Aproveche el poder de sus datos de uso

[0:01] Mae: Buenos días y buenas tardes a todos y bienvenidos a nuestro seminario web en directo: «Aprovecha el potencial de tus datos de uso». Me llamo Mae y seré vuestra anfitriona hoy. Antes de empezar, me gustaría animaros a todos a que hagáis preguntas; dejadlas en la sección de comentarios y Linda las abordará en la sesión de preguntas y respuestas de su presentación. Si no tenemos la oportunidad de responder a todas las preguntas o si hay alguna que requiera un análisis más detallado, podéis estar seguros de que se las enviaremos a Linda y nos pondremos en contacto con vosotros por correo electrónico o a través de LinkedIn para responder a esas consultas.

[0:33] Nuestra ponente lleva desde 2014 participando como oradora en el sector, impartiendo charlas tecnológicas de gran interés en las siguientes conferencias: SAE International, Oilcomm, SBGF, IT FMA, Nathan’s, IAI, TAM y muchas más. Con sede en Houston, es una consultora sénior llena de energía con más de 40 años de experiencia diversificada en el sector tecnológico. Es una líder contrastada con una combinación única de responsabilidades en empresas tanto pequeñas como grandes, y le apasiona crear negocios de éxito. Lleva casi una década ayudando a los clientes a resolver sus problemas empresariales relacionados con las licencias de software. Damas y caballeros, la arquitecta sénior de soluciones de Open iT , Linda Cole.

[1:20] Linda: Muchísimas gracias por esa cálida presentación, Mae, y bienvenidos todos a nuestra segunda sesión de este seminario web en directo: «Aprovecha el poder de tus datos de uso». Esta noche —y para mí es de noche, aunque probablemente para algunos de vosotros sea de mañana—, así que bienvenidos a todos desde cualquier parte del mundo. Pero queremos repasar algunos ejemplos y hablar de por qué y cómo vosotros y vuestras organizaciones podéis hacerlo. Pero empecemos con esta cita de Edwards Deming: «Sin datos, no eres más que otra persona con una opinión». Y esto es totalmente cierto. Muchas de las personas con las que hablamos simplemente no tienen la visibilidad que necesitan para tomar decisiones fundamentadas. A veces disponen de fragmentos de información, pero, en realidad, sin una solución de medición de uso, resulta muy difícil. Se puede hacer de todos modos, pero es un proceso mucho más manual.

[2:17] Una de las razones por las que resulta tan complicado es que el sector está cambiando. Nos centramos especialmente en el nicho de las aplicaciones técnicas, y lo que ha ocurrido es que, hace 10 o 20 años, el modelo de licencia de esas aplicaciones era tal que, a medida que se iban encareciendo cada vez más, se pasó a un modelo de licencia flotante o concurrente. Pero ahora están modificando esos tipos de licencia. Así que han pasado a licencias de usuario designado, a suscripciones en la nube en lugar de licencias perpetuas o tokens, y también existen otros métodos de licencia o derechos de uso. Además, algunos proveedores incluyen varios tipos diferentes de licencia en un mismo contrato. Esto nos complica mucho la tarea a todos los que nos encargamos de gestionar esas aplicaciones para lograr una gestión optimizada de las licencias.

[3:06] Entonces, ¿cómo podemos ayudar? Los clientes llevan bastante tiempo acudiendo a nosotros y, últimamente, nos piden cada vez más ayuda. Nos piden que les ayudemos con el análisis de su uso y a realizar un análisis de impacto. Por ejemplo, si un proveedor quiere pasar de licencias flotantes simultáneas a licencias de usuario designado, ¿cuál es el impacto en la organización desde el punto de vista de las licencias y, sobre todo, del coste, verdad? Muchos clientes se han visto sorprendidos porque ya habían fijado sus presupuestos para el próximo año con antelación y, de repente, los proveedores proponen estos cambios, lo que tiene repercusiones significativas para su organización. Por eso nos piden ayuda para simular los acuerdos, ya sea un cambio en el tipo de licencia o si quieren pasar de un modelo regional a uno global, o a algún híbrido entre ambos. Minería de datos, revisión de contratos, etc. Y la razón por la que nos plantean esto es, o bien porque dicen que no tienen recursos suficientes —a todo el mundo se le pide que haga más con menos personal—, o bien porque cuentan con personal nuevo en el puesto que simplemente carece de la experiencia necesaria. Esta es, pues, la perspectiva desde la que partimos. Cada vez ayudamos más a los clientes en este ámbito. Además, nos solicitan ayuda no solo para comprender el uso, sino también en los aspectos internos relacionados con la gestión de una solución, ya sea gestionando sus archivos de licencias o ayudándoles con paneles de control específicos, previsiones, etc. Esto requiere mucha experiencia, y voy a mostraros algunos de esos ejemplos para que empecéis a pensar en cómo se hace.

[4:47] Llevamos bastante tiempo dedicándonos a esto, más de 20 años. Nos fundamos en 1999 y, en realidad, al principio éramos consultores. El fundador de la organización trabajaba, en la práctica, en una empresa cliente (usuario final) y colaboraba con sus herramientas propias en calidad de consultor; de hecho, colaboraron para desarrollar nuestro producto estrella, por así decirlo. Pero desde entonces hemos ido ampliando esas capacidades, así como la vertiente de consultoría. Tenemos nuestra sede central en Houston, Texas, pero contamos con oficinas físicas en todo el mundo: en Houston, México, Oslo —donde se encuentra la empresa matriz—, Japón y Filipinas. Además, tenemos cobertura regional a nivel mundial, por lo que podemos prestar apoyo a clientes globales, desde pequeños hasta muy grandes, independientemente de la región del mundo en la que se encuentren. Los sectores a los que prestamos servicio, en los que tenemos experiencia, son solo los principales. Hoy en día te sorprendería la gran variedad de sectores verticales que utilizan aplicaciones de ingeniería y técnicas, pero estos son los más habituales y, por lo tanto, contamos con una amplia experiencia en ellos.

[6:08] Así pues, cuando hablamos de aprovechar la información de uso, esto puede adoptar muchas formas diferentes. Como podéis ver, aquí tenéis la lista y podéis leerla, pero a veces queremos analizar los datos por ubicación. Es posible que tengáis una autorización de contratista que establezca que solo podéis utilizar la aplicación dentro de un radio de 25 millas desde vuestra sede física. A veces queremos analizar, como ya he mencionado antes, la simulación de un acuerdo. ¿Qué ocurre si cambio de regional a global, o vuelvo a bajar el nivel? ¿Cómo se ven las tendencias de uso, etc.? Esto puede adoptar muchas formas diferentes y, en gran medida, depende del tipo de licencia que figure en vuestro contrato o de los derechos de uso.

[6:59] Otro aspecto en el que los clientes nos han pedido ayuda es la comprensión; y es que muchas organizaciones tienen formas diferentes de gestionar sus presupuestos y previsiones. Algunas acuden a los jefes de departamento y les preguntan: «Oye, ¿cuánto vas a utilizar?, ¿qué está pasando?, ¿qué proyectos tienes previstos?», etc. Recopilan esa información, pero quieren mejorar en este aspecto. Así que no solo quieren ayuda para realizar previsiones basadas en el consumo histórico, sino también para evaluar la precisión de sus previsiones. Es decir, poder medir y presentar informes al respecto, para decir: «Vale, esto es lo que pensabas que ibas a consumir, pero esto es lo que realmente hemos consumido». Eso te ayudará a que tus previsiones sean cada vez más precisas con el paso del tiempo.

[7:47] Otro aspecto que mencioné antes era la posibilidad de analizar el uso por ubicación. Ya os he puesto un ejemplo; otro ejemplo sería si queréis analizar —en este caso se trata de ubicaciones en EE. UU., pero podría ser cualquier lugar—. Para que lo entendáis mejor: queréis poder segmentar estos datos para poder analizar y ver si os conviene pasar de un acuerdo regional a uno global. O lo que ahora vemos como una especie de híbrido: quizá tengáis una concentración de usuarios en una región concreta y firméis un acuerdo regional allí, mientras que una parte más pequeña de vuestro uso total corresponde al resto del mundo, para lo que optaríais por un acuerdo global. ¿Y cuáles son esas diferencias de coste? Porque todos sabemos que una licencia global cuesta bastante más que una regional, que a su vez cuesta más que una de usuario designado. Por eso, poder desglosar esos datos de uso es fundamental para comprender qué está pasando y poder realizar esos distintos análisis de impacto o simulaciones.

[8:44] La mayoría de la gente tiene acceso a estos datos, aunque, de nuevo, hay quienes lo hacen manualmente. Puedes iniciar sesión en los gestores de licencias individuales y ver cuántas tienes y cuántas están en uso, pero esos son los únicos dos datos que se tienen en cuenta. Por eso es muy importante, si puedes, consultar más información. Cuantos más datos obtengas, más completa será la visión; a mí me gusta decir que es como una visión de 360 grados. Así, en este ejemplo podemos ver que tenemos siete y que utilizamos siete, pero eso no nos cuenta realmente toda la historia. ¿Hubo denegaciones? ¿Cuántas? ¿Durante cuánto tiempo se utilizó esa séptima licencia?, etc. Aquí abajo podemos ver que esa séptima licencia solo se utilizó 0,67 horas durante este periodo de informe, lo que nos indica claramente que no necesitamos adquirir licencias adicionales. Pero, ¿podríamos reducirlas? Aquí hemos calculado para vosotros el percentil 99 y el percentil 95, para que podáis determinar si, si tenéis proyectos en perspectiva, quizá queráis manteneros aquí, en el máximo de uso —lo que denominamos «actividad habitual»—; o si estáis llevando a cabo una desinversión, quizá queráis bajar hasta el percentil 95 o el 99. Pero, de nuevo, dispones de todos estos puntos de datos para poder realizar ese análisis de impacto.

[10:02] Y eso es lo que vamos a analizar aquí; así que aquí está toda la cartera. La publicación sobre la preparación de CFD era el tema que acabábamos de ver. Y, como he mencionado, «business as usual» se refiere simplemente a ajustar tu posición de licencias al máximo que hayas utilizado nunca. ¿Por qué pagar por licencias que nunca has utilizado durante el año anterior, o quizá incluso durante los tres años de un contrato? De este modo, se alcanzaría esa posición de «business as usual», o dicho de otro modo, no habría ningún impacto en tu organización desde el punto de vista de las licencias. A continuación, puedes calcular cuál es ese porcentaje de ahorro. A partir de ahí, tal y como mostramos anteriormente, puedes fijarte en los percentiles 99 y 95 y ver cuál es su impacto. Ahora bien, te diré que, por lo general, no se trata simplemente de elegir una columna; normalmente no funciona así. Vas a tener que volver a seleccionar en función de las características individuales y de la situación concreta de tu organización. Te diré lo que veo con más frecuencia: cuanto más cara es la aplicación, más probable es que el cliente diga: «Bueno, puedo tolerar algunos rechazos». Pero tengo un cliente que dice: «No me importa lo que cueste, el dinero no es un problema; no me importa lo que cueste, no quiero tener ni un solo rechazo jamás». Y la mayoría de la gente se sitúa en algún punto intermedio. Pero disponer de estos datos te permite, una vez más, tomar una decisión informada sobre lo que está pasando.

[11:36] Veamos ahora otro aspecto en el que la mayoría de la gente no piensa: la simulación de un cambio de huso horario. Esto cobra importancia cuando se tienen aplicaciones cuya licencia se gestiona mediante tokens. Aquí estamos analizando la información de uso de un mes y, como podéis ver, está codificada por colores, ¿verdad? El pico de uso se produce justo a medianoche, según el huso horario central. De aquí podemos deducir un par de cosas: vemos que no estamos optimizados, que los usuarios se quedan con la licencia o realizan procesos de pago prolongados durante los fines de semana; eso lo podemos ver aquí. Pero lo más importante es que, tal y como funcionan los tokens, hay un peso o valor de token que se cobra cada día, y a medianoche o a las 12:01 se cobra otro conjunto de tokens. Así que aquí se puede calcular cuál es la zona horaria óptima. Permítanme mostrarles lo que hicimos en este ejemplo concreto. Calculamos la zona horaria óptima basándonos en el coste de los tokens, y el peso de los tokens correspondía a la zona horaria europea o de Londres. Pero ustedes pueden calcular cuál sería esa diferencia para su organización. Así, pueden ver que, si realizan ese cambio, este ahorro concreto sería de 124 000 dólares. He visto esa cifra mucho mayor, y también la he visto menor. Pero una de las cosas más interesantes es que esta es la medida más sencilla que puedes tomar para ahorrar dinero en tu organización, ya que lo único que requiere es que cambies la configuración horaria del servidor de licencias donde se encuentra el gestor de licencias que proporciona los tokens. Así que es muy sencillo y, de nuevo, puedes calcular cuál sería el impacto para tu organización y optimizarla aún más. Se trata, por tanto, de una medida muy sencilla de llevar a cabo, que puedes implementar en cualquier momento.

[13:25] Veamos ahora el caso de MATLAB con el modelo de licencia concurrente. Es similar a lo que hemos visto antes, pero este cliente en concreto había estado trabajando en ello con ahínco, aunque no disponía realmente de una herramienta de seguimiento del uso, por lo que pudo implementar una solución que le ayudara a obtener más información. Así, aquí podemos ver que el ahorro oscila entre el 9 y el 30 por ciento. Os diré que analistas como Gartner, Forrester e IDC estiman que el ahorro que supone utilizar una solución de medición de uso es del 30 por ciento; ese es su estándar genérico del sector y, por supuesto, vemos que esta cifra varía. Se trata de una estimación muy conservadora. Pero esto no refleja toda la realidad, ya que lo que estamos analizando aquí es el registro de entrada y salida de la licencia. Obviamente, podemos conseguir un mayor ahorro de costes o una situación más optimizada. Y quiero mencionar que no siempre se trata de una reducción; a veces, cuando realizamos estos análisis, vemos que ciertas funciones o aplicaciones tienen un número insuficiente de licencias, así que puede darse en ambos sentidos.

[14:46] Pero no todo se reduce a esas operaciones de registro y salida. Porque si observamos la proporción entre usuarios activos e inactivos, se puede ver que, en esta aplicación en concreto, la proporción de usuarios activos es solo del 60 %. Esta línea azul representa el registro y la salida de la licencia, y la línea roja representa el uso activo. Así que tenemos en cuenta aspectos como el teclado y el ratón, pero también la CPU y las entradas/salidas (E/S). De este modo, aunque tu estación de trabajo local esté inactiva porque has enviado un trabajo a procesar, seguimos analizando cuál es la actividad real basándonos en esos parámetros. Y puedes ver que tu potencial de ahorro aumenta aún más. Así que, si quieres pasar al siguiente nivel, debes ir más allá del registro de inicio y fin o de la apertura y cierre de una aplicación, y centrarte en lo que ocurre realmente entre el estado activo y el inactivo.

[15:40] Esto también te ayuda a identificar a las personas que, como decimos, «acampan» o permanecen mucho tiempo conectadas a una licencia. Lo hemos visto en el mapa de calor, donde se observa que la gente deja la aplicación abierta por la noche y los fines de semana. Así pues, esto te ayuda a localizar a aquellos usuarios finales concretos que necesitan formación sobre cómo utilizar de forma más eficaz la licencia en tu organización. Si profundizamos aún más en el usuario individual, podemos ver este ejemplo en el que está claro que permanece inactivo la mayor parte del tiempo. Aquí, su nivel de actividad es solo del 31 % del consumo total de la licencia. Así que, de nuevo, está claro que hay mucho margen para una optimización adicional de tus licencias, lo que normalmente se traduce en un ahorro de costes. O, como me gusta decir, «evitar costes», porque en realidad es la cifra más importante. Si tienes nuevos proyectos en marcha, has realizado una adquisición o una fusión o lo que sea, poder detener una compra —ya sabes, incluso si está aprobada y cuenta con presupuesto—, si no la necesitas, y ser capaz de identificarlo, la evitación de costes será, de hecho, la mayor parte de tu ahorro de costes.

[17:00] Así pues, poder distinguir entre lo que está activo y lo que está inactivo. Hemos hablado de los tokens desde el punto de vista de la zona horaria, pero cuando analizamos los informes y el impacto, entre otras cosas, tenemos que abordarlo de otra manera. Este es un ejemplo; en este caso se trata de un panel de Power BI, aunque se puede hacer en distintos formatos. Pero lo que se busca es poder realizar un seguimiento y medir la reducción del saldo del conjunto de tokens que se ha adquirido. Normalmente se trata de contratos de tres años y se quiere poder ver cuál es el saldo, de nuevo la reducción del saldo, y cuáles son las tendencias desde el punto de vista del consumo diario de tokens. También puedes ver cuántos usuarios tienes, cuántos hosts diferentes tienes, y te interesa hacer una comparación interanual. Porque, de nuevo, en la mayoría de estos casos resulta bastante complicado: en la mayoría de estos contratos tienes que proyectar lo que va a pasar dentro de tres años, y si te quedas corto y tienes que compensar la diferencia, el coste por token es significativamente mayor, el coste por día de uso. Así que es fundamental acertar en esto y, cuanta más información de uso tengas, más análisis y minería de datos podrás realizar. Por eso es importante poder hacer esa comparación mes a mes, observando las tendencias de las sesiones diarias y cuál es el consumo.

[18:13] Voy a mostrároslo de nuevo. Aquí hay otra vista en la que vemos cuáles son las diferentes funciones y cuál es la más utilizada por tiempo transcurrido; como podemos ver aquí, es MicroStation, pero la que supone un mayor coste es, en realidad, Structural Enterprise. Así que, si estuviéramos trabajando en este informe en tiempo real, podrías hacer clic y desplazarte por él para ver el consumo por aplicación, etc. También puedes realizar análisis hipotéticos.

[18:53] Algunos proveedores incluyen en sus contratos un filtro, y con otros se puede negociar la inclusión de un filtro o ampliarlo. Lo que esto significa es que, si un usuario final retira una aplicación y la devuelve en un breve periodo de tiempo, no se contabiliza. Esto es muy habitual en entornos de fabricación, aunque también ocurre en otros ámbitos. Pero en la planta de producción abren una aplicación, un plano o lo que sea, y lo cierran en un plazo muy breve. Así que en este caso pudimos realizar un análisis de impacto para ver si se podía negociar un filtro de 15 minutos y cuál sería el impacto en los costes. Ahora bien, te diré que, independientemente de lo que ocurra en tu organización, cuando te adentres en estos análisis de proveedores, debes tener una lista de lo que quieres lograr en esa negociación con el proveedor y debes ser capaz de distinguir entre lo que es imprescindible y lo que sería deseable. Los filtros, si no sois fabricantes, quizá sean algo «que estaría bien tener», así que tal vez podáis renunciar a ellos en la negociación; de ese modo, el proveedor siente que ha ganado un punto, ¿verdad?, y vosotros conseguís uno de vuestros requisitos imprescindibles a cambio. Por ejemplo, Autodesk tiene un filtro automático de 10 minutos —ni siquiera hace falta negociarlo—, pero otros proveedores también lo ofrecen, y, de nuevo, puedes negociar la duración: si son cinco minutos, quince minutos, etc.

[20:26] Autodesk ha modificado recientemente su licencia flotante simultánea. El cambio se está extendiendo por todo el mundo en estos momentos; creo que comenzó en Norteamérica y ya lleva unos años en marcha. Tuvieron que aplazar la fecha límite debido a la pandemia, pero han pasado a lo que denominan «suscripción por usuario designado» y a los «tokens flexibles». Ahora bien, con la suscripción por usuario designado, la gente dice: «Bah, no importa». Los proveedores te dicen —no solo Autodesk, sino los proveedores en general—: «Oye, te voy a facilitar la vida; ya no necesitas un servidor de licencias, y como es por usuario designado, no tienes que preocuparte de cuántas necesitas ni nada por el estilo; esto es mucho más fácil para ti». Pero te lo digo yo: se pierde visibilidad. Es cierto que hay algunos informes en el portal, pero no son ni de lejos tan detallados, así que conviene combinar esos datos con tu propia información de uso. Tenemos algunos clientes que lo utilizan para validar los informes que se generan, no solo de Autodesk, sino de todo tipo de proveedores, cuando tienen un contrato de tipo de consumo. Pero también tienen, si analizas cuál es su uso real, el plan «Flex», que es para usuarios ocasionales; se trata de tokens. Quizá si alguien realmente lo estuviera utilizando, abriéndolo y cerrándolo cuando lo usara activamente, tal vez ni siquiera necesite una suscripción de usuario designado, tal vez le bastaría con los tokens «Flex». Así que, al analizar esos datos, lo que se busca es poder examinar el tiempo transcurrido, los días de usuario y los días transcurridos desde el último uso, para luego calcular cuántos de esos usuarios deberían tener una suscripción de usuario designado en lugar de los tokens Flex. Y, por supuesto, cuanto más se compre, menor será el precio por token, así que si se puede estimar cuál es esa cantidad, esta es otra forma de aprovechar los datos de uso en su organización.

[22:42] Otro aspecto a tener en cuenta es que puedes comparar una colección con una licencia individual. Voy a hacer clic aquí. Estamos viendo la colección AEC, y por regla general, si utilizas dos o más módulos, sale más barato comprar la colección que las licencias individuales. Bueno, en este ejemplo de cliente podemos ver que la mayoría de estos usuarios solo utilizan Revit y, en realidad, no deberían tener una licencia de la colección AEC, sino que deberían tener una licencia de Revit, salvo un puñado de ellos. E incluso si se observa uso en dos aplicaciones, si nos fijamos aquí abajo en Donald Kelly, por ejemplo, solo tenía 0,02 horas en AutoCAD. Así que, en ese caso, seguirías diciendo que deberías tener una suscripción a Revit con tokens para el uso de Autodesk. ¿Te parece lógico? Y, por lo tanto, algunos de estos casos en los que el uso es muy bajo, como el de Carolyn, con este uso tan reducido, y el de Diana Cruz, probablemente ni siquiera deberían tener una suscripción, sino que deberían utilizar los tokens flexibles, que luego se les pueden asignar para Revit.

[24:01] Lo siguiente que tengo aquí son los días transcurridos desde el último uso. No conviene mantener las licencias asignadas: la gente se traslada, cambia de trabajo, abandona la empresa, lo que sea. Y si no tienes un flujo de trabajo que seguir —y la mayoría de las empresas no lo tienen, así que no te sientas mal—, quiero decir, ¿cómo lo haces? Cuando alguien abandona la empresa, ¿te avisan siquiera? ¿Está previsto en el flujo de trabajo que se os notifique siquiera? Puede que se les elimine de vuestro Active Directory, pero nadie os ha dicho que los deis de baja. Por eso es importante poder identificar a aquellas personas que ya no utilizan esas licencias para poder desasignárselas; así volverán al fondo común y podrán asignarse a otras personas. De nuevo, se trata de evitar costes. Esto es realmente clave en cualquier contrato de usuarios designados. Y en el caso de algunos de estos usuarios designados, algunos proveedores los tienen todavía en la red, ejecutándose desde un servidor con licencia; otros están vinculados a un host, y otros están vinculados a un nombre, pero la gestión de las licencias se realiza en la nube.

[25:02] Y, por último, el último ejemplo que voy a daros hoy es el de una licencia con un bloqueo de 30 días. En el caso de este cliente en concreto, utilizaban Anovia, y Anovia tiene un bloqueo de 30 días, lo que significa que, una vez que se activa una licencia, independientemente de si se devuelve o no, dicha licencia queda bloqueada para ese usuario concreto durante 30 días. Así que pueden activarla y desactivarla un número ilimitado de veces durante ese periodo de 30 días. Pero luego quieres analizar el número de usuarios distintos, y quieres hacerlo a nivel diario, no a nivel anual. Aquí podemos ver que este cliente tenía muchas licencias, concretamente 8.326. Y si nos fijamos en el coste por partida, vemos que no es mucho: 250 dólares; probablemente la mayoría de la gente ni siquiera le prestaría atención, quiero decir que tengo cosas más importantes de las que preocuparme. Pero te lo digo en serio: tienes que ser capaz de fijarte en esto y hacer este análisis. Porque si te fijas en ese recuento de usuarios únicos por día, solo necesitas 4.950 licencias, y esa única partida supone un ahorro de más de 800.000 dólares.

[26:13] Lo que suelo decirle a la gente es que todo el mundo clasifica a sus proveedores en función del gasto, ¿verdad? Es decir, de mayor a menor: cuáles son mis 10 principales, mis tres principales, lo que sea; se clasifican los proveedores según el gasto total. Pero también hay que fijarse en el coste individual, porque, dependiendo del proveedor, algunas de estas licencias llegan a costar 50 000 o 100 000 dólares, así que hay que fijarse en cada licencia por separado, poner las más caras y prestarles atención. Pero la otra cuestión es este coste total por partida. Así que, si multiplicamos los 250 dólares por 8.000, ¿no?, el gasto resulta bastante considerable. Así que, aunque el coste individual sea bajo, el gasto total en esa aplicación es elevado, y eso nos lleva a analizarlo más a fondo para ver si nuestra situación está optimizada. En esta cartera supera los dos millones de dólares, y te diré que eso no es inusual, sobre todo si antes no tenías ninguna perspectiva sobre la información. Todos sabemos cómo funciona: entras en las negociaciones y los proveedores hacen sus sugerencias y te dicen lo que necesitas. Tienes que poder disponer de tus propios datos para que, cuando entres en esas negociaciones, ya lo sepas.

[27:25] Tengo otro ejemplo en el que un cliente del sector aeroespacial, cuyo proveedor estaba pasando de un modelo de usuarios simultáneos a uno de usuarios designados, había hecho los deberes. Y eso iba a suponer un coste adicional de tres millones de dólares en el precio de su contrato, sin que se produjera ningún cambio en su uso. Así que pudieron aportar esa información a la negociación y eso lo cambió todo. De este modo, lograron rebajar considerablemente el precio al pasar a ese acuerdo de usuarios designados. Estos son solo unos pocos ejemplos, pero hay muchos otros que ilustran cómo se pueden aprovechar los datos de uso en tu organización y qué repercusiones pueden tener.

[28:06] Si necesitas ayuda, ponte en contacto con nuestros asesores. Estaremos encantados de ayudarte. Al final verás un botón de «30 minutos» con el que podrás concertar una sesión individual de 30 minutos con uno de nuestros asesores. Pero, para ayudarte a conseguir una configuración óptima, lo importante es identificar cuál es la licencia adecuada para la persona adecuada en el momento adecuado. ¿Te faltan licencias en algunos casos o tienes un exceso de licencias en otros? Y también hay que tener en cuenta el componente de coste, porque no quieres perder el tiempo analizando detalles: muchas veces los proveedores añaden funciones adicionales que quizá no les supongan ningún coste, y no quieres dedicar tu tiempo a eso. Quieres poder centrarte en los elementos que suponen un mayor gasto para poder optimizarlos y conseguir esa reducción de costes para tu organización.

[28:54] En cuanto al cumplimiento normativo, ya sabes que algunos de estos proveedores realizan auditorías, y las normas de cumplimiento varían ligeramente. Hemos hablado del cumplimiento normativo en cuanto a la ubicación, pero también, por ejemplo, en el caso de la suscripción por usuario designado, se puede utilizar en un número ilimitado de dispositivos, pero no al mismo tiempo. Así que hay que tener cuidado y, con suerte, disponer de alguna forma de identificar rápidamente si alguien está en la oficina trabajando y se le ha olvidado apagar el ordenador por accidente, o no ha pensado en el problema de cumplimiento normativo, y luego ha vuelto a casa y ha vuelto a abrir la aplicación en otro dispositivo. Y eso supone un problema de cumplimiento normativo en vuestra organización.

[29:32] El ahorro de costes: es algo de lo que hemos hablado todo este tiempo. Es obvio que no te importa gastar dinero, así es como te ganas la vida, ¿verdad? Quieres que tu personal sea productivo, pero no queremos pagar por cosas que ya no utilizamos. Y no lo dudes: busca a otras personas del sector que tengan la experiencia necesaria para ayudarte, apoyarte y complementar a tu equipo. Y esto es lo que le digo a todo el mundo: todo empieza por la medición, todo empieza por los datos. Así que, si aún no estás haciendo nada al respecto, te diré que empieces ya. Averigua cómo puedes empezar ahora mismo para cubrir esa laguna de información en tu organización.

[30:18] Con esto terminamos por hoy. Sé que Mae había dicho que abriríamos un turno de preguntas en el chat, pero al parecer, al configurar nuestro GoToWebinar, la opción de chat no se activó. Así que os diré que, si tenéis alguna pregunta —ya que tampoco podemos activaros el micrófono porque estamos en un seminario web—, os pido que, por favor, me enviéis un correo electrónico. Aquí tenéis mi dirección de correo electrónico: lcole@openit.com, y responderemos a todas esas preguntas. Y, como hemos mencionado, podéis concertar una consulta de 30 minutos conmigo o con cualquiera de nuestros otros consultores o arquitectos de soluciones, y estaremos encantados de hablar sobre vuestra organización y vuestra situación actual.

[31:05] Y Mae, voy a adelantarme un poco a lo que ibas a decir, así que voy a cambiar de planes sobre la marcha. Pero una de las preguntas que nos hacen, y que voy a plantear aquí, es: «Bueno, ¿qué hago si no tengo una solución, si no tengo una herramienta, si no tengo ninguna forma de medir estos datos? ¿Puedo hacerlo de todos modos?». Y la respuesta es: por supuesto que sí. Podemos ayudarte; no es necesario que tengas nuestros productos para que podamos ayudarte, aunque sin duda son de gran ayuda. Es un proceso muy manual cuando no dispones de una solución en tu organización, pero si tienes alguna otra solución, ya sea la nuestra o cualquier otra, estaremos encantados de ayudarte y podrás hacerlo incluso sin una herramienta. Así que, Mae, te cedo la palabra para que vuelvas a cerrar el tema. Solo quiero animar a todo el mundo a que me envíe un correo electrónico o concierte una reunión individual conmigo o con cualquiera de mis compañeros; estaremos encantados de analizar vuestro entorno concreto y vuestras preguntas específicas, ayudaros y, quizá, orientaros en la dirección correcta. Agradezco de verdad el tiempo que nos habéis dedicado todos.

[32:05] Mae: Muchísimas gracias, Linda. Tenemos una pregunta de Facebook. Sí, dice así: «¿Cuáles son algunos indicadores clave de rendimiento o métricas que se pueden utilizar para medir el éxito de las iniciativas basadas en datos?»

[32:30] Linda: Yo diría que, ante todo, se trata de la eficiencia de las licencias. En otras palabras, cuando analizamos qué porcentaje de lo que posees se compara con el porcentaje de la actividad habitual, cuál es la relación entre ambos. Y luego, si se quiere ir un paso más allá, por supuesto, cuál es esa proporción entre las licencias activas y las inactivas. Ese es probablemente el KPI, o indicador clave de rendimiento, más habitual que observamos que los clientes tienen en cuenta para comprender hasta qué punto su gestión de licencias es eficaz. Sin duda, podemos analizar diferentes componentes. Algunas personas lo hacen en torno a la gestión de licencias; básicamente, se puede aplicar una métrica a cualquier aspecto, y cada empresa tiene su propia cultura y utiliza métricas diferentes, por así decirlo. No obstante, estaremos encantados de hablar de su caso concreto con más detalle si me envía un correo electrónico o nos llama por teléfono. Pero diría que lo más habitual es analizar esa relación entre lo que posee y lo que está utilizando.

[33:48] Mae: Una pregunta estupenda, muchas gracias, Linda, y con esto damos por concluido nuestro seminario web de hoy. Ha sido una sesión estupenda contigo, Linda, muchísimas gracias. Agradezco a todos el tiempo que nos han dedicado y espero tener noticias vuestras pronto. Y gracias también a todos los asistentes por participar en el seminario web de hoy. Os recuerdo brevemente que este seminario web se ha grabado y se podrá volver a ver inmediatamente después de esta retransmisión en directo, aunque también lo subiremos a nuestra página web junto con la presentación de Linda. Agradecemos vuestra asistencia de hoy. Visita nuestra página web para consultar nuestros próximos eventos en openit.com, o ponte en contacto con uno de nuestros asesores de soluciones para una consulta individual gratuita en la que podamos hablar de tus entornos específicos. Estaremos encantados de ayudarte en tu proceso de optimización de software. Mantente siempre al día, síguenos en las redes sociales. Una vez más, soy Mae, tu presentadora de hoy. Gracias y cuidaos mucho. Adiós a todos.