- Las universidades necesitan gestionar las licencias de software porque la demanda de software académico varía según los departamentos, los investigadores, el profesorado y los estudiantes.
- Una gestión eficaz de los sistemas de gestión de contenidos (SLM) ayuda a las instituciones a gestionar los costes, garantizar el cumplimiento normativo y mejorar la disponibilidad de herramientas especializadas.
- Los informes de uso pueden facilitar la gestión de licencias compartidas, la asignación presupuestaria y la mejora del servicio prestado a los usuarios del ámbito académico.
Un responsable de TI de una universidad que gestiona las licencias de software en las facultades, los departamentos y los laboratorios para estudiantes debe hacer malabarismos con una cartera que abarca todas las disciplinas académicas y la mayoría de las administrativas. Las mejores prácticas para la gestión de licencias de software (SLM) en las universidades comienzan con el inventario y las políticas estandarizadas, para luego incorporar la gestión de tipos de licencia, la supervisión de la actividad del software y la gestión del ciclo de vida, que mantiene el portafolio alineado con las necesidades académicas y administrativas. Open iT proporciona las herramientas de visibilidad que el programa necesita: la capa que permite a las universidades gestionar su parque de software con la disciplina que los equipos de SAM del sector privado dan por sentada.
Las universidades son grandes consumidoras de software con licencia como AutoCAD, MATLAB, Ansys y SOLIDWORKS. Las aplicaciones de ingeniería son frecuentes en los laboratorios de investigación, y algunas incluso forman parte del plan de estudios de los estudiantes de ciencias, matemáticas e ingeniería. Una gestión adecuada de las licencias de software es crucial, no sólo para ahorrar costes y cumplir la normativa, sino también para fomentar la innovación y la investigación sin trabas legales.
Esta diversidad de usuarios finales indica distintos niveles de uso de licencias dentro de la institución. Por lo tanto, un sistema integral de seguimiento de licencias de software debe ser un elemento no negociable en su lista de control de adquisiciones. Estas son las cinco mejores prácticas de SLM adaptadas a las universidades:
Aumente la visibilidad con una completa herramienta de gestión de licencias de software
Con cientos de empleados y miles de estudiantes que utilizan múltiples aplicaciones para diferentes propósitos, puede ser todo un reto consolidar todo el uso de licencias de una manera eficaz y eficiente. Esto es aún más cierto para las instituciones académicas que gestionan una combinación de servidores de licencias y diferentes modelos de licencias de software.
Además, algunos usuarios recurren al préstamo de licencias, lo que puede suponer un punto ciego a la hora de revisar los patrones de uso. Con la solución adecuada y datos fiables, puede ampliar su programa de SLM existente y obtener una mayor visibilidad sobre quién utiliza qué licencia, cuándo, dónde y cómo.
El seguimiento de las licencias de software se convierte en algo primordial, dado cómo varía el número de licencias y el uso del software de ingeniería en cada departamento. También varía en función de quién las utilice: puede ser un estudiante, un investigador, un empleado a tiempo completo o a tiempo parcial. Una única fuente de verdad con datos granulares le facilitará la vida a la hora de identificar sus generadores de costes, centros de costes, informes de facturación y modelos de asignación.
Integrar el uso de licencias para una mejor optimización de las licencias de software
La mayoría de las universidades tienen sus propios sistemas ERP y BI preferidos. Una solución adecuada de gestión de licencias de software le permitirá exportar sin problemas los datos a la aplicación de su elección. Esto facilita a cualquier usuario la generación de los informes que necesita en el formato más adecuado a sus objetivos.
Controlar y reducir los costes de las licencias de software
Aunque ésta es una de las ventajas más evidentes del seguimiento del uso de las licencias de software, puede resultar fácil subestimar el ahorro que se puede generar al identificar los módulos no utilizados, las aplicaciones infrautilizadas y las licencias duplicadas. Sin embargo, la verdadera magia ocurre durante el análisis y la presentación de los datos. Mediante informes enlatados, en tiempo real y personalizados, las universidades pueden traducir la optimización del uso de sus licencias de software en valores en dólares.
Garantizar el cumplimiento de las licencias de software
Una solución completa de gestión de licencias de software ayuda a las universidades a gestionar mejor el software con licencia, garantizando que el uso se ajusta a los acuerdos de licencia de software de sus proveedores. El sistema ayudará a las instituciones a realizar un seguimiento de los diferentes tipos de licencias de software y su fecha de caducidad. También habilitará configuraciones que permitan a los administradores dar prioridad a determinados grupos de usuarios sobre otros.
Mejorar los procesos y la seguridad
Mediante la optimización de las licencias de software, las universidades también pueden mejorar sus procesos internos y su seguridad. LicenseAnalyzer proporciona una vista del uso de licencias diaria, mensual o trimestral, lo que facilita el desglose de los datos por departamentos. De este modo, las instituciones pueden identificar fácilmente las licencias o funciones que no se utilizan o se utilizan poco. Pueden utilizar estos datos para introducir cambios en el plan de estudios: tal vez descubran que los estudiantes están utilizando mucho una aplicación cuando ya deberían estar estudiando otro software.
Open iT para Universidades
Open iT es un socio de confianza de diferentes organizaciones, incluidas universidades, para realizar un seguimiento, analizar y optimizar su uso de software, nube y SaaS. La empresa proporciona una solución completa: además de ofrecer una solución integral de gestión de licencias de software, ofrecemos un servicio de atención al cliente fiable 24/5 para nuestros clientes en todo el mundo y servicios respaldados por expertos del sector. También tenemos un paquete de precios especiales para universidades.
