- El seguimiento de los activos informáticos ayuda a los responsables a identificar los factores que generan costes y a comprender cómo se utilizan realmente los recursos de la empresa.
- Un análisis preciso del historial de licencias de software puede mejorar la elaboración de presupuestos, la planificación de futuras inversiones en TI y el establecimiento de prioridades tecnológicas.
- Los informes sobre activos de TI pueden reducir los elevados costes de las licencias, facilitar las negociaciones con los proveedores y conseguir el apoyo del departamento financiero mediante el reembolso de gastos y la concienciación sobre los costes.
Un responsable de control plantea al responsable de TI una pregunta aparentemente sencilla de cara al presupuesto del próximo año: ¿qué software ha utilizado realmente la empresa este año y por cuál se ha limitado a pagar? Sin una disciplina de seguimiento de activos que lo respalde, la respuesta es un encogimiento de hombros y una suposición, y el presupuesto resultante se elabora sobre esa misma base. El seguimiento de los activos informáticos pone de manifiesto los factores que impulsan los costes, proporciona métricas históricas para realizar previsiones más acertadas y dota al departamento de compras de argumentos sólidos a la hora de negociar con los proveedores. La recuperación de costes, sumada a todo ello, refuerza el apoyo del departamento financiero al hacer visible el consumo allí donde realmente se toman las decisiones de gasto.
La gestión de activos no sólo consiste en reducir los costes de TI. También se trata de identificar los factores de coste y ayudar a los responsables de la empresa a entender cómo se utilizan los activos, para gestionar y utilizar de forma más eficaz los recursos de la empresa y reducir los costes.
Cuanto más grande es una empresa, y cuanto más complejas y costosas son las aplicaciones y los sistemas de software, más beneficios obtiene una organización al implantar completamente una solución de gestión de activos.
Los sistemas de TI se perciben a menudo como inversiones costosas, pero su gestión sistemática ayudará a reducir los costes de TI y a exprimir más valor de cada activo de TI.
Puede que el camino de la recuperación económica esté en marcha, pero la exigencia de reducir costes siempre persistirá. El cambio es inevitable en los complejos entornos de TI, y ofrece la oportunidad de mejorar el rendimiento de los activos de TI para satisfacer las demandas contrapuestas de reducción de costes y mejora de la calidad.
Las 3 razones por las que necesita hacer un seguimiento de sus activos informáticos son:
- Para mejorar la elaboración de presupuestos y la planificación de futuras inversiones en TI. Por ejemplo, puede utilizar métricas históricas precisas sobre el uso de licencias de software para evaluar cómo se está utilizando el software existente. Obtener una visión general de sus activos puede ayudarle a planificar y priorizar la tecnología necesaria para alcanzar los objetivos empresariales, así como a ofrecer la combinación adecuada de herramientas de software y tecnología para alcanzar dichos objetivos.
- Para reducir el coste de las costosas licencias de software. Utiliza los informes de TI para controlar el gasto y reducir el riesgo de litigios con los proveedores. En lugar de pagar una cuota fija por empresa, negocia con tu proveedor unas tarifas de licencia de software más bajas y recurre a acuerdos de pago por uso basados en el uso real del software.
- Conseguir el apoyo del departamento financiero para las TI. Utilizar los informes para fomentar la colaboración entre las TI y el negocio, y establecer alianzas para desarrollar buenas prácticas en la organización. Fomentar la concienciación sobre los costes mediante la implantación de un sistema de repercutición de costes, y utilizar los informes para informar a cada departamento sobre el coste real de los servicios de TI.
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