Evalúe su uso de licencias de ingeniería: Qué es normal y qué no lo es

[0:00] Dorcas: Buenos días, buenas tardes y buenas noches a todos. Bienvenidos al seminario web de Open iTtitulado «Analiza el uso de tus licencias de ingeniería». Me llamo Dorcas y seré vuestra anfitriona hoy.

[0:19] En los próximos 20 minutos, nuestro ponente te mostrará cómo comparar el uso de tus licencias con los estándares del sector mediante Open iT Analytics. Descubrirás cómo es realmente un uso adecuado, cómo detectar anomalías en tu entorno y cómo elaborar un sólido argumento basado en datos para la optimización o una ampliación justificada.

[0:40] Os invitamos a enviar vuestras preguntas a través del panel de preguntas y respuestas que aparece en la parte superior de la pantalla. Las responderemos tras la sesión principal y, si no nos da tiempo, nos aseguraremos de responderos por correo electrónico o a través de LinkedIn.

[0:57] A continuación, una breve presentación de nuestro ponente. Como arquitecto de soluciones, Sagi se centra en ofrecer resultados orientados al valor. Aporta una sólida experiencia en la gestión de las relaciones con los clientes, ayudando a empresas de diversos sectores a sacar el máximo partido a su inversión en software. Demos una calurosa bienvenida a Sagi.

[1:20] Sagi: Muchas gracias, Dorcas. Hola a todos, bienvenidos al seminario web. Hoy hablaremos sobre cómo evaluar comparativamente el uso de vuestras licencias. Básicamente, se trata de compararlo con los estándares que hemos observado entre nuestros clientes.

[1:36] En Open iT, contamos con más de 25 años de experiencia y muchísimos clientes satisfechos que han podido ahorrar cantidades considerables de dinero, reduciendo de forma significativa el coste de su cartera de licencias gracias al producto Open iT y a sus diversas extensiones.

[2:01] Operamos en diversos sectores, como el del petróleo y el gas, la ingeniería, la fabricación, la aviación, la automoción y muchos más.

[2:12] A lo largo de los años, hemos observado diversas tendencias que están surgiendo en el uso de las licencias entre nuestros clientes, lo que nos ha permitido crear un punto de referencia aproximado para que puedas comparar tu uso de las licencias con lo que solemos observar en el mercado.

[2:32] Repasaremos el punto de referencia, pero también varios casos atípicos que hemos observado en las carteras de algunos de nuestros clientes. Es decir, lo que solemos ver, lo que quizá queráis evitar, lo que quizá descubráis que nuestros clientes están haciendo de forma similar y también lo que nuestros clientes suelen perseguir.

[3:00] Repasaremos diversos gráficos y tablas que se pueden encontrar en el productoLicenseAnalyzer™de nivel uno, en los que se muestra la utilización de las aplicaciones y la eficiencia de su inventario de licencias.

[3:15] Los datos que os voy a mostrar en los distintos gráficos se complementan entre sí. Permiten obtener una estimación coherente de la eficiencia basada en los patrones de uso de las licencias que siguen vuestros ingenieros en su trabajo diario.

[3:34] En primer lugar, empezaremos analizando los posibles patrones de consumo que observamos entre nuestros clientes. A partir de ahí, iremos identificando las tendencias.

[3:48] Ahora bien, para lograr el ahorro de costes y la eficiencia en las licencias deseados, tenemos en cuenta diversos factores. Queremos satisfacer las necesidades de nuestros usuarios y ofrecerles la mejor disponibilidad posible sin tener que gastar de más en licencias.

[4:11] Como probablemente ya sabéis, se trata de una cuerda muy fina y tensa. Todos los administradores de licencias y especialistas en compras tienen que caminar por ella, ya que hay que tener en cuenta el ciclo de vida de las aplicaciones y los patrones de uso de los usuarios para tomar las decisiones adecuadas a la hora de adquirir licencias. Se trata de adquirir la cantidad justa de licencias para que el trabajo de los ingenieros se desarrolle sin problemas, pero también para mantener los gastos al mínimo.

[4:47] Veamos, pues, tres situaciones diferentes en cuanto al uso de las licencias.

[4:53] En primer lugar, nos encontramos ante un conjunto de licencias con exceso de licencias, lo que significa que tienes demasiadas licencias y es posible que estés gastando de más. Puede que los patrones de uso de tus usuarios no parezcan coincidir con lo que has adquirido. Aquí vemos que el número de licencias se representa mediante la línea negra y el uso simultáneo de las mismas mediante las barras grises.

[5:21] En la práctica, demuestran que todos los ingenieros pueden obtener siempre una licencia cuando la necesitan, lo que garantiza una disponibilidad del 100 % en todo momento para todos los usuarios sin que se produzca ningún rechazo. Pero esto tiene un coste. Como sabrás, la adquisición y renovación de tantas licencias podría considerarse un derroche y no haría más que aumentar tus gastos, reduciendo tu presupuesto general en caso de que necesites reasignar fondos o destinarlos a nuevos proyectos.

[5:57] El otro patrón que observamos es el de las licencias insuficientes, lo que significa que tu grupo cuenta con muy pocas licencias adquiridas, lo que provoca una baja disponibilidad para los ingenieros y dificulta enormemente su trabajo, obligándoles básicamente a quedarse de brazos cruzados esperando a que se libere una licencia, y esto lo hacen durante largos periodos de tiempo.

[6:21] Vemos que las barras rojas representan los rechazos, que en este caso superan el 10 %, lo que provoca numerosos casos de rechazo y, por consiguiente, muchos usuarios frustrados.

[6:36] Esto podría traducirse en un mejor resultado económico en lo que respecta a la adquisición de licencias. Pero si los usuarios no pueden realizar su trabajo de forma eficiente, ¿es realmente beneficioso? Por un lado, puede que se ahorre en licencias, pero, por otro, se está pagando mucho más por la pérdida de productividad.

[7:00] Y, si lo analizamos desde una perspectiva más conductual, este caso genera una tendencia curiosa entre los usuarios finales, que prefieren simplemente hacerse con una licencia y conservarla durante largos periodos de tiempo, aunque no la utilicen, «por si acaso», lo que provoca un consumo aún mayor de licencias y agrava aún más la situación.

[7:30] Con el paso del tiempo, los usuarios tendrán cada vez menos disponibilidad debido al temor de sus compañeros de trabajo a quedarse sin ella, lo que generará un dilema cada vez mayor para los usuarios finales y un quebradero de cabeza para los administradores de licencias.

[7:50] Ahora bien, esto puede gestionarse, por supuesto, mediante el componente de nivel tresde LicenseAnalyzer™, que recupera las licencias inactivas y las devuelve al fondo común para que otros ingenieros puedan utilizarlas.

[8:07] Entonces, ¿cuál debería ser el punto óptimo? Bueno, en realidad depende de las necesidades de tu empresa. ¿Tu organización exige que los ingenieros estén totalmente disponibles en todo momento y el presupuesto no supone un problema, o es más consciente de los gastos y prefiere gestionar un fondo común de licencias de forma eficiente?

[8:37] En ese caso, lo ideal suele ser aspirar a una tasa de denegación equilibrada, entre el 0 % y el 5 %, ya que eso supone una alta disponibilidad para tus ingenieros, lo que significa que solo se les denegará el acceso aproximadamente una vez de cada 100.

[9:00] Aunque las otras 99 veces consiguen los permisos en cuanto los necesitan. Básicamente, esto se traduce en que se les deniega la solicitud más o menos una vez al mes durante unos minutos, lo cual es muy soportable.

[9:13] Y para el equipo de adquisiciones y el administrador de licencias, esto significa que gestionan una cartera de licencias eficiente con el menor desperdicio posible, al tiempo que garantizan a los usuarios finales una elevada tasa de disponibilidad de las licencias.

[9:32] Ahora veamos estos patrones en los informes que se encuentran en la interfaz de nivel uno deLicenseAnalyzer™.

[9:43] Veamos primero el caso de exceso de licencias. El resumen de uso de licencias del informe de SSRS nos muestra que, aunque en este caso contamos con 32 licencias como máximo, solo hemos utilizado 24 de forma simultánea, lo que deja un amplio margen de optimización.

[10:06] Pero, ¿cuánto tiempo estuvimos realmente con 24 licencias durante un día completo? Quizá solo un minuto. El gráfico de eficiencia de licencias que se encuentra en el sistema de informes SSRS nos puede indicar exactamente eso. Aquí podemos ver el mismo producto, pero ahora presentado como el tiempo dedicado a cada nivel de simultaneidad.

[10:32] Es decir, que dos personas trabajen al mismo tiempo en esta aplicación. Bueno, eso ocurre muy a menudo. Pero que esos 24 usuarios trabajen al mismo tiempo en esta aplicación... bueno, como puedes ver, eso casi nunca ocurre.

[10:48] Además, que se utilicen hasta 23, 22 o 21 licencias simultáneamente es algo poco habitual, lo que muestra un patrón claro. Observamos una cola de eficiencia larga y estrecha, lo que indica que tenemos un exceso considerable de licencias.

[11:09] Y aquí, en la parte superior, podemos ver que para alcanzar una eficiencia del 99 % solo necesitamos 16 licencias, ya que la cola empieza a formarse realmente a partir de las 16 licencias.

[11:24] Y así es como se calculan los porcentajes de eficiencia. Como se puede ver aquí, de todo el año solo se han alcanzado 24 licencias en 10 minutos. Se alcanzaron 23 licencias en tan solo media hora de todo el año. Ambas cifras están por debajo del 0,01 % del total anual, lo que hace que las licencias sean prácticamente insignificantes.

[11:53] Ahora bien, estos porcentajes solo alcanzan el 1 % cuando llegamos a las 16 licencias utilizadas, ya que por debajo de esa cifra el porcentaje de utilización empieza a descender del 99 al 95, como vemos con 13 licencias, y se alcanza una eficiencia del 90 % con 11 licencias, y así sucesivamente.

[12:20] Veamos ahora el caso exactamente contrario: los casos de infrautilización y de licencias insuficientes, en los que contamos con 40 licencias para este producto y alcanzamos sistemáticamente las 40 licencias cada día, todos los días laborables de la semana.

[12:39] Y lo hacemos durante largos periodos de tiempo cada día, con numerosos eventos de denegación que se producen constantemente —representados, por supuesto, en las barras grises que veis aquí—, lo que agota de hecho nuestro fondo de licencias durante casi toda la jornada laboral.

[13:00] ¿Cómo se reflejará esto en el gráfico de eficiencia? En primer lugar, podemos observar que el gráfico presenta ahora una cola ancha, lo que indica una larga duración de uso incluso cuando se utilizan 40 licencias. Nuestra eficiencia del 99 % se sitúa en 40, la misma cantidad de licencias que poseemos, y desciende ligeramente hasta 36 cuando nos referimos a una eficiencia del 95 %.

[13:33] Al analizar los datos, vemos que nuestro fondo común permaneció agotado durante más de 8 horas. Tiempo más que suficiente para que a muchos usuarios se les denegara el acceso una y otra vez, lo que provocó una enorme pérdida de productividad y desencadenó el efecto de espiral que mencionamos anteriormente: los usuarios empiezan a competir por las licencias, lo que hace que cada uno de ellos las retenga el mayor tiempo posible, ya que este sistema de gestión de licencias se traduce, básicamente, en que el usuario solo consigue la licencia que necesita en contadas ocasiones, lo que le lleva a guardarlas como si fueran de oro.

[14:20] Bueno, entonces, ¿qué es lo que probablemente deberías intentar conseguir? ¿Qué deberían indicar nuestros patrones de eficiencia como óptimo?

[14:34] Bueno, depende de la organización, pero un buen ejemplo sería un gráfico como este. En este caso, tenemos 39 licencias, pero la mayoría de las veces el consumo de licencias se mantiene por debajo de la cantidad adquirida, aunque hay algunos casos aceptables en los que se agota nuestro fondo de licencias.

[14:57] Pero, una vez más, hemos estado agotando el límite de las licencias. ¿Fue durante todo un día, durante una hora o quizá solo unos minutos? El gráfico de eficiencia nos muestra un patrón de uso de licencias adecuado, en el que la cola de eficiencia no es ni demasiado ancha ni demasiado estrecha, y en el que alcanzamos un uso de 39, pero solo durante un periodo de tiempo muy breve.

[15:28] Lo que indica que, para alcanzar una eficiencia del 99 %, quizá convenga reducir en torno a un 10 % el número de licencias, pasando de 39 a 36.

[15:42] Para el usuario final, esto significa que obtendrá las licencias que necesita en más del 99 % de los casos y que, en contadas ocasiones, se le denegarán. En ese caso, solo tendrá que esperar unos minutos y volver a intentarlo.

[15:59] Y esto lo corroboran las cifras: de todo el año, solo se utilizaron 39 licencias durante unas 11 horas, lo que supone menos del 0,5 % del tiempo total. De este modo, se mantiene el número justo de licencias para que nuestra cartera de licencias sea ágil y esté bien presupuestada, al tiempo que se garantiza una alta disponibilidad de licencias para los ingenieros. Ni demasiadas, ni demasiado pocas. Justo lo necesario.

[16:32] Pero, ¿qué solemos observar en los clientes que aún no han optimizado su sistema? Es decir, justo antes de poner en práctica los conocimientos adquiridos en Open iT.

[16:45] Empecemos por los patrones de uso de los usuarios. Normalmente observamos duraciones de uso prolongadas, y la mayoría de los usuarios tienen una duración media de sesión de entre 4 y 6 horas al día.

[17:02] Esto suele traducirse en gráficos que se asemejan al escenario tan manido en el que los clientes siempre encuentran un margen de reducción de costes de entre el 15 % y el 30 %.

[17:23] Ya que, en muchas ocasiones, cuentan con un exceso de licencias y las infrautilizan, pues la mayoría de las veces simplemente han acumulado demasiadas licencias en su cartera.

[17:37] Si lo analizamos a gran escala, observamos un mapa de calor de uso similar a este, en el que los usuarios utilizan la aplicación principalmente durante los días laborables y en horario laboral, aunque siempre hay algunas licencias que se siguen utilizando durante el fin de semana y fuera del horario laboral, lo que indica que algunos usuarios se olvidan repetidamente de devolver la licencia al finalizar su jornada laboral.

[18:06] Pero eso no ocurre con mucha frecuencia. Por lo general, solo entre el 1 % y el 3 % de los usuarios lo hacen realmente.

[18:16] Observamos que los gráficos de eficiencia habituales de los clientes suelen tener este aspecto, con una cola larga y estrecha que indica que hay mucho margen de optimización. Básicamente, se trata de la compra y renovación de licencias que en realidad no necesitan.

[18:35] Se observa un patrón de eficiencia claro que pone de manifiesto que las licencias están infrautilizadas y que se han concedido en exceso, ya que muchos de los niveles superiores apenas se alcanzan, si es que se alcanzan alguna vez. Esto significa que los ingenieros están satisfechos y disponen de un alto grado de disponibilidad de licencias. Básicamente, obtienen la licencia siempre que la necesitan, pero ello supone un elevado coste para el presupuesto de licencias de la organización sin que exista una razón real para ello.

[19:07] Veamos, pues, algunos testimonios de nuestros clientes que reflejan precisamente eso: cuánto consiguen ahorrar con Open iT y en qué medida se ajustan realmente a la media que hemos calculado.

[19:30] Tenemos a Devon Energy. Tenían dificultades para controlar el gasto en TI y para recopilar datos históricos precisos sobre el uso técnico de las aplicaciones. Por eso, implementaron los informes de utilización y eficiencia de nivel uno que hemos visto en este seminario web. Y, como resultado, lograron reducir en un 20 % sus costes de licencias.

[19:59] ConocoPhillips gestionaba manualmente su entorno de licencias y adolecía de una grave falta de visibilidad sobre su sistema de licencias. Implementó una soluci Open iT , lo que redujo considerablemente las horas de trabajo administrativo necesarias para analizar el uso detallado de los recursos, lo que se tradujo en una reducción global de los costes del 30 % al disminuir el consumo de licencias y dar grandes pasos hacia una utilización eficaz de sus recursos.

[20:35] AIO Arrow necesitaba una solución de gestión de software capaz de realizar análisis exhaustivos y la encontró enLicenseAnalyzer™, en sus niveles uno y tres, lo que se tradujo en una reducción de costes del 40 % durante la primera fase, al analizar el consumo de licencias y la eficiencia de su uso; posteriormente, se logró una reducción adicional del 14 % durante la segunda fase, en la que se implementó el nivel tres y se recuperaron todas las licencias que estaban sin usar o inactivas.

[21:12] El último testimonio de hoy procedía de una conocida empresa de la lista Fortune 500 que necesitaba visibilidad a nivel empresarial sobre el uso y la optimización de la asignación de sus productos. Como resultado de la implementación del nivel unode LicenseAnalyzer™, obtuvieron 1,1 millones de dólares gracias a la optimización de las licencias de software, una reducción adicional de 873 000 dólares en los costes de mantenimiento y, además, un ahorro futuro total de 91 000 dólares, lo que contribuyó a un drástico esfuerzo de optimización llevado a cabo en la organización.

[22:02] Y eso es todo. Ahora vemos cómo Open iT mejora la toma de decisiones empresariales mediante informes detallados y te ayuda a optimizar las licencias de las aplicaciones con un esfuerzo mínimo, tal y como corrobora Gartner, que ha detallado una reducción de costes de hasta el 30 %, lo que coincide exactamente con nuestros propios datos de referencia del sector recopilados a lo largo de los años.

[22:28] ¿Y cómo se sitúa tu organización en este sentido?

[22:38] Dorcas: Ahora nos gustaría que participaseis. Podéis utilizar el panel de preguntas y respuestas para plantear cualquier pregunta que queráis.

[22:49] Gracias, Sagi, por tu interesante presentación. Tenemos preparadas algunas preguntas muy interesantes. Pasemos directamente a la ronda de preguntas y respuestas.

[22:57] Dorcas: ¿En cuánto tiempo suele una empresa obtener el retorno de la inversión tras la optimización?

[23:05] Sagi: Así pues, la mayor optimización que verás, y la más rápida, se producirá durante el primer año de implementación de esta solución, ya que es entonces cuando desentrañas todo el lío que tienes en tu sistema. Encontrarás licencias que no se utilizan, servidores que no se utilizan. Descubrirás áreas en las que puedes optimizar el uso de las licencias, lo que significa comprar menos licencias en la próxima renovación, e incluso dónde puedes combinar diferentes tipos de licencias para asignar al usuario adecuado el tipo de licencia adecuado, además de muchas otras opciones. Así que diría que alrededor de un año.

[23:49] Dorcas: ¿Con qué frecuencia deberíamos revisar o ajustar nuestro fondo de licencias?

[23:59] Sagi: Bueno, esto depende realmente del proveedor y del acuerdo que tengas con los distintos proveedores. Normalmente se hace con periodicidad anual o bianual. A veces se trata de un acuerdo de pago por uso u otros acuerdos que se pueden modificar sobre la marcha. Así que realmente depende.

[24:25] Dorcas: ¿Cómo suele afectar el uso durante los fines de semana y fuera del horario laboral a la eficiencia?

[24:35] Sagi: Esa es buena. Porque, como puedes entender, fuera del horario laboral realmente no importa si el usuario tiene la licencia, ¿verdad? Bueno, no necesariamente. Supongamos que tenemos algunos usuarios que mantienen constantemente las licencias en su ordenador y las conservan durante el fin de semana o fuera del horario laboral, pero que pueden llegar tarde al trabajo, marcharse un poco antes o quizá tener uno o dos días en los que no acudan a la oficina. Eso significa que la licencia sigue bloqueada en su ordenador, lo que afecta a la eficiencia general.

[25:20] Más allá de eso, está el aspecto conductual, ya que pone de manifiesto que estos usuarios podrían estar reteniendo las licencias, básicamente sin utilizarlas, durante largos periodos de tiempo, y no solo durante el fin de semana.

[25:40] Dorcas: Creo que la pregunta número cuatro está relacionada con esa. La última pregunta que se ha formulado dice: si los ingenieros conservan sus licencias durante demasiado tiempo, ¿cómo se gestionan esas licencias?

[25:55] Sagi: En ese caso, tenemos el nivel dos y el nivel tres. El nivel dos mostrará a los administradores cuáles son los usuarios que tienen la licencia inactiva. Digamos que abren la aplicación y la dejan abierta, sin utilizarla realmente. Solo la mantienen abierta. Quizás no la necesiten más adelante. Así pues, el nivel dos te permitirá ver el tiempo de actividad frente al de inactividad de la propia licencia. Y el nivel tres recuperará automáticamente esa licencia. Básicamente, suspenderá la aplicación, la congelará y devolverá la licencia al fondo común para que la utilicen otras personas. De este modo, no se da a ningún usuario la oportunidad de permanecer inactivo, ya que, tras, digamos, una hora o media hora —lo que tú definas—, la licencia vuelve automáticamente al fondo común.

[26:54] Dorcas: Ya veo, y creo que también funciona si al usuario se le olvida la licencia durante el fin de semana o en los días festivos.

[27:03] Sagi: Correcto.

[27:04] Dorcas: Muy útil. Y creo que esta es la última pregunta que veo. ¿Qué opinas o cuál es el mayor error que cometen las organizaciones en la gestión de licencias?

[27:17] Sagi: Así que el mayor error es no tener ninguna visibilidad sobre las licencias, porque es un ámbito muy enrevesado. Hay tantos gestores de licencias diferentes, tantos proveedores distintos, tantas versiones diferentes de la misma aplicación… Y la mayoría necesita, ante todo, hacerse una idea de lo que tiene, dónde está, qué se utiliza y qué no. Y el mayor error es ceder ante los usuarios o administradores que siempre dicen: «Oh, necesitamos más licencias. Necesitamos más licencias. Siempre hay gente a la que se le deniega el acceso. ¿Qué está pasando?». Pero no tienes una visibilidad real de sus patrones de comportamiento o de uso, ni siquiera de la eficiencia general.

[28:06] Dorcas: No. Vale. Y no se puede optimizar lo que no se mide. Así que creo que la visibilidad también es muy importante.

[28:15] Sagi: Exacto. Básicamente, se están dejando llevar por la ignorancia. Ese es el mayor error.

[28:23] Dorcas: Y con esto damos por concluida nuestra sesión de preguntas y respuestas. Gracias por vuestras respuestas tan detalladas. Gracias de nuevo, Sagi, y gracias a todos los que habéis participado hoy. Este seminario web se ha grabado y en breve recibiréis el enlace en vuestro correo electrónico.

[28:42] También lo encontrarás pronto en nuestra página de seminarios web bajo demanda en openit.com. Allí también podrás ver nuestros últimos seminarios web y escanear los códigos QR que aparecen en pantalla para acceder a los recursos y seminarios web de la página web y ver la grabación.

[29:02] Además, ofrecemos una consulta gratuita de 30 minutos con un asesor de soluciones empresariale Open iT . Si estás listo para explorar la optimización de licencias en tu entorno, ponte en contacto con nosotros. Los datos de contacto aparecen en pantalla.

[29:22] Y síguenos en las redes sociales de Open iT, Inc. para estar al día. Una vez más, soy Dorcas, vuestra presentadora de hoy. Gracias y cuidaos mucho.