La renovación de las licencias de software es algo con lo que toda organización tiene que lidiar, ya sea una vez al año o más a menudo. Es fácil tratarlo como una tarea rutinaria, pero puede ser una gran oportunidad para ahorrar dinero y tomar decisiones más inteligentes.
Los proveedores suelen aportar sus propios paquetes de precios, ofertas especiales e informes de uso que respaldan su parte del trato. Por eso es importante que acudas a cada renovación de licencia preparado, con los datos adecuados, objetivos claros y una estrategia inteligente.
Este artículo comparte cinco estrategias clave que le ayudarán a sacar más partido de cada renovación de licencia:
También verás cómo Aibel, una empresa energética global, utilizó estas ideas para mejorar la planificación de sus licencias y alcanzar más de un 99% de eficiencia en el uso mediante Open iT.
Independientemente del tamaño de su empresa, las decisiones inteligentes de renovación de software hoy pueden suponer grandes ahorros mañana.
DEMO: Prepárese, no reaccione
Estrategia nº 1: Revisar las tendencias históricas de uso antes de renovar
Antes de cada renovación de software, dedique tiempo a estudiar las tendencias históricas de uso. En lugar de basarse en el número actual de empleados o en el contrato del año pasado, investigue los datos reales.
Puedes utilizar los informes de Open iT para explorar:
- Qué aplicaciones y funciones se utilizan más (y menos)
- Patrones de uso por usuario, departamento y ubicación
- Picos de uso diarios, semanales y estacionales
- Qué licencias están constantemente inactivas o infrautilizadas
Mirar al pasado es prepararse para el futuro. Y en la concesión de licencias de software, ese futuro llega rápido. Cuanto mejores sean tus datos de uso, mejores serán tus decisiones de renovación de licencias.
Para más funciones de previsión, puedes explorar:
- LicenciaPredictor - para prever tendencias de uso basadas en patrones históricos
- LicenciaPlanificador - para ajustar el suministro de licencias a los cambios de plantilla y de proyecto
¿Quiere ver los patrones de uso en acción? Vea la demostración: Informes deOpen iT : License Usage Heatmap - una forma de visualizar cuándo y cómo se utilizan sus licencias a lo largo del tiempo.
Estrategia nº 2: Utilizar los informes de eficiencia y denegación para orientar las renovaciones
Cuando llegue el momento de renovar las licencias de software, dos preguntas deben guiar sus decisiones:
- ¿Hacemos un uso eficiente de nuestras licencias?
- ¿Se bloquea el acceso de nuestros usuarios a las herramientas que necesitan?
Open iT's LicenseAnalyzer™Nivel 1 ayuda a responder a ambas. Proporciona una visibilidad clara de los picos de uso, la saturación de licencias y las denegaciones de usuarios, para que pueda tomar decisiones más inteligentes y equilibradas.
Puedes utilizarlo para:
- Determinar cuántas licencias se necesitan para satisfacer el 95% o el 99% de la demanda.
- Saber cuándo y dónde se deniega una licencia, y con qué frecuencia.
- Detectar licencias infrautilizadas frente a licencias sobreutilizadas
Estos datos le ayudan a reducir costes innecesarios y a evitar interrupciones en el flujo de trabajo. También refuerza su posición a la hora de negociar la renovación de licencias de software con los proveedores.
Para demostraciones guiadas, consulte:
Informes deOpen iT : Gráfico de eficiencia de licencias: midael uso con respecto a los umbrales para dimensionar correctamente los recuentos de licencias.
Informes deOpen iT : Denegación de licencias: descubracómo detectar y resolver los problemas de acceso a las licencias antes de que afecten a la productividad.
Las mejores decisiones de renovación de licencias surgen de ver las dos caras de la moneda: qué está funcionando y dónde se están atascando los usuarios.
¿Licencias ociosas? Suponen un riesgo de renovación. Eche un vistazo a nuestro seminario web "Idle No More: Reclamación y reasignación de licencias infrautilizadas" para aprender a reclamar y reasignar los activos no utilizados antes de su próximo ciclo de renovación. Aquí tiene una invitación para ver la grabación.
Open iT | Webinar a la carta
No más inactividad: Recuperación y reasignación de licencias infrautilizadas
Estrategia nº 3: Establecer alertas de caducidad de licencias y de salidas prolongadas
Pasar por alto la fecha de caducidad de una licencia o permitir que los usuarios la conserven durante demasiado tiempo puede dar lugar a denegaciones, despilfarros y decisiones precipitadas de renovación de licencias. Estos problemas son fáciles de pasar por alto hasta que empiezan a causar trastornos.
Establezca alertas automáticas para anticiparse a los problemas y realizar un seguimiento del comportamiento que afecta a la planificación de la renovación.
Utiliza las alertas para:
- Seguimiento y recepción de alertas de las próximas fechas de caducidad de las licencias
- Detección de comprobaciones de licencias inactivas o de larga duración
- Notificar a los usuarios cuando el uso supere los umbrales definidos
- Identificar patrones que conducen a denegaciones o al acaparamiento innecesario de licencias.
Esta información facilita un proceso de renovación de licencias más limpio y preciso, basado en el uso y no en conjeturas.
Cliente destacado: Renovación de la licencia de Aibel
Aibel, una empresa global de servicios energéticos, descubrió que sus licencias se estaban consumiendo, incluso durante el tiempo de inactividad. Con LicenseAnalyzer™ Level 3 y Analysis Server, implementaron alertas, recolección de licencias e informes basados en tableros para descubrir y corregir el uso ocioso.
Al crear visibilidad y responsabilizar a los usuarios, mejoraron el comportamiento diario de las licencias y lograron una eficiencia en el uso de licencias superior al 99%.
La historia de Aibel es un claro ejemplo de cómo las decisiones basadas en datos pueden conducir a renovaciones de licencias de software más inteligentes y sostenibles.
¿Quieres leer la historia completa de Aibel? Échale un vistazo: 'Aprovechar los datos de uso para optimizar las licencias y negociar mejor con los proveedores'
Estrategia nº 4: Utilizar la devolución de gastos para ajustar los costes al uso
Cuando un equipo utiliza software pero otro lo paga, es difícil tomar decisiones justas o informadas sobre la renovación de licencias de software. Un modelo de chargeback ayuda asignando los costes a los grupos que realmente utilizan las licencias.
Este enfoque te ayuda:
- Distribuir los costes de las licencias entre los equipos adecuados
- Fomentar hábitos de uso responsables
- Hacer más transparentes los presupuestos y las necesidades de software
- Respaldar la planificación de la renovación con datos basados en el uso
Al relacionar el coste de las licencias con la demanda real, el chargeback permite mantener conversaciones más inteligentes sobre la renovación del software y ayuda a reducir el despilfarro antes del siguiente ciclo de renovación de licencias.
¿Desea obtener más información sobre la aplicación de devoluciones de cargo por uso de software? Visite nuestra página sobre Contracargos de TI
Estrategia nº 5: Adaptar los tipos de licencia a las necesidades reales de los usuarios
No todos los usuarios necesitan el mismo tipo de acceso, y no todas las licencias deben costar lo mismo. Adecuar el tipo de licencia correcto al comportamiento real de cada usuario es una de las formas más eficaces de reducir costes y mejorar los resultados de la renovación de licencias.
Revisar los patrones de uso le ayudará:
- Asigne licencias de acceso total a los usuarios más exigentes
- Trasladar a los usuarios ocasionales o poco frecuentes a pools compartidos o concurrentes
- Evaluar modelos de pago por uso o fichas para una demanda flexible
- Ajuste su combinación de tipos de licencia antes de las negociaciones de renovación de licencias
Cuando se alinean los tipos de licencia con la forma en que la gente trabaja realmente, se evita pagar por un acceso que nadie necesita y se garantiza que los usuarios adecuados siempre tengan lo que necesitan.
Aquí es también donde la planificación de la renovación del software se vuelve más estratégica. En lugar de limitarse a renovar lo que ya tiene, puede reestructurar su modelo de licencias para adaptarlo mejor a su plantilla y a su carga de trabajo.
Reflexión final: Prepárese, no reaccione
Las renovaciones de licencias de software no recompensan la reactividad, sino la preparación. Revisando las tendencias históricas de uso, utilizando informes de eficiencia y denegación, estableciendo alertas para la caducidad de licencias y el comportamiento de salida, alineando los costes con el uso real y ajustando los tipos de licencia a las necesidades reales de los usuarios, prepara el terreno para renovaciones de licencias más inteligentes.
Cada una de las cinco estrategias de esta guía puede aplicarse gradualmente, pero juntas crean un proceso que no sólo es rentable, sino también escalable y preparado para el futuro. Tanto si gestionas cinco herramientas como cincuenta, los datos adecuados marcan la diferencia.
Open iT puede ser su socio para convertir las renovaciones de software en victorias estratégicas. Programe una demostración o pida a un representante que le llame para ver cómo.
Programe una demostración y cree una estrategia de renovación de licencias preparada para el futuro.
