Desafíos y mejores prácticas para optimizar cualquier modelo de licencia de software

[0:02] André Abreu: Buenos días a todos.

[0:43].com.br y estaremos encantados de responderlas durante la sesión de preguntas y respuestas del seminario web. Si no tenemos la oportunidad de responder a todas las preguntas, nos pondremos en contacto con vosotros por correo electrónico o a través de LinkedIn.

[1:00] Bueno, nuestro ponente cuenta con más de 25 años de experiencia profesional en gestión de proyectos en el ámbito de la investigación y el desarrollo de software y hardware, así como en la arquitectura en la nube de Amazon AWS, como responsable de aplicaciones en WGT. En 2020 comenzó a trabajar con estas soluciones; además, cuenta con la certificación PMP en gestión de proyectos ágiles y es licenciado en Ciencias de la Informática por la Universidad Federal de Pernambuco. También tiene sólidas habilidades de gestión, gracias a un MBA especializado en negocios por la Escuela de Administración de Empresas. Así que hoy hablamos de André Abreu.

[1:46] André Abreu: Buenos días, Walter, gracias por la presentación. Hoy vamos a presentar el proceso de optimización de software, una solución de Open iT. En el caso de que esta optimización del software tenga éxito —se trata de una optimización específica para AutoCAD, que ahora cuenta con un nuevo modelo de licencia—, pasaremos a la ronda de preguntas y respuestas.

[2:17] Vamos allá. Bueno, ya sabemos que es muy complejo a la hora de tomar decisiones sobre las licencias de software. Una de las cosas es que la empresa tiene visibilidad sobre los informes de uso, que son muy detallados. ¿Están utilizando los empleados las herramientas más recientes o el software que se les ha recomendado? ¿Utilizan versiones antiguas cuya licencia ya ha caducado? Y si la empresa tiene que adquirir otra empresa o llevar a cabo una fusión, ¿cómo va a gestionar todo ese software? En cuanto a la negociación con los proveedores, ¿cómo ha funcionado hasta ahora? ¿Ha utilizado datos reales para llevar a cabo esa negociación? ¿A través de qué obtiene esos datos? ¿Y los modelos de licencia que aparecen cada vez con más frecuencia, cómo los ha abordado la empresa? En algunos casos, es importante realizar una asignación de costes por departamento o por proyecto. ¿Está la empresa en condiciones de llevarlo a cabo? ¿Cómo ha llevado a cabo esa planificación presupuestaria? ¿Y qué tipo de optimizaciones ha llevado a cabo?

[3:54] Así pues, además de toda esa complejidad que hemos visto antes, también están los modelos de licencia, que cambian constantemente. En primer lugar, están las licencias simultáneas; luego, las licencias individuales; las licencias en la nube; y las licencias con token, que se basan en créditos. Entonces, ¿cuál de estos modelos de licencia para un único programa es el más adecuado para tu empresa?

[4:18] Pues vamos allá. ¿En qué consiste el proceso de optimización? Se trata de garantizar que el usuario disponga del software en el momento en que lo necesite, que siempre tenga acceso al mismo y que no pierda productividad. Y otro aspecto de la optimización es garantizar que la empresa solo pague por el software que realmente utiliza. Así que, veamos: este proceso de optimización tiene en cuenta los objetivos del negocio, ya sea la reducción de personal, la reducción de costes, la expansión o una nueva adquisición. Por lo tanto, debe estar alineado con esos objetivos del negocio. Es fundamental comprender los contratos de licencia al detalle para que la persona que gestione estas licencias sepa si puede ampliar o reducir el número de licencias. Y otra cosa fundamental es recopilar los datos de uso: saber quién lo utiliza, cuándo y durante cuánto tiempo. Y una vez recopilados estos datos, hay que plantearse cómo consolidar esta información —puesto que se recopilarán varios datos simultáneamente— y cómo se va a presentar. Así pues, una vez que se dispone de esta consolidación de la información, se puede realizar un análisis junto con los acuerdos de los contratos de licencia que se tengan. Una vez que se cuenta con todo este análisis, se pueden definir medidas de actuación que podrían ser, por ejemplo, la reducción de costes, o incluso garantizar que un determinado grupo de usuarios tenga acceso prioritario a una herramienta. Así pues, hay varias medidas que se pueden establecer, y siempre existe este ciclo de medir, analizar y optimizar, medir, analizar y optimizar. Este ciclo debe llevarse a cabo de forma continua. En algunos casos, se pueden reducir los costes y, en otros, se puede analizar la adquisición de nuevas herramientas que aumenten la productividad.

[6:37] Pues vamos allá. En Open iT tenemos una solución lista para gestionar esta complejidad del software; como podéis ver ahí, es capaz de abarcar una enorme cantidad de programas de ingeniería y no se limita únicamente a los que aparecen en la pantalla. Así pues,LicenseAnalyzer™gestiona toda esta complejidad de las aplicaciones técnicas; ya está preparado para la mayoría de los fabricantes de software y es capaz de medir el uso activo real. Y así ya obtendréis un gran ahorro, ya que registra cuándo está en uso activo real y cuándo está inactivo. Además, automatiza la recogida de las licencias que están inactivas. Así que, si alguien abre una aplicación y no la está utilizando, el sistema interviene, la suspende y devuelve esa licencia al servidor. Y otra cosa:LicenseAnalyzer™está en constante evolución, adaptándose a los nuevos modelos de licencia que crean los proveedores de software.

[7:45] Así pues, si lo dividimos en tres niveles, el primer nivel es el que se encarga de la recopilación de datos: mide quién está utilizando el software, durante cuánto tiempo lo utiliza y dónde se está utilizando. A continuación, contamos con un portal web seguro que constituye la primera interfaz de presentación deLicenseAnalyzer™, donde podrás ver qué servidores están en funcionamiento, si están en línea o fuera de línea. Dentro de cada servidor, puedes ver qué aplicaciones están disponibles. Dentro de una aplicación, puedes ampliar la vista para ver qué usuarios la tienen abierta, y puedes visualizar el número de licencias disponibles, las que están en uso e incluso recibir avisos si alguna licencia está a punto de caducar.

[8:41] Pues bien, aquí tenemos otro informe interesante: se trata de un mapa de calor sobre el uso de las licencias. Vemos que se utilizó este software, Vulcan; había 154 licencias disponibles, pero solo se utilizaron 116 durante el periodo analizado. Y también observamos que hay un uso muy elevado los domingos y los sábados. ¿Por qué se está produciendo este uso los sábados y domingos, y en horarios distintos a los horarios comerciales?

[9:11] Entonces, vamos a ver aquí la eficiencia de estas licencias. En este caso, la herramienta Vulcan se utilizó con el máximo disponible de 154; el máximo en uso fue de 116, por lo que solo con eso ya podría ahorrar una buena cantidad de licencias, reduciendo de 154 a lo que se utilizó, que serían 116 simultáneamente. Y si la empresa tuviera la intención de reducir aún más para cubrir el 99 %, ya que ahí abajo, en esa pequeña tabla, vemos que el porcentaje —al convertir las horas en minutos— fue de cuatro minutos y pico en los que se utilizaron 101 licencias simultáneamente. Así que se podría ahorrar bastante. Y esta recomendación de ajustar el número a 101 licencias ya permitiría un ahorro de 106 000 dólares solo con este nivel 1 realizando este análisis.

[10:17] La herramientaLicenseAnalyzer™permite integraciones con Power BI y Tableau, lo que ofrece una enorme flexibilidad a la empresa para obtener los datos y visualizarlos de la forma que más le convenga.

[10:33] Cuando pasamos al nivel 2 es cuando vemos la eficiencia de la licencia. ¿Está ese software activo, se está utilizando realmente, o se ha abierto y se ha minimizado y no se está utilizando? Así pues, cuando medimos la eficiencia del uso del software en el nivel 2, ya disponemos de un gráfico anual que muestra que se utilizaron 48 licencias simultáneamente —el máximo de conexiones simultáneas, 48— y que solo 21 se utilizaron de forma efectiva, es decir, que estaban abiertas y consumían recursos de la CPU. Así pues, cuando dividimos esa cifra de 21 entre 48, obtenemos una eficiencia de tan solo el 44 %.

[11:21] Entonces, dentro del nivel 2, ¿cómo funciona? En cuanto al uso real, el software observará la actividad de la CPU y si se utiliza el ratón o el teclado al usar el software. Así pues, ya vemos que hay varios programas que presentan un periodo de inactividad enorme. Y más adelante podéis ver a los usuarios; esto puede ocultarse o no, dependiendo de la empresa, incluso por cuestiones relacionadas con la LGPD. Y si la empresa quiere incluir el nombre, puede indicar el nombre del usuario; esto puede hacerse por departamento, por empresa, por región o por proyectos. En este gráfico vemos que el último usuario tiene aproximadamente 10 000 horas de uso activo real —en las que realmente interactuaba con la herramienta— y 2 000 horas en las que la tenía abierta pero no la estaba utilizando. Así pues, si nos fijamos en este primer usuario, vemos que la utilizó durante 12 000 horas y permaneció inactivo durante 15 000 horas. Por lo tanto, la eficiencia del usuario de la parte superior es mucho menor que la del usuario de la parte inferior en cuanto al uso de la herramienta.

[12:45] Cuando pasamos al nivel 3, nos encontramos con un nivel de automatización en el que se definen las políticas de uso de las licencias, así como las políticas relativas al plazo de devolución, al préstamo y a la inactividad. Así pues, veamos cómo se lleva a cabo esta automatización de las licencias. El software de Open iT puede notificar al usuario si no está haciendo un uso real del software; si está inactivo, puede suspenderlo o cerrarlo. De este modo, detectará y medirá dicho uso, e informará constantemente al usuario de si está inactivo o no.

[13:36] Bueno, veamos cómo funcionaría esto. Si el usuario está utilizando la interfaz, se considerará activo, es decir, está allí utilizando el programa. Si no la utiliza, en el momento en que deja de interactuar —ya no hay uso de la CPU, del teclado ni nada de eso—, se empieza a considerar a ese usuario como inactivo. Y entonces, si el usuario no hace nada durante un periodo determinado de inactividad —digamos que la empresa establece cinco minutos—, si durante cinco minutos no ha realizado ninguna acción, se abre esa ventana emergente y el usuario tendrá un tiempo para responder a ella, indicando si quiere que se suspenda o si dice: «No, estoy aquí, puedes dejarlo, voy a seguir trabajando, no lo suspendas». Si el usuario no pulsa nada, la herramienta suspende automáticamente la sesión. Cuando se suspende, el usuario volverá y continuará desde el punto en el que se encontraba, sin perder ninguna información. O bien, a través de ella, podrá reanudar o cerrar la aplicación.

[14:41] Entonces, ¿qué ocurre con las licencias de los niveles 1 y 2? Una empresa de aquí tenía casi 200 licencias, pasó a 250 y luego llegó a casi 300. Como esto ocurrió en un periodo de tiempo determinado, al principio vimos que había una mayor demanda de activación de licencias; es decir, la gente las activaba —esta línea azul representa la activación, las personas que activaron la herramienta—. Así que se detectó que había más gente interesada; al principio subimos a 250, luego volvió a coincidir que subiéramos a casi 300, y nadie volvió a acercarse ni de lejos a utilizar esa cantidad de licencias. Solo con eso ya vemos que hay un ahorro que se puede conseguir en ese intervalo de 250 a 300. Y cuando incluimos el nivel 2, que es el activo real —es decir, las personas que realmente están interactuando con la herramienta—, vemos que hay un enorme margen de ahorro, desde 150 hasta casi 300; por lo tanto, son casi 150 licencias que la empresa podría estar ahorrando.

[15:46] ¿Qué ocurre con el nivel 3? Una vez que automatizas ese proceso de cerrar la licencia, notificando al usuario y haciéndole consciente de la importancia de ese activo de TI, que debe ser compartido por otras personas si él no lo está utilizando, entonces, cuando conseguimos que la línea azul se acerque a la línea roja, logramos que se obtenga la máxima eficiencia en el uso de ese software.

[16:16] Bueno, veamos: en el caso de una optimización de Autodesk, ¿qué sería importante? Porque Autodesk, como sabemos, tiene AutoCAD, Revit y un montón de programas, y cuenta con uno de los modelos de licencias más complejos, con mucha variedad. Si nos fijamos en los tipos de licencia, tenemos la individual, la independiente, las de varios usuarios, Flex, la nominal por usuario y esta nueva que es Autodesk Flex. ¿Sería interesante que la empresa se pasara por completo a Autodesk Flex? Veamos algunas buenas prácticas para el uso de la herramienta. En primer lugar, habría que consolidar todos los portales de Autodesk en un único punto, a cargo de una sola persona. En segundo lugar, habría que intentar —aunque sabemos que no siempre es posible— armonizar todas las fechas de pago de las suscripciones para que el volumen sea mayor en esa fecha y así poder solicitar un descuento mayor. Otra cuestión importante es equilibrar siempre los usuarios en función de las licencias disponibles; así pues, entre las licencias nominales, Autodesk Flex y las de la competencia, habría que intentar encontrar el equilibrio adecuado. Puede tratarse del comportamiento del usuario, para saber si utiliza esa herramienta muchas horas o pocas, y estar siempre revisando para reajustar esa demanda, ya que puede variar, y entonces la empresa tiene que reajustarla efectivamente.

[18:00] Bueno, pues vamos allá. Tenemos el caso de una empresa que contaba con 647 usuarios, de los cuales 40 tenían licencias nominativas, 156 eran concurrentes y 22 independientes. ¿Qué pasaría con esta empresa de 647 usuarios si migrara a todos ellos a Autodesk Flex? Tenía un gasto de 700 000 dólares. Y si se hiciera un equilibrio, con una parte nominal y otra parte en Autodesk Flex, solo tendría que pagar 161 000, lo que, gracias a ese equilibrio —que permite identificar a cada usuario, cuánto utiliza el software y su comportamiento—, supondría un ahorro de casi 600 000 dólares.

[18:48] Entonces, ¿cómo podemos saberlo?LicenseAnalyzer™te proporcionará un informe en el que se indica el tiempo de uso de estos usuarios. Así pues, a los usuarios intensivos —es decir, aquellos que más utilizan la licencia y pasan más horas con ella abierta— los asignas a las licencias nominales. Y a los usuarios ocasionales, que son los que aparecen a la derecha —con 15 horas, 32 horas o una hora—, los pasarías a Flex. De este modo, se conseguiría un ahorro de casi 600 000 dólares al lograr este equilibrio. Pero si la empresa no tiene esa visibilidad sobre el número de horas que utiliza cada usuario, le resulta imposible llevar a cabo una optimización adecuada a sus necesidades.

[19:38] En Open iT contamos ya con más de 20 años de experiencia en este mercado, trabajando en este segmento específico, en este nicho, y hemos identificado varios comportamientos de los usuarios. Está el «coleccionista», que es aquel usuario que se hace con varias licencias de la misma aplicación: la abre en casa, la abre en el ordenador del trabajo y la abre en el ordenador de otra persona. Así que ese es el «coleccionista»: es despistado, coge la licencia y solo la devuelve al cabo de un mes. El «pescador» es aquel que llega primero a la oficina y se lleva todas las licencias de los distintos programas que pueda llegar a utilizar ese día, porque sabe que algunas son difíciles de conseguir, así que se las lleva todas de una vez, sin importarle si las va a usar o no. Lo contrario es aquel usuario que no quiere utilizar una nueva versión o un nuevo programa recomendado por la empresa; sigue utilizando un programa que no debería estar utilizando. Y el intruso es el usuario que no debería tener acceso; por ejemplo, un exempleado: ese sería el usuario intruso.

[20:48] Y aquí tenemos la declaración de un alto ejecutivo que afirma que la « Open iT » ha cambiado el comportamiento de los usuarios con respecto a nuestros recursos de TI. Así que esto es importante: el comportamiento y la percepción del usuario respecto a estos activos de TI.

[21:05] Y aquí vamos a ver ahora un caso de éxito de una empresa minera global. Es una empresa enorme, con un gasto gigantesco en software. No tenían ni la más mínima idea de cómo esos más de mil usuarios estaban utilizando los programas. Y entonces la solución fue: primero, nivel 1, vamos a averiguar qué utiliza la empresa, qué están utilizando los usuarios, cuáles son esos programas que se están utilizando. Así, ya descubrió que, en el caso del primer software, tenía 32 licencias y solo había utilizado 40. Y así sucesivamente, a medida que vamos bajando, hay más casos; incluso hay licencias disponibles que no se han utilizado en absoluto, que nadie está utilizando. Entonces, cuando recopilamos los datos de los contratos y los valores de esas licencias, podemos ver un potencial de ahorro de 460.000 dólares. Así que solo con el nivel 1 ya ha conseguido ahorrar 460 000 dólares. Ahí se ve lo importante que es disponer de esta información sobre quién utiliza las herramientas, durante cuánto tiempo y dónde las utiliza. El resultado de este ahorro fue del 55 % en un programa, del 62 % en otras aplicaciones y un ahorro potencial del 58 %.

[22:25] Así pues, supervisa el negocio, ofrece visibilidad sobre los recursos de software, puede gestionar la repercusión de costes, permite identificar qué departamento es responsable de cada gasto, optimiza el uso de esas licencias e incluso recupera aquellas que no están en uso activo real para devolverlas al servidor y que estén disponibles para otra persona. Comprueba si se están adoptando las nuevas tecnologías, los nuevos programas informáticos y las directrices que ha establecido la empresa. Facilita mucho a la hora de negociar porque ahora sabes exactamente qué es lo que necesitas y qué es lo que no estás utilizando, con información de tus propios informes y no de los del propio fabricante, que es diferente. Y también ayuda mucho en los procesos de fusión y adquisición.

[23:15] Así pues, esta solución de Open iT proporcionará a la empresa la visibilidad necesaria para conocer todo lo que se está utilizando dentro de sus recursos de TI; optimizará estas herramientas y hará que la empresa pague solo por lo esencial, lo que realmente necesita; además, cuenta con un equipo enorme de Open iT para apoyar este proceso de implantación y seguimiento.

[23:40] Walter: Bueno, volvemos. Tenemos algunas preguntas. Gracias, André, por la presentación. Hemos recibido varias preguntas de nuestro público y ahora vamos a responderlas. La primera pregunta: ¿cómo se obtienen las estadísticas de uso de las aplicaciones? ¿Hay que instalar un agente en cada ordenador?

[24:07] André Abreu: No, vamos a ver. En la mayoría de los casos, basta con instalar un único cliente en el servidor de licencias; la empresa no tendría que instalarlo en cada ordenador. Pero en algunos casos, cuando se quiere supervisar el nivel 2, sí, habría que instalarlo en el ordenador del usuario. O incluso a veces, cuando hay algunas aplicaciones en la nube o una aplicación independiente que no utiliza un servidor de licencias; en esos casos más concretos, sí que sería necesario. Pero, en general, basta con el servidor de licencias.

[24:52] Walter: Gracias. Una segunda pregunta: en el nivel 2, ¿qué ocurre si una persona simplemente minimiza la aplicación técnica y sigue trabajando en su ordenador con otra herramienta?

[25:02] André Abreu: Está muy bien, vamos allá. Te voy a poner un ejemplo muy ilustrativo. Supongamos que una persona tiene tres monitores. El usuario con tres monitores abre AutoCAD en el primero, SolidWorks en el segundo y otra aplicación en el tercero. Si pone en marcha SolidWorks para realizar algún proceso, alguna simulación que vaya a tardar dos horas, por ejemplo, mientras trabaja, consumirá CPU, memoria, etc., y permanecerá activo durante dos horas. Luego pasa a otro, abre allí, ejecuta otra cosa, lo deja procesando durante dos horas, y permanecerá activo durante esas dos horas. Y luego pasa a AutoCAD. En cuanto sale de AutoCAD, empieza a contabilizarse la inactividad de AutoCAD, porque ya no hay actividad del ratón, la CPU ni el teclado. Por lo tanto, los demás programas que están consumiendo recursos de procesamiento, tanto SolidWorks como los demás, siguen considerándose activos; no se considerarán inactivos. Así que puedes minimizarlo, dejarlo abierto; lo que se contabilizará es el uso del teclado y la CPU.

[26:17] Walter: ¿Alguna otra? Hay otra más aquí: todos los informes que has mostrado parecen buenos, pero ¿qué hacemos si necesitamos algo diferente, algo más personalizado para mi empresa?

[26:34] André Abreu: Vale, vamos allá.LicenseAnalyzer™ya incluye varias plantillas que, gracias a nuestra experiencia de más de 20 años trabajando en este sector, resultan de gran ayuda para las empresas. Si lo necesita, puede personalizarlas, crear paneles de control y utilizar el panel web. Así que ya de por sí ofrece una flexibilidad enorme dentro de la propia interfaz web. Si necesita algo más personalizado, también puede utilizar herramientas de BI, como Power BI o Excel. Por lo tanto, ofrece una gran flexibilidad en cuanto a las formas de visualizar los datos recopilados.

[27:21] Walter: Por ahora, eso es todo. Muchas gracias por todas las preguntas que nos habéis enviado. Damos por concluido nuestro seminario web. Gracias, André, y a todos los participantes. Si tenéis alguna pregunta para nuestro ponente, André, no dudéis en enviarle un correo electrónico directamente a André.abreu@wgt.com.br. Podéis visitar nuestra página web wgt.com.br para concertar una demostración y obtener más información sobre nuestras soluciones. Si tienen alguna duda adicional, consulta o comentario sobre este seminario web, pónganse en contacto con nosotros a través del correo electrónico perguntas@openit.com.br. Estaremos encantados de ayudarles en su proceso de optimización de software. Manténganse siempre al día, sígannos en las redes sociales. Una vez más, soy Walter, su anfitrión de hoy. Muchas gracias a todos.