No más inactividad: Recuperación y reasignación de licencias infrautilizadas

[0:01] Nix: Buenos días, buenas tardes y buenas noches a todos. Bienvenidos al seminario web de Open iTtitulado «Idle No More: Recuperación y reasignación de licencias infrautilizadas». Me llamo Nix y seré vuestro anfitrión hoy. Durante los próximos 20 minutos, nuestro ponente os ayudará a detectar el desperdicio de licencias y os mostrará cómo convertir las licencias infrautilizadas en activos activos.

[0:23] Obtendrás estrategias claras y prácticas para ahorrar costes, recuperar valor y adaptar el uso de tus licencias a las necesidades reales de tu empresa. No dudes en enviar tus preguntas a través del panel de preguntas y respuestas que aparece en la parte superior de la pantalla. Las responderemos tras la sesión principal. Si no podemos contestar a todas las preguntas en directo, no te preocupes. Te responderemos por correo electrónico o a través de LinkedIn. Ahora, una breve presentación del ponente de hoy.

[0:46] Como arquitecto de soluciones, Sagi tiene una misión: ofrecer resultados que aporten valor a sus clientes. Con una amplia experiencia en la gestión de relaciones con los clientes, ha trabajado con clientes de gran prestigio de diversos sectores, ayudándoles a alcanzar sus objetivos mediante la optimización de sus inversiones en software. Demos una calurosa bienvenida a Sagi.

[1:08] Sagi: Muchas gracias. Bienvenidos al seminario web. En Open iT, nuestro servicio ofrece varias propuestas de valor. Empecemos por ahí. Nos aseguramos de que dispongáis de todas las licencias necesarias y cumpláis con la normativa en todo momento. De este modo, podréis planificar eficazmente el futuro y elaborar presupuestos, reducir los costes de las licencias y evitar gastos imprevistos.

[1:38] Te ayudamos a optimizar tus recursos de licencias haciéndolos más ágiles mediante un mejor uso de los mismos. Ofrecemos visibilidad sobre el uso activo real por usuario, departamento, aplicación o cualquier agrupación que desees. Y, por último, podrás justificar tus compras y la reducción de licencias al lograr un ahorro de costes basado en el uso real.

[2:06] Así pues, hoy analizaremos algunos indicadores que ha estudiado uno de nuestros clientes en el marco de sus iniciativas de optimización para reducir el consumo de licencias, centradas en la recuperación de licencias, los tiempos de inactividad de los usuarios y la maximización general de los patrones de uso.

[2:33] Murphy Oil es un importante cliente del sector del petróleo y el gas. Se enfrentaban a un reto singular: necesitaban una visión global a nivel de toda la empresa de sus activos de TI y sus aplicaciones de ingeniería. En concreto, una visión general del uso del software de exploración geocientífica.

[2:55] Murphy Oil utilizó los niveles 1, 2 y 3 en su infraestructura existente para detectar, en primer lugar, cualquier uso indebido de las licencias de software, identificar a los usuarios inactivos y detectar cualquier uso inadecuado de las aplicaciones.

[3:14] En segundo lugar, implementaron métodos eficaces de recopilación y recuperación de licencias con el fin de optimizar automáticamente el uso del software existente, lo que se tradujo en una reducción de costes de 1,4 millones de dólares tras los dos primeros años de implementación de Open iT. Según indicaron, ya durante el primer año de implementación pudieron utilizar los informes para tomar decisiones fundamentadas sobre la cartera global de software de su empresa.

[3:50] Veamos, pues, qué utilizaron y cómo lo hicieron.

[3:58] Comenzaremos por ofrecer una visión general de la solución de tres nivelesde LicenseAnalyzer™, en la que el primer nivel permite generar análisis basados en el uso de las licencias —es decir, las salidas y entradas de las mismas—, lo que da lugar a diversas tendencias e importantes indicadores clave de rendimiento (KPI) sobre dicho uso. En primer lugar, se determina en qué medida y con qué eficacia se están utilizando los fondos de licencias, lo que indica si la cartera está infrautilizada, sobreutilizada o, tal vez, se encuentra en un equilibrio adecuado.

[4:34] El nivel dos permite comprender los patrones de uso de los usuarios. Es decir, ¿qué hacen realmente los usuarios con las licencias una vez que las han retirado del servidor? Ofrece un análisis del uso activo frente al inactivo de las diferentes licencias.

[4:54] Ahora bien, el siguiente paso lógico es el nivel tres, es decir, recuperar aquellas licencias inactivas que simplemente están en el ordenador del usuario y devolverlas al fondo común, lo que permite la recuperación automática de las licencias no utilizadas y reduce drásticamente el uso aparente de estas licencias.

[5:21] Pasemos al nivel dos y veamos cómo supervisamos el uso activo real y generamos informes sobre las licencias inactivas.

[5:33] Entonces, ¿qué está pasando realmente con mis licencias? El nivel uno ofrece en primer lugar a tu organización una visión general del inventario de licencias, es decir, las licencias que se han adquirido e instalado en tu sistema. A continuación, muestra la tendencia del consumo de licencias simultáneas basándose en las licencias que salen y vuelven al servidor.

[6:02] Como se puede ver aquí, parece que, con el paso del tiempo, realmente necesitábamos más licencias, lo que nos llevó a adquirir cada vez más a medida que el uso no dejaba de crecer.

[6:17] Sin embargo, al pasar al nivel dos suele revelarse una realidad totalmente diferente. Según los patrones de uso de los usuarios, podemos observar que muchos de ellos mantienen la aplicación en reposo durante mucho tiempo a lo largo del día. Y nuestras necesidades de licencias serían, de hecho, mucho menores si todos utilizaran las licencias solo cuando las necesitaran y redujeran al mínimo los periodos de inactividad.

[6:47] Aquí se muestra la línea de uso activo real, lo que permite comprender que, si los usuarios gestionan correctamente su licencia, necesitaremos, en esencia, muchas menos licencias de las que tenemos y la falsa sensación de necesitar más licencias desaparece prácticamente por completo.

[7:12] Pero, ¿cómo se hace? ¿Cómo podemos saber si un usuario está utilizando la licencia de la aplicación o no? Bueno, para el nivel uno, necesitábamos una visión clara del servidor. Por eso, instalamos un componente cliente en el propio servidor de licencias. Sin embargo, para el nivel dos, necesitamos un análisis más detallado de los patrones de uso de los usuarios.

[7:34] Así pues, tomamos el mismo cliente y ahora lo instalamos en la estación de trabajo del usuario final. De este modo, podemos obtener una visión más detallada de lo que el usuario está haciendo realmente con esa licencia que ha obtenido. « Open iT » realiza un seguimiento de diversos indicadores. El proceso de la aplicación puede estar leyendo y escribiendo en el disco, utilizando el procesador o la memoria, o incluso registrando la actividad del usuario con la aplicación, como pulsaciones del teclado o clics del ratón.

[8:06] Y para determinar si el usuario está interactuando con la aplicación, necesitamos ese componente de cliente. Así podemos comprobar si la aplicación está ejecutando algo o si el usuario está interactuando con ella.

[8:20] Ahora bien, una pregunta que surge con frecuencia es: ¿qué ocurre si un usuario no está utilizando realmente la aplicación, pero esta está realizando alguna acción? Quizás esté ejecutando una simulación o un cálculo que lleva mucho tiempo sin que el usuario interactúe realmente con la aplicación. Bueno, ¿ Open iT la considerará inactiva?

[8:42] Bueno, no. Open iT sabe que está activa aunque el usuario no esté presente. Tomemos este caso: tenemos un usuario que ha hecho algunos clics con el ratón, ha pulsado algunas teclas, pero luego se ha ido. La línea se aplana. Quizá se haya ido a una reunión, quizá se haya ido a casa, quizá siga en el puesto de trabajo pero sin utilizar activamente esta aplicación.

[9:07] Vemos que ha dejado la aplicación en marcha para realizar alguna tarea, ya que el proceso consume recursos del procesador, lee y escribe en el disco y utiliza memoria. Por lo tanto, Open iT sabe que está activa. Solo cuando todo se detenga por completo, Open iT empezará a contabilizar el tiempo de inactividad.

[9:28] Además, Open iT ofrece diversos informes sobre el uso activo frente al inactivo por aplicación y por usuario a lo largo del tiempo, según el informe que se necesite.

[9:43] Y aquí tenemos un ejemplo de uno de esos informes de uno de nuestros clientes. En primer lugar, nos muestra el uso activo frente al inactivo a lo largo del tiempo, donde podemos observar que la inactividad alcanza una media de alrededor del 44 % del tiempo total de uso, lo cual es muy significativo.

[10:04] A esto podemos añadir la tendencia de eficiencia, que nos muestra que, de las 21 licencias disponibles, en realidad no necesitamos tantas como pensamos, ya que la vigésimo primera licencia solo se utilizó durante aproximadamente un día en todo el año. Lo mismo ocurre con la vigésima y la decimonovena licencia. Vemos que, en realidad, apenas se han utilizado, lo que significa que son redundantes, y que, para tener un sistema de licencias optimizado, solo necesitaremos unas 16 licencias en lugar de 20, ya que, con el tiempo, nos damos cuenta de que hay licencias asignadas pero que en realidad no se utilizan.

[10:56] Entonces, ¿cómo podemos mitigar eso? ¿Cómo podemos asegurarnos de que nadie mantenga las licencias inactivas durante demasiado tiempo? Supongamos que tenemos un usuario que lleva mucho tiempo ausente. Ha dejado la aplicación abierta sin que se esté procesando nada. Pues bien, tras un periodo de tiempo predefinido, su aplicación se suspenderá y la licencia volverá al fondo común para que la utilicen otras personas.

[11:29] Esto optimiza automáticamente el consumo de licencias para que se ajuste al uso activo real que se refleja en los informes, ya que garantiza que nadie deje la aplicación abierta sin hacer nada. Además, contamos con sólidas funciones de generación de informes que te permiten ver todo el uso activo, inactivo y suspendido, lo que ofrece una visión completa de los patrones de uso de las licencias una vez que estas se han asignado.

[12:02] Entonces, ¿cómo podemos recuperar y reasignar recursos a gran escala en nuestros distintos equipos? Bueno, primero tendremos que identificar a los usuarios que llevan mucho tiempo sin utilizar sus licencias y, a continuación, averiguar si se trata de un problema importante en la organización.

[12:26] Si constatamos que, efectivamente, hay muchos usuarios inactivos, eso está entorpeciendo el flujo de trabajo. Estableceremos umbrales inteligentes para la recuperación de licencias, definiendo básicamente el tiempo que permitimos que los usuarios permanezcan inactivos antes de recuperar esa licencia.

[12:49] Una vez que el sistema Open iT detecte que hay usuarios que han superado el umbral, mostrará una notificación a dichos usuarios. Y si no responden, significa que no están utilizando activamente la aplicación o que quizá ni siquiera se encuentren junto al puesto de trabajo, lo que permite al sistema Open iT recuperar automáticamente sus licencias y devolverlas al fondo común de licencias, además de bloquear su aplicación.

[13:20] Así pues, ahora las licencias pueden redistribuirse a otros usuarios que realmente las necesiten, lo que contribuye a una transición fluida de las licencias de los usuarios inactivos a los activos y ofrece una mayor disponibilidad de licencias para todos.

[13:41] Ahora que ya conocemos los niveles 1, 2 y 3 y sabemos cómo funcionan, veamos algunos casos de éxito de clientes que se han beneficiado del uso de nuestros módulos de optimización.

[13:57] Aio Arrow, del sector de la aviación, implementó los niveles uno y tres en dos fases: primero se implementó el nivel uno, lo que supuso una reducción de costes del 40 %; posteriormente, tras implementar el nivel tres y aprovechar las licencias inactivas, se logró una reducción adicional del 14 %, garantizando así no solo que se reduciría el número de licencias adquiridas, sino también que se mantendría esa reducción gracias a las funciones automáticas de aprovechamiento de licencias del nivel tres.

[14:35] En primer lugar, analizaron qué revelaban realmente los datos de uso de sus usuarios a diario y semanalmente, identificando los distintos patrones y tendencias de consumo de sus aplicaciones. A continuación, analizaron en profundidad cuántas licencias necesitaban realmente tras implementar la recopilación de licencias. Determinaron qué aplicaciones requerían más licencias, cómo las utilizaban los usuarios finales y, finalmente, cuántas licencias necesitaban realmente en función de todos los parámetros.

[15:17] Echemos un vistazo rápido a otro caso de éxito de un cliente que presenta una situación similar, pero más llamativa. Se trata de una importante empresa del sector de las materias primas que logró establecer diversas reglas de recuperación para optimizar el uso de sus licencias basándose en los datos empresariales proporcionados por Open iT.

[15:40] Han constatado que el consumo de licencias no deja de aumentar con el tiempo y que los usuarios suelen quejarse de que no pueden conseguir una licencia cuando la necesitan, lo que obliga al departamento de compras a adquirir cada vez más licencias, tal y como se aprecia en la línea azul ascendente.

[16:04] Pero al analizar el consumo real, es decir, el uso simultáneo activo y excluyendo cualquier sesión inactiva, descubrieron que, en realidad, su consumo disminuye con el tiempo, tal y como vemos en rojo. Así pues, básicamente se dieron cuenta de que el aumento constante de su consumo de licencias se presentaba de forma engañosa y que, en realidad, no se debía a que hubiera más usuarios utilizando la aplicación, sino a que había más usuarios inactivos en ella, lo que les llevó a poner en marcha la función de gestión de licencias de nivel 3, que suspende cualquier aplicación que permanezca inactiva durante más de una hora y reduce drásticamente la necesidad de licencias.

[16:56] De este modo, no solo pueden reducir el coste de las licencias, sino que también permiten a sus usuarios disponer de una mayor disponibilidad de dichas licencias, garantizando que todo el mundo tenga una licencia cuando la necesite. Afirmaron que, solo con un producto de software, lograron un ahorro de 639 000 dólares en una licencia de pago por uso, simplemente identificando las diferentes sesiones inactivas —la mayoría de las cuales duraban 4 horas o más— en las que se utilizaban dichas licencias de pago por uso.

[17:43] Y eso es todo. Me gustaría dar la palabra para que me hagáis cualquier pregunta que tengáis. Así que, adelante.

[17:52] Nix: Gracias, Sagi, por tu interesante presentación. Tenemos preparadas algunas preguntas estupendas. Pasemos directamente a la ronda de preguntas y respuestas.

[18:07] Bueno, tenemos una pregunta. ¿Te has fijado alguna vez en qué suele hacer que las licencias se queden ahí sin usar, sobre todo en ingeniería?

[18:19] Sagi: Bueno, hay muchas formas, muchas opciones para esto. A veces, los usuarios conservan las licencias aunque no tengan intención de utilizarlas en este momento, por si acaso, como se suele decir, quizá las necesiten más adelante, y simplemente las dejan en la estación de trabajo para no tener que pelearse por las licencias más adelante.

[18:47] Otra razón podría ser que la dejan en marcha durante horas y horas, incluso toda la noche. Quizá simplemente hayan cerrado sesión en una máquina virtual y no sepan que, aunque hayan cerrado sesión, la aplicación sigue en marcha y sigue consumiendo esa licencia.

[19:08] Así que realmente depende del flujo de trabajo de cada usuario. Algunos, ya sabes, se ausentan para asistir a una reunión, se toman un descanso o quizá simplemente se van a casa al final de la jornada y se olvidan de dejarlo encendido. Así que hay muchas opciones.

[19:26] Nix: Hay otra pregunta más, Sagi. Es de Rhonda. ¿Esto ayuda a averiguar quién tiene licencias de suscripción que no se están utilizando?

[19:36] Sagi: Sí, no solo puedes encontrar licencias concurrentes, sino también licencias de suscripción, nominativas y de pago por uso, y comprobar si realmente se están utilizando, cuándo se utilizan, pero también puedes ver cuándo fue la última vez que se utilizaron. Por ejemplo, puede que tengas una licencia de suscripción para John, pero ves que John no ha utilizado la licencia desde hace quizá dos meses. Quizá John no la necesite, quizá ya no esté en la empresa, quizá haya dejado el proyecto. De esta forma, puedes reasignar las licencias de forma más eficaz con las licencias basadas en suscripción.

[20:18] En cuanto a esas licencias de suscripción, es posible que la gente las utilice, pero que luego las deje inactivas durante mucho tiempo, sin que sea necesaria una licencia de suscripción. Quizás podrían incluirse en un fondo común de licencias flotantes, si es posible crearlo.

[20:38] Nix: A continuación, tenemos otra pregunta. Es anónima. ¿Cómo consiguen las empresas obtener beneficios sólidos simplemente supervisando las licencias inactivas? ¿Es algo realmente habitual?

[20:51] Sagi: Sí. Por lo general, observamos una reducción de costes de entre el 15 % y el 30 %, pero realmente depende de los patrones de uso. Si hay usuarios que se asignan una licencia y la mantienen durante horas y horas, se obtendrá una mayor eficiencia si se utilizan los informes de licencias inactivas y se recuperan esas licencias. Pero si los patrones muestran que permanecen inactivas durante unos minutos cada vez o solo una hora cada vez, entonces la reducción será algo más modesta. Así que realmente depende, pero podemos observar una reducción que oscila entre el 15 % e incluso el 30 %.

[21:35] Nix: Y otra pregunta: si un equipo acaba de empezar a plantearse cómo gestionar mejor las licencias, ¿qué es lo primero que debería hacer?

[21:46] Sagi: Bueno, como dijimos en el seminario web, lo primero es fijarse en los patrones. ¿Cómo lo utilizan los usuarios? ¿Lo utilizan durante mucho tiempo? ¿Lo consultan durante mucho tiempo? Quizá lo consultan durante unos días. Luego hay que profundizar más. Se observa que los usuarios lo consultan y lo utilizan quizá durante cuatro o cinco horas.

[22:15] Puedes gestionar mejor estas licencias averiguando su tiempo de inactividad y valorando si realmente necesitas aplicar la recuperación de licencias. A veces te darás cuenta de que el tiempo de inactividad es asumible. Puede ser de 30 minutos cada vez. Si miras la media y ves que ronda los 30 o 40 minutos, no pasa nada, porque eso significa que forma parte de su flujo de trabajo. Trabajan en ello, ejecutan una simulación, vuelven a ello y eso está bien.

[22:47] Pero si ves casos como los que yo mismo he vivido en mis diez años de experiencia, en los que los usuarios saben que no van a tener licencia. Llegan por la mañana y dicen: «Sí, tengo licencia. Madre mía, me voy a quedar con esta licencia todo el día. No la voy a soltar porque, la use o no, me da igual. Nunca tenemos suficientes licencias. Siempre me la deniegan y tengo que quedarme de brazos cruzados».

[23:20] Pues sí, en primer lugar, fíjate en los datos; en segundo lugar, si ves que son correctos, actúa: empieza con un umbral de recuperación moderado, es decir, si la licencia lleva inactiva una hora o una hora y media, puedes recuperarla, pero después puedes pasar a umbrales más agresivos y, por ejemplo, establecer que si lleva 30 minutos inactiva, se recupere la licencia.

[23:47] Y la mejor forma de abordar esto es informar a los usuarios, enviarles diferentes comunicados y ofrecerles formación, simplemente para que sepan que, en muchos casos, el uso que hacen de la licencia está entorpeciendo el trabajo de otras personas.

[24:07] Nix: Y tenemos una pregunta de seguimiento de Rhonda. El tiempo de inactividad no significa que su ordenador esté inactivo, sino solo esa aplicación en concreto. ¿Es así?

[24:16] Sagi: Correcto. Significa que este proceso concreto, esta aplicación, no está funcionando. No está haciendo nada. No recibe ningún clic. No utiliza la CPU ni la memoria. Puede estar en segundo plano o en primer plano, da igual. No está recibiendo ninguna interacción, ni del procesador, ni del usuario, nada. Así que el usuario puede estar en la misma estación de trabajo, pero haciendo otra cosa.

[25:00] Nix: Y, por último, otra pregunta: me pregunto si resulta complicado hacer que estas herramientas funcionen con otros gestores de licencias, como el DSLS, y no solo con FlexLM.

[25:12] Sagi: Muy bien, esa es buena. Para FlexLM, básicamente lo que hacemos es una «LM remove». Enviamos un comando al servidor y le indicamos: «Oye, recupera la licencia», y, por otro lado, suspendemos la aplicación. En el caso del DSLS, cuenta con un «heartbeat», lo que significa que el servidor de licencias recibe una señal de actividad de la aplicación cada cierto tiempo; depende de la aplicación, pero puede ser cada minuto, cada 5 segundos o cada 5 minutos, según la aplicación.

[25:46] Lo que hacemos es, sencillamente, suspenderla en la estación de trabajo del usuario final. Y, una vez suspendida, deja de enviar el pulso de actividad. La próxima vez que el servidor DSLS no reciba el pulso de actividad, sabrá que debe retirar la licencia automáticamente. Así que, básicamente, la congelamos por un lado y dejamos que el servidor haga lo que tiene que hacer. Suele tardar 1 minuto. Lo máximo que he visto son 5 minutos.

[26:14] Nix: Y creo que con esto concluimos nuestra sesión de preguntas y respuestas. Gracias por vuestras respuestas tan detalladas. Y gracias de nuevo, Sagi. Y gracias a todos los que habéis participado hoy. Este seminario web se ha grabado y en breve recibiréis un enlace en vuestro correo electrónico.

[26:29] También disponemos de nuestras últimas entradas del blog. Escanea los códigos QR que aparecen en pantalla o visita la sección de recursos y blogs de nuestra página web. Además, ofrecemos una consulta gratuita de 30 minutos con un asesor de soluciones empresariales de Open iT . Así que, si estás listo para explorar la optimización de licencias en tu entorno, ponte en contacto con nosotros utilizando los datos que aparecen en pantalla y síguenos en las redes sociales en Open iT, Inc. para mantenerte al día.

[27:07] Una vez más, soy Nix, vuestro presentador de hoy. Gracias y cuidaos mucho.