Avalie o uso da sua licença de engenharia: O que é normal e o que não é

[0:00] Dorcas: Bom dia, boa tarde e boa noite a todos. Bem-vindos ao webinar da Open iT intitulado «Avalie a utilização das suas licenças de engenharia». Chamo-me Dorcas e serei a vossa anfitriã hoje.

[0:19] Nos próximos 20 minutos, o nosso orador irá mostrar-lhe como comparar a utilização das suas licenças com os padrões do setor, utilizando o Open iT Analytics. Irá aprender o que significa realmente uma utilização adequada, como identificar anomalias no seu ambiente e como construir uma base de dados sólida para justificar a otimização ou a expansão.

[0:40] Podem enviar as vossas perguntas através do painel de perguntas e respostas na parte superior do ecrã. Iremos respondê-las após a sessão principal e, caso não haja tempo suficiente, entraremos em contacto por e-mail ou pelo LinkedIn.

[0:57] Agora, uma breve apresentação do nosso orador. Na qualidade de arquiteto de soluções, o Sagi dedica-se a proporcionar resultados orientados para o valor. Possui uma vasta experiência em gestão de relações com os clientes, ajudando clientes de diversos setores a maximizar o seu investimento em software. Demos as boas-vindas ao Sagi.

[1:20] Sagi: Muito obrigado, Dorcas. Olá a todos, sejam bem-vindos ao webinar. Hoje vamos falar sobre a análise comparativa da vossa utilização de licenças. Basicamente, vamos compará-la com os padrões que temos observado junto dos nossos clientes.

[1:36] Na Open iT, contamos com mais de 25 anos de experiência e muitos, muitos clientes satisfeitos que conseguem poupar quantias significativas de dinheiro, reduzindo consideravelmente os custos do seu portfólio de licenças graças ao produto Open iT e às suas várias extensões.

[2:01] Atuamos em vários setores, tais como petróleo e gás, engenharia, indústria transformadora, aviação, automóvel e muitos outros.

[2:12] Ao longo dos anos, temos vindo a observar as várias tendências que estão a surgir na utilização de licenças entre os nossos clientes, o que nos permitiu criar um ponto de referência aproximado para que possa comparar a sua utilização de licenças com o que normalmente se verifica no mercado.

[2:32] Vamos analisar o valor de referência, mas também vários casos atípicos que temos observado nas carteiras de alguns dos nossos clientes. Ou seja, o que costumamos ver pode ser aquilo que talvez queira evitar, bem como o que poderá verificar que os nossos clientes estão a fazer de forma semelhante e também o que os nossos clientes costumam procurar alcançar.

[3:00] Iremos analisar vários gráficos e tabelas que se encontram no produtoLicenseAnalyzer™de nível um, que indicam a utilização das aplicações e a eficiência do seu inventário de licenças.

[3:15] Os dados que vos vou mostrar nos vários gráficos complementam-se uns aos outros. Permitem obter uma estimativa coerente da eficiência com base nos padrões de utilização das licenças pelos vossos engenheiros no dia-a-dia.

[3:34] Em primeiro lugar, vamos começar por analisar os possíveis padrões de consumo que identificamos nos nossos clientes. A partir daí, iremos identificar as tendências.

[3:48] Para alcançar as poupanças de custos e a eficiência nas licenças pretendidas, temos em conta vários fatores. Pretendemos satisfazer as necessidades dos nossos utilizadores e proporcionar-lhes a melhor disponibilidade possível, sem ter de gastar mais do que o necessário em licenças.

[4:11] Como provavelmente sabem, trata-se de uma corda muito fina e tensa. Todos os administradores de licenças e especialistas em aquisições têm de percorrer esse caminho, uma vez que é necessário ter em conta o ciclo de vida da aplicação e os padrões de utilização dos utilizadores para tomar as decisões certas na aquisição de licenças. Adquirir exatamente a quantidade certa de licenças para que o trabalho dos engenheiros decorra sem problemas, mas também para manter as despesas ao mínimo.

[4:47] Vamos, então, analisar três cenários diferentes de utilização de licenças.

[4:53] Em primeiro lugar, temos um conjunto de licenças em excesso, o que significa que tem licenças a mais e pode estar a gastar mais do que o necessário. Os padrões de utilização dos seus utilizadores podem não corresponder ao que adquiriu. A quantidade de licenças é aqui representada pela linha preta e a utilização simultânea das licenças pelas barras cinzentas.

[5:21] Na prática, demonstram que todos os engenheiros podem sempre obter uma licença quando precisam, garantindo 100% de disponibilidade em todos os momentos para todos os utilizadores, sem que haja qualquer recusa. Mas isto tem um custo. Como deve saber, a aquisição e renovação de tantas licenças podem ser consideradas um desperdício e apenas aumentam as suas despesas, reduzindo o seu orçamento global, caso precise de reafetar fundos ou de os destinar a novos projetos.

[5:57] O outro padrão que observamos é o de licenças insuficientes, o que significa que o seu conjunto de licenças tem um número insuficiente de licenças adquiridas, o que resulta numa baixa disponibilidade para os engenheiros e interfere gravemente no seu trabalho, obrigando-os, basicamente, a ficar à espera que uma licença fique disponível, e isso acontece durante longos períodos de tempo.

[6:21] Vemos isso nas barras vermelhas que representam as recusas, que, neste caso, ultrapassam os 10%, o que provoca muitos casos de recusa, o que se traduz em muitos utilizadores frustrados.

[6:36] Ora, isto pode significar melhores resultados financeiros no que diz respeito à aquisição de licenças. Mas se os utilizadores não conseguirem realizar o seu trabalho de forma eficiente, será que isso é realmente benéfico? Por um lado, pode estar a poupar nas licenças, mas, por outro lado, pode estar a pagar muito mais devido à perda de produtividade.

[7:00] E, na verdade, quando se analisa esta questão numa perspetiva mais comportamental, este caso cria uma tendência estranha entre os utilizadores finais, que preferem simplesmente adquirir uma licença e mantê-la sem a utilizar durante longos períodos de tempo, mesmo que não a estejam a utilizar, «por via das dúvidas», o que provoca um consumo ainda maior de licenças e agrava ainda mais a situação.

[7:30] Com o passar do tempo, os utilizadores terão cada vez menos disponibilidade devido ao receio dos seus colegas de não conseguirem obter a licença para si próprios, o que cria um dilema cada vez maior para os utilizadores finais e uma dor de cabeça para os administradores de licenças.

[7:50] Ora, isto pode, naturalmente, ser gerido pelo componente de nível trêsdo LicenseAnalyzer™, que recolhe quaisquer licenças inativas e as devolve ao conjunto comum para que outros engenheiros as possam utilizar.

[8:07] Então, qual deverá ser o equilíbrio ideal? Bem, isso depende realmente dos requisitos do seu negócio. A sua organização exige que os engenheiros estejam totalmente disponíveis em todos os momentos e o orçamento não é um problema, ou a sua organização é mais consciente em termos de orçamento e prefere gerir um conjunto de licenças eficiente?

[8:37] Nesse caso, uma taxa de recusa bem equilibrada, entre 0 % e 5 %, é normalmente o objetivo a que se deve aspirar, uma vez que significa uma elevada disponibilidade para os vossos engenheiros, o que faz com que apenas sejam recusados cerca de uma vez em cada 100.

[9:00] Enquanto nas outras 99 vezes conseguem as licenças assim que precisam. Basicamente, isso significa que lhes é recusada a licença cerca de uma vez por mês, durante alguns minutos, o que é bastante tolerável.

[9:13] E, para a equipa de aquisições e o administrador de licenças, isso significa que estão a gerir um portfólio de licenças eficiente, com o mínimo de desperdício possível, garantindo simultaneamente aos utilizadores finais uma elevada taxa de disponibilidade de licenças.

[9:32] Vamos agora visualizar estes padrões nos relatórios disponíveis na interface de nível umdo LicenseAnalyzer™.

[9:43] Vamos, em primeiro lugar, analisar o cenário de excesso de licenças. O resumo da utilização de licenças do relatório do SSRS mostra-nos que, embora tenhamos 32 licenças neste caso, utilizámos simultaneamente apenas 24, o que deixa uma ampla margem para otimização.

[10:06] Mas durante quanto tempo é que, na realidade, atingimos as 24 licenças durante um dia inteiro? Talvez apenas 1 minuto. O gráfico de eficiência das licenças disponível no sistema de relatórios SSRS pode indicar-nos exatamente isso. Aqui podemos ver o mesmo produto, mas agora apresentado como o tempo gasto em cada nível de simultaneidade.

[10:32] Ou seja, fazer com que duas pessoas trabalhem ao mesmo tempo nesta aplicação. Bem, isso acontece muitas vezes. Mas fazer com que esses 24 utilizadores trabalhem ao mesmo tempo nesta aplicação… bem, como podem ver, isso quase nunca acontece.

[10:48] Além disso, o facto de se chegar a utilizar 23, 22 ou 21 licenças em simultâneo também é uma ocorrência rara, revelando um padrão distinto. Observamos uma cauda de eficiência longa e estreita, o que indica que temos um número de licenças muito superior ao necessário.

[11:09] E aqui, na parte superior, podemos ver que, para atingir 99% de eficiência, bastam 16 licenças, uma vez que a cauda começa realmente a formar-se a partir das 16 licenças.

[11:24] E é assim que se calculam as percentagens de eficiência. Como podem ver aqui, em todo o ano, atingimos 24 licenças em apenas 10 minutos. Foram atingidas 23 licenças em apenas meia hora, ao longo de todo o ano. Ambos os valores situam-se abaixo de 0,01% do total do ano, o que torna essas licenças praticamente insignificantes.

[11:53] Ora, estas percentagens só atingem cerca de 1% quando chegamos às 16 licenças utilizadas, uma vez que, abaixo deste número, a percentagem de utilização começa a descer de 99 para 95, o que se verifica com 13 licenças, e a eficiência é de 90% com 11 licenças, e assim por diante.

[12:20] Agora, vamos analisar exatamente o oposto. Casos de subutilização e sublicenciamento, em que dispomos de 40 licenças para este produto e atingimos consistentemente as 40 licenças todos os dias, em todos os dias úteis da semana.

[12:39] E fazemo-lo durante longos períodos de tempo todos os dias, com muitos eventos de recusa a ocorrerem constantemente, representados, claro, nas barras cinzentas que vêem aqui, esgotando efetivamente o nosso conjunto de licenças durante quase toda a duração do dia de trabalho.

[13:00] Então, como é que isto se reflete no gráfico de eficiência? Em primeiro lugar, podemos ver que o gráfico apresenta agora uma cauda larga, indicando uma longa duração de utilização, mesmo com 40 licenças em uso. A nossa eficiência de 99% situa-se nos 40, o mesmo número de licenças que possuímos, descendo apenas ligeiramente para 36 quando nos referimos à eficiência de 95%.

[13:33] Ao analisarmos os dados, verificamos que o nosso conjunto de licenças permaneceu esgotado durante bem mais de 8 horas. Tempo mais do que suficiente para que muitos utilizadores fossem recusados repetidamente, o que resultou numa enorme perda de produtividade e provocou o efeito de fuga que mencionámos anteriormente, em que os utilizadores começam a competir pelas licenças, levando cada um a reter a licença o máximo possível, uma vez que este portfólio de licenciamento significa, na prática, que o utilizador só consegue a licença de que necessita em raras ocasiões, o que o leva a guardar as licenças como se fossem de ouro.

[14:20] Bem, então qual deveria ser, provavelmente, o nosso objetivo? O que é que os nossos padrões de eficiência deveriam indicar como sendo o ideal?

[14:34] Bem, depende da organização, mas um bom cenário seria um gráfico semelhante a este. Neste caso, temos 39 licenças, mas, na maioria das vezes, o consumo de licenças mantém-se abaixo da quantidade adquirida, com alguns casos aceitáveis em que o nosso conjunto de licenças atinge o limite máximo.

[14:57] Mas, mais uma vez, temos vindo a utilizar as licenças ao máximo. Mas será que foi durante um dia inteiro, durante uma hora ou talvez apenas durante alguns minutos? O gráfico de eficiência mostra-nos um padrão de utilização de licenças saudável, em que a cauda da eficiência não é nem demasiado larga nem demasiado estreita, e em que chegamos a atingir uma utilização de 39, mas apenas durante um período de tempo muito curto.

[15:28] O que indica que, para atingirmos uma eficiência de 99%, talvez seja aconselhável reduzirmos cerca de 10% das nossas licenças, passando de 39 para 36.

[15:42] Para o utilizador final, isto significa que irá obter as licenças de que necessita em mais de 99% das vezes e que, em casos raros, o pedido poderá ser recusado. Nessa altura, bastará aguardar alguns minutos e tentar novamente.

[15:59] E isto é corroborado pelos números: ao longo de todo o ano, atingimos apenas 39 licenças durante cerca de 11 horas, o que representa menos de meio por cento do tempo total. Mantemos assim a quantidade certa de licenças para manter a nossa carteira de licenças enxuta e bem orçamentada, permitindo, ao mesmo tempo, uma elevada disponibilidade de licenças para os engenheiros. Nem demasiadas, nem demasiado poucas. Na medida certa.

[16:32] Mas o que é que costumamos observar nos clientes que ainda não otimizaram o seu sistema? Ou seja, imediatamente antes de implementarem as conclusões obtidas com o Open iT.

[16:45] Comecemos pelos padrões de utilização dos utilizadores. Normalmente, observamos períodos de utilização prolongados, sendo que a maioria dos utilizadores tem uma duração média de sessão entre 4 a 6 horas por dia.

[17:02] Isto traduz-se normalmente em gráficos que se assemelham ao cenário já tão explorado em que os clientes encontram constantemente um potencial de redução de custos entre 15 % e 30 %.

[17:23] Uma vez que, muitas vezes, possuem licenças em excesso e são subutilizadas, pois, na maioria das vezes, simplesmente acumularam demasiadas licenças no seu portfólio.

[17:37] Numa perspetiva geral, observamos um mapa de calor de utilização semelhante a este, em que os utilizadores utilizam a aplicação principalmente durante os dias úteis e no horário de trabalho, com algumas licenças a serem sempre utilizadas também ao fim de semana e fora do horário de trabalho, o que indica que alguns utilizadores se esquecem repetidamente de devolver a licença após o fim do seu dia de trabalho.

[18:06] Mas isso não acontece com grande frequência. Normalmente, apenas cerca de 1 a 3% dos utilizadores o fazem efetivamente.

[18:16] Verificamos que os gráficos de eficiência habituais dos clientes, em muitos casos, têm este aspeto, com uma cauda longa e estreita que revela uma grande margem para otimização. Basicamente, trata-se da aquisição e renovação de licenças de que, na verdade, não necessitam.

[18:35] Isto revela um padrão de eficiência distinto, que mostra que as licenças são subutilizadas e que há um excesso de licenças, com muitos dos níveis superiores a mal serem atingidos, se é que alguma vez o são. O que significa que os engenheiros estão satisfeitos e dispõem de um elevado nível de disponibilidade de licenças. Basicamente, conseguem a licença sempre que precisam, mas isso acarreta um custo elevado para o orçamento de licenciamento da organização, sem qualquer motivo concreto.

[19:07] Vamos, então, dar uma vista de olhos a alguns testemunhos criados por alguns dos nossos clientes, que demonstram exatamente isso: quanto conseguem poupar com o Open iT e em que medida correspondem, de facto, ao valor de referência que calculámos com base na média.

[19:30] Temos a Devon Energy. Esta empresa enfrentava dificuldades em monitorizar as despesas de TI e em consolidar dados históricos precisos sobre a utilização das aplicações técnicas. Por isso, implementou os relatórios de utilização e eficiência do nível um, que vimos neste webinar. Como resultado, conseguiu reduzir em 20% os seus custos com licenças.

[19:59] A ConocoPhillips coordenava manualmente o seu ambiente de licenciamento e enfrentava uma grave falta de visibilidade sobre o seu sistema de licenciamento. A empresa implementou a solução Open iT, o que reduziu significativamente as horas de trabalho administrativas necessárias para analisar a utilização detalhada dos recursos, resultando numa redução global de custos de 30%, ao diminuir o consumo de licenças e dar passos importantes no sentido de uma utilização eficaz dos seus recursos.

[20:35] A AIO Arrow precisava de uma solução de gestão de software capaz de realizar análises avançadas e encontrou-a noLicenseAnalyzer™, nos níveis um e três, o que resultou numa redução de custos de 40% durante a primeira fase, ao analisar o consumo de licenças e a eficiência da sua utilização, e, posteriormente, numa redução adicional de 40% durante a segunda fase, na qual implementaram o nível três e recuperaram todas as licenças que estavam por utilizar ou inativas.

[21:12] O último testemunho de hoje veio de uma conhecida empresa da Fortune 500 que precisava de visibilidade a nível empresarial sobre a utilização e de otimizar o mapeamento dos seus produtos. Como resultado da implementaçãodo LicenseAnalyzer™nível um, obtiveram 1,1 milhões de dólares com a otimização das licenças de software, uma redução adicional de 873 000 dólares nos custos de manutenção e, ainda, uma poupança futura global de 91 000 dólares, contribuindo para um esforço drástico de otimização realizado na organização.

[22:02] E é isso. Agora vamos ver como o Open iT melhora a tomada de decisões na sua empresa através de relatórios detalhados e ajudando-o a otimizar o licenciamento de aplicações com o mínimo de esforço, conforme confirmado pela Gartner, que indicou uma redução de custos de até 30%, o que corresponde exatamente aos nossos próprios parâmetros de referência do setor, recolhidos ao longo dos anos.

[22:28] Então, como é que a vossa organização se sai?

[22:38] Dorcas: Agora, gostaríamos de ouvir a vossa opinião. Podem utilizar o painel de perguntas e respostas para fazer qualquer pergunta que desejarem.

[22:49] Obrigado, Sagi, pela tua apresentação tão esclarecedora. Temos algumas perguntas excelentes preparadas. Vamos passar diretamente à sessão de perguntas e respostas.

[22:57] Dorcas: Em quanto tempo é que uma empresa costuma ver o retorno do investimento (ROI) após a otimização?

[23:05] Sagi: Portanto, a maior otimização que irá observar, e a mais rápida, ocorrerá no primeiro ano de implementação desta solução, porque é nessa altura que se resolve toda a confusão que existe no seu sistema. Vais encontrar licenças que não estão a ser utilizadas, servidores que não estão a ser utilizados. Vais descobrir áreas onde podes otimizar a utilização das licenças, o que significa comprar menos licenças na próxima renovação, e até mesmo onde podes combinar diferentes tipos de licenciamento, atribuindo ao utilizador certo o tipo de licença adequado, entre muitas outras opções. Por isso, diria que demora cerca de um ano.

[23:49] Dorcas: Com que frequência devemos rever ou ajustar o nosso conjunto de licenças?

[23:59] Sagi: Bem, isso depende realmente do fornecedor e do contrato que tiver com os diferentes fornecedores. Normalmente, é feito numa base anual ou bienal. Por vezes, estamos a falar de um contrato de pagamento por utilização ou de outros tipos de contratos que podem ser alterados de forma mais flexível. Por isso, depende mesmo do caso.

[24:25] Dorcas: De que forma é que a utilização ao fim de semana e fora do horário de trabalho costuma afetar a eficiência?

[24:35] Sagi: Essa é boa. Porque, como se pode perceber, fora do horário de trabalho, não importa realmente se o utilizador tem a licença, certo? Bem, nem sempre. Digamos que temos alguns utilizadores que mantêm constantemente as licenças nas suas estações de trabalho e que as mantêm durante o fim de semana ou após o horário de trabalho, mas que podem chegar atrasados ao trabalho, sair um pouco mais cedo ou talvez ter um ou dois dias em que não vão ao escritório. Isso significa que a licença continua bloqueada na máquina deles, afetando a eficiência geral.

[25:20] Além disso, há a questão comportamental, pois isso mostra que estes utilizadores podem estar a ficar com as licenças, basicamente a guardá-las, durante longos períodos de tempo, e não apenas ao fim de semana.

[25:40] Dorcas: Acho que a pergunta número quatro está relacionada com essa questão. A última pergunta que foi feita diz: se os engenheiros mantiverem as licenças por demasiado tempo, como é que essas licenças podem ser tratadas?

[25:55] Sagi: Nesse caso, temos o nível dois e o nível três. O nível dois irá mostrar aos administradores quais são os utilizadores que estão a deixar a licença inativa. Digamos que abrem a aplicação e a mantêm simplesmente aberta. Não a utilizam efetivamente. Apenas a mantêm aberta. Talvez não precisem dela mais tarde. Assim, o nível dois dá-lhe visibilidade sobre o tempo de atividade versus inatividade da própria licença. E o nível três recupera automaticamente essa licença. Basicamente, suspende a aplicação, congela-a e devolve a licença ao conjunto de licenças disponíveis para outras pessoas utilizarem. Portanto, não dá realmente a nenhum utilizador a oportunidade de ficar inativo, porque, digamos, após 1 hora ou meia hora — o que quer que defina —, a licença volta automaticamente para o conjunto de licenças disponíveis.

[26:54] Dorcas: Estou a ver e acho que também funciona se o utilizador se esquecer da licença durante o fim de semana ou nos dias de folga.

[27:03] Sagi: Exato.

[27:04] Dorcas: Útil. E acho que esta é a última pergunta que vejo. O que achas ou qual é o maior erro que as organizações cometem na gestão de licenças?

[27:17] Sagi: Portanto, o maior erro é não ter qualquer visibilidade sobre o licenciamento, porque se trata de um domínio extremamente complexo. Existem tantos gestores de licenças diferentes, tantos fornecedores diferentes, tantas versões diferentes da mesma aplicação. E a maioria precisa, antes de mais, de ter uma ideia do que possui, onde está, o que é utilizado e o que não é. E o maior erro é simplesmente ceder aos utilizadores ou administradores que estão sempre a dizer: «Ah, precisamos de mais licenças. Precisamos de mais licenças. Há sempre pessoas a quem são recusadas. O que se passa?» Mas não se tem uma visibilidade real dos seus padrões de comportamento ou de utilização, nem mesmo da eficiência global.

[28:06] Dorcas: Não. Está bem. E não se pode otimizar o que não se mede. Por isso, acho que a visibilidade também é muito importante.

[28:15] Sagi: Exatamente. Basicamente, estão a manter-se na ignorância. Esse é o maior erro.

[28:23] Dorcas: E assim chega ao fim a nossa sessão de perguntas e respostas. Obrigada por todas estas respostas tão ponderadas. Mais uma vez, obrigada, Sagi, e obrigada a todos os que se juntaram a nós hoje. Este webinar foi gravado e o link será enviado para o vosso e-mail em breve.

[28:42] Em breve, também poderá encontrá-lo na nossa página de webinars a pedido em openit.com. Aí poderá também encontrar os nossos últimos webinars e pode digitalizar os códigos QR que aparecem no ecrã para aceder a recursos e webinars no site e ver a gravação.

[29:02] Além disso, estamos a oferecer uma consulta gratuita de 30 minutos com um consultor de soluções empresariais da Open iT. Se estiver pronto para explorar a otimização de licenças no seu ambiente, entre em contacto connosco. Os dados de contacto estão no ecrã.

[29:22] E sigam-nos na Open iT, Inc. nas redes sociais para se manterem a par das novidades. Mais uma vez, sou a Dorcas, a vossa apresentadora de hoje. Obrigada e fiquem bem.