Comment l'analyse de l'utilisation des logiciels favorise l'optimisation des licences

[0:00] Stella : Bonjour, comment allez-vous ? Bienvenue au webinaire d'Open iT consacré à l'analyse de l'utilisation des logiciels et à la promotion de l'optimisation des licences. Merci beaucoup d'être là, nous allons commencer. Nous commençons dans trois minutes. Si vous pensez qu'une autre personne pourrait se joindre à la réunion, elle est la bienvenue.

[0:35] Eh bien, merci beaucoup d’être ici avec nous. Avant de commencer, j’aimerais vous rappeler quelques points rapidement : les microphones de tous les participants sont actuellement désactivés ; les questions seront abordées à la fin de la session ; il y aura un temps réservé aux questions-réponses ; et les questions auxquelles nous ne pourrons pas répondre au cours de ce séminaire recevront une réponse ou feront l’objet d’un e-mail contenant les réponses.

[1:14] Bon, j’aimerais vous présenter notre intervenant, Tomás Viaje. Tomás travaille dans la vente et se passionne pour aider les entreprises à faire des économies et bien plus encore ; il possède une grande expérience dans le domaine de la vente. Sans plus attendre, j’aimerais vous présenter Tomás et je vais lui céder la parole dès maintenant pour qu’il puisse commencer son intervention.

[1:57] Tomás : Merci beaucoup, Stella. Bonjour, bon après-midi. Aujourd’hui, nous allons parler de l’importance de mesurer l’utilisation des logiciels et de la manière dont nous pouvons optimiser les dépenses, optimiser les ressources informatiques et, par ailleurs, accroître la productivité de notre personnel. Laissez-moi vérifier que je partage bien le bon écran. Très bien.

[2:48] Le programme prévu pour aujourd’hui est le suivant : nous allons aborder la complexité de l’optimisation des logiciels, présenter l’approche à trois niveaux d’Open iT pour mesurer et analyser l’utilisation des logiciels, je vais vous présenter deux études de cas, puis nous ferons quelques remarques finales avant de passer à nouveau la parole à Stella pour la séance de questions-réponses.

[3:21] Les dépenses en technologies de l'information sont considérables. Les pays y consacrent en moyenne 4,1 % de leur produit intérieur brut. En 2021, l'Amérique latine devrait investir 200 milliards de dollars dans les technologies de l'information, dont 24 milliards de dollars devraient être consacrés aux logiciels. Voici un rapport de Gartner qui analyse les dépenses en technologies de l'information au cours des deux dernières années, 2019 et 2020, et établit des prévisions pour 2021. Dans ce rapport, vous pouvez constater que les dépenses totales en technologies de l'information à l'échelle mondiale sont estimées à 3 754 816 millions de dollars, soit 3,8 billions de dollars. Sur ce montant, 13 % correspondent aux logiciels. À titre indicatif, la taille de l’économie mondiale s’élève à 91 trillions : en divisant 3,76 par 91, on obtient 4,1 % du produit intérieur brut que les entreprises investissent dans les technologies de l’information.

[4:51] D'autre part, voici un rapport d'IDC selon lequel l'Amérique latine devrait représenter, cette année, c'est-à-dire en 2021, 5 % des dépenses mondiales totales en technologies de l'information. Au fait, je ne l'ai pas mentionné tout à l'heure, mais le graphique de Gartner montrait que les investissements dans les technologies de l'information allaient augmenter de 4 % à l'échelle mondiale ; en Amérique latine, on estime que cette croissance sera supérieure à 7 % ; ce sont les chiffres fournis par IDC lui-même.

[5:28] La plupart des entreprises dépensent donc trop en technologies de l'information. En effet, si vous discutez avec les responsables informatiques et les dirigeants d'entreprise, vous constaterez qu'ils sont eux-mêmes conscients qu'une partie des dépenses en technologies de l'information est gaspillée. Gartner estime que 90 % des entreprises pourraient réduire leurs dépenses en logiciels de 30 %. Il s'agit là d'un chiffre très significatif : 30 % des investissements en logiciels.

[5:58] Pourquoi les entreprises dépensent-elles trop en logiciels ? Les raisons : le temps, les ressources et la complexité liés à la mesure et au reporting de l’utilisation des logiciels par utilisateur, par service, par site, par projet, par région, par division et à l’échelle de l’entreprise. En raison de la complexité liée à la mesure et au reporting de l’utilisation des logiciels pour les différents éditeurs, pour leurs composants, pour les applications et pour les modules. En raison de la difficulté à gérer et à consolider les multiples modèles de licence, notamment les serveurs de licences, les licences installées sur une machine, les licences autonomes, ou encore les licences payées à l’utilisation ou par jetons, ou fournies sous forme de Software as a Service. Enfin, un facteur très important réside dans certains comportements des utilisateurs qui obligent les entreprises à dépenser davantage, car ces comportements affectent la disponibilité des licences ; nous aborderons ces points plus en détail.

[7:20] Dans les quatre diapositives suivantes, je vais résumer ce que j’aimerais que vous reteniez de cette présentation, à savoir les quatre points que je souhaite aborder aujourd’hui. Le premier est qu’on ne peut pas gérer ce qu’on ne mesure pas. C’est une citation de Peter Drucker qui s’applique parfaitement, surtout dans le domaine de l’informatique, où il est si difficile de surveiller l’utilisation des applications, de savoir comment chaque utilisateur les utilise, de déterminer quel utilisateur utilise quelle application et comment il l’utilise.

[8 h 00] Optimiser les logiciels. Pour optimiser les logiciels, il faut répondre précisément aux questions suivantes : de quelles applications chaque utilisateur a-t-il besoin ? Comment la disponibilité de nos licences est-elle affectée par les habitudes d’utilisation des utilisateurs ? Combien de licences sont superflues pour un produit spécifique ? Dans quelle mesure l’entreprise utilise-t-elle efficacement les applications ? Voici trois exemples de comportements des utilisateurs qui obligent les entreprises à dépenser davantage en licences, car ils ont un impact sur la disponibilité de celles-ci. Il y a d’abord les personnes qui utilisent plusieurs licences simultanément ; cela peut s’avérer nécessaire pour certains types de tâches, mais dans la plupart des cas, il faut analyser chaque situation individuellement. Cependant, il arrive souvent que les utilisateurs occupent plusieurs licences sans même s’en rendre compte. Ou ce que nous appelons les « utilisateurs saisonniers » : ce sont des utilisateurs qui s'approprient une licence, par exemple à partir d'un serveur de licences, et cette licence reste bloquée pendant des jours, voire des semaines, attribuée à cet utilisateur, et n'est donc pas disponible pour quelqu'un d'autre. Il existe également un comportement chez certains utilisateurs que nous appelons les « pêcheurs » : ce sont des personnes qui prennent une licence parce qu’elles savent qu’elle est difficile à obtenir et la conservent au cas où elles en auraient besoin plus tard dans la journée, ce qui affecte évidemment aussi la disponibilité.

[9 h 45] La diapositive précédente traitait de l'optimisation des licences ; nous allons maintenant aborder l'optimisation des dépenses logicielles. C’est en optimisant la gestion des licences que l’on parvient à optimiser les dépenses logicielles. Il faut savoir qu’en disposant de la solution adéquate pour générer des informations sur l’utilisation des logiciels, les entreprises peuvent éviter de payer pour des logiciels dont elles n’ont pas besoin ; elles disposeront d’informations leur permettant de négocier avec succès avec leurs fournisseurs de logiciels, ainsi que d’outils pour simuler l’impact des nouveaux modèles de licence proposés par les éditeurs. Voici un tableau illustrant les 30 % de gaspillage mentionnés par Gartner. Si vous connaissez précisément le budget logiciel de votre entreprise, vous pouvez identifier, en fonction du montant approximatif que votre entreprise consacre aux logiciels, quel est le potentiel d’économies. À titre d’exemple, si une entreprise dispose d’un budget logiciel d’un million de dollars, le potentiel d’économies estimé serait de 300 000 dollars ; il s’agit bien sûr d’une approximation, car nous avons constaté que les économies pouvaient être plus importantes, en fonction de la situation particulière de chaque entreprise.

[11:08] Si vous n’avez pas une idée précise du budget à consacrer aux logiciels, nous pourrions faire une estimation. En moyenne, les entreprises consacrent 7,5 % de leur chiffre d’affaires aux technologies de l’information ; il s’agit d’une moyenne qui varie selon les secteurs : une entreprise de logiciels n’investit pas de la même manière qu’une entreprise manufacturière. Mais en moyenne, elles y consacrent 7,5 %, et si l'on soustrait 13,1 % de ce chiffre, c'est-à-dire les 13 % correspondant aux logiciels, on obtient un chiffre très proche de 1 %. En moyenne, les entreprises consacrent 1 % de leur chiffre d’affaires aux logiciels ; c’est pourquoi ces données peuvent vous aider, en fonction du chiffre d’affaires de votre entreprise, à déterminer le potentiel d’économies dont votre entreprise dispose en matière de logiciels.

[12:14] Le quatrième point que je voudrais aborder aujourd’hui concerne la gestion de l’adoption des technologies et l’augmentation de la productivité, deux aspects très importants. Réaliser des économies et optimiser la gestion des licences ne doit pas être considéré comme une simple réduction des coûts au détriment de la disponibilité des licences ; les utilisateurs se verraient alors refuser l’accès, ce qui aurait sans aucun doute un impact négatif sur la productivité. Mais il est possible d’optimiser la gestion des licences, de réaliser des économies plus importantes pour l’entreprise – par exemple, ces 30 % dont vous parliez tout à l’heure – tout en augmentant la productivité.

[13 h 03] Il est possible d'identifier les applications qui ont le plus grand impact sur la productivité, de comparer les applications pouvant être utilisées pour une même tâche, qu'elles proviennent de différents fournisseurs, et de déterminer objectivement laquelle donne les meilleurs résultats, laquelle a le plus d'impact sur votre productivité, afin d'investir dans les logiciels adaptés. Nous avons une étude de cas à ce sujet que nous allons vous présenter.

[13:37] De plus, disposer des rapports d’utilisation historiques est une information importante pour déterminer les besoins lorsque le nombre d’utilisateurs évolue, ou lorsque, par exemple, deux entreprises fusionnent, afin de déterminer précisément les investissements qu’une entreprise doit réaliser en applications logicielles à la suite de variations du nombre d’utilisateurs. Et pour détecter les besoins en formation, nous allons voir, à travers quelques diapositives que je vais vous présenter maintenant, à quel point il est facile, grâce à ces informations, de déterminer quels sont les utilisateurs experts, et d’identifier rapidement ceux qui pourraient avoir besoin d’une formation. Enfin, disposer des informations sur l’utilisation des licences simplifie la prise de décision et aide à gérer les changements, ce qui permet de s’adapter et de réagir en toute connaissance de cause aux évolutions de l’environnement commercial.

[14 h 50] Je vais maintenant vous parler plus précisément de la solution d'Open iT destinée à mesurer et à optimiser les logiciels. Notre solution se décline en trois niveaux, que je vais vous expliquer ci-après. Au premier niveau, nous mesurons le temps d'exécution d'une application. Il peut s'agir d'une application fournie par un serveur de licences, d'une application installée sur l'ordinateur de l'utilisateur ou encore d'une application web accessible via un navigateur. Au niveau 1, nous mesurons le temps qui s'écoule entre le lancement et la fermeture de l'application. Ce niveau propose des alertes proactives. Ces alertes permettent de gérer les comportements indésirables et, par la même occasion, d'informer le personnel administratif des situations susceptibles d'affecter la disponibilité des licences. Quant aux rapports relatifs à ce que nous appelons le niveau 1 : nous disposons de rapports en temps réel, de rapports historiques et proposons différents tableaux de bord. Les tableaux de bord intégrés à des outils de business intelligence tels que Power BI, Spotfire, Tableau, etc., constituent un moyen très efficace de visualiser les informations d’utilisation.

[16:19] Lorsque nous parlons du niveau 2, nous mesurons, en plus des mesures et des rapports effectués au niveau 1, l’utilisation active. Il ne s’agit pas seulement, comme au niveau 1, de savoir quand une application a démarré et quand elle s’est fermée, mais aussi de mesurer le temps d’activité et le temps d’inactivité de cette application. Pour ce faire, nous surveillons l’activité du processeur, des périphériques d’entrée et de sortie, du clavier et de la souris, en lien avec l’application spécifique que l’on souhaite mesurer.

[16:53] Ensuite, nous avons le niveau 3, qui correspond au niveau où la solution Open iT peut prendre des mesures. Par exemple, nous appelons cela l’automatisation. En nous appuyant sur les rapports de niveau 2 et de niveau 1, nous pouvons définir, ou plutôt les entreprises et les clients peuvent définir, des critères tels que : si un utilisateur lance une application et que celle-ci n’est pas utilisée activement pendant une heure, l’application est mise en veille à l’état où l’utilisateur l’a laissée, et la licence est libérée et renvoyée au serveur de licences. Cela peut constituer une action. Une autre option peut consister simplement à envoyer une notification à l’utilisateur pour l’informer, par exemple, qu’il n’a pas utilisé depuis deux heures une application qu’il a activée mais qui est totalement inactive. Il existe tout un menu d’options pouvant être mises en œuvre à ce niveau 3 d’optimisation.

[17 h 57] Nous allons maintenant examiner plus en détail certains rapports relatifs au niveau 1. Ce que je vais vous montrer n’est qu’un résumé ; il existe en réalité de nombreux rapports très performants, mais cela vous permettra de vous faire une idée des informations disponibles au niveau 1. En général, les entreprises savent combien de licences elles ont achetées (la ligne verte) et, dès que celles-ci sont mises à la disposition des utilisateurs, on voit apparaître la ligne grise. Ici, par exemple, l’entreprise disposait de 220 licences ; elle en a acheté 30 supplémentaires et dispose désormais de 250 licences pour ses utilisateurs. En général, ce sont les informations dont disposent la plupart des entreprises. Lorsque nous parlons du niveau 1, nous faisons référence aux détails de cette ligne bleue : des rapports en temps réel, comme je l’ai mentionné précédemment, des rapports historiques et des tableaux de bord détaillant quelles applications sont utilisées par quels utilisateurs et comment elles sont utilisées.

[19:15] Outre ces rapports d'utilisation, qui sont très importants, le niveau 1 comprend ce que l'on appelle les alertes proactives, et ce point, comme je l'ai déjà mentionné, est extrêmement important. Il existe des alertes proactives destinées aux administrateurs : ceux-ci peuvent recevoir des alertes leur rappelant, par exemple, qu’une licence va expirer dans moins de 90 jours, ou qu’un serveur de licences est hors service et que, par conséquent, les licences ne sont pas disponibles pour les utilisateurs, ainsi que d’autres situations affectant la gestion des licences. Un administrateur peut choisir de recevoir une alerte lorsque le taux d’utilisation d’une application atteint 80 %, afin de déterminer si, à ce niveau d’utilisation, il doit prendre des mesures pour s’assurer que le solde des licences disponibles est géré de manière efficace.

[20:18] Il existe également des alertes utilisateur. Ces alertes concernent les trois comportements que je vous ai mentionnés précédemment ; par exemple, avertir un utilisateur s’il a plus d’une licence en cours d’utilisation. L’avantage, c’est que l’utilisateur, qui agit souvent sans s’en rendre compte, recevrait un avertissement lui indiquant qu’il a plus d’une licence en cours d’utilisation. Ou encore, un utilisateur qui utilise une application depuis plus de, disons, 6 ou 8 heures peut recevoir une alerte afin qu’il soit informé de cette situation et que l’application ne reste pas occupée pendant plusieurs jours. Vous ne pouvez pas imaginer, lorsque nous installons nos solutions chez nos clients, le nombre de jours, voire de semaines, pendant lesquels nous constatons parfois que des utilisateurs ont une application occupée. Et il existe des applications que les entreprises paient à l’utilisation, sur la base de jetons, etc., ce qui peut entraîner des coûts considérables pour elles.

[21:12] Je vais vous présenter ici plusieurs exemples des informations que nous pouvons fournir aux entreprises. Voici un tableau indiquant le nombre de licences disponibles et le nombre maximal de licences utilisées au fil du temps. Il s'agit du produit ANSYS, et voici ses modules, c'est-à-dire les composants de ce produit. Et que voyons-nous dans ce rapport ? Dans ce rapport, nous constatons que les deux derniers modules répertoriés n’ont fait l’objet d’aucune utilisation au cours de la période d’étude. Cette période d’étude peut s’étendre sur une année ; c’est l’entreprise qui choisit la durée qu’elle souhaite évaluer pour le rapport. Or, ici, ces deux composants n’ont pas été utilisés du tout pendant la période considérée. De plus, nous voyons six composants qui ont atteint le nombre maximal de licences disponibles. L’entreprise doit ici analyser la situation : non seulement le plafond a été atteint, mais le nombre de licences concernées est important. Plusieurs d’entre elles ont atteint le plafond sans pour autant avoir subi de refus d’accès ; il n’y a donc pas de problème majeur à ce niveau. En revanche, nous constatons ici, par exemple, 705 refus d’accès. L’entreprise doit donc approfondir son analyse ; nous disposons également de rapports spécifiques sur les refus d’accès, et il sera probablement nécessaire de prendre des mesures correctives, car ces cinq licences ne sont pas suffisantes.

[22:49] Voici un autre exemple de rapports. Ce rapport est établi au niveau de l’utilisateur : il nous permet de voir, pour cette application du fabricant ANSYS, quel a été son niveau d’utilisation. Nous y trouvons le nombre maximal de licences utilisées par chaque utilisateur, le temps cumulé, la durée pendant laquelle chaque utilisateur a utilisé l’application, ainsi que les jours pendant lesquels l’application n’a pas été utilisée. Ce rapport permet d’identifier rapidement les utilisateurs experts. En général, les utilisateurs experts passent un grand nombre d’heures à utiliser l’application ou les applications. Une autre caractéristique typique des utilisateurs experts est qu’en plus de ce nombre élevé d’heures d’utilisation, ils ont généralement peu de jours sans utilisation de l’application. Nous avons donc identifié deux utilisateurs experts. Nous pouvons rapidement identifier, selon le même critère, les utilisateurs qui utilisent peu l’application et qui présentent un nombre élevé de jours sans utilisation. Ces utilisateurs, s’ils effectuent des tâches similaires et font tous partie d’une équipe menant des activités similaires, devraient utiliser cette application de manière adéquate. Cette application peut avoir un impact important sur la productivité et nous constatons ici clairement qu’il y a des utilisateurs experts (en bleu) et des utilisateurs qui ont besoin d’une formation.

[24:31] Et enfin, on observe certains comportements, par exemple chez des utilisateurs qui possèdent plus de deux licences. Dans ce cas, cela peut peut-être se justifier : il s'agit d'un utilisateur expérimenté, il faudrait analyser cela. Mais il y a ici des utilisateurs qui ont moins de deux heures d'utilisation sur toute la période considérée, c'est-à-dire de fin février à mai, soit trois mois, et un utilisateur qui totalise 1,57 heure : la deuxième licence est sans doute le fruit d'une négligence, ce qui pourrait parfaitement être évité.

[25:12] Voici un autre rapport extrêmement utile : un rapport sur l’efficacité des licences. Nous examinons ici l’application ANSYS, qui dispose d’un maximum de 44 licences, dont 40 ont été utilisées – ce qui correspond au pic d’utilisation observé pendant la période d’évaluation. Cette entreprise fonctionne avec une disponibilité de 100 % du temps, sans aucun refus d’accès, avec 40 licences. Pour une disponibilité de 99 %, 35 licences sont nécessaires. Ce rapport permet en outre, s’il est combiné à d’autres rapports, d’optimiser le système ; il est fort probable que ces 35 licences soient parfaitement suffisantes pour gérer cette application ANSYS. Nous voyons ici que si l’on souhaite une disponibilité de 95 %, le nombre de licences requis est de 32. Mais l’information ne s’arrête pas là : nous pouvons voir quel est l’impact. Si nous déployons 40 licences, ce qui nous donne 100 % de disponibilité, le rapport nous indique pendant combien de temps ces 40 licences ont été utilisées : la licence numéro 40 a atteint le pic d’utilisation, mais elle n’a été utilisée que pendant moins de cinq secondes, soit 0,08 heure. Est-il justifié que l’entreprise paie ce montant ? C’est à chaque entreprise d’en décider. Si elle n’en déployait pas 40 mais 39, voici quel serait l’impact. Le tableau présente ainsi l’impact qu’aurait une réduction du nombre de licences.

[27:04] À partir de ce même graphique d'efficacité, on établit des tableaux pour illustrer le potentiel d'économies, et chaque entreprise peut ainsi évaluer l'impact sur chacun de ses produits. Par exemple, nous constatons ici pour ANSYS que l'utilisation maximale enregistrée pour la période analysée, bien que l'entreprise dispose par exemple de 20 licences disponibles, 10 licences disponibles, 20, a été nulle. Ces licences ne sont pas nécessaires ; s'il s'agissait d'une période d'un an, cette entreprise n'aurait pas besoin de ces licences. Et le montant des économies réalisables serait de 20, 10, 20. Ici, l’entreprise dispose de 120 licences, mais le nombre maximal utilisé est de 100 ; il existe donc un potentiel d’économies de 20. C’est ainsi que le graphique est construit, indiquant un potentiel d’économies de 310 000 dollars pour ce fournisseur.

[28:01] Ces cartes thermiques constituent un autre outil extrêmement utile pour la prise de décision. On peut créer une carte thermique et la générer par périodes hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles, semestrielles, annuelles, ou pour toute autre période que l'on souhaite analyser. Nous voyons ici le produit ANSYS, le composant, le module Capture, et dans ce rapport, nous constatons qu'il y a 22 licences disponibles et que le nombre maximal utilisé au cours de cette semaine a été de 14. On voit ici quand ces 14 licences ont été utilisées : elles l’ont été mardi, à deux moments distincts, à 10 heures du matin et à 13 heures. C’est le seul moment où les utilisateurs ont utilisé 14 licences simultanément.

[29:08] Nous pouvons voir les refus. Imaginons que l'entreprise dispose de 22 licences disponibles, que le nombre maximal utilisé soit de 14, mais qu'il y ait tout de même un certain nombre de refus. En effet, mardi, on constate 5 refus à 14 h et 5 autres à 16 h ; il faut donc chercher à comprendre ce qui a provoqué ces refus. Une entreprise peut disposer de licences disponibles tout en enregistrant des refus, car il se peut qu'un utilisateur tente d'utiliser un composant qui n'est pas pris en charge par le serveur de licences ; les raisons peuvent être multiples.

[29:50] En ce qui concerne le suivi des refus Open iT, il s’agit là d’une des fonctionnalités les plus performantes que nos clients mettent en avant. Nous faisons la distinction entre les refus légitimes et les faux refus. On parle de faux refus lorsque, par exemple, un utilisateur souhaite utiliser une application et que l’entreprise dispose de trois serveurs de licences : le premier serveur de licences refuse l’application car aucune licence n’est disponible, le deuxième fait de même, mais les serveurs sont interconnectés et le troisième serveur de licences dispose effectivement d’une licence qu’il attribue à l’utilisateur. Il ne s’agit pas là de deux refus : l’utilisateur a obtenu sa licence instantanément. Il faut également filtrer le nombre de refus. Un utilisateur peut par exemple demander une licence 10 fois en l’espace de 3 minutes ; nous ne voulons pas comptabiliser 10 refus, mais un seul pour cette période. C’est un critère que chaque entreprise définit elle-même.

[30:54] Voici un exemple d'entreprise pour laquelle nous effectuons des mesures concernant ce produit : elle dispose de serveurs de licences situés à Amsterdam, en Malaisie et à Houston. Et ici, nous voyons dans le rapport qu’il y a environ 5 000 refus en Malaisie, soit 4 966. Mais si nous analysons les informations plus en détail, nous constatons que, pour ce serveur malaisien, les utilisateurs ont finalement reçu leurs licences : 63 fois via le serveur d’Amsterdam et 4 903 fois via le serveur de Houston. Par conséquent, ces refus ne doivent pas être pris en compte : il s’agit de faux refus. Le nombre total de véritables refus s’élevait, par exemple, à 218. Un véritable refus se produit donc lorsque, malgré la présence de trois serveurs de licences, l’utilisateur n’a finalement pas pu obtenir la licence qu’il demandait. Il est très important de connaître précisément la cause du refus.

[32:11] Et le refus d'accès aux licences constitue un aspect très important. Un autre aspect très important est le soutien apporté par Open iT en matière de rapports pour les applications techniques spécialisées. Voici une liste de certaines applications techniques utilisées dans différents secteurs : certaines sont utilisées dans l'industrie aérospatiale, d'autres sont très répandues dans l'industrie automobile, d'autres encore peuvent être utilisées par des entreprises du secteur pétrolier, par des entreprises actives dans le domaine de l'électronique, dans divers secteurs, notamment le secteur financier, etc. Open iT est donc très performant en matière de mesure et de rapports qu’il peut générer pour ces applications spécialisées.

[32:56] Pour vous donner un exemple, voici un tableau de bord conçu pour analyser l’utilisation d’un produit Bentley. Comme vous pouvez le voir, il s’agit d’un produit utilisé sous forme de jetons ; nous y présentons les tendances d’utilisation quotidiennes et mensuelles, la disponibilité annuelle, ainsi que le nombre de jetons restants pour le reste de l’année. Comme je le mentionnais, il s’agit d’un tableau de bord qui facilite la prise de décision au quotidien et qui contient les informations permettant à l’entreprise, lors des négociations avec son fournisseur, de disposer des données nécessaires pour définir clairement ses besoins. Ces tableaux de bord peuvent même servir à réaliser des simulations, par exemple en créant un filtre de 15 minutes pour évaluer l’impact d’une telle mesure. L’entreprise a négocié avec ce fournisseur un seuil de 15 minutes, de sorte que tout utilisateur qui utilise l’application pendant 15 minutes ou moins ne soit pas facturé pour son utilisation. Les entreprises peuvent négocier ce type de conditions, ce qui dépend évidemment aussi du fournisseur, et nous voyons ici que l’impact serait d’environ 200 000 $ ; ce seuil prend en compte 236 000 $.

[34:43] Un autre outil de simulation, qui s’inscrit dans le cadre de la solution de niveau 1, permet de simuler la gestion des licences et d’évaluer l’impact selon que l’on opte pour un modèle de licences globales ou un modèle basé sur les sites. Voici un exemple d’entreprise disposant de bureaux à Londres, à Denver et à Houston, illustrant le nombre de licences qui seraient nécessaires si celles-ci étaient gérées séparément, comme c’est le cas actuellement. La ligne rouge représente la combinaison des trois sites avec des licences globales. Évidemment, le nombre de licences nécessaires diminue : au lieu de 16, il en faudrait environ 11. Il faut donc évaluer l'impact du coût des licences globales par rapport à celui des licences locales afin de déterminer quelle est la meilleure option pour l'entreprise.

[35:50] Un autre point que je souhaitais aborder concerne le télétravail. Les entreprises ont aujourd’hui mis en place un modèle hybride dans lequel une partie des employés travaille à domicile, ce qui a une incidence sur le comportement des utilisateurs. Les utilisateurs travaillent différemment depuis leur domicile : ils doivent parfois s’occuper de leurs enfants, ne disposent pas d’un espace de travail dédié où effectuer leurs tâches professionnelles, ou partagent des ressources, comme un ordinateur. Tous ces facteurs font que le temps de travail que nous observons chez nos clients travaillant à domicile s’allonge considérablement. Les entreprises prennent également des mesures : nous constatons un recours important aux terminaux virtuels, ainsi que des pratiques telles que l’utilisation de licences prêtées pour ces télétravailleurs. Franchement, ce n’est pas la meilleure façon de gérer les licences, car une licence prêtée, une licence attribuée à une personne même si elle peut être partagée, reste une licence réseau attribuée à une personne. Une licence réseau a évidemment un coût bien plus élevé ; par conséquent, il serait peut-être judicieux d’examiner si cette personne justifie réellement une licence nominative.

[37:19] Je voudrais évoquer ici le premier cas d’étude, celui d’une entreprise du secteur pétrolier et gazier qui ne disposait pas des informations nécessaires pour déterminer le nombre de licences et le nombre d’applications dont chaque utilisateur avait besoin. Historiquement, l’entreprise se contentait d’acheter les applications en fonction du nombre d’utilisateurs : c’était le critère utilisé par les responsables. D'ailleurs, elle avait défini quatre catégories d’applications logicielles : « core », « core étendu », « applications spécialisées » et « applications de données ».

[38:13] L'entreprise a acquis la solutionLicenseAnalyzer™d'Open iT et, dès son installation, a immédiatement pu avoir une vision claire de l'utilisation des différents composants des diverses applications. Un aspect très important de cette réussite réside dans le fait que l’entreprise a utilisé la solution d’Open iT pour examiner, par exemple, au sein d’une compagnie pétrolière, le secteur dit « en amont », celui des géologues et des géophysiciens, qui est un secteur crucial pour la performance de l’entreprise. Elle a ainsi pu comparer des géophysiciens dont les performances étaient nettement supérieures à celles d’un autre groupe de géophysiciens ; grâce à l’outil d’Open iT, elle a analysé ces géophysiciens les plus performants, ceux qui avaient le moins de puits secs, et a étudié les applications qu’ils utilisaient. Puis, pour déterminer quelles applications ils utilisaient, elle a également effectué une analyse du flux de travail de ces personnes à l’aide de l’outil d’Open iT.

[39:27] Ils ont effectivement réalisé des économies très importantes, supérieures à 50 % au cours des deux premières années sur les logiciels spécialisés utilisés par l’entreprise. Ces économies se sont élevées à plus de cinq millions de dollars. Mais l’impact le plus important, bien supérieur à ces cinq millions de dollars, a été la mise en place d’un nouveau flux de travail, la standardisation des processus et l’investissement dans les applications jugées les plus productives. L’entreprise a ainsi estimé que cela avait eu un impact de 95 millions de dollars sur son chiffre d’affaires au cours des deux premières années, une fois la solution Open iT mise en place et les processus internes améliorés.

[40:25] Je vais maintenant vous parler de la solution au niveau des niveaux 2 et 3 de la solution Open iT. Au niveau 2, nous mesurons donc l’utilisation active, c’est-à-dire si l’utilisateur utilise activement ou pas une application. Si nous avons dit que la ligne bleue correspondait au détail du niveau 1, celle-ci correspondrait au niveau 2. Et c’est très révélateur : vous pouvez voir ici qu’au niveau 1, ce pic correspond peut-être à 250 utilisateurs simultanés utilisant cette application en particulier. Cependant, si nous passons au niveau 2, sur ces 250 utilisateurs simultanés, 150 utilisent activement l’application au même moment. Le niveau 2 met en évidence les opportunités d’économies liées à l’utilisation inactive au sein des entreprises.

[41:25] Voici un rapport issu de notre portail de suivi des licences de niveau 2 : pour cette application, 45 licences sont disponibles ; l’entreprise en a acquis 45 ; 10 sont disponibles à l’heure actuelle et 35 sont en cours d’utilisation. On voit bien ici qu’il y a une ligne vert foncé puis une ligne jaune : sur ces 35 licences, environ la moitié est inactive. Mais nous pouvons examiner cela de manière beaucoup plus détaillée : voici un tableau qui compare l’utilisation active à l’utilisation inactive. Nous pouvons y faire figurer le nom et toutes les informations des utilisateurs, ou bien le générer sous forme anonymisée. Nous voyons ici des utilisateurs très inefficaces, dont le temps d’utilisation inactive est supérieur au temps d’utilisation active, tout comme nous pouvons rapidement identifier les utilisateurs qui utilisent efficacement les applications.

[42:22] Ce rapport illustre clairement la puissance du niveau 2. Nous examinons ici, pour cette application 3ds Max, quels sont les jours où l’utilisation a atteint son pic au cours de l’année. Tous les jours de la semaine, tous les mois de l’année et tous les sites de l’entreprise ont été pris en compte, et nous filtrons les données pour cette application en particulier. Le pic d’utilisation s’élève à 47 sessions simultanées, mais le pic d’utilisation active est de 21. Cette entreprise utilise cette application avec un taux d’efficacité de 44 %, ce qui représente d’énormes possibilités d’économies. Et ce taux de 44 % n’a d’ailleurs été atteint qu’un seul jour, car le pic d’utilisation active suivant est de 19, ce qui ramènerait ce chiffre à environ 40 %.

[43:14] Au niveau 3, la solution Open iT peut déclencher une action et libérer des licences pour les renvoyer au serveur de licences. Les politiques sont configurables et le niveau 3 a pour effet de forcer cette courbe que nous avons observée sur la ligne bleue au niveau 1 à correspondre à l’utilisation active. En d'autres termes, la solution Open iT va corriger cet écart considérable qui existait entre une application en cours d'exécution et une application utilisée activement ; pour ce faire, elle peut suspendre, fermer, mettre fin à l'application ou notifier les utilisateurs, afin que ces deux courbes coïncident pratiquement.

[44:08] Et voici le même exemple que précédemment : il s'agit d'un rapport de niveau 3 où vous pouvez constater à quel point les lignes bleues sont proches de la ligne rouge. Pour ces 10 jours de pic d’utilisation de l’application OrcaFlex, sur la période que nous analysons, à savoir une année complète, tous les mois de janvier à décembre, tous les jours de la semaine, le pic d’utilisation a atteint 60 utilisateurs simultanés, et le pic d’utilisation active s’est élevé à 56. Par conséquent, si l’on divise 56 par 60, on obtient un taux d’efficacité de l’utilisation active de 93 %.

[45:06] Je voudrais maintenant vous parler d’un autre exemple de réussite. L’entreprise s’appelle Avio. Avio est une entreprise italienne qui travaille pour l’Agence spatiale européenne ; elle est leader dans le domaine de la propulsion – l’un de ses principaux domaines d’expertise – et dans celui des fusées de lancement de satellites. Avio dispose également d’une division militaire qui fabrique différents types de missiles. Cette entreprise disposait d’un outil de mesure des logiciels, mais celui-ci présentait d’importantes limites : il ne pouvait pas gérer un nombre suffisant de serveurs sous licence et ne fournissait pas les informations avec le niveau de détail requis par l’entreprise.

[46:04] Avio a décidé d’acquérir la solution d’Open iT,LicenseAnalyzer™, aux niveaux 1 et 3. Le projet s’est déroulé en deux phases. Lors de la première phase, le niveau 1 a été déployé sur 13 serveurs de licences. De plus, nous ne nous contentons pas de mesurer l’utilisation des logiciels : nous disposons d’une solution appeléeComputeAnalyzer™, destinée à mesurer l’utilisation du matériel. L'entreprise souhaitait également disposer d'informations sur la manière dont les utilisateurs utilisaient leurs appareils et leurs postes de travail. Elle souhaitait par ailleurs effectuer des mesures sur certains serveurs nécessitant une surveillance. Open iT a collaboré avec un cabinet de conseil en technologies de l'information pour concevoir cette solution.

[47:05] Le résultat obtenu par Avio — précisons qu’Avio était une entreprise qui, au moment où elle a fait appel à Open iT, était en pleine croissance et embauchait du personnel, tandis que la demande de licences et de logiciels augmentait. Malgré l’augmentation du nombre d’utilisateurs, Avio a réussi à réduire ses dépenses totales en logiciels de 47 %, alors même que la demande avait augmenté de 15 % au cours de cette période.

[47:44] Je voudrais revenir sur cette dernière partie de la présentation. Le titre résume en partie le concept que j'ai cherché à transmettre. En mettant en place une solution qui vous aide à mesurer l'utilisation du logiciel et à comprendre exactement les besoins de chaque utilisateur, les entreprises peuvent atteindre ces trois objectifs : optimiser leurs dépenses, optimiser leurs ressources informatiques et accroître la productivité de leurs équipes.

[48:19] Lorsque nous parlions d’optimiser les dépenses, nous faisions référence à la nécessité de déterminer précisément de quelles applications chaque utilisateur a besoin, le nombre total d’applications requises par produit, ainsi qu’à l’aspect de l’optimisation : l’efficacité du personnel et la manière dont celui-ci est affecté par les comportements qui nuisent à la disponibilité. Le deuxième point consiste à optimiser les dépenses logicielles : ne pas payer pour des applications qui ne sont pas utilisées et disposer des informations nécessaires pour les négociations avec vos fournisseurs. Le troisième point consiste à gérer l’adoption des technologies et à aider votre entreprise à accroître sa productivité, à identifier les applications qui apportent le plus de productivité et à détecter les besoins en formation. Et pour finir, une dernière remarque : on ne peut pas gérer ce qu’on ne mesure pas. Eh bien, merci beaucoup. Je vais maintenant vous laisser avec Stella pour la session de questions-réponses.

[49:38] Stella : Merci beaucoup, Tomás, pour cette présentation. J’aimerais vous faire part des questions qui m’ont été transmises. L’une des questions qui m’a été posée est la suivante : quels efforts faut-il déployer pour mettre cela en œuvre ?

[49:58] Tomás : Merci. En réalité, cela dépend ; il est difficile de donner une réponse générale. Cela dépend de la taille de l’entreprise, de sa complexité, s’il s’agit d’une entreprise internationale, d’une entreprise régionale, ou d’une entreprise implantée dans un pays ou dans une ville. Cela dépend de la solution qui va être mise en place : s'agit-il d'une solution de niveau 1 ou d'une solution incluant les niveaux 1, 2 et 3 ? Inclut-elle d'autres composants tels queComputeAnalyzer™etStorageAnalyzer™? Inclut-elle des services ? L'entreprise a-t-elle besoin d'un système de refacturation pour fournir des rapports détaillés sur les logiciels et l'utilisation du matériel par utilisateur, par service ou par projet ? Tout cela a une incidence sur le délai. D’une manière générale, je dirais que pour une petite entreprise, l’installation peut se faire très rapidement, en deux jours environ, puis viennent évidemment la validation et la création des rapports. Mais l’installation dans une petite entreprise peut se faire très rapidement. Dans une grande entreprise, selon les souhaits du client, cela peut se faire par étapes et prendre un mois, voire beaucoup plus.

[51:15] Stella : D'accord, si j'ai bien compris, ce genre de solutions peut convenir à n'importe quel type d'entreprise, quelle que soit sa taille, n'est-ce pas ?

[51:23] Tomás : Oui. Nous comptons parmi nos clients des géants mondiaux, des entreprises très réputées à l’échelle internationale dans les différents secteurs où nous intervenons, mais aussi des entreprises dont le nombre d’utilisateurs est très faible. Notre modèle de licence est basé sur le nombre d’utilisateurs ; cela signifie qu’il est indépendant du nombre de logiciels à surveiller. Dans le cas présent, en ce qui concerne spécifiquement les logiciels que nous présentons, nous avons des clients de toutes tailles : des petites, moyennes et grandes entreprises. L’un des points forts d’Open iT, comme je l’ai mentionné précédemment, réside dans le fait que nous aidons énormément les entreprises qui ont besoin de produits spécialisés, de logiciels techniques ou spécifiques à un secteur d’activité, à consolider ces informations. Généralement, les fournisseurs ont un système de licences complexe, qu’il faut souvent consolider et harmoniser : certains utilisateurs disposent d’une licence par jeton, d’autres d’une licence installée sur leur machine. Il peut y avoir différents systèmes de licences, et nous aidons à tout regrouper dans un rapport avec le niveau de détail requis par l’entreprise.

[53:02] Stella : Parce que j'ai ici une autre question qu'on me pose. D'où viennent ces économies, ou comment sont-elles réalisées ?

[53:16] Tomás : Très bien. Bon, tout d’abord, le point de départ, c’est que vous devez disposer d’informations détaillées sur l’utilisation des applications. En disposant d’une solution qui vous fournit ces détails, les économies proviennent du fait que vous évitez de payer pour des licences dont vous n’avez pas besoin : c’est une optimisation des dépenses. Les économies proviennent également du fait d'alerter les utilisateurs lorsqu’ils adoptent un comportement qui affecte la disponibilité de la licence ou qui entraîne un coût supplémentaire pour l’entreprise : disposer d’une application facturée à l’utilisation et dont la licence reste active pendant des semaines est inutile et représente un coût pour l’entreprise. C’est là qu’intervient l’optimisation de la gestion des licences. Il s’agit de comprendre les besoins réels en matière d’applications, de composants et de services au niveau des utilisateurs. Parfois, les entreprises prennent des décisions en se disant : « Pour ce groupe d’utilisateurs, nous allons fournir tels et tels services », sans disposer d’informations sur les services réellement utilisés par chaque utilisateur. Et en attribuant le type de licence approprié : par exemple, à un utilisateur occasionnel, une personne qui utilise très peu une licence, on ne peut pas lui attribuer une licence autonome ou une licence dédiée. Dans la mesure du possible, il serait bien plus efficace d’attribuer une licence réseau à ce type d’utilisateurs.

[54:57] Il existe de multiples facteurs. Un autre facteur, par exemple, réside dans les spécificités propres à chaque éditeur de logiciels : il y a là des opportunités, des options de licence proposées par chaque éditeur, et nous disposons d’analystes très expérimentés qui formulent des recommandations aux clients. Et certaines de ces recommandations ne sont peut-être pas si évidentes. Je me souviens d’une entreprise automobile bien connue qui, outre les économies réalisées en déployant des serveurs de licences, ne disposait pas de la flexibilité nécessaire pour définir l’emplacement ni le fuseau horaire dans lequel un ou plusieurs serveurs de licences devaient être installés ; en optimisant l’emplacement de ces serveurs de licences, elle a ainsi réalisé des économies significatives. De nombreux éléments contribuent à permettre aux entreprises de réaliser des économies.

[56:01] Stella : D'accord. On vient de me poser une question : cette solution est-elle compatible avec les applications dont la licence est gérée par CPU ou par cœur ?

[56:12] Tomás : Il faudrait voir de quelles applications il s’agit précisément, mais il existe de nombreuses applications pour lesquelles la licence est déterminée en fonction, par exemple, du nombre de cœurs. Et oui, nous travaillons avec des clients qui ont ce type de licence. Comme je te le disais, il faudrait examiner précisément quels sont leurs besoins, et ils peuvent nous contacter à ce sujet : vous avez notre adresse e-mail, nous sommes à votre disposition et pouvons étudier chaque cas particulier. Il existe de très nombreuses licences pour lesquelles le nombre de cœurs est l’un des facteurs pris en compte lors de l’octroi de la licence.

[56:57] Stella : D’accord, merci beaucoup Tomás. J’ai ici, parmi les participants, Raúl qui a levé la main. Je vais activer son micro pour qu’il puisse nous poser sa question. Raúl, si tu pouvais nous envoyer ta question par e-mail, cela nous aiderait beaucoup. Nous arrivons à la fin de cette session et j’aimerais profiter de cette occasion pour vous remercier de l’espace que vous nous avez accordé. L’intégralité de cette présentation sera enregistrée et mise à votre disposition, tout comme la présentation elle-même. Et pour toute question à laquelle nous n’aurions pas eu le temps de répondre, nous vous enverrons nos réponses par e-mail. Merci de votre présence. Merci beaucoup.

[58:03] Tomás : Je vous dis également au revoir. Je tiens à remercier toutes les personnes présentes d'avoir suivi ce webinaire. Nous restons à votre disposition : si vous avez des questions ou si vous souhaitez nous contacter pour obtenir plus d'informations, n'hésitez pas à nous joindre. Un grand merci.

[58:21] Stella : Merci beaucoup et bravo pour cette excellente présentation, Tomás.