Cómo el Análisisis de Uso de Software Impulsa la Optimización de Licencias

[0:00] Stella: Olá, bom dia, como estão? Sejam bem-vindos ao webinar da Open iT sobre a análise da utilização de software e a promoção da otimização de licenças. Muito obrigada por estarem aqui, estamos prestes a começar. Começamos daqui a três minutos. Se acharem que mais alguém possa querer participar na reunião, é bem-vindo.

[0:35] Muito obrigado por estarem aqui connosco. Antes de começarmos, gostaria de lhes lembrar alguns pontos: todos os participantes estão, neste momento, com o microfone silenciado; as perguntas serão abordadas no final da sessão; haverá um espaço para perguntas e respostas; e as perguntas que não for possível responder durante este seminário serão respondidas ou enviar-se-á um e-mail com as respostas.

[1:14] Bem, gostaria de vos apresentar o nosso orador, que será o Tomás Viaje. O Tomás trabalha na área das vendas e tem uma grande paixão por ajudar as empresas a poupar dinheiro e muito mais, além de possuir uma vasta experiência na área das vendas. E bem, sem mais delongas, gostaria de apresentar já o Tomás e vou passar-lhe a palavra agora mesmo para que possa começar a sua apresentação.

[1:57] Tomás: Muito obrigado, Stella. Bom dia, boa tarde. Hoje vamos falar sobre a importância de medir a utilização do software e sobre como podemos otimizar as despesas, otimizar os recursos de TI e, além disso, aumentar a produtividade do nosso pessoal. Deixem-me verificar se estou a partilhar o ecrã certo. Muito bem.

[2:48] A agenda que temos prevista para hoje é a seguinte: vamos debater a complexidade da otimização de software, vamos apresentar a abordagem de três níveis da Open iT para medir e analisar a utilização de software, vou partilhar dois casos de estudo e, por fim, faremos algumas considerações finais, para depois passarmos novamente com a Stella à sessão de perguntas e respostas.

[3:21] A despesa em tecnologias da informação é significativa. Os países investem, em média, 4,1 por cento do produto interno bruto em tecnologias da informação. Estima-se que, em 2021, a América Latina venha a investir 200 mil milhões de dólares em tecnologias da informação e, especificamente, a despesa em software está estimada em 24 mil milhões de dólares. Aqui temos um relatório da Gartner que analisa os gastos em tecnologia da informação nos últimos dois anos, 2019 e 2020, e apresenta uma projeção do que se espera para 2021. Neste relatório, podem ver que os gastos totais em tecnologia da informação a nível mundial estão estimados em 3 milhões 754 mil 816 milhões de dólares, ou seja, 3,8 biliões de dólares. Deste montante, 13 por cento correspondem a software. A propósito, 91 biliões é o tamanho da economia global; dividindo 3,76 por 91, obtém-se 4,1 por cento do produto interno bruto que as empresas investem em tecnologia da informação.

[4:51] Por outro lado, temos aqui um relatório da IDC em que se estima que, este ano, em 2021, a América Latina venha a representar 5 % da despesa total mundial em tecnologias da informação. A propósito, não mencionei anteriormente, mas no gráfico da Gartner via-se que o investimento em tecnologias da informação vai crescer 4% a nível global; na região da América Latina, estima-se que esse crescimento seja superior a 7% — estes são dados da própria IDC.

[5:28] Assim, a maioria das empresas gasta mais do que o necessário em tecnologias da informação. De facto, se falarem com os executivos da área de TI e das empresas, os próprios executivos estão cientes de que uma percentagem dos gastos com tecnologias da informação é desperdiçada. A Gartner estima que 90 por cento das empresas podem reduzir as despesas com software em 30%. Estamos a falar de um valor muito significativo: 30 por cento do investimento em software.

[5:58] Por que razão as empresas gastam mais do que o necessário em software? As razões: devido ao tempo, aos recursos e à complexidade de medir e reportar a utilização de software por utilizador, por departamento, por localização, por projetos, por região, por divisão e a nível de toda a empresa. Devido à complexidade de medir e relatar a utilização de software para os diferentes fabricantes, para os seus componentes, para as aplicações e para os módulos. Devido à dificuldade de gerir e consolidar os múltiplos modelos de licenciamento, incluindo servidores de licenças, licenças instaladas numa máquina, licenças autónomas, licenças pagas por utilização ou por créditos, ou fornecidas como Software as a Service. E, por último, um fator muito importante é que existem comportamentos dos utilizadores que levam as empresas a ter de gastar mais, porque esses comportamentos afetam a disponibilidade das licenças, e vamos abordar estes pontos com mais pormenor.

[7:20] Nas próximas quatro diapositivas, pretendo resumir o que gostaria que, espero, levassem desta palestra: os quatro pontos que quero abordar hoje. O primeiro é que não se pode gerir o que não se mede. Esta é uma frase de Peter Drucker e é absolutamente válida, sobretudo na área das TI, onde é tão difícil monitorizar a utilização das aplicações, a forma como cada utilizador as utiliza, saber qual o utilizador que utiliza cada aplicação e como a está a utilizar.

[8:00] Otimizar software. Para otimizar software, é necessário responder exatamente a estas perguntas: que aplicações necessita cada utilizador?, como é que a disponibilidade das nossas licenças está a ser afetada pelos hábitos de utilização dos utilizadores?, quantas licenças não são necessárias para um produto específico?, quão eficiente é a empresa na utilização das aplicações? Aqui tenho três exemplos de comportamentos dos utilizadores que obrigam as empresas a gastar mais em licenciamento, pois afetam a disponibilidade das licenças. Pessoas que ocupam várias licenças simultaneamente; pode ser que, para algum tipo de trabalho, isso seja necessário, mas, na maioria dos casos, é preciso analisar cada situação individualmente; no entanto, em muitos casos, os utilizadores ocupam várias licenças, por vezes sem se aperceberem. Ou o que chamamos de «temporários», que são os utilizadores que ocupam uma licença — por exemplo, de um servidor de licenças — e essa licença fica retida durante dias e até semanas, atribuída a esse utilizador, não ficando disponível para mais ninguém. Ou existe um comportamento dos utilizadores a que chamamos «pescadores», que são pessoas que adquirem uma licença porque sabem que é difícil de obter e ficam com ela para o caso de precisarem dela mais tarde nesse mesmo dia, o que, obviamente, também afeta a disponibilidade.

[9:45] A apresentação anterior abordava a otimização do licenciamento; agora vamos falar sobre a otimização das despesas com software. Ao otimizar o licenciamento, consegue-se otimizar as despesas com software. É importante saber que, ao dispor da solução adequada para gerar informações sobre a utilização do software, as empresas podem evitar pagar por software de que não necessitam, terão informações para negociar com sucesso com os seus fornecedores de software e disporão de ferramentas para simular o impacto de novas formas de licenciamento dos fabricantes. Aqui têm uma tabela com os 30% de desperdício mencionados pela Gartner. Se tiverem uma ideia clara do orçamento de software da vossa empresa, poderão identificar, com base no montante aproximado que a vossa empresa investe em software, qual é o potencial de poupança. Simplesmente, por exemplo, se uma empresa tiver um orçamento de software de um milhão de dólares, o potencial de poupança estimado seria de 300 000 dólares e isso, obviamente, é uma aproximação; já vimos casos em que as poupanças podem ser superiores, dependendo da situação específica de cada empresa.

[11:08] Se não tiverem uma ideia clara de qual é o orçamento para software, poderíamos fazer uma estimativa. Em média, as empresas gastam 7,5 por cento das suas vendas em tecnologias da informação; trata-se de uma média e varia de setor para setor — o que uma empresa de software investe não é o mesmo que uma empresa de produção industrial. Mas, em média, gastam 7,5 por cento e, se subtrairmos 13,1 — ou seja, se subtrairmos 13 por cento dos 7,5 por cento, o que corresponde ao software —, o resultado será um valor muito próximo de 1%. Em média, as empresas gastam 1% das suas vendas em software; por isso, isto pode ajudá-las, com base nas vendas da sua empresa, a identificar qual poderá ser o potencial de poupança da sua empresa em software.

[12:14] O quarto ponto que gostaria de abordar hoje é a gestão da adoção de tecnologia e o aumento da produtividade, e estes são aspetos muito importantes. Poupar e otimizar o licenciamento não pode ser visto como uma forma de fazer cortes e procurar poupanças à custa da disponibilidade das licenças; os utilizadores vão ter o acesso recusado e isso pode, sem dúvida, ter um impacto negativo na produtividade. Mas é possível otimizar o licenciamento, conseguir maiores poupanças para a empresa — atingindo, por exemplo, os 30 por cento a que se referiram anteriormente — e, ao mesmo tempo, aumentar a produtividade.

[13:03] É possível identificar quais são as aplicações que têm maior impacto na produtividade, comparar aplicações que possam ser utilizadas para a mesma tarefa, aplicações de diferentes fornecedores, e avaliar objetivamente qual é a que obtém melhores resultados, qual tem um impacto mais positivo na produtividade, e assim investir nas aplicações de software adequadas. Temos um estudo de caso sobre este tema que vamos partilhar.

[13:37] Além disso, ao dispor de relatórios históricos de utilização, essa informação é importante para determinar os requisitos quando o número de utilizadores muda, ou quando, por exemplo, duas empresas se fundem, a fim de determinar exatamente o que uma empresa precisa de investir em aplicações de software na sequência de variações no número de utilizadores. E para identificar necessidades de formação, vamos ver, em alguns slides que vou apresentar agora, como é fácil, com base nessa informação, determinar quais são os utilizadores experientes e também identificar rapidamente quais os utilizadores que poderão necessitar de formação. Por último, dispor da informação sobre a utilização das licenças simplifica a tomada de decisões e ajuda a gerir as mudanças, permitindo que nos adaptemos e respondamos de forma informada às mudanças no ambiente empresarial.

[14:50] Agora vou falar-vos especificamente sobre a solução da Open iT para medir e otimizar software. A nossa solução está disponível em três níveis, que vou explicar a seguir. No primeiro nível, medimos o tempo de execução de uma aplicação. Essa aplicação pode ser fornecida a partir de um servidor de licenças, pode ser uma aplicação instalada no computador do utilizador ou pode ser uma aplicação baseada na Web, acedida através de um navegador. No nível 1, o que fazemos é medir o tempo que decorre desde o arranque da aplicação até ao seu encerramento. No nível 1, são oferecidos alertas proativos. Estes alertas permitem gerir comportamentos indesejados e, por sua vez, permitem informar o pessoal administrativo sobre situações que possam afetar a disponibilidade das licenças. Quanto aos relatórios para o que designamos por nível 1: dispomos de relatórios em tempo real, relatórios históricos e oferecemos diversos painéis. Uma forma muito eficaz de visualizar as informações de utilização é através de painéis em ferramentas de inteligência de negócios, como o Power BI, o Spotfire, o Tableau, etc.

[16:19] Quando falamos do nível 2, além das medições e relatórios efetuados no nível 1, medimos também a utilização ativa. Não se trata apenas, como no nível 1, de saber quando uma aplicação começou a ser executada até ao momento em que foi encerrada, mas sim de medir o tempo de atividade e o tempo de inatividade dessa aplicação. E fazemos isso monitorizando a atividade da CPU, dos dispositivos de entrada e saída, do teclado e do rato, associada à aplicação específica que se pretende medir.

[16:53] E depois temos o nível 3, que é o nível em que a solução Open iT pode tomar uma medida. Por exemplo, chamamos-lhe automatização. Com base nos relatórios do nível 2 e do nível 1, podemos definir — as empresas e os clientes podem definir — critérios como: se houver um utilizador que inicie uma aplicação e esta não tenha utilização ativa durante uma hora, que a aplicação seja suspensa no ponto em que o utilizador a deixou e que a licença seja libertada e devolvida ao servidor de licenças. Essa pode ser uma ação. Outra opção pode ser simplesmente enviar uma notificação ao utilizador para que saiba que, por exemplo, já passaram duas horas sem utilizar uma aplicação que tem em uso, mas que está totalmente inativa. Existe um menu de opções que podem ser adotadas neste nível 3 de otimização.

[17:57] Vamos agora ver com mais pormenor alguns relatórios relativos ao nível 1. O que lhes vou mostrar é apenas um resumo; há uma série de relatórios realmente muito poderosos, mas com isto vão poder ter uma ideia da informação que está disponível no nível 1. Normalmente, o que as empresas sabem é a quantidade de licenças que adquiriram — a linha verde — e, no momento em que estas ficam disponíveis para os utilizadores, temos a linha cinzenta. Aqui, por exemplo, foram adquiridas: a empresa tinha 220 licenças, comprou mais 30 e agora tem 250 licenças disponíveis para os seus utilizadores. Normalmente, essa é a informação de que muitas empresas dispõem. Quando falamos do nível 1, estamos a referir-nos ao pormenor desta linha azul: relatórios, como referi anteriormente, em tempo real, relatórios históricos e painéis com informações detalhadas sobre qual o utilizador que está a utilizar cada aplicação e como esta está a ser utilizada.

[19:15] Para além destes relatórios de utilização, que são muito importantes, no nível 1 temos os alertas proativos, e este ponto, como já referi anteriormente, é extremamente importante. Existem alertas proativos para os administradores; estes podem receber alertas que os avisem quando uma licença estiver prestes a expirar num prazo inferior a, digamos, 90 dias, ou se houver algum servidor de licenças em baixo e, por isso, as licenças não estiverem disponíveis para os utilizadores — situações que estejam a afetar o licenciamento. Um administrador pode indicar que pretende receber um alerta quando a percentagem de utilização de uma aplicação atingir os 80%, para verificar se, ao atingir esse nível de utilização, o administrador tem de tomar alguma medida para garantir que o remanescente das licenças disponíveis está a ser gerido de forma eficaz.

[20:18] Existem também alertas de utilizador. Os alertas de utilizador relativos aos três comportamentos que mencionei anteriormente, por exemplo, notificar um utilizador caso tenha mais do que uma licença em uso. O melhor é que, como o utilizador o está a fazer inadvertidamente, receberia um aviso de que tem mais do que uma licença em uso. Ou um utilizador que tenha uma aplicação em uso há mais de, digamos, 6 horas ou 8 horas pode receber um alerta para que esteja ciente dessa situação e para que a aplicação não fique ocupada durante dias. Nem imaginam que, quando instalamos as nossas soluções nos clientes, por vezes vemos utilizadores que mantêm uma aplicação ocupada durante dias ou semanas. E há aplicações que as empresas pagam por utilização, baseadas em créditos, etc., e isso pode ter implicações de custos enormes para as empresas.

[21:12] Vou mostrar-vos aqui vários exemplos da informação que podemos disponibilizar às empresas. Temos aqui uma tabela onde apresentamos o número de licenças disponíveis e o número máximo de licenças que foram utilizadas ao longo do tempo. Estamos a analisar o produto ANSYS e estes são os módulos, os componentes deste produto. E o que vemos neste relatório? Neste relatório, verificamos que os dois últimos módulos listados não foram utilizados de todo durante o período em análise. Este período em análise pode ser de um ano; a empresa escolhe o intervalo de tempo que pretende avaliar para o relatório. E, neste caso, estes dois componentes não tiveram qualquer utilização no período em análise. Além disso, vemos seis componentes que atingiram o número máximo de licenças disponíveis. Aqui, a empresa tem de avaliar: não só atingiram o limite máximo, como também representam uma quantidade significativa; várias delas atingiram o limite, mas não registaram recusas de acesso, pelo que não há aqui um problema grave. Mas aqui, por exemplo, vemos 705 recusas; por isso, a empresa tem de analisar a situação com mais pormenor. Também dispomos de relatórios específicos para as recusas e, possivelmente, será necessário tomar medidas corretivas, uma vez que estas cinco licenças não são suficientes.

[22:49] E aqui temos outro exemplo de relatórios. Este relatório é ao nível do utilizador, onde estamos a analisar, para esta aplicação — que é do fabricante ANSYS —, qual tem sido a sua utilização. Aqui estamos a referir o número máximo de licenças utilizadas por cada utilizador, o tempo acumulado, o tempo durante o qual cada utilizador utilizou a aplicação e os dias em que a aplicação não foi utilizada. Este relatório permite identificar rapidamente quais são os utilizadores experientes. Normalmente, os utilizadores experientes têm um grande número de horas a utilizar a aplicação ou as aplicações. Outra característica típica dos utilizadores experientes é que, além do grande número de horas a utilizar a aplicação, têm normalmente um número reduzido de dias sem utilizar a aplicação. Assim, identificámos dois utilizadores experientes. Podemos identificar rapidamente, com o mesmo critério, utilizadores que tenham uma utilização reduzida da aplicação e um número elevado de dias sem a utilizar. Estes utilizadores, se estiverem a realizar tarefas semelhantes e todos fizerem parte de uma equipa que desenvolve atividades semelhantes, deveriam ter uma utilização adequada desta aplicação. Esta aplicação pode ter um impacto significativo na produtividade e, neste caso, vemos claramente que existem utilizadores experientes (a azul) e utilizadores que necessitam de formação.

[24:31] E, por último, podemos observar comportamentos, por exemplo, de utilizadores que têm mais de duas licenças. Neste caso, talvez se possa justificar — trata-se de um utilizador experiente —, pelo que seria necessário analisá-lo. Mas há aqui utilizadores com menos de duas horas de utilização durante todo o período que estamos a analisar, ou seja, desde o final de fevereiro até maio, três meses, e um utilizador que tem 1,57 horas; certamente que a segunda licença foi um descuido, o que poderia perfeitamente ser evitado.

[25:12] Aqui temos outro relatório que é extremamente útil: um relatório de eficiência de licenciamento. Estamos a analisar aqui a aplicação ANSYS, que tem um máximo disponível de 44 licenças e dispõe de 40 licenças, que foi o máximo utilizado durante o período de avaliação. Esta empresa opera com 100% de disponibilidade, sem recusas, com 40 licenças. Com 99% de disponibilidade, são necessárias 35 licenças. E este é um relatório que, além disso, se esta informação for combinada com outros relatórios, permite alcançar a otimização, sendo muito provável que estas 35 licenças sejam perfeitamente suficientes para gerir esta aplicação ANSYS. E aqui temos a informação de que, se se pretender 95% de disponibilidade, o número de licenças necessárias é de 32. Mas a informação não fica por aí; podemos ver qual é o impacto. Se utilizarmos 40 licenças, o que nos dá 100% de disponibilidade, o relatório indica-nos durante quanto tempo essas 40 licenças foram utilizadas; a licença número 40 representou o pico, tendo sido utilizada durante menos de cinco segundos, ou seja, 0,08 horas. Justifica-se que a empresa pague? É uma decisão de cada empresa. Se, em vez de 40, fossem colocadas 39, este seria o impacto; e assim está a tabela construída, mostrando qual seria o impacto de reduzir o número de licenças.

[27:04] A partir deste mesmo gráfico de eficiência, são criadas tabelas para mostrar o potencial de poupança e, aqui, cada empresa pode avaliar qual será o impacto para cada um dos seus produtos. Por exemplo, estamos a ver aqui, no caso da ANSYS, que a utilização máxima registada no período que estamos a analisar — apesar de a empresa dispor, por exemplo, de 20 licenças disponíveis, 10 licenças disponíveis, 20 — foi nula. Estas licenças não são necessárias; se este fosse um período de um ano, esta empresa não necessitaria destas licenças. E, quanto ao montante que se poderia poupar, seria 20, 10, 20. Aqui têm 120 licenças disponíveis, mas o máximo que foram utilizadas são 100; há um potencial de poupança de 20, e é assim que se constrói o gráfico, mostrando um potencial de poupança para este vendedor de 310 000 dólares.

[28:01] Outro relatório extremamente útil para a tomada de decisões são estes mapas de calor. É possível criar um mapa de calor e solicitá-lo por períodos semanais, mensais, trimestrais, semestrais, anuais ou pelo período de tempo que se pretenda analisar. Aqui estamos a ver o produto ANSYS, o componente, o módulo Capture, e neste relatório vemos que existem 22 licenças disponíveis e que o máximo utilizado neste período de uma semana foram 14. Aqui é possível ver quando as 14 licenças foram utilizadas: foram utilizadas na terça-feira, em dois momentos, às 10 da manhã e à uma da tarde. Esse foi o único momento em que os utilizadores ocuparam 14 licenças ao mesmo tempo.

[29:08] Podemos ver as recusas. Imagine que a empresa tem 22 licenças disponíveis; o máximo que foi utilizado foram 14; no entanto, aparece um número de recusas. De facto, na terça-feira, há 5 recusas às 14h e 5 recusas às 16h, e é necessário investigar o que causou essas recusas. E uma empresa pode ter licenças disponíveis, mas mesmo assim pode registar recusas porque, talvez, um utilizador esteja a tentar utilizar um componente que não é suportado pelo servidor de licenças, podendo haver múltiplas razões para tal.

[29:50] No que diz respeito à informação sobre as recusas do Open iT, esta é uma das funcionalidades mais poderosas que os nossos clientes destacam. Nós distinguimos as recusas das falsas recusas. Trata-se de uma recusa falsa se um utilizador quiser utilizar uma aplicação e a empresa tiver, por exemplo, três servidores de licenças, e o primeiro servidor de licenças recusar a aplicação por não haver licenças disponíveis, o segundo servidor de licenças fizer o mesmo, recusando a aplicação por não haver licenças disponíveis, mas, como estão interligados, o terceiro servidor de licenças tiver disponibilidade e conceder a licença. Isso não constitui duas recusas; o utilizador obteve a sua licença instantaneamente. Também é necessário filtrar o número de recusas. Um utilizador pode solicitar uma licença 10 vezes num período de 3 minutos e não queremos contabilizar 10 recusas; queremos contabilizar apenas uma durante esse período. Esse é um critério definido por cada empresa.

[30:54] Aqui temos um exemplo de uma empresa em que estamos a fazer medições para este produto; eles têm servidores de licenças localizados em Amesterdão, na Malásia e em Houston. E aqui vemos no relatório que aparecem na Malásia aproximadamente 5 000 recusas, 4 966. Mas se analisarmos a informação com mais pormenor, veremos que, neste servidor da Malásia, os utilizadores acabaram por receber as licenças: 63 vezes fornecidas pelo servidor de Amesterdão e 4 903 vezes fornecidas pelo servidor de Houston. Portanto, estas recusas não devem ser contabilizadas, pois são recusas falsas. E o total de recusas verdadeiras foi, por exemplo, 218. Assim, a recusa verdadeira ocorre quando temos três servidores de licenças e o utilizador, no final, não conseguiu receber a licença que estava a solicitar. É muito importante ter o detalhe do que está a originar a recusa.

[32:11] E a recusa de acesso às licenças é uma parte muito importante. Outra parte muito importante é o apoio nos relatórios que o Open iT oferece para aplicações técnicas especializadas. Aqui temos uma lista de algumas aplicações técnicas utilizadas em diferentes indústrias; algumas são utilizadas pela indústria aeroespacial, outras podem ser muito utilizadas na indústria automóvel, outras ainda podem ser utilizadas por empresas do setor petrolífero, por empresas que trabalham na área da eletrónica, por diversos setores, como o setor financeiro, etc. Assim, nós, na Open iT, destacamo-nos na medição e nos relatórios que podemos gerar para estas aplicações especializadas.

[32:56] Para dar um exemplo, este é um painel criado para analisar a utilização de um produto da Bentley. Como se pode ver, trata-se de um produto que é consumido através de fichas (tokens), e apresentamos a tendência diária e mensal de utilização, a disponibilidade anual e a quantidade restante de fichas disponíveis para o resto do ano. Tal como referi, trata-se de um painel que auxilia na tomada de decisões diárias e contém as informações que permitem à empresa, na hora de negociar com o seu fornecedor, dispor dos dados necessários para determinar claramente as suas necessidades. É possível, inclusive, utilizar estes painéis para realizar simulações e criar, por exemplo, um filtro de 15 minutos, para avaliar qual seria o impacto. A empresa negociou com este fornecedor um filtro de 15 minutos, de modo a que qualquer utilizador que utilize a aplicação durante 15 minutos ou menos não seja cobrado pela utilização da mesma. As empresas podem negociar isso, o que, obviamente, também depende do fornecedor, e aqui estamos a ver que o impacto seria de aproximadamente 200 000 dólares; este filtro está a considerar 236 000 dólares.

[34:43] Outra ferramenta de simulação — e tudo isto faz parte da solução de nível um — destina-se a simular o licenciamento e a avaliar o impacto da utilização de licenciamento global ou de licenciamento baseado nas localizações. Aqui temos um exemplo de uma empresa com escritórios em Londres, em Denver e em Houston, e como seria a quantidade de licenças necessárias se fossem geridas separadamente, tal como acontecia atualmente. E a linha vermelha representa a combinação das três e a utilização de licenças globais. Obviamente, o número de licenças necessárias diminui e, em vez de precisarem de 16, precisariam de aproximadamente 11. Por isso, é necessário avaliar o impacto do custo do licenciamento global em comparação com o licenciamento local, para decidir qual é a melhor opção para a empresa.

[35:50] Outro ponto que queria mencionar é o trabalho a partir de casa. Atualmente, as empresas adotam um modelo híbrido, em que uma parte dos trabalhadores está a trabalhar a partir de casa, o que afeta o comportamento dos utilizadores. Os utilizadores trabalham de forma diferente quando estão em casa; podem ter de se encarregar de cuidar dos filhos, ou não dispõem de um espaço de trabalho dedicado onde possam realizar as suas tarefas de escritório, ou partilham recursos, como um computador. Todos esses fatores fazem com que o horário de trabalho que observamos nos nossos clientes em casa se prolongue cada vez mais. As empresas também estão a adotar medidas; vemos muito o uso de terminais virtuais e também práticas como, por exemplo, a utilização de licenças emprestadas para estes trabalhadores que trabalham a partir de casa. Francamente, não é a melhor forma de gerir o licenciamento, uma vez que uma licença emprestada — uma licença atribuída a uma pessoa, apesar de poder ser um recurso partilhado — é, na verdade, uma licença de rede que está a ser atribuída a uma pessoa. Uma licença de rede tem, obviamente, um custo muito superior; por isso, talvez o que fizesse sentido fosse analisar se essa pessoa justifica realmente uma licença nominativa.

[37:19] Gostaria de mencionar aqui o primeiro caso de estudo, que é uma empresa do setor do petróleo e gás que não dispunha da informação necessária para determinar o número de licenças e o número de aplicações de que cada utilizador necessitava; simplesmente, o que a empresa fazia historicamente era comprar as aplicações com base no número de utilizadores — esse era o critério utilizado pelos gestores. Aliás, tinham quatro categorias para as aplicações de software: chamavam-nas de «core», «core alargado», «aplicações especializadas» e «aplicações de dados».

[38:13] A empresa adquiriu a soluçãoLicenseAnalyzer™da Open iT e, assim que foi instalada, obteve imediatamente uma visão clara da utilização dos diversos componentes das diferentes aplicações. Uma parte muito importante deste caso de sucesso é que a empresa utilizou a solução da Open iT para analisar, por exemplo, numa empresa petrolífera, a área a que chamam «upstream» — a área dos geólogos e geofísicos —, que é fundamental para o desempenho da empresa. E compararam geofísicos que apresentavam um desempenho muito superior ao de outro grupo de geofísicos; com a ferramenta da Open iT, analisaram esses geofísicos com melhor desempenho, que tinham um número menor de poços secos, e estudaram quais as aplicações que utilizavam. Posteriormente, para determinar quais as aplicações utilizadas, realizaram também uma análise do fluxo de trabalho dessas pessoas utilizando a ferramenta da Open iT.

[39:27] E conseguiram, de facto, uma poupança muito significativa: mais de 50 por cento durante os primeiros dois anos no software especializado que a empresa utilizava. A poupança ascendeu a mais de cinco milhões de dólares. Mas o impacto mais importante, muito superior a esses cinco milhões de dólares, foi o facto de terem criado um novo fluxo de trabalho, terem padronizado os processos e terem investido nas aplicações que consideraram mais produtivas; com isso, a empresa estimou que houve um impacto nas suas receitas, nos primeiros dois anos, de 95 milhões de dólares, assim que a solução da Open iT foi implementada e puderam trabalhar na melhoria dos seus processos internos.

[40:25] Agora vou falar-vos da solução ao nível dos níveis 2 e 3 da solução Open iT. Assim, no nível 2, estamos a medir a utilização ativa, ou seja, se a pessoa está a utilizar uma aplicação de forma ativa ou inativa. Embora tenhamos dito que a linha azul corresponde ao detalhe do nível 1, isto seria o nível 2. E isto é muito revelador: aqui podem ver que, no nível 1, observamos que, neste pico, há talvez 250 utilizadores simultâneos a utilizar esta aplicação em particular. No entanto, se passarmos para o nível 2, desses 250 utilizadores simultâneos, o que se verifica é que 150 utilizadores estão a utilizar a aplicação ativamente no mesmo momento. O nível 2 mostra as oportunidades de poupança decorrentes da utilização inativa nas empresas.

[41:25] Aqui têm um relatório no nosso portal de monitorização de licenças de nível 2, onde, para esta aplicação, existem 45 licenças disponíveis; a empresa adquiriu 45 licenças, das quais 10 estão disponíveis neste momento e 35 estão em uso. E aqui pode ver-se claramente que há uma linha verde escura e, a seguir, uma amarela; destas 35, aproximadamente metade está inativa. Mas podemos analisar isto com muito mais detalhe: esta é uma tabela que compara a utilização ativa com a utilização inativa. Podemos apresentá-la com o nome e todas as informações dos utilizadores ou gerá-la de forma anónima. E aqui vemos utilizadores que são muito ineficientes, cujo tempo de utilização inativa é superior ao tempo de utilização ativa, da mesma forma que podemos detetar rapidamente os utilizadores que utilizam as aplicações de forma eficiente.

[42:22] Este relatório mostra-vos claramente o potencial do nível 2. Aqui estamos a analisar, para esta aplicação do 3ds Max, qual é o pico dos dias de maior utilização ao longo de um ano. Foram incluídos todos os dias da semana, todos os meses do ano e todas as localizações da empresa, e estamos a filtrar os dados para esta aplicação em particular. E o pico de utilização foi de 47 sessões simultâneas; no entanto, o pico de utilização ativa é de 21. Esta empresa está a utilizar esta aplicação com uma eficácia de 44 por cento, pelo que existem enormes oportunidades de poupança. E esses 44%, aliás, ocorreram apenas num dia, porque o pico de utilização ativa seguinte é de 19, o que reduziria este número para cerca de 40 por cento.

[43:14] No nível 3, a solução da Open iT pode tomar uma ação e libertar licenças, devolvendo-as ao servidor de licenças. As políticas são configuráveis e o que o nível 3 faz é forçar essa curva que vimos na linha azul do nível 1 a corresponder à utilização ativa. Ou seja, essa diferença tão grande que existia entre uma aplicação em execução e uma aplicação a ser utilizada ativamente, a solução da Open iT vai corrigi-la e o que pode fazer é suspender, encerrar, terminar ou notificar os utilizadores, para que estas duas curvas pratiquement coincidam.

[44:08] E aqui temos o mesmo exemplo anterior; trata-se de um relatório de nível 3, onde podem ver como as linhas azuis estão muito próximas da linha vermelha. Para estes 10 dias de pico de utilização da aplicação OrcaFlex, no período que estamos a analisar — que corresponde a um ano, de janeiro a dezembro, todos os dias da semana —, o pico de utilização foi de 60 utilizadores simultâneos e o pico de utilização ativa foi de 56. Portanto, se considerarmos 56 em relação a 60, obtemos que a eficiência da utilização ativa é agora de 93 por cento.

[45:06] Agora quero falar-vos de outro caso de sucesso. A empresa chama-se Avio. A Avio é uma empresa italiana que trabalha para a Agência Espacial Europeia e é líder em propulsão — uma das suas áreas de maior destaque — e em foguetões para o lançamento de satélites. Além disso, a Avio possui uma divisão militar onde fabrica mísseis de vários tipos. Esta empresa dispunha de uma ferramenta para avaliar o software, mas essa ferramenta apresentava grandes limitações: limitava o número de servidores de licenças que podia gerir e não fornecia as informações com o nível de detalhe exigido pela empresa.

[46:04] A Avio decidiu adquirir a solução da Open iT,o LicenseAnalyzer™, nos níveis 1 e 3. O projeto foi executado em duas fases. Na primeira fase, foi instalado o nível 1 em 13 servidores de licenças. Além disso, não nos limitamos a medir a utilização do software; dispomos de uma solução chamadaComputeAnalyzer™, destinada a medir a utilização do hardware. A empresa também pretendia obter informações sobre a forma como os utilizadores estavam a utilizar os seus dispositivos e as suas máquinas de trabalho. Além disso, pretendia-se também efetuar medições em alguns servidores que necessitavam de monitorização. A Open iT colaborou neste projeto com uma empresa de consultoria em tecnologias da informação para conceber a solução.

[47:05] O resultado obtido pela Avio — aliás, a Avio era uma empresa que, na altura em que contratou a Open iT, estava em crescimento e a contratar pessoal, e a procura por licenças, a procura por software, estava a aumentar. Apesar do aumento do número de utilizadores, a Avio conseguiu uma redução total das suas despesas com software de 47 por cento, apesar de a procura durante esse período ter aumentado 15%.

[47:44] Quero esta parte final da apresentação. Aqui, no título, está parte do conceito que tenho vindo a tentar transmitir. Ao obterem uma solução que as ajude a medir a utilização do software e a compreender exatamente o que cada utilizador necessita, as empresas podem alcançar estes três objetivos: otimizar as despesas, otimizar os recursos de TI e aumentar a produtividade das equipas de trabalho.

[48:19] Quando falávamos de otimizar as despesas, estávamos a referir-nos a determinar exatamente de que aplicações cada utilizador necessita, quantas aplicações são necessárias no total por produto e, no que diz respeito à otimização, quão eficiente é o pessoal e como este é afetado por comportamentos que prejudicam a disponibilidade. O segundo ponto é otimizar as despesas com software: não pagar por aplicações que não são utilizadas e dispor da informação necessária para as negociações com os fornecedores. O terceiro ponto é gerir a adoção tecnológica e ajudar a sua empresa a aumentar a produtividade, identificar as aplicações que proporcionam maior produtividade e detetar necessidades de formação. E, por último, uma observação final: não se pode gerir aquilo que não se mede. Muito obrigado. Agora, vou passar a palavra à Stella para a sessão de perguntas e respostas.

[49:38] Stella: Muito obrigada, Tomás, pela apresentação. Gostaria de partilhar as perguntas que me enviaram. Uma das perguntas que me fizeram é: que esforços são necessários para poder implementar?

[49:58] Tomás: Obrigado. Na verdade, isso depende; é difícil dar uma resposta geral. Depende da dimensão da empresa, depende da complexidade, se se trata de uma empresa global, se é uma empresa regional, se é uma empresa que se encontra num país ou numa cidade. Depende da solução que vai ser implementada; estamos a falar de uma solução de nível 1 ou que inclua os níveis 1, 2 e 3. Inclui outros componentes, como oComputeAnalyzer™eo StorageAnalyzer™.Inclui o serviço; a empresa necessita de chargeback para apresentar relatórios detalhados sobre software e utilização de hardware por utilizador, por departamento e por projeto. Tudo isso tem impacto no tempo. O que eu diria, de forma geral, é que numa pequena empresa, a instalação pode ser feita muito rapidamente, em cerca de dois dias, e depois, obviamente, vem a parte da validação e da criação de relatórios. Mas a instalação numa pequena empresa pode ser feita muito rapidamente. Numa grande empresa, dependendo do que o cliente pretende, isso pode ser feito por etapas e demorar um mês ou até muito mais tempo.

[51:15] Stella: Ok, então, pelo que percebi, este tipo de soluções pode funcionar para qualquer tipo de empresa, independentemente do tamanho?

[51:23] Tomás: Sim. Temos clientes que são gigantescas empresas globais, empresas altamente reconhecidas a nível mundial nos diversos setores em que atuamos, e também temos empresas com um número muito reduzido de utilizadores. O nosso licenciamento é feito por utilizador, ou seja, é independente da quantidade de produtos de software a serem medidos. Neste caso, no que diz respeito especificamente ao software que estamos a apresentar, temos clientes de todos os tamanhos: pequenas, médias e grandes empresas. Um dos pontos fortes da Open iT, essa parte que mencionei anteriormente — empresas que necessitem de produtos especializados, desse software técnico, específico para a indústria — é uma área em que ajudamos imenso as empresas a consolidar essa informação. Normalmente, os fornecedores têm um esquema de licenciamento complexo, que muitas vezes é necessário consolidar e combinar; há utilizadores com licenciamento por token e outros com a licença instalada na sua máquina — podem existir diferentes esquemas de licenciamento e nós ajudamos a consolidar tudo num relatório com o nível de detalhe que a empresa necessitar.

[53:02] Stella: Porque tenho aqui outra pergunta que me estão a fazer. De onde vêm ou como é que se geram essas poupanças?

[53:16] Tomás: Muito bem. Bem, em primeiro lugar, a base, o ponto de partida, é que é necessário dispor de informações detalhadas sobre a utilização das aplicações. Ao dispor de uma solução que forneça esses detalhes, a poupança advém do facto de evitar pagar por licenças de que não necessita; trata-se de uma otimização de custos. A poupança advém de notificar os utilizadores quando estes têm um comportamento que afeta a disponibilidade da licença ou que implica um custo adicional para a empresa; ter uma aplicação paga por utilização e manter a licença ocupada durante semanas é desnecessário e vai representar um custo para a empresa. Essa é a parte da otimização do licenciamento. Ao compreender as necessidades reais de aplicações, componentes e serviços ao nível dos utilizadores, por vezes as empresas tomam decisões do tipo: «Vamos fornecer tais e tais serviços a este grupo de utilizadores», mas sem dispor de informações sobre quais os serviços que cada utilizador está realmente a utilizar. E ao atribuir o tipo correto de licença, por exemplo, a um utilizador ocasional — alguém que faz muito pouco uso de uma licença —, não se pode atribuir uma licença autónoma ou uma licença dedicada a esse utilizador. Na medida do possível, seria muito mais eficiente atribuir a esse tipo de utilizadores uma licença de rede.

[54:57] Existem vários fatores. Outro fator, por exemplo, são as especificidades de cada fornecedor de software, onde surgem oportunidades; há opções de licenciamento que cada fornecedor oferece, e contamos com analistas com vasta experiência que fazem recomendações aos clientes. E há algumas que talvez não sejam tão óbvias. Lembro-me de uma conhecida empresa do setor automóvel que, para além da poupança, conseguiu otimizar a localização dos servidores de licença. Não tinham a flexibilidade de definir onde, em que fuso horário, iriam estar localizados um ou vários servidores de licença e, ao otimizar a localização desses servidores, conseguiram uma poupança significativa. Há imensos fatores que contribuem para que as empresas consigam poupanças.

[56:01] Stella: Ok. Acabei de receber uma pergunta: esta solução consegue lidar com aplicações cujas licenças são por CPU ou por núcleo?

[56:12] Tomás: Teria de se ver quais as aplicações específicas, mas há muitas aplicações cujo licenciamento é feito tendo em conta, por exemplo, o número de núcleos. E, de facto, trabalhamos com clientes que têm esse tipo de licenciamento. Como te disse, seria necessário analisar especificamente qual é a necessidade, e podem contactar-nos para isso; aí têm o nosso endereço de e-mail, estamos à disposição e podemos analisar os casos específicos. Existem imensas licenças em que o número de núcleos é um dos fatores tidos em conta no licenciamento.

[56:57] Stella: Ok, muito obrigada, Tomás. Tenho aqui no painel o Raúl, que levantou a mão. Vou ligar o microfone para que ele nos faça a pergunta. Raúl, se nos puderes enviar a tua pergunta por e-mail, isso ajudaria-nos imenso. O tempo está a esgotar-se e gostaria de vos agradecer pelo espaço que nos concederam. Toda esta apresentação ficará gravada e, tal como a apresentação, estará disponível. E qualquer resposta que tenhamos deixado por responder será enviada por e-mail. Obrigada pela vossa presença. Muito obrigada.

[58:03] Tomás: Também me despediria, gostaria de agradecer a todos os presentes por terem participado no webinar. Estamos à vossa disposição e, caso tenham alguma dúvida ou queiram falar connosco para obter mais informações, estamos à vossa disposição. Muito obrigado.

[58:21] Stella: Muito obrigada e excelente apresentação, Tomás.