Le rôle de la gestion des licences d'ingénierie dans les cessions

Dans les secteurs où les licences d'ingénierie sont des actifs informatiques de base, les cessions peuvent être un processus complexe et long. Le fait que la plupart des chefs d'entreprise souhaitent finaliser les cessions dans un délai de 12 mois ou moins - ce quicontraste fortement avec le calendrier traditionnel qui peut s'étaler sur des années - complique encore le processus.

Les complexités de la gestion des licences logicielles - qui vont de l'assurance de la conformité et de la gestion des coûts de licence à la gestion des autorisations et aux audits des fournisseurs - compliquent encore le processus de séparation entre la société mère et l'entité cédée. Une gestion complète des licences dans le cadre des cessions permet d'assurer une transition en douceur et la réussite de la séparation.

Gestion des licences dans le cadre de cessions : Pourquoi ce besoin ?

Lors d'une cession, le responsable informatique est confronté à de nombreux défis d'ordre stratégique, opérationnel et de conformité. La gestion des licences dans le cadre de cessions permet aux entreprises de recueillir et d'analyser les données relatives à l'utilisation des licences et de générer des informations qui les aideront à relever les défis suivants :

• Continuité des activités et alignement : Aligner les stratégies informatiques sur les objectifs commerciaux de la cession représente un véritable défi en raison de l’ampleur des ajustements nécessaires. Les systèmes informatiques de l’entité cédée ont pu être conçus sur mesure pour répondre aux objectifs de la société mère. De plus, la répartition et l’attribution des licences entre les différentes entités sans nuire à l’efficacité opérationnelle ajoutent à la complexité de la tâche.
• Gestion et séparation des actifs : Réaliser un inventaire de l'ensemble des actifs informatiques implique d'identifier tous les actifs logiciels, matériels et de données détenus tant par la société mère que par l'entité cédée, lesquels peuvent être étroitement liés. Il peut s'avérer difficile de séparer les données partagées tout en garantissant la conformité des licences logicielles aux réglementations légales et en matière de protection de la vie privée, car les données peuvent être stockées sur divers systèmes et à divers emplacements.
• Conformité des logiciels aux accords avec les fournisseurs : un examen approfondi des contrats logiciels nécessite une compréhension approfondie des accords de licence complexes, la négociation et la gestion des accords de services transitoires (TSA), ainsi que la garantie que tant la société mère que l'entité cédée restent en conformité avec les conditions de licence après la cession. La gestion des licences dans le cadre des cessions fournit aux organisations les données nécessaires pour négocier les transferts de licences, les nouvelles acquisitions ou les modifications apportées aux accords existants.
• Gestion des risques : Parallèlement, les responsables informatiques doivent identifier de manière proactive les risques liés à la cession et les atténuer. Ils doivent également collaborer avec d'autres services, notamment celui chargé de la sécurité informatique, afin de se prémunir contre les failles de cybersécurité.
• Gestion des coûts : les licences informatiques et les cessions d'activités peuvent avoir un impact sur le budget informatique d'une organisation. Les responsables doivent planifier avec soin et hiérarchiser les dépenses liées aux licences dans le cadre des cessions d'activités, telles que l'acquisition de nouvelles licences, la migration des données et la renégociation des contrats, afin d'assurer la continuité des activités et de limiter au maximum les perturbations.
• Contrôle de conformité : lorsque des entreprises annoncent leur intention de céder une activité, les fournisseurs procèdent souvent à des audits afin de vérifier la conformité des logiciels aux contrats de licence. Le partage de licences avec l’entité cédée sans autorisation explicite est une erreur courante. Cela peut entraîner des amendes importantes si le contrat le prévoit expressément.

Relever les défis liés à l'octroi de licences de cession grâce à l'Open iT

Open iT, pionnier des solutions et services de gestion des licences logicielles, peut aider les organisations à rationaliser leur due diligence critique et à faciliter leur parcours.

La solution phare d'Open iT, LicenseAnalyzer, permet aux entreprises de plonger au cœur de leurs licences logicielles et de bénéficier d'une visibilité granulaire sur l'utilisation des licences. Cette capacité permet aux organisations de capturer des données, des métriques et des informations qui vont au-delà de la surface et qui les aident à prendre des décisions éclairées.

• Identifier les licences essentielles : la gestion des licences dans le cadre des cessions permet de dresser un inventaire détaillé des licences logicielles existantes d’une organisation et de déterminer comment celles-ci sont utilisées au sein des différents services. Grâce à cette visibilité, Open iT identifie les licences indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise et celles qui peuvent être cédées.
• Réduire les risques liés à la conformité : l’analyse d’Open iT permet de s’assurer que toutes les licences logicielles sont conformes aux accords en vigueur. Un contrôle préventif de la conformité minimise le risque d’audits coûteux et de sanctions pour non-conformité pendant et après le processus de cession.
• Planification stratégique des transferts de licences : grâce à une bonne compréhension du paysage des licences, les organisations peuvent planifier de manière stratégique le transfert des licences vers l’entité cédée. Les rapports détaillés d’Open iT peuvent servir de guide lors de la négociation des accords de services de transition (TSA) et d’autres dispositions visant à garantir une transition en douceur des actifs logiciels nécessaires.
• Accompagnement dans les négociations avec les éditeurs : grâce aux données relatives à l’utilisation et aux besoins en licences, les organisations peuvent aborder les éditeurs de logiciels en toute connaissance de cause. Les analyses d’Open iT facilitent les négociations concernant les transferts de licences, l’acquisition de nouvelles licences ou la modification des contrats existants, garantissant ainsi des conditions conformes aux objectifs stratégiques de la cession.

Favoriser les cessions grâce à des informations sur l'utilisation des licences

L'ingénierie de la gestion des licences dans les cessions fournit des informations qui guident les organisations à travers les étapes de planification, de préparation, de mise en œuvre et, en fin de compte, de réussite après la cession. Open iT permet aux entreprises d'accélérer le processus de cession tout en maintenant l'intégrité des décisions fondées sur des données, garantissant ainsi une transition harmonieuse et réussie.

Contactez Open iT dès aujourd'hui pour découvrir comment notre expertise en matière de gestion des licences peut aider votre organisation à se préparer efficacement à une cession et à s'y retrouver.