Exploitez la puissance de vos données d'utilisation

[0:01] Mae : Bonjour et bonsoir à tous, et bienvenue à notre webinaire en direct intitulé « Exploitez le potentiel de vos données d'utilisation ». Je m’appelle Mae et je suis votre animatrice aujourd’hui. Avant de commencer, j’encourage tout le monde à poser des questions : postez-les dans la section des commentaires, et Linda y répondra lors de la session de questions-réponses de sa présentation. Si nous n’avons pas l’occasion de répondre à toutes les questions ou si certaines nécessitent un examen plus approfondi, soyez assurés que nous les transmettrons à Linda et que nous vous contacterons par e-mail ou via LinkedIn pour y répondre.

[0:33] Notre intervenante anime des conférences dans le secteur depuis 2014, proposant des exposés techniques pertinents lors des événements suivants : SAE International, Oilcomm, SBGF, IT FMA, Nathan’s, IAI, TAM, et bien d’autres encore. Basée à Houston, c’est une consultante senior très dynamique qui possède plus de 40 ans d’expérience diversifiée dans le secteur des technologies. C’est une dirigeante confirmée, ayant occupé des fonctions variées au sein de petites et grandes entreprises, et animée par la passion de créer des entreprises prospères. Depuis près d’une décennie, elle aide ses clients à résoudre leurs problèmes commerciaux liés aux licences logicielles. Mesdames et messieurs, voici Linda Cole, architecte de solutions senior chez Open iT.

[1:20] Linda : Merci beaucoup pour cette chaleureuse présentation, Mae, et bienvenue à tous à notre deuxième session de ce webinaire en direct intitulé « Exploitez la puissance de vos données d’utilisation ». Ce soir – enfin, c’est ce soir pour moi, mais c’est probablement le matin pour certains d’entre vous –, je souhaite donc la bienvenue à tous, où que vous soyez dans le monde. Nous souhaitons passer en revue quelques exemples et expliquer pourquoi et comment vous et vos organisations pouvez mettre cela en œuvre. Commençons par cette citation d’Edwards Deming : « Sans données, vous n’êtes qu’une personne de plus avec une opinion. » Et c’est tellement vrai. Bon nombre des personnes à qui nous parlons ne disposent tout simplement pas de la visibilité nécessaire pour prendre des décisions éclairées. Elles ont parfois des bribes d’informations, mais sans solution de mesure d’utilisation, c’est vraiment difficile. C’est tout de même possible, mais cela demande beaucoup plus de travail manuel.

[2:17] L’une des raisons pour lesquelles cela s’avère si difficile, c’est que le secteur est en pleine mutation. Nous nous concentrons donc vraiment sur le créneau des applications techniques, et voici ce qui s’est passé : il y a 10 ou 20 ans, lorsque ces applications ont commencé à devenir de plus en plus chères, on est passé à des licences flottantes ou concurrentes. Mais aujourd’hui, ces modèles de licence évoluent. On passe désormais à des licences par utilisateur nommé, à des abonnements cloud plutôt qu’à des licences perpétuelles ou à des jetons, et il existe également d’autres méthodes de licence ou de droits d’utilisation. Certains éditeurs proposent même plusieurs types de licence différents au sein d’un même contrat. Cela complique donc considérablement la tâche de tous ceux d’entre nous qui sommes chargés de gérer ces applications afin d’optimiser notre parc de licences.

[3:06] Alors, comment pouvons-nous vous aider ? Les clients font appel à nous depuis un certain temps déjà et, ces derniers temps, ils nous demandent de plus en plus d’aide. Ils nous demandent de les aider à analyser leur utilisation et à évaluer l’impact de ces changements. Par exemple, si un fournisseur souhaite passer de licences flottantes simultanées à des licences nominatives, quel est l’impact sur l’entreprise en termes de gestion des licences et, surtout, de coûts ? Beaucoup de clients ont été pris au dépourvu, car ils avaient déjà établi leurs budgets pour l’année prochaine à l’avance, puis les fournisseurs sont intervenus pour apporter ces changements, ce qui a eu des répercussions importantes sur leur organisation. Ils nous demandent donc de les aider à simuler différents scénarios, qu’il s’agisse d’un changement de type de licence ou d’une transition d’une licence régionale vers une licence mondiale, ou encore d’une solution hybride entre les deux. Exploration de données, analyse des contrats, etc. Et si nous recevons ces demandes, c’est soit parce qu’ils affirment ne pas disposer de ressources suffisantes – on demande à tout le monde d’en faire plus avec moins de personnel –, soit parce qu’ils ont de nouveaux collaborateurs qui n’ont tout simplement pas l’expérience nécessaire. C’est donc dans cette perspective que nous intervenons. Nous aidons de plus en plus nos clients à mener à bien ces tâches. En outre, ils sollicitent non seulement une aide pour comprendre l’utilisation, mais aussi pour les aspects en coulisses liés à la gestion d’une solution, qu’il s’agisse de gérer leurs fichiers de licences ou de les aider avec des tableaux de bord spécifiques, des prévisions, etc. Cela requiert donc une grande expérience, et je vais vous présenter quelques exemples pour vous donner une idée de la manière de procéder.

[4:47] Nous exerçons cette activité depuis un certain temps déjà, plus de 20 ans. Notre entreprise a été fondée en 1999 et, à l’origine, nous étions en réalité des consultants. Le fondateur de l’entreprise travaillait en effet au sein d’une entreprise cliente, où il utilisait leurs outils développés en interne dans le cadre de ses missions de conseil. C’est d’ailleurs en collaboration avec cette entreprise qu’il a développé ce que l’on pourrait appeler notre produit phare. Mais depuis lors, nous avons élargi ces capacités tout en développant notre activité de conseil. Notre siège social est situé à Houston, au Texas, mais nous disposons de bureaux physiques à travers le monde, notamment à Houston, au Mexique, à Oslo (où se trouve la société mère), au Japon et aux Philippines. Nous assurons une couverture régionale mondiale, ce qui nous permet d’accompagner des clients internationaux, qu’ils soient de petite ou de très grande taille, quelle que soit leur région géographique. Les secteurs d’activité que nous desservons et dans lesquels nous avons de l’expérience ne sont que les principaux. De nos jours, vous seriez surpris du nombre de secteurs verticaux différents qui utilisent des applications techniques d’ingénierie, mais ceux-ci sont les plus courants et nous y avons donc une grande expérience.

[6:08] Ainsi, lorsque nous parlons d’exploiter les informations d’utilisation, cela peut prendre de nombreuses formes différentes. Vous pouvez consulter la liste ici et la lire, mais parfois, nous souhaitons examiner les données par lieu. Vous disposez peut-être d’un droit d’accès en tant que prestataire stipulant que vous ne pouvez utiliser l’application que dans un rayon de 25 miles autour de votre établissement physique. Parfois, nous souhaitons, comme je l’ai mentionné précédemment, simuler un accord. Que se passe-t-il si je passe d’une couverture régionale à une couverture mondiale, ou si je reviens à une couverture régionale ? À quoi cela ressemble-t-il lorsque j’examine les tendances d’utilisation, etc. Cela peut donc prendre de très nombreuses formes différentes, et cela dépend en grande partie du type de licence prévu dans votre contrat ou de vos droits d’utilisation.

[6:59] L’autre domaine dans lequel les clients nous demandent de l’aide concerne la compréhension : en effet, dans de nombreuses organisations, chacun a sa propre façon de gérer la budgétisation et les prévisions. Certains s’adressent aux chefs de service et leur demandent : « Combien comptez-vous utiliser ? Comment ça se passe ? Quels projets avez-vous à venir ? », etc. Ils rassemblent ces informations, mais souhaitent s’améliorer dans ce domaine. Elles souhaitent donc non seulement bénéficier d’une aide pour établir des prévisions basées sur la consommation historique, mais aussi pour évaluer la qualité de leurs prévisions. Il s’agit donc de pouvoir mesurer et rendre compte de ces données, en disant : « Voilà ce que vous pensiez utiliser, mais voici ce que nous avons réellement utilisé. » Cela vous aidera à affiner vos prévisions au fil du temps.

[7:47] Un autre aspect que j’ai évoqué tout à l’heure concernait la possibilité d’analyser l’utilisation par lieu. Je vous ai donné un exemple ; un autre exemple serait si vous souhaitez examiner… Il s’agit ici de lieux situés aux États-Unis, mais cela pourrait concerner n’importe quel endroit. Pour vous aider à mieux comprendre : vous souhaitez pouvoir segmenter ces données afin de déterminer si vous souhaitez passer d’un accord régional à un accord mondial. Ou bien opter pour ce que l’on appelle aujourd’hui une solution hybride : vous avez peut-être une concentration d’utilisateurs dans une région particulière, pour laquelle vous conclurez un accord régional, tandis qu’une petite partie de votre utilisation totale concerne le reste du monde, pour laquelle vous opterez alors pour un accord mondial. Quelles sont donc ces différences de coûts ? Car nous savons tous qu’une licence mondiale coûte nettement plus cher qu’une licence régionale, qui coûte elle-même plus cher qu’une licence par utilisateur désigné. Il est donc essentiel de pouvoir segmenter ces données d’utilisation pour comprendre la situation et être en mesure de réaliser ces différentes analyses d’impact ou simulations.

[8:44] La plupart des gens ont accès à ces données, mais là encore, certains s’en chargent manuellement. Vous pouvez vous connecter aux différents gestionnaires de licences pour savoir combien vous en possédez par rapport à celles qui sont utilisées, mais ce sont les deux seules informations qu’ils prennent en compte. Il est donc vraiment important, si possible, d’examiner davantage d’informations. Plus vous disposez de données, plus votre vision est complète ; j’aime dire que c’est une vision à 360°. Dans cet exemple, nous voyons donc que nous en possédons sept et que nous en utilisons sept, mais cela ne nous donne pas vraiment une image complète de la situation. Y a-t-il eu des refus d’accès ? Combien ? Combien de temps cette septième licence a-t-elle été utilisée, etc. Ici, en bas, nous pouvons voir que cette septième licence n’a été utilisée que 0,67 heure au cours de cette période de référence, ce qui nous indique clairement que nous n’avons pas besoin d’acheter de licences supplémentaires. Mais pourrions-nous éventuellement réduire ce nombre ? Nous avons calculé pour vous ici le 99e centile et le 95e centile ; vous pouvez ainsi déterminer, si vous avez des projets à venir, si vous souhaitez peut-être rester ici au niveau maximal d’utilisation – ce que nous appelons le « statu quo » – ou si, dans le cadre d’une cession, vous optez pour le 95e ou le 99e centile. Mais, encore une fois, vous disposez de toutes ces données pour pouvoir réaliser cette analyse d’impact.

[10:02] C’est justement ce que nous allons examiner ici ; voici donc l’ensemble du portefeuille. L’article sur la préparation des CFD était la fonctionnalité que nous venions d’aborder. Comme je l’ai mentionné, le « business as usual » consiste simplement à ajuster votre parc de licences en fonction de votre utilisation maximale historique. Pourquoi payer pour des licences que vous n’avez jamais utilisées au cours de l’année précédente, voire des trois dernières années de votre contrat ? Cela vous permettrait donc d’atteindre ce niveau de « business as usual », c’est-à-dire qu’il n’y aurait aucun impact sur votre organisation du point de vue des licences. Vous pouvez ensuite calculer le pourcentage d’économies ainsi réalisé. À partir de là, comme nous l’avons montré précédemment, vous pouvez examiner les 99e et 95e centiles et évaluer leur impact. Je tiens à préciser que, généralement, il ne suffit pas de choisir une colonne au hasard : cela ne fonctionne généralement pas ainsi. Vous allez à nouveau faire des choix en fonction des fonctionnalités individuelles et de la situation de votre organisation. Je vais vous dire ce que je constate le plus souvent : plus l’application est coûteuse, plus le client est susceptible de dire : « Vous savez, je peux tolérer quelques refus. » Mais j’ai un client qui dit : « Peu m’importe le prix, l’argent n’est pas un problème, je ne veux absolument jamais subir de refus. » Et la plupart des gens se situent quelque part entre ces deux extrêmes. Mais disposer de ces données vous permet, là encore, de prendre une décision éclairée sur la situation.

[11:36] Examinons maintenant un autre aspect auquel la plupart des gens ne pensent pas : la simulation d’un changement de fuseau horaire. Cela prend toute son importance lorsque vous disposez d’applications dont la licence est gérée par des jetons. Nous examinons ici les données d’utilisation sur un mois ; vous pouvez constater qu’elles sont codées par couleur, n’est-ce pas ? On observe donc que les pics d’utilisation coïncident avec le passage à minuit dans le fuseau horaire central. Plusieurs choses ressortent ici : on constate que notre utilisation n’est pas optimisée, que les utilisateurs restent connectés à la licence ou effectuent de longues sessions pendant les week-ends, comme on peut le voir ici. Mais surtout, le fonctionnement des jetons repose sur un « poids » ou une « valeur » qui est facturée chaque jour ; à minuit ou à 00 h 01, un nouveau lot de jetons est alors facturé. Vous pouvez donc calculer quel est le fuseau horaire optimal. Je vais donc vous montrer ce que nous avons fait dans cet exemple précis. Nous avons calculé le fuseau horaire optimal en fonction du coût des jetons, et le poids des jetons correspondait au fuseau horaire européen ou à celui de Londres. Mais vous pouvez en réalité calculer quelle sera cette différence pour votre organisation. Vous pouvez ainsi constater que si vous effectuez ce changement, cette économie particulière s’élèverait à 124 000 dollars. J’ai déjà vu ce chiffre beaucoup plus élevé, et je l’ai vu plus faible. Mais l’un des aspects les plus intéressants, c’est qu’il s’agit de la mesure la plus simple que vous puissiez prendre pour réaliser des économies au sein de votre organisation, car la seule chose que cela nécessite, c’est de modifier le fuseau horaire sur le serveur de licences où se trouve le gestionnaire de licences qui fournit les jetons. C’est donc extrêmement simple, et vous pouvez, là encore, calculer l’impact que cela aurait sur votre organisation et l’amener à un niveau d’optimisation supérieur. Il s’agit donc d’une mesure à portée de main, très facile à mettre en œuvre, que vous pouvez appliquer à tout moment.

[13:25] Examinons maintenant MATLAB dans le cadre du modèle de licence concurrente. C'est similaire à ce que nous avons vu précédemment, mais ce client en particulier travaillait assidûment sur ce projet sans toutefois disposer d'un outil de mesure de l'utilisation ; il a donc pu déployer une solution qui lui a permis d'obtenir une meilleure visibilité. Nous constatons ici que les économies réalisées varient entre 9 et 30 %. Je tiens à préciser que les analystes tels que Gartner, Forrester et IDC estiment à 30 % les économies réalisées grâce à l’utilisation d’une solution de mesure de l’utilisation ; il s’agit là de leur norme générale du secteur, même si, bien sûr, ces chiffres varient. Il s’agit ici d’une estimation très prudente. Mais cela ne reflète pas toute la réalité, car ce que nous examinons ici, ce sont les opérations d’enregistrement et de restitution des licences. Nous pouvons évidemment réaliser des économies supplémentaires ou optimiser davantage la situation. Et je tiens à préciser qu’il ne s’agit pas toujours d’une réduction : parfois, lorsque nous effectuons ces analyses, nous constatons que certaines fonctionnalités ou applications ne sont pas suffisamment couvertes par les licences, donc cela peut aller dans les deux sens.

[14:46] Mais cela ne se limite pas à ces seules opérations d’enregistrement et de désenregistrement. En effet, si l’on examine le rapport entre les licences actives et inactives, on constate que, pour cette application en particulier, le taux d’activité n’est que de 60 %. Cette ligne bleue représente les opérations d’enregistrement et de désenregistrement de la licence, tandis que la ligne rouge représente l’utilisation active. Nous prenons donc en compte des éléments tels que le clavier et la souris, mais aussi le processeur et les E/S. Ainsi, même si votre poste de travail local est inactif, parce que vous avez envoyé une tâche en traitement, nous continuons à évaluer l’activité réelle en fonction de ces paramètres. Et vous pouvez constater que votre potentiel d’économies augmente encore davantage. Si vous souhaitez passer au niveau supérieur, il s’agit de ne plus vous limiter à l’enregistrement et à la désactivation, ou à l’ouverture et à la fermeture d’une application, mais de distinguer ce qui est actif de ce qui est inactif, et de comprendre ce qui se passe réellement.

[15:40] Cela vous aide également à identifier les personnes qui « campent » – c'est le terme que nous utilisons – c'est-à-dire celles qui restent connectées longtemps à une licence. Nous l'avons constaté sur la carte thermique : certaines personnes laissent simplement l'application ouverte la nuit et le week-end. Cela vous aide donc à repérer les utilisateurs finaux qui ont besoin d’être formés pour utiliser plus efficacement la licence au sein de votre organisation. Si l’on creuse encore davantage au niveau de l’utilisateur individuel, on peut voir cet exemple où il est clairement inactif la majeure partie du temps. Ici, son niveau d’activité ne représente que 31 % de la consommation totale de la licence. Là encore, il y a clairement une marge importante pour optimiser davantage votre gestion des licences, ce qui se traduit généralement par des économies. Ou, comme j’aime à le dire, d’« évitement de coûts », car c’est en réalité le chiffre le plus important. Si de nouveaux projets se profilent, si vous avez procédé à une acquisition, à une fusion ou à toute autre opération, le fait de pouvoir annuler un achat – même s’il a été approuvé et dispose d’un budget – lorsque vous n’en avez pas besoin, et d’être capable de l’identifier, l’évitement de coûts représentera en réalité la plus grande partie de vos économies.

[17 h 00] Il s’agit donc de pouvoir distinguer ce qui est actif de ce qui est inactif. Nous avons abordé la question des jetons sous l’angle des fuseaux horaires, mais lorsqu’on examine les rapports, l’impact, etc., il faut adopter une approche différente. Voici un exemple : il s’agit ici d’un tableau de bord Power BI, mais cela peut se faire sous divers formats. Mais vous souhaitez pouvoir suivre et mesurer la diminution de votre stock de jetons que vous achetez. Il s’agit généralement de contrats de trois ans et vous souhaitez pouvoir consulter votre solde, là encore la diminution de votre stock, ainsi que vos tendances en termes de consommation quotidienne de jetons. Vous pouvez également examiner le nombre d’utilisateurs dont vous disposez, le nombre d’hôtes différents, et vous souhaitez effectuer une comparaison d’une année sur l’autre. Car, encore une fois, pour la plupart de ces contrats, c’est assez compliqué : il faut prévoir ce qui va se passer dans les trois années à venir, et si vous êtes en dessous des prévisions et que vous devez ajuster votre consommation, le coût par jeton est nettement plus élevé, tout comme le coût journalier d’utilisation. Il est donc essentiel de bien cerner ces aspects : plus vous disposez d’informations sur l’utilisation, plus vous pouvez approfondir vos analyses et l’exploration de données. Il est ainsi possible d’effectuer des comparaisons d’un mois à l’autre, d’observer les tendances des sessions quotidiennes et d’évaluer la consommation.

[18:13] Je vais vous montrer ça sous un autre angle. Voici un autre aperçu qui nous permet d’examiner les différentes fonctionnalités, puis de déterminer celle qui est la plus utilisée en fonction du temps écoulé. On constate ici que c’est MicroStation, mais que c’est en réalité Structural Enterprise qui représente le coût le plus élevé. Si nous étions en mode interactif dans ce rapport, vous pourriez cliquer et déplacer ces éléments pour examiner la consommation par application, etc. Vous pourriez également effectuer des analyses de scénarios.

[18:53] Certains fournisseurs intègrent un « filtre » dans leurs contrats, et avec d’autres, il est possible de négocier l’ajout d’un filtre ou d’un filtre plus large. Concrètement, cela signifie que si un utilisateur final extrait une application puis la réintègre dans un délai très court, cette opération n’est pas comptabilisée. C’est très courant dans les environnements de production, mais cela se produit également ailleurs. Mais dans les ateliers de production, les opérateurs ouvrent une application, un plan ou tout autre document, puis le referment dans un délai très court. Nous avons donc pu réaliser une analyse d’impact pour déterminer si l’on pouvait négocier un délai de 15 minutes et quel en serait l’impact financier. Je vais vous dire une chose : quelle que soit la situation au sein de votre organisation, lorsque vous vous lancez dans ces analyses de fournisseurs, vous devez disposer d’une liste de ce que vous souhaitez accomplir lors de cette négociation avec le fournisseur, et vous devez être capable de distinguer ce qui est indispensable de ce qui est simplement souhaitable. Les filtres, si vous n’êtes pas un fabricant, relèvent peut-être des éléments « souhaitables » ; vous pouvez donc y renoncer lors de la négociation. De cette manière, le fournisseur a l’impression d’avoir remporté un point, n’est-ce pas, et vous obtenez en échange l’un de vos éléments « indispensables ». Par exemple, Autodesk propose un filtre automatique de 10 minutes – vous n’avez même pas besoin de le négocier –, mais d’autres fournisseurs proposent également cette fonctionnalité. Là encore, vous pouvez négocier sa durée : cinq minutes, 15 minutes, etc.

[20:26] Autodesk a récemment modifié son modèle de licence flottante simultanée. Ce changement se propage actuellement à travers le monde ; je pense qu’il a commencé en Amérique du Nord et qu’il est en cours depuis quelques années déjà. L’entreprise a dû repousser sa date butoir en raison de la pandémie, mais elle est désormais passée à ce qu’elle appelle un « abonnement par utilisateur nommé » et à des « jetons flexibles ». À propos de cet abonnement par utilisateur nommé, les gens se disent : « Oh, ce n’est pas grave ». Les éditeurs vous disent – pas seulement Autodesk, mais les éditeurs en général – : « Je vous simplifie la vie, vous n’avez plus besoin de serveur de licences, et comme il s’agit d’un abonnement par utilisateur nommé, vous n’avez plus à vous demander combien de licences il vous faut, c’est tellement plus simple pour vous. » Mais je vous le dis : vous perdez en visibilité. Le portail propose certes quelques rapports, mais ils sont loin d’être aussi détaillés ; vous avez donc intérêt à combiner ces données avec vos propres informations d’utilisation. Certains de nos clients s’en servent pour valider les rapports fournis, non seulement par Autodesk, mais aussi par toutes sortes de fournisseurs, lorsqu’ils sont liés par un contrat de type « à la consommation ». Mais ils disposent également, si l’on examine leur utilisation réelle, de la formule « Flex » destinée aux utilisateurs occasionnels : il s’agit de jetons. Peut-être que si quelqu’un utilisait réellement le logiciel, en l’ouvrant et en le fermant lorsqu’il s’en servait activement, il n’aurait même pas besoin d’un abonnement par utilisateur nommé, et pourrait se contenter de jetons Flex. En examinant ces données, vous souhaitez donc pouvoir analyser le temps écoulé, les jours-utilisateurs, le nombre de jours depuis la dernière utilisation, puis calculer combien de ces utilisateurs devraient disposer d’un abonnement par utilisateur nommé par rapport aux jetons Flex. Et bien sûr, plus vous en achetez, plus le prix par jeton diminue ; ainsi, si vous pouvez estimer ce chiffre, c’est une autre façon d’exploiter les données d’utilisation au sein de votre organisation.

[22:42] Autre point à noter : vous pouvez comparer une collection à une seule fonctionnalité. Je vais donc cliquer ici. Nous sommes sur la collection AEC, et en gros, la règle d’or est la suivante : si vous utilisez au moins deux fonctionnalités, il est plus avantageux d’acheter la collection plutôt que les licences individuelles. Eh bien, nous pouvons voir dans cet exemple de client que la grande majorité de ces utilisateurs se contentent d’utiliser Revit et qu’ils ne devraient pas vraiment disposer d’une licence de la collection AEC ; ils devraient en réalité avoir une licence pour Revit, à l’exception d’une poignée d’entre eux. Et même si vous constatez une utilisation de deux applications, si nous regardons ici le cas de Donald Kelly par exemple, il n’a passé que 0,02 heure sur AutoCAD. Dans ce cas précis, on peut donc toujours considérer qu’il faudrait un abonnement Revit avec des jetons pour l’utilisation des produits Autodesk. Est-ce que cela vous semble logique ? Ainsi, pour certains d’entre eux dont l’utilisation est très faible, comme Carolyn, qui a une utilisation très réduite, et Diana Cruz, ils ne devraient probablement même pas avoir d’abonnement ; ils devraient simplement disposer de jetons flexibles, qui pourraient ensuite leur être attribués pour Revit.

[24:01] Le prochain élément que j’ai ici, c’est le nombre de jours depuis la dernière utilisation. Il ne faut pas laisser des licences attribuées indéfiniment : les gens déménagent, changent de poste, quittent l’entreprise, etc. Et si vous n’avez pas de processus à suivre – ce qui est le cas de la plupart des entreprises, alors ne vous en faites pas –, je veux dire : comment faites-vous ? Quand quelqu’un quitte l’entreprise, recevez-vous seulement une notification ? Est-ce que le processus prévoit que vous en soyez informé ? Ces utilisateurs sont peut-être retirés de votre Active Directory, mais personne ne vous a demandé de les désattribuer. Il faut donc pouvoir identifier les personnes qui n’utilisent plus ces licences afin de pouvoir les désattribuer ; elles rejoignent alors le pool et peuvent être attribuées à d’autres personnes. Encore une fois, c’est une question de réduction des coûts. C’est donc un élément essentiel dans tout contrat de licence par utilisateur nommé. Et parmi ces utilisateurs nommés, certains fournisseurs les gèrent de telle sorte qu’ils restent sur le réseau et utilisent un serveur sous licence, tandis que d’autres sont liés à un hôte, et d’autres encore sont liés à un nom, mais la gestion des licences se fait dans le cloud.

[25:02] Et enfin, le dernier exemple que je vais vous donner aujourd’hui concerne une licence avec un délai de verrouillage de 30 jours. Ce client-là utilisait Anovia, et Anovia prévoit un délai de verrouillage de 30 jours : cela signifie que lorsque vous activez une licence, que vous la rendiez ou non, cette licence reste verrouillée sur cet utilisateur spécifique pendant 30 jours. Il peut donc activer et désactiver la licence un nombre illimité de fois au cours de cette période de 30 jours. Mais ensuite, vous souhaitez examiner le nombre d’utilisateurs distincts, non pas sur une base annuelle, mais quotidienne. Nous voyons ici que ce client disposait d’un grand nombre de licences, soit 8 326. Et si l’on examine le coût par ligne de facturation, on constate qu’il n’est pas très élevé : 250 dollars. La plupart des gens n’y prêteraient même pas attention, n’est-ce pas ? Je veux dire, j’ai des soucis bien plus importants. Mais je vous le dis : vous devez être capable d’examiner ces données et de réaliser cette analyse. Car si vous considérez le nombre d’utilisateurs uniques par jour, vous n’avez besoin que de 4 950 licences, et ce seul poste représente plus de 800 000 dollars d’économies.

[26:13] Ce que j’aime bien dire aux gens, c’est que tout le monde classe ses fournisseurs en fonction de leur volume de dépenses, n’est-ce pas ? Donc, de haut en bas : quels sont mes 10 premiers, mes trois premiers, peu importe… On classe ses fournisseurs en fonction de leur volume de dépenses. Mais il faut aussi examiner le coût unitaire, car selon le fournisseur, certaines de ces licences peuvent coûter 50 000 $, voire 100 000 $ ; il faut donc s’intéresser à chaque licence individuellement, repérer les plus chères et les examiner de près. Mais l’autre élément à prendre en compte, c’est ce coût total par poste. Donc, si l’on multiplie 250 dollars par 8 000, ça représente une dépense assez considérable. Ainsi, même si le coût unitaire est faible, la dépense totale pour cette application est élevée, ce qui nous incite à l’examiner de plus près pour voir si notre configuration est optimisée. Sur ce portefeuille, cela représente plus de deux millions de dollars, et je peux vous dire que ce n’est pas inhabituel, surtout si vous ne disposiez pas auparavant d’informations à ce sujet. Nous savons tous comment cela fonctionne : vous entamez les négociations, les fournisseurs font leurs propositions et vous indiquent ce dont vous avez besoin. Vous devez disposer de vos propres données afin d’être déjà au courant lorsque vous entamez ces négociations.

[27:25] J’ai un autre exemple concernant un client du secteur aérospatial : le fournisseur passait d’un modèle d’utilisation simultanée à un modèle par utilisateur désigné, et le client avait bien préparé le terrain. Cela allait donc coûter trois millions de dollars supplémentaires au contrat, sans aucun changement dans leur utilisation. Ils ont donc pu faire valoir cette information lors des négociations, ce qui a tout changé. Il a ainsi pu négocier une baisse significative du prix lors du passage à ce contrat par utilisateur désigné. Ce ne sont là que quelques exemples parmi tant d’autres illustrant comment vous pouvez exploiter les données d’utilisation au sein de votre organisation et quels en pourraient être les impacts.

[28:06] Si vous avez besoin d’aide, n’hésitez pas à contacter nos consultants. Nous serons ravis de vous aider. À la fin de cette vidéo, vous verrez un bouton « 30 minutes » qui vous permettra de bénéficier d’un entretien individuel de 30 minutes avec l’un de nos consultants. Mais pour vous aider à optimiser votre situation, il s’agit avant tout de déterminer quelle licence convient à la bonne personne au bon moment. Avez-vous donc un déficit de licences pour certains postes, ou un excédent pour d’autres ? Il s’agit également de prendre en compte la composante coût, car vous ne voulez pas perdre votre temps à examiner des détails : bien souvent, les fournisseurs ajoutent des fonctionnalités supplémentaires qui ne leur coûtent rien, et vous ne voulez pas consacrer votre temps à cela. Vous voulez pouvoir vous concentrer sur les postes les plus coûteux afin de les optimiser et de réaliser des économies pour votre organisation.

[28:54] En matière de conformité, vous savez que certains de ces fournisseurs procèdent à des audits, et les règles de conformité varient légèrement. Nous avons évoqué la conformité liée à l’emplacement, mais aussi, par exemple, le fait que dans le cadre d’un abonnement par utilisateur nommé, vous pouvez utiliser le logiciel sur un nombre illimité d’appareils, mais pas simultanément. Vous devez donc être vigilant et, idéalement, disposer d’un moyen d’identifier rapidement si quelqu’un est au bureau en train de travailler et a accidentellement laissé son ordinateur allumé, ou n’a pas pensé au problème de conformité, puis est rentré chez lui et a rouvert l’application sur un autre appareil. Cela constitue alors un problème de conformité au sein de votre organisation.

[29:32] Les économies de coûts, on en a parlé tout au long de cette discussion. Évidemment, ça ne vous dérange pas de dépenser de l’argent, c’est comme ça que vous gagnez votre vie, n’est-ce pas ? Vous voulez que vos collaborateurs soient productifs, mais nous ne voulons pas payer pour des choses que nous n’utilisons plus. Et n’hésitez pas à prendre contact avec d’autres professionnels du secteur qui possèdent l’expertise nécessaire pour vous aider, vous accompagner et compléter les compétences de votre équipe. C’est ce que je dis à tout le monde : tout commence par la mesure, tout commence par les données. Donc, si vous ne faites rien aujourd’hui, je vous conseille de vous y mettre dès maintenant. Déterminez comment vous pouvez vous y prendre dès maintenant afin de combler ce manque d’informations au sein de votre organisation.

[30:18] Voilà, c'est tout pour aujourd'hui. Je sais que Mae avait évoqué la possibilité de répondre aux questions posées dans le chat, mais il semblerait que, lors de la configuration de notre GoToWebinar, l'option « chat » n'ait pas été activée. Je vais donc vous donner quelques précisions : si vous avez des questions – et comme nous ne pouvons pas réactiver votre micro dans le cadre de ce webinaire –, je vous invite à m'envoyer un e-mail. Voici mon adresse e-mail : lcole@openit.com. Nous répondrons à toutes vos questions. Et comme nous l’avons mentionné, vous pouvez prendre rendez-vous pour une consultation de 30 minutes avec moi ou l’un de nos autres consultants ou architectes de solutions ; nous serons ravis de discuter de votre organisation et de vos projets.

[31:05] Et Mae, je vais en quelque sorte te devancer ici, donc je change un peu de plan. Mais l’une des questions qui nous est souvent posée, et je vais justement l’aborder ici, c’est : « Que faire si je n’ai pas de solution, si je n’ai pas d’outil, si je n’ai aucun moyen de mesurer ces données ? Est-ce que je peux quand même y arriver ? » Et la réponse est : absolument. Nous pouvons vous aider ; vous n’avez pas besoin de nos produits pour que nous vous aidions, même s’ils sont bien sûr d’une grande aide. C’est un processus très manuel lorsque vous ne disposez pas d’une solution au sein de votre organisation, mais si vous disposez d’une autre solution, que ce soit la nôtre ou n’importe quelle autre, nous serons ravis de vous aider et vous pouvez y parvenir même sans outil. Alors Mae, je vais te redonner la parole pour conclure. Je voudrais simplement encourager tout le monde à m’envoyer un e-mail ou à prendre rendez-vous pour un entretien individuel avec moi ou l’un de mes collègues. Nous serons ravis d’étudier votre environnement spécifique et vos questions précises, de vous aider et peut-être de vous orienter dans la bonne direction. Je vous remercie sincèrement à tous pour votre attention.

[32:05] Mae : Merci beaucoup, Linda. Nous avons ici une question qui nous parvient via Facebook. Oui, elle est la suivante : quels sont les indicateurs clés de performance ou les mesures permettant d'évaluer le succès des initiatives fondées sur les données ?

[32:30] Linda : Je dirais donc avant tout qu’il s’agit de l’efficacité des licences. En d’autres termes, lorsque l’on examine le pourcentage de ce que vous possédez par rapport au pourcentage correspondant à une activité normale, quel est le rapport entre les deux ? Et puis, si vous souhaitez aller plus loin, bien sûr, quel est le rapport entre les licences actives et les licences inactives ? C’est probablement l’indicateur clé de performance (KPI) le plus courant que nous observons chez nos clients pour évaluer l’efficacité de leur gestion des licences. Nous pouvons bien sûr examiner différents aspects. Certaines entreprises se concentrent sur la gestion des licences inutilisées ; en gros, on peut définir un indicateur pour pratiquement n’importe quoi, et chaque entreprise a sa propre culture et utilise des indicateurs qui lui sont propres, si vous voulez. Mais nous serions ravis de discuter plus en détail de votre cas particulier : il vous suffit de m’envoyer un e-mail ou de nous appeler. Cela dit, l’indicateur le plus courant, selon moi, consiste à examiner ce rapport entre ce que vous possédez et ce que vous utilisez.

[33:48] Mae : Excellente question, merci beaucoup Linda. Cela conclut notre webinaire d’aujourd’hui. Ce fut un moment formidable avec vous, Linda, merci beaucoup. Je vous remercie tous pour le temps que vous nous avez consacré et j’espère avoir bientôt de vos nouvelles. Merci également à tous les participants d’avoir rejoint notre webinaire d’aujourd’hui. Petit rappel : ce webinaire est enregistré et pourra être visionné immédiatement après la diffusion en direct, mais nous le mettrons également en ligne sur notre site web avec la présentation de Linda. Nous vous remercions de votre présence aujourd’hui. N’hésitez pas à consulter notre site web openit.com pour découvrir nos prochains événements, ou à contacter l’un de nos consultants en solutions pour bénéficier d’un entretien individuel gratuit afin de discuter de vos environnements spécifiques. Nous serons ravis de vous accompagner dans votre démarche d’optimisation logicielle. Restez informés en nous suivant sur les réseaux sociaux. Je suis Mae, votre animatrice du jour. Merci et prenez soin de vous. Au revoir à tous.