- Las desinversiones requieren una gestión de las licencias de ingeniería, ya que es necesario separar con precisión los activos de software, los usuarios y los derechos de uso.
- Los datos de uso ayudan a determinar qué licencias dan soporte a qué equipos, productos o unidades de negocio.
- La visibilidad de las licencias de ingeniería reduce el riesgo y facilita una separación más fluida del software durante la desinversión.
Las desinversiones ponen de relieve la gestión de licencias de ingeniería de una forma diferente a como lo hace el ámbito de las adquisiciones: la cuestión es qué licencias pasan a formar parte del negocio desinvertido, cuáles se quedan y cuáles deben renegociarse en el marco de la nueva estructura. Los mecanismos dependen del uso documentado y de una visibilidad clara de los derechos que realmente están en juego. Open iT presenta LicenseAnalyzer como la plataforma que da soporte a la gestión de licencias de ingeniería en el marco de las desinversiones: la base analítica que garantiza que ambas partes de la separación estén en regla en lo que respecta a las licencias.
En los sectores en los que las licencias de ingeniería son activos informáticos básicos, las desinversiones pueden ser un proceso complejo y largo. Para complicar aún más el proceso, la mayoría de los directivos quieren finalizar las desinversiones en un plazo de 12 meses o menos,lo que contrasta con el calendario tradicional, que puede durar años.
Los entresijos de la gestión de licencias de software -desde garantizar el cumplimiento y gestionar los costes de las licencias hasta gestionar los permisos y sortear las auditorías de los proveedores- suponen un reto adicional en el proceso de separación entre la empresa matriz y la entidad enajenada. Una gestión integral de las licencias en las desinversiones ayuda a garantizar una transición fluida y el éxito tras la separación.
Gestión de licencias en las desinversiones: El porqué de la necesidad
Durante una desinversión, un responsable de TI se enfrenta a una serie de retos en áreas estratégicas, operativas y de cumplimiento. La gestión de licencias en desinversiones permite a las organizaciones recopilar y analizar datos de uso de licencias y generar información para ayudar a afrontar los siguientes retos:
- Continuidad del negocio y alineación: Alinear las estrategias de TI con los objetivos empresariales de la desinversión supone un reto debido a la magnitud de los ajustes necesarios. Es posible que los sistemas de TI de la entidad desinvertida se hayan adaptado a los objetivos de la empresa matriz. Además, dividir y asignar las licencias entre las entidades sin comprometer la eficiencia operativa aumenta la complejidad.
- Gestión y segregación de activos: La realización de un inventario de todos los activos de TI implica identificar todos los activos de software, hardware y datos que son propiedad tanto de la empresa matriz como de la entidad escindida, los cuales pueden estar interrelacionados. Segregar los datos compartidos y garantizar al mismo tiempo el cumplimiento de las normas legales y de privacidad en materia de licencias de software puede resultar complicado, ya que los datos pueden estar almacenados en diversos sistemas y ubicaciones.
- Cumplimiento de los acuerdos de software con los proveedores: Una revisión exhaustiva de los contratos de software requiere un profundo conocimiento de los complejos acuerdos de licencia, la negociación y gestión de los acuerdos de servicio transitorios (TSA) y la garantía de que tanto la empresa matriz como la entidad cedida sigan cumpliendo con las condiciones de la licencia tras la cesión. La gestión de licencias en las cesiones proporciona a las organizaciones los datos necesarios para negociar transferencias de licencias, nuevas adquisiciones o modificaciones de los acuerdos existentes.
- Gestión de riesgos: Al mismo tiempo, los responsables de TI deben identificar y mitigar de forma proactiva los riesgos asociados a la desinversión. Asimismo, deben colaborar con otros departamentos, en particular con el de seguridad informática, para protegerse frente a las vulnerabilidades en materia de ciberseguridad.
- Gestión de costes: Las licencias de ingeniería y las desinversiones pueden afectar al presupuesto de TI de una organización. Los responsables deben planificar cuidadosamente y establecer prioridades en los gastos relacionados con las licencias derivados de las desinversiones, como las nuevas licencias, la migración de datos y la renegociación de contratos, para garantizar la continuidad y reducir al mínimo las interrupciones.
- Auditorías de control: Cuando las empresas anuncian planes de desinversión, los proveedores suelen realizar auditorías para comprobar que el software cumple con los acuerdos de licencia. Compartir licencias con la entidad objeto de la desinversión sin permiso explícito es un descuido habitual. Esto puede acarrear multas importantes si así se establece expresamente en el contrato.
Superar los retos de las licencias de desinversión con Open iT
Open iTpionera en soluciones y servicios de gestión de licencias de software, puede ayudar a las organizaciones a agilizar su diligencia debida crítica y facilitarles el camino.
Open iTLicenseAnalyzer permite a las empresas profundizar en sus licencias de software y aprovechar la visibilidad granular de la utilización de licencias. Esta capacidad permite a las organizaciones capturar más allá de los datos superficiales, métricas y perspectivas que ayudan a informar su proceso de toma de decisiones.
- Identificar las licencias clave: La gestión de licencias en los procesos de desinversión contribuye en gran medida a obtener un inventario detallado de las licencias de software existentes en una organización y de cómo se utilizan dichas licencias en los distintos departamentos. Gracias a esta visibilidad, Open iT identifica qué licencias son fundamentales para el funcionamiento continuo y cuáles pueden desinvertirse.
- Minimizar los riesgos de cumplimiento normativo: El análisis de Open iTayuda a garantizar que todas las licencias de software cumplan con los acuerdos vigentes. Una comprobación preventiva del cumplimiento normativo minimiza el riesgo de auditorías costosas y sanciones por incumplimiento durante y después del proceso de desinversión.
- Planificación estratégica para la transferencia de licencias: gracias a la información sobre el panorama de las licencias, las organizaciones pueden planificar estratégicamente la transferencia de licencias a la entidad cedida. Los informes detallados de Open iTpueden servir de guía en la negociación de los acuerdos de servicio de transición (TSA) y otros acuerdos para garantizar una transición fluida de los activos de software necesarios.
- Apoyo en la negociación con los proveedores: Gracias a los datos sobre la utilización y las necesidades de licencias, las organizaciones pueden abordar las negociaciones con los proveedores de software desde una posición de conocimiento. Los análisis de Open iTsirven de apoyo en las negociaciones para la transferencia de licencias, la adquisición de nuevas licencias o la modificación de los acuerdos existentes, garantizando que las condiciones se ajusten a los objetivos estratégicos de la desinversión.
Impulse las desinversiones con información sobre el uso de licencias
La gestión de licencias de ingeniería en las desinversiones proporciona conocimientos que guían a las organizaciones a través de las etapas de planificación, preparación, ejecución y, en última instancia, el éxito posterior a la desinversión. Open iT permite a las empresas acelerar el proceso de desinversión manteniendo la integridad de la toma de decisiones basada en datos, lo que garantiza una transición fluida y satisfactoria.
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