmente utilizan las licencias.
Este enfoque te ayuda:
- Distribuir los costes de las licencias entre los equipos adecuados
- Fomentar hábitos de uso responsables
- Hacer más transparentes los presupuestos y las necesidades de software
- Respaldar la planificación de la renovación con datos basados en el uso
Al vincular el coste de las licencias a la demanda real, el reembolso permite mantener conversaciones más informadas sobre la renovación del software y contribuye a reducir el despilfarro antes del siguiente ciclo de renovación de licencias.
¿Quieres saber más sobre cómo implementar el reembolso por el uso de software? Visita nuestra página sobre repercutir costes de TI
Estrategia n.º 5: Adaptar los tipos de licencia a las necesidades reales de los usuarios
No todos los usuarios necesitan el mismo tipo de acceso, y no todas las licencias deberían tener el mismo precio. Adaptar el tipo de licencia adecuado al comportamiento real de cada usuario es una de las formas más eficaces de reducir costes y mejorar los resultados de la renovación de licencias.
Revisar los patrones de uso le ayudará:
- Asigne licencias de acceso total a los usuarios más exigentes
- Trasladar a los usuarios ocasionales o poco frecuentes a pools compartidos o concurrentes
- Evaluar modelos de pago por uso o fichas para una demanda flexible
- Adapta tu combinación de tipos de licencia antes de las negociaciones para la renovación de las mismas
Cuando adaptas los tipos de licencia a la forma en que la gente trabaja realmente, evitas pagar por accesos que nadie necesita y te aseguras de que los usuarios adecuados siempre dispongan de lo que necesitan.
Es aquí donde la planificación de la renovación de software adquiere un carácter más estratégico. En lugar de limitarte a renovar lo que ya tienes, puedes reestructurar tu modelo de licencias para que se adapte mejor a tu plantilla y a tu volumen de trabajo.
Reflexión final: Prepárate, no reacciones
Las renovaciones de licencias de software no premian la reactividad, sino la preparación. Al analizar las tendencias históricas de uso, utilizar informes de eficiencia y de denegaciones, configurar alertas sobre la caducidad de las licencias y el comportamiento de uso, ajustar los costes al uso real y adaptar los tipos de licencia a las necesidades reales de los usuarios, se sientan las bases para unas renovaciones de licencias más inteligentes.
Cada una de las cinco estrategias de esta guía puede aplicarse de forma gradual, pero, en conjunto, conforman un proceso que no solo es rentable, sino también escalable y preparado para el futuro. Tanto si gestionas cinco herramientas como si gestionas cincuenta, disponer de los datos adecuados marca la diferencia.
Open iT Puede ser tu socio para convertir las renovaciones de software en éxitos estratégicos. Programa una demostración o solicita que un representante te llame para ver cómo hacerlo.
Programe una demostración y cree una estrategia de renovación de licencias preparada para el futuro.
