Cómo el Análisis de Uso de Software Impulsa la Optimización de Licencias

[0:00] Stella: Hola, buenos días, ¿cómo están? Bienvenidos al seminario web de Open iT sobre el análisis del uso del software y el fomento de la optimización de licencias. Muchas gracias por estar aquí, estamos a punto de empezar. Empezaremos en tres minutos. Si creen que alguien más podría unirse a la reunión, es bienvenido.

[0:35] Muchas gracias por estar aquí con nosotros. Antes de empezar, me gustaría recordarles algunas cosas: todos los asistentes tienen actualmente el micrófono silenciado; las preguntas se abordarán al final de la sesión; habrá un turno de preguntas y respuestas; y aquellas preguntas que no podamos responder durante este seminario se contestarán o se enviarán por correo electrónico.

[1:14] Bueno, me gustaría presentarles a nuestro ponente, que va a ser Tomás Viaje. Tomás trabaja en el ámbito de las ventas y le apasiona ayudar a las empresas a ahorrar dinero y mucho más; además, cuenta con una amplia experiencia en este sector. Bueno, sin más preámbulos, me gustaría presentarles a Tomás y le voy a ceder la palabra ahora mismo para que pueda empezar su presentación.

[1:57] Tomás: Muchas gracias, Stella. Buenos días, buenas tardes. Hoy vamos a hablar sobre la importancia de medir el uso del software y cómo podemos optimizar el gasto, optimizar los recursos de TI y, además, aumentar la productividad de nuestro personal. Permítanme comprobar que estoy compartiendo la pantalla correcta. Muy bien.

[2:48] El orden del día que tenemos previsto para hoy es el siguiente: vamos a hablar sobre la complejidad de la optimización del software; vamos a presentar el enfoque de tres niveles de « Open iT » para medir y analizar el uso del software; voy a compartir dos casos prácticos; y, a continuación, haremos unas observaciones finales para pasar de nuevo con Stella a la sesión de preguntas y respuestas.

[3:21] El gasto en tecnología de la información es significativo. Los países invierten, de media, un 4,1 % del producto interior bruto en tecnología de la información. Se estima que, en el año 2021, América Latina invertirá 200 000 millones de dólares en tecnología de la información y, concretamente, el gasto en software se estima en 24 000 millones de dólares. Aquí tenemos un informe de Gartner en el que se analiza el gasto en tecnología de la información durante los dos últimos años, 2019 y 2020, y se realiza una proyección de lo que cabría esperar para 2021. En este informe pueden ver que el gasto total en tecnología de la información a nivel mundial se estima en 3 754 816 millones de dólares, es decir, 3,8 billones de dólares. De esta cantidad, el 13 por ciento corresponde al software. Por cierto, 91 billones es el tamaño de la economía mundial; si dividimos 3,76 entre 91, obtenemos el 4,1 por ciento del producto interior bruto que las empresas invierten en tecnología de la información.

[4:51] Por otro lado, aquí tenemos un informe de IDC en el que se estima que, para este año, 2021, América Latina representará el 5 % del gasto total mundial en tecnología de la información. Por cierto, no lo he mencionado antes, pero en el gráfico de Gartner se veía que la inversión en tecnología de la información va a crecer un 4 por ciento a nivel mundial; en la región de América Latina se estima que ese crecimiento va a ser superior al 7 %; son cifras del propio IDC.

[5:28] Por lo tanto, la mayoría de las empresas gastan de más en tecnología de la información. De hecho, si hablan con los ejecutivos del área de TI y de las empresas, los propios ejecutivos son conscientes de que se desperdicia un porcentaje del gasto en tecnología de la información. Gartner estima que el 90 por ciento de las empresas pueden reducir el gasto en software en un 30 %. Estamos hablando de una cifra muy significativa: el 30 por ciento de la inversión en software.

[5:58] ¿Por qué las empresas gastan de más en software? Las razones: el tiempo, los recursos y la complejidad que supone medir y elaborar informes sobre el uso del software por usuario, por departamento, por sede, por proyectos, por región, por división y para toda la empresa. Por la complejidad de medir y elaborar informes sobre el uso del software de los distintos fabricantes, de sus componentes, de las aplicaciones y de los módulos. Por la dificultad de gestionar y consolidar los múltiples modelos de licencia, incluidos los servidores de licencias, las licencias instaladas en un equipo, las licencias independientes, las licencias que se pagan por uso o por sesiones, o las que se proporcionan como Software as a Service. Y, por último, un factor muy importante es que existen comportamientos de los usuarios que hacen que las empresas tengan que gastar más, ya que dichos comportamientos afectan a la disponibilidad de las licencias; y vamos a hablar de estos puntos con más detalle.

[7:20] En las próximas cuatro diapositivas quiero resumir lo que me gustaría que, con suerte, se llevaran de esta charla: los cuatro puntos que quiero comentarles hoy. El primero es que no se puede gestionar lo que no se mide. Esta es una frase de Peter Drucker y es absolutamente válida, sobre todo en el ámbito de las tecnologías de la información, donde resulta tan difícil supervisar el uso de las aplicaciones, cómo cada usuario las utiliza, saber qué usuario utiliza qué aplicación y cómo la está utilizando.

[8:00] Optimizar el software. Para optimizar el software es necesario responder con exactitud a estas preguntas: ¿qué aplicaciones necesita cada usuario?, ¿cómo afectan los hábitos de uso de los usuarios a la disponibilidad de nuestras licencias?, ¿cuántas licencias sobran para un producto concreto?, ¿qué grado de eficiencia tiene la empresa a la hora de utilizar las aplicaciones? Aquí tengo tres ejemplos de comportamientos de los usuarios que hacen que las empresas tengan que gastar más en licencias porque afectan a la disponibilidad de las mismas. Hay personas que utilizan varias licencias a la vez; puede que para algún tipo de trabajo sea necesario, pero en la mayoría de los casos hay que analizar cada situación individualmente; sin embargo, en muchos casos los usuarios utilizan varias licencias a veces sin darse cuenta. O lo que llamamos «temporadistas», que son los usuarios que ocupan una licencia —por ejemplo, de un servidor de licencias— y esa licencia permanece retenida durante días e incluso semanas, asignada a ese usuario, sin que esté disponible para nadie más. O existe un comportamiento de los usuarios que denominamos «pescadores», que son personas que adquieren una licencia porque saben que es difícil de conseguir y la conservan por si acaso la necesitan más adelante ese mismo día, lo que, obviamente, también afecta a la disponibilidad.

[9:45] En la diapositiva anterior se hablaba de la optimización de las licencias; ahora vamos a hablar de cómo optimizar el gasto en software. Al optimizar las licencias se consigue optimizar el gasto en software. Hay que tener en cuenta que, si se cuenta con la solución adecuada para generar información sobre el uso del software, las empresas pueden evitar pagar por software que no necesitan, dispondrán de información para negociar con éxito con sus proveedores de software y contarán con herramientas para simular el impacto de las nuevas modalidades de licencia de los fabricantes. Aquí tienen una tabla con el 30 % de desperdicio que menciona Gartner. Si tienen claro cuál es el presupuesto de software de su empresa, pueden identificar, basándose en la cantidad aproximada que invierte su empresa en software, cuál es el potencial de ahorro. Por poner un ejemplo, si una empresa tiene un presupuesto de software de un millón de dólares, el ahorro potencial estimado sería de 300 000 dólares, aunque, obviamente, se trata de una aproximación; hemos visto casos en los que el ahorro puede ser mayor, dependiendo de la situación concreta de cada empresa.

[11:08] Si no tienen claro cuál es el presupuesto destinado al software, podríamos hacer una estimación. Las empresas gastan, de media, un 7,5 % de sus ventas en tecnología de la información; se trata de una media y varía según cada sector, ya que no es lo mismo lo que invierte una empresa de software que una empresa manufacturera. Pero, de media, gastan el 7,5 por ciento y, si de ese 7,5 por ciento se resta el 13 por ciento correspondiente al software, se obtiene una cifra muy cercana al 1 por ciento. Las empresas gastan, de media, el 1 por ciento de sus ventas en software; por eso, esto puede ayudarles, en función de las ventas de su empresa, a determinar cuál puede ser el potencial de ahorro que tiene su empresa en materia de software.

[12:14] El cuarto punto que me gustaría destacar hoy es gestionar la adopción de tecnología y aumentar la productividad, y se trata de aspectos muy importantes. Ahorrar y optimizar la gestión de licencias no debe interpretarse como recortar gastos y buscar ahorros a costa de la disponibilidad de las mismas, ya que los usuarios se encontrarían con denegaciones de acceso y eso, sin duda, puede tener un impacto negativo en la productividad. Sin embargo, es posible optimizar la gestión de licencias, lograr mayores ahorros para la empresa —por ejemplo, ese 30 por ciento que se mencionaba antes— y, al mismo tiempo, aumentar la productividad.

[13:03] Se puede identificar cuáles son las aplicaciones que tienen un mayor impacto en la productividad, se pueden comparar aplicaciones que sirvan para una misma tarea, aplicaciones de distintos proveedores, y ver de forma objetiva cuál es la que ofrece mejores resultados, cuál influye más positivamente en la productividad, y así invertir en las aplicaciones de software adecuadas. Tenemos un caso práctico al respecto que vamos a compartir.

[13:37] Además, disponer de los informes históricos de uso es una información importante para poder determinar las necesidades cuando cambia el número de usuarios, o cuando, por ejemplo, dos empresas se fusionan, con el fin de determinar exactamente en qué debe invertir una empresa en aplicaciones de software tras los cambios en el número de usuarios. Y para detectar las necesidades de formación, veremos en unas diapositivas que voy a mostrar ahora cómo, con la información disponible, se puede determinar fácilmente quiénes son los usuarios expertos y también identificar rápidamente qué usuarios podrían necesitar formación. Por último, disponer de la información sobre el uso de las licencias simplifica la toma de decisiones y ayuda a gestionar los cambios, permitiendo adaptarse y responder de forma informada a los cambios del entorno empresarial.

[14:50] Ahora voy a hablaros específicamente de la solución para medir y optimizar software de Open iT. Nuestra solución se divide en tres niveles y os los voy a explicar a continuación. En el primer nivel medimos el tiempo de ejecución de una aplicación. Esa aplicación puede proceder de un servidor de licencias, puede ser una aplicación instalada en el equipo del usuario o puede tratarse de una aplicación web a la que se accede a través de un navegador. En el nivel 1, lo que hacemos es medir el tiempo que transcurre desde que se inicia la aplicación hasta que se cierra. En el nivel 1 se ofrecen alertas proactivas. Estas alertas permiten gestionar comportamientos no deseados y, a su vez, permiten informar al personal administrativo de situaciones que puedan afectar a la disponibilidad de las licencias. Y en cuanto a los informes para lo que denominamos nivel 1: disponemos de informes en tiempo real, informes históricos y ofrecemos distintos paneles de control. Una forma muy eficaz de visualizar la información de uso es a través de paneles de control en herramientas de inteligencia empresarial como Power BI, Spotfire, Tableau, etcétera.

[16:19] Cuando hablamos del nivel 2, además de las mediciones y los informes que se realizan en el nivel 1, medimos también el uso activo. No solo, como en el nivel 1, desde cuándo se inició una aplicación hasta cuándo se cerró, sino que también medimos el tiempo de actividad y el tiempo de inactividad de dicha aplicación. Y esto lo hacemos supervisando la actividad de la CPU, de los dispositivos de entrada y salida, del teclado y del ratón, asociada a la aplicación específica que se desea medir.

[16:53] Y después tenemos el nivel 3, que es el nivel en el que la solución de Open iT puede tomar una medida. Por ejemplo, lo llamamos «automatización». Basándonos en los informes del nivel 2 y del nivel 1, podemos establecer —las empresas y los clientes pueden establecer— criterios como: si hay un usuario que abre una aplicación y esta no se utiliza de forma activa durante una hora, que la aplicación se suspenda tal y como la dejó el usuario y que la licencia se libere y se devuelva al servidor de licencias. Esa puede ser una acción. Otra opción puede ser simplemente enviar una notificación al usuario para que sepa que, por ejemplo, lleva dos horas sin utilizar una aplicación que tiene asignada, pero que está totalmente inactiva. Existe un menú de opciones que se pueden aplicar en este nivel 3 de optimización.

[17:57] Ahora vamos a ver con más detalle algunos informes del nivel 1. Lo que les voy a mostrar es simplemente un resumen; hay una serie de informes realmente muy potentes, pero con esto podrán hacerse una idea de la información que está disponible en el nivel 1. Normalmente, lo que saben las empresas es cuántas licencias han comprado —la línea verde— y, en el momento en que están disponibles para los usuarios, ahí tenemos la línea gris. Aquí, por ejemplo, se compraron: la empresa tenía 220 licencias y compró 30 más, por lo que ahora tiene 250 licencias disponibles para sus usuarios. Normalmente, esa es la información de la que disponen muchas empresas. Cuando hablamos del nivel 1, nos referimos al detalle de esta línea azul: informes, como he dicho antes, en tiempo real, informes históricos y paneles con información detallada sobre qué usuario está utilizando qué aplicación y cómo se está utilizando.

[19:15] Además de estos informes de uso, que son muy importantes, en el nivel 1 contamos con las alertas proactivas, y este punto, como ya había comentado anteriormente, es sumamente importante. Existen alertas proactivas para los administradores; estos pueden recibir alertas que les recuerden cuándo una licencia va a caducar en un plazo inferior a, por ejemplo, 90 días, o si hay algún servidor de licencias que esté inactivo y, por lo tanto, las licencias no estén disponibles para los usuarios, es decir, situaciones que estén afectando a la gestión de licencias. Un administrador puede indicar que desea recibir una alerta cuando el porcentaje de uso de una aplicación alcance el 80 %, para comprobar si, al alcanzar ese nivel de uso, debe tomar alguna medida para garantizar que el resto de las licencias disponibles se gestionen de forma eficaz.

[20:18] También hay alertas de usuario. Las alertas de usuario para las tres conductas que les he mencionado anteriormente, por ejemplo, notificar a un usuario si tiene más de una licencia asignada. Lo mejor es que, si el usuario lo está haciendo sin darse cuenta, recibiría una advertencia de que tiene más de una licencia asignada. O un usuario que lleve más de, por ejemplo, 6 u 8 horas utilizando una aplicación puede recibir una alerta para que sea consciente de esa situación y no se prolongue durante días. Ni os imagináis que, cuando instalamos nuestras soluciones en las empresas de nuestros clientes, a veces vemos que hay usuarios que llevan días o semanas utilizando una misma aplicación. Y hay aplicaciones que las empresas pagan por uso, basadas en fichas, etc., y eso puede suponer unos costes enormes para las empresas.

[21:12] A continuación les voy a mostrar varios ejemplos de la información que podemos ofrecer a las empresas. Aquí tenemos una tabla en la que se muestra el número de licencias disponibles y el número máximo de licencias que se han utilizado a lo largo del tiempo. Estamos analizando el producto ANSYS y estos son los módulos, los componentes de este producto. ¿Y qué vemos en este informe? En este informe vemos que los dos últimos módulos que aparecen en la lista no se han utilizado en absoluto durante el periodo de estudio. Este periodo de estudio podría ser de un año; la empresa elige el periodo que desea evaluar para el informe. Y aquí estos dos componentes no han tenido ningún uso durante el periodo previsto. Además, vemos seis componentes que alcanzaron el máximo de licencias disponibles. Aquí la empresa tiene que evaluar la situación: no solo han alcanzado el máximo, sino que la cantidad es significativa; varias de ellas alcanzaron el máximo pero no se produjeron denegaciones de acceso, por lo que no hay un problema grave. Sin embargo, aquí, por ejemplo, vemos 705 denegaciones, por lo que la empresa tiene que analizarlo con más detalle; nosotros también disponemos de informes específicos sobre las denegaciones, y es posible que tenga que tomar medidas correctivas en este caso, ya que estas cinco licencias no son suficientes.

[22:49] Y aquí tenemos otro ejemplo de informes. Este informe es a nivel de usuario, en el que vemos cuál ha sido el uso de esta aplicación, que es del fabricante ANSYS. Aquí se indica el número máximo de licencias utilizadas por cada usuario, el tiempo acumulado, el tiempo que cada usuario ha utilizado la aplicación y los días en los que no se ha utilizado la aplicación. Este informe permite identificar rápidamente quiénes son los usuarios expertos. Normalmente, los usuarios expertos acumulan un gran número de horas utilizando la aplicación o las aplicaciones. Otra característica típica de los usuarios expertos es que, además de la gran cantidad de horas que dedican a la aplicación, suelen tener un número reducido de días sin utilizarla. Así pues, hemos identificado a dos usuarios expertos. Podemos identificar rápidamente, con el mismo criterio, a los usuarios que hacen un uso reducido de la aplicación y acumulan un elevado número de días sin utilizarla. Estos usuarios, si están realizando tareas similares y todos ellos forman parte de un equipo que lleva a cabo actividades similares, deberían hacer un uso adecuado de esta aplicación. Esta aplicación puede tener un impacto importante en la productividad y aquí vemos claramente que hay usuarios expertos (en azul) y usuarios que necesitan formación.

[24:31] Y, por último, podemos observar comportamientos, por ejemplo, de usuarios que tienen más de dos licencias. En este caso, quizá se pueda justificar: se trata de un usuario experto, habría que analizarlo. Pero aquí hay usuarios con menos de dos horas de uso durante todo el periodo que estamos analizando, es decir, desde finales de febrero hasta mayo, tres meses, y un usuario que tiene 1,57 horas; seguramente la segunda licencia fue un descuido, algo que se podría evitar perfectamente.

[25:12] Aquí tenemos otro informe que resulta de gran utilidad: un informe de eficiencia en el uso de licencias. En este caso, nos centramos en la aplicación ANSYS, que tiene un máximo de 44 licencias disponibles y de las cuales se utilizaron 40, que fue el máximo registrado durante el periodo de evaluación. Esta empresa opera con una disponibilidad del 100 % del tiempo sin denegaciones con 40 licencias. Para alcanzar un 99 % de disponibilidad se necesitan 35 licencias. Además, este informe permite, si se combina con otros, lograr una optimización; y es muy posible que estas 35 licencias sean más que suficientes para gestionar esta aplicación de ANSYS. Y aquí tenemos la información de que, si se desea un 95 % de disponibilidad, el número de licencias necesarias sería de 32. Pero la información no se queda ahí, podemos ver cuál es el impacto. Si asignamos 40 licencias que nos dan un 100 % de disponibilidad, nos indica cuánto tiempo se utilizaron esas 40 licencias; la licencia número 40, que fue el pico, se utilizó durante menos de cinco segundos, 0,08 horas. ¿Se justifica que la empresa pague? Es una decisión de cada empresa. Si en lugar de 40 pusieran 39, este sería el impacto, y así está estructurada la tabla, con el impacto que supondría reducir el número de licencias.

[27:04] A partir de este mismo gráfico de eficiencia se elaboran tablas para mostrar el potencial de ahorro y, de este modo, cada empresa puede evaluar cuál será el impacto para cada uno de sus productos. Por ejemplo, aquí vemos que, en el caso de ANSYS, la utilización máxima registrada durante el periodo que estamos analizando fue nula, a pesar de que la empresa dispone, por ejemplo, de 20 licencias, 10 licencias o 20. Estas licencias no son necesarias; si este periodo durara un año, esta empresa no necesitaría estas licencias. Y en cuanto a la cantidad que se podría ahorrar, serían 20, 10, 20. Aquí tienen 120 licencias disponibles, pero el máximo que se utilizó fueron 100, por lo que hay un potencial de ahorro de 20; así se elabora el gráfico, que muestra un potencial de ahorro para este proveedor de 310 000 dólares.

[28:01] Otro informe que resulta de gran utilidad para la toma de decisiones son estos mapas de calor. Se puede crear un mapa de calor y solicitarlo por períodos semanales, mensuales, trimestrales, semestrales, anuales o por el período de tiempo que se desee analizar. Aquí estamos viendo el producto ANSYS, el componente, el módulo Capture, y en este informe vemos que hay 22 licencias disponibles y que el máximo que se utilizó en este período de una semana fueron 14. Aquí se ve cuándo se utilizaron las 14: las 14 se utilizaron el martes, en dos momentos, a las 10 de la mañana y a la una de la tarde. Ese fue el único momento en el que los usuarios ocuparon 14 licencias a la vez.

[29:08] Podemos ver los rechazos. Supongamos que la empresa tiene 22 licencias disponibles; se utilizaron como máximo 14, pero, aun así, aparece un número de rechazos. De hecho, el martes hay 5 rechazos a las 2 de la tarde y otros 5 a las 4 de la tarde, y hay que investigar qué fue lo que provocó esos rechazos. Y una empresa puede tener licencias disponibles y, aun así, registrar denegaciones porque, tal vez, un usuario esté intentando utilizar un componente que no es compatible con el servidor de licencias; puede haber múltiples razones.

[29:50] En lo que respecta a la información sobre los rechazos Open iT, esta es una de las características más potentes que destacan nuestros clientes. Distinguimos entre los rechazos reales y los falsos. Se trata de una denegación falsa si un usuario quiere utilizar una aplicación y la empresa dispone, por ejemplo, de tres servidores de licencias, y el servidor de licencias uno deniega la solicitud porque no hay disponibilidad, el servidor de licencias dos hace lo mismo, le deniega la solicitud porque no hay licencia disponible, pero están conectados en cadena y el tercer servidor de licencias sí tiene disponibilidad y le concede la licencia. Eso no son dos denegaciones: el usuario obtuvo su licencia de forma instantánea. También hay que filtrar, por lo general, el número de denegaciones. Un usuario puede solicitar una licencia 10 veces en un periodo de 3 minutos y no queremos contabilizar 10 denegaciones, sino una sola durante ese periodo; ese es un criterio que establece cada empresa.

[30:54] Aquí tenemos un ejemplo de una empresa en la que estamos realizando mediciones para este producto; cuenta con servidores de licencias ubicados en Ámsterdam, Malasia y Houston. Y aquí vemos en el informe que en Malasia aparecen aproximadamente 5.000 denegaciones, 4.966. Pero si analizamos la información con más detalle, veremos que, en realidad, los usuarios de este servidor de Malasia recibieron las licencias: 63 veces proporcionadas por el servidor de Ámsterdam y 4.903 veces por el de Houston. Por lo tanto, estas denegaciones no deben sumarse, ya que se trata de denegaciones falsas. Y el total de denegaciones reales fue, por ejemplo, de 218. Así pues, una denegación real se produce cuando disponemos de tres servidores de licencias y, al final, el usuario no ha podido recibir la licencia que solicitaba. Es muy importante conocer con detalle qué es lo que está provocando la denegación.

[32:11] Y la denegación del acceso a las licencias es un aspecto muy importante. Otro aspecto muy importante es el apoyo en la elaboración de informes que ofrece Open iT para aplicaciones técnicas especializadas. Aquí tenemos una lista de algunas aplicaciones técnicas utilizadas en distintos sectores: algunas se emplean en la industria aeroespacial, otras pueden tener un uso muy extendido en la industria automovilística, otras pueden ser utilizadas por empresas del sector petrolero, por empresas que trabajan en el ámbito de la electrónica, por distintos sectores, como el financiero, etcétera. Por lo tanto, Open iT destaca especialmente en la medición y en los informes que puede generar para estas aplicaciones especializadas.

[32:56] Para poner un ejemplo, este es un panel creado para analizar el uso de un producto de Bentley. Como se puede ver, se trata de un producto que se consume mediante fichas o tokens, y mostramos la tendencia diaria y mensual de uso, la disponibilidad anual y la cantidad restante de fichas disponibles para el resto del año. Como ya he mencionado, se trata de un panel que facilita la toma de decisiones diarias y contiene la información que permite a la empresa, a la hora de negociar con su proveedor, disponer de los datos necesarios para determinar con claridad sus necesidades. Incluso se pueden utilizar estos paneles para realizar simulaciones y crear, por ejemplo, un filtro de 15 minutos para ver cuál sería el impacto. La empresa negoció con este proveedor un filtro de 15 minutos, de modo que a cualquier usuario que utilice la aplicación durante 15 minutos o menos no se le cobre por el uso de la misma. Las empresas pueden negociar esto, aunque, obviamente, también depende del proveedor, y aquí vemos que el impacto sería de aproximadamente 200 000 dólares; este filtro tiene en cuenta 236 000 dólares.

[34:43] Otra herramienta de simulación —y todo esto forma parte de la solución de nivel uno— sirve para simular la gestión de licencias y ver el impacto de utilizar licencias globales frente a licencias basadas en las ubicaciones. Aquí tenemos un ejemplo de una empresa que tiene oficinas en Londres, Denver y Houston, y cómo sería el número de licencias necesarias si las tuvieran por separado, tal y como las tienen actualmente. Y la línea roja muestra la combinación de las tres y el uso de licencias globales. Obviamente, el número de licencias necesarias se reduce y, en lugar de necesitar 16, se necesitarían aproximadamente 11. Por lo tanto, hay que evaluar el impacto que supondría el coste de las licencias globales frente al de las licencias locales para decidir cuál es la mejor opción para la empresa.

[35:50] Otro punto que quería mencionar es el teletrabajo. Hoy en día, las empresas cuentan con un modelo híbrido en el que una parte de los trabajadores teletrabaja, y esto influye en el comportamiento de los usuarios. Los usuarios trabajan de forma diferente desde casa; es posible que también tengan que ocuparse de cuidar a los niños, que no dispongan de un espacio de trabajo específico donde realizar sus tareas de oficina o que compartan recursos, como un ordenador. Todos esos factores hacen que el tiempo de trabajo que observamos en nuestros clientes que teletrabajan, es decir, el horario laboral, se alargue y se alargue bastante. Las empresas también están adoptando medidas; vemos un uso generalizado de terminales virtuales y prácticas como, por ejemplo, la concesión de licencias prestadas a estos trabajadores que teletrabajan. Francamente, no es la mejor forma de gestionar las licencias, ya que una licencia prestada —una licencia asignada a una persona, aunque pueda ser un recurso compartido— es, en realidad, una licencia de red que se está asignando a una persona. Una licencia de red tiene, obviamente, un coste mucho mayor; por lo tanto, quizá lo más sensato sería estudiar si esa persona realmente justifica una licencia nominativa a su nombre.

[37:19] Me gustaría mencionar aquí el primer caso práctico, que es el de una empresa del sector del petróleo y el gas que no disponía de la información necesaria para determinar el número de licencias ni el número de aplicaciones que necesitaba cada usuario; simplemente, lo que la empresa solía hacer era comprar las aplicaciones en función del número de usuarios; ese era el criterio que seguían los directivos. Por cierto, tenían cuatro categorías para las aplicaciones de software: las denominaban «básicas», «básicas ampliadas», «aplicaciones especializadas» y «aplicaciones de datos».

[38:13] La empresa adquirió la soluciónLicenseAnalyzer™de Open iT y, nada más instalarla, obtuvo una visión clara del uso de los distintos componentes de las diferentes aplicaciones. Un aspecto muy importante de este caso de éxito es que la empresa utilizó la solución de Open iT para comprobar, por ejemplo, que en una empresa petrolera la parte denominada «upstream» —la que corresponde a los geólogos y geofísicos— es fundamental para el rendimiento de la empresa. Comparaban a los geofísicos que tenían un rendimiento muy superior al de otro grupo de geofísicos y, con la herramienta de Open iT , analizaron a aquellos geofísicos que obtenían mejores resultados —los que tenían un menor número de pozos secos— y estudiaron qué aplicaciones utilizaban. Posteriormente, para determinar qué aplicaciones utilizaban, también realizaron un análisis del flujo de trabajo de esas personas utilizando la herramienta de Open iT.

[39:27] Y, efectivamente, lograron un ahorro muy significativo: superaron el 50 por ciento durante los dos primeros años en el software especializado que utilizaba la empresa. El ahorro ascendió a más de cinco millones de dólares. Pero el impacto más importante, mucho mayor que esos cinco millones de dólares, fue que crearon un nuevo flujo de trabajo, estandarizaron los procesos e invirtieron en las aplicaciones que consideraban más productivas; gracias a ello, la empresa estimó que tuvo un impacto en sus ingresos de 95 millones de dólares durante los dos primeros años, una vez que se implantó la solución de Open iT y pudieron trabajar en la mejora de sus procesos internos.

[40:25] Ahora voy a hablaros de la solución en lo que respecta a los niveles 2 y 3 de la solución de Open iT. En el nivel 2 medimos el uso activo, es decir, si el usuario está haciendo un uso activo o inactivo de una aplicación. Aunque dijimos que la línea azul corresponde al detalle del nivel 1, esto sería el nivel 2. Y esto es muy representativo: aquí pueden ver que, en el nivel 1, observamos que, tal vez en este pico, hay 250 usuarios concurrentes utilizando esta aplicación en concreto. Sin embargo, si pasamos al nivel 2, de esos 250 usuarios concurrentes, lo que realmente hay son 150 usuarios que están utilizando la aplicación de forma activa en ese mismo momento. El nivel 2 muestra las oportunidades de ahorro derivadas del uso inactivo en las empresas.

[41:25] Aquí tienen un informe en nuestro portal de seguimiento de licencias de nivel 2, donde para esta aplicación hay 45 licencias disponibles; la empresa adquirió 45 licencias, hay 10 disponibles en este momento y 35 están en uso. Y aquí se puede ver claramente que hay una línea verde oscura y luego una amarilla; de estas 35, aproximadamente la mitad están inactivas. Pero podemos verlo con mucho más detalle: esta es una tabla que compara el uso activo con el inactivo. Podemos mostrarla con el nombre y toda la información de los usuarios, o bien generarla de forma anónima. Y aquí vemos a usuarios que son muy ineficientes, ya que su tiempo de uso inactivo supera al activo; del mismo modo, podemos detectar rápidamente a los usuarios que utilizan las aplicaciones de forma eficiente.

[42:22] Este informe muestra claramente el potencial del nivel 2. Aquí estamos viendo, para esta aplicación de 3ds Max, cuál es el pico de uso en los días de mayor actividad a lo largo de un año. Se han incluido todos los días de la semana, todos los meses del año y todas las sedes de la empresa, y estamos filtrando los datos para esta aplicación en concreto. El pico de uso fue de 47 sesiones simultáneas; sin embargo, el pico de uso activo es de 21. Esta empresa está utilizando esta aplicación con una eficacia del 44 por ciento, lo que supone enormes oportunidades de ahorro. Y ese 44 %, por cierto, se produjo solo un día, ya que el siguiente pico de uso activo es de 19, lo que reduciría esta cifra a cerca del 40 por ciento.

[43:14] En el nivel 3, la solución de Open iT puede realizar una acción y liberar licencias para devolverlas al servidor de licencias. Las políticas son configurables y lo que hace el nivel 3 es forzar esa curva que vimos en la línea azul del nivel 1 para que coincida con el uso activo. Es decir, esa gran diferencia que existía entre una aplicación en ejecución y una aplicación en uso activo, la solución de Open iT va a forzar que coincidan, y lo que puede hacer es suspender, cerrar, finalizar o notificar a los usuarios, para que estas dos curvas coincidan prácticamente.

[44:08] Y aquí tendríamos el mismo ejemplo anterior; se trata de un informe de nivel 3 en el que, como pueden ver, las líneas azules están muy cerca de la línea roja. Para estos 10 días de pico de uso de la aplicación OrcaFlex, durante el periodo que estamos analizando —que abarca un año, todos los meses de enero a diciembre y todos los días de la semana—, el pico de uso fue de 60 usuarios simultáneos, mientras que el pico de uso activo fue de 56. Por lo tanto, si dividimos 56 entre 60, obtenemos que la eficiencia de uso activo es del 93 por ciento.

[45:06] Ahora quiero hablaros de otro caso de éxito. La empresa se llama Avio. Avio es una empresa italiana que trabaja para la Agencia Espacial Europea y es líder en propulsión —una de sus áreas más fuertes— y en cohetes para el lanzamiento de satélites. Además, Avio cuenta con una división militar en la que fabrican misiles de distintos tipos. Esta empresa disponía de una herramienta para evaluar el software, pero dicha herramienta presentaba importantes limitaciones: tenía restricciones en cuanto al número de servidores con licencia que podía gestionar y no proporcionaba la información con el nivel de detalle que la empresa necesitaba.

[46:04] Avio decidió adquirir la solución de Open iT,LicenseAnalyzer™, en los niveles 1 y 3. El proyecto se llevó a cabo en dos fases. En la primera fase se implementó el nivel 1 en 13 servidores de licencias. Además, no solo medimos el uso del software, sino que contamos con una solución llamadaComputeAnalyzer™, destinada a medir la utilización del hardware. La empresa también quería disponer de información sobre cómo los usuarios utilizaban sus dispositivos y sus equipos de trabajo. Además, se deseaba realizar mediciones en algunos servidores que necesitaban ser supervisados. Open iT colaboró en este proyecto con una consultora de tecnologías de la información para diseñar la solución.

[47:05] El resultado que obtuvo Avio —por cierto, Avio era una empresa que, en el momento en que contrató a Open iT , estaba creciendo e incorporando personal, y la demanda de licencias y de software iba en aumento—. A pesar de que el número de usuarios iba en aumento, Avio logró una reducción total de su gasto en software del 47 por ciento, a pesar de que la demanda durante ese periodo aumentó un 15 %.

[47:44] Quiero destacar esta parte final de la presentación. Aquí, en el título, se refleja parte del concepto que he estado tratando de transmitir. Al conseguir una solución que les ayude a medir el uso del software y a comprender exactamente qué es lo que necesita cada usuario, las empresas pueden lograr estas tres cosas: optimizar el gasto, optimizar los recursos de TI y aumentar la productividad de los equipos de trabajo.

[48:19] Cuando hablábamos de optimizar el gasto, nos referíamos a determinar exactamente qué aplicaciones necesita cada usuario, cuántas aplicaciones se requieren en total por producto, y, en cuanto a la optimización, cuán eficiente es el personal y cómo les afectan esos comportamientos que merman la disponibilidad. El segundo punto es optimizar el gasto en software: no pagar por aplicaciones que no se utilizan y disponer de la información necesaria para las negociaciones con los proveedores. El tercer punto es gestionar la adopción tecnológica y ayudar a su empresa a aumentar la productividad, identificar las aplicaciones que aportan mayor productividad y detectar las necesidades de formación. Y, por último, un comentario final: no se puede gestionar lo que no se mide. Bueno, muchísimas gracias; ahora le cedo la palabra a Stella para la sesión de preguntas y respuestas.

[49:38] Stella: Muchas gracias, Tomás, por la presentación. Me gustaría compartir las preguntas que me han enviado. Una de las preguntas que me han planteado es: ¿qué esfuerzos se necesitan para poder ponerlo en práctica?

[49:58] Tomás: Gracias. La verdad es que eso depende; es difícil dar una respuesta general. Depende del tamaño de la empresa, de su complejidad, de si se trata de una empresa global, regional, o de una empresa que opera en un país o en una ciudad. Depende de la solución que se vaya a implantar: si se trata de una solución de nivel 1 o si incluye los niveles 1, 2 y 3. Depende de si incluye otros componentes comoComputeAnalyzer™oStorageAnalyzer™. Depende también del servicio: si la empresa necesita un sistema de chargeback para generar informes detallados sobre el software y el uso del hardware por usuario, por departamento o por proyecto. Todo eso influye en el tiempo. En términos generales, diría que en una empresa pequeña, la instalación se puede realizar muy rápido, en unos dos días, y después, obviamente, viene la parte de validación y creación de informes. Pero la instalación en una empresa pequeña se puede hacer muy rápido. En una empresa grande, dependiendo de lo que quiera el cliente, eso puede hacerse por etapas y tardar un mes o incluso mucho más.

[51:15] Stella: Vale, entonces, según tengo entendido, este tipo de soluciones pueden funcionar para cualquier tipo de empresa, ¿da igual el tamaño?

[51:23] Tomás: Sí. Tenemos clientes que son gigantescas empresas globales, empresas muy reconocidas a nivel mundial en los distintos sectores en los que trabajamos, y también tenemos empresas con un número muy reducido de usuarios. Nuestra licencia se cobra por usuario, es decir, es independiente del número de productos de software que se vayan a medir. En este caso, en lo que respecta específicamente al software que estamos presentando, contamos con clientes de todos los tamaños: pequeñas, medianas y grandes empresas. Uno de los puntos fuertes de Open iT —esa parte que mencioné antes—, es que ayudamos enormemente a las empresas a consolidar la información cuando necesitan productos especializados, como software técnico o específico para la industria. Normalmente, los proveedores tienen un esquema de licencias complejo que, a menudo, es necesario consolidar y combinar: hay usuarios con licencias por token y otros con licencias instaladas en su ordenador; puede haber distintos esquemas de licencias y nosotros ayudamos a consolidarlo todo en un informe con el nivel de detalle que la empresa necesite.

[53:02] Stella: Porque tengo aquí otra pregunta que me están haciendo. ¿De dónde provienen o cómo se generan esos ahorros?

[53:16] Tomás: Muy bien. Bueno, lo primero es que la base, el punto de partida, es que necesitas disponer de información detallada sobre el uso de las aplicaciones. Al contar con una solución que te proporcione datos detallados sobre el uso de las aplicaciones, el ahorro se consigue al evitar pagar por licencias que no necesitas; se trata de una optimización de gastos. El ahorro se consigue notificando a los usuarios cuando tienen algún comportamiento que afecte a la disponibilidad de la licencia o que suponga un coste adicional para la empresa; por ejemplo, tener una aplicación que se paga por uso y mantener la licencia ocupada durante semanas es innecesario y supone un coste para la empresa. Esa es la parte de la optimización de las licencias. Al comprender las necesidades reales de aplicaciones, componentes y servicios a nivel de usuario, a veces las empresas toman decisiones y piensan: «A este grupo de usuarios les vamos a dar tales y tales servicios», pero sin disponer de la información sobre qué servicios está utilizando realmente cada usuario. Y al asignar el tipo correcto de licencia, por ejemplo, a un usuario ocasional —una persona que hace muy poco uso de una licencia—, no se le puede dar una licencia independiente o una licencia dedicada para ese usuario. En la medida de lo posible, sería mucho más eficiente proporcionar a ese tipo de usuarios una licencia de red.

[54:57] Hay múltiples factores. Otro factor, por ejemplo, es que hay aspectos específicos de cada proveedor de software y ahí hay oportunidades; cada proveedor ofrece diferentes opciones de licencia, y contamos con analistas con muchísima experiencia que asesoran a los clientes. Y hay algunas recomendaciones que quizá no sean tan obvias. Recuerdo el caso de una conocida empresa del sector de la automoción que, además del ahorro, lo consiguió al ubicar los servidores de licencias: no tenían la flexibilidad de definir dónde, en qué zona horaria, iban a estar ubicados uno o varios servidores de licencias, y al optimizar la ubicación de esos servidores logró un ahorro significativo. Hay muchísimas cosas que contribuyen a que las empresas consigan ahorros.

[56:01] Stella: Vale. Me acaba de llegar una pregunta: ¿esta solución es compatible con aplicaciones que se licencian por CPU o por núcleo?

[56:12] Tomás: Habría que ver qué aplicaciones concretas, pero hay muchas aplicaciones en las que la licencia se establece teniendo en cuenta, por ejemplo, el número de núcleos. Y sí, trabajamos con clientes que tienen ese tipo de licencia. Como te digo, habría que ver específicamente cuál es la necesidad, y para eso pueden ponerse en contacto con nosotros; ahí tienen nuestra dirección de correo electrónico, estamos a su disposición y podemos analizar los casos concretos. Hay muchísimas licencias en las que la cantidad de núcleos es uno de los factores que se tienen en cuenta a la hora de conceder la licencia.

[56:57] Stella: Vale, muchas gracias, Tomás. Tengo aquí en el panel a Raúl, que ha levantado la mano. Voy a activarle el micrófono para que nos haga la pregunta. Raúl, si nos puedes enviar tu pregunta por correo, nos sería de gran ayuda. Se nos está acabando el tiempo y me gustaría aprovechar para daros las gracias por el espacio que nos habéis concedido. Toda esta presentación quedará grabada y la pondremos a vuestra disposición. Cualquier pregunta que nos haya quedado sin responder os la enviaremos por correo. Gracias por vuestra asistencia. Muchas gracias.

[58:03] Tomás: Yo también me despido. Quiero dar las gracias a todos los presentes por participar en el seminario web. Estamos a vuestra disposición y, si tenéis alguna pregunta o queréis hablar con nosotros para obtener más información, no dudéis en poneros en contacto con nosotros. Muchísimas gracias.

[58:21] Stella: Muchas gracias y excelente presentación, Tomás.